6 Restricciones de proyectos y cómo administrarlas para el éxito del proyecto.

Resumen

Las restricciones del proyecto son las limitaciones generales de un proyecto, incluidos el tiempo, los costos y los riesgos. Comprender las restricciones del proyecto es importante porque afectan el rendimiento del proyecto. En esta pieza, discutiremos las restricciones del proyecto en detalle y explicaremos cómo manejarlos.

¿Alguna vez has estado en el circo y observas a los artistas a realizar un acto de equilibrio? De alguna manera, logran mantener múltiples placas en el aire con tanta gracia que se siente como si debes estar usando la magia. Pero el equilibrio no requiere mágico, solo enfoque y habilidad. Si un intérprete fuera para extraviar su retención en una sola placa, todas las placas se desplegarían.

Como un rendimiento de circo,gestión de proyectosEs un acto de equilibrio. Durante el ciclo de vida del proyecto, encontrará varias restricciones, incluidos el tiempo, los costos y los riesgos. Parte de su trabajo como un gerente de proyecto efectivo está aprendiendo cómo equilibrar estas restricciones para aumentar el rendimiento del proyecto. En esta pieza, discutiremos las restricciones del proyecto en detalle y explicaremos cómo manejarlos.

¿Qué son las restricciones del proyecto?

Las restricciones del proyecto son las limitaciones generales que debe tener en cuenta durante el ciclo de vida del proyecto. Por ejemplo, una restricción de costos significa que está limitado a un presupuesto específico del proyecto, mientras que una restricción de tiempo significa que debe completar su proyecto dentro de un plazo específico.

La mayoría de las restricciones de proyectos se afectan entre sí, por esomanejo de restriccionesEs crucial para el éxito del proyecto. Si decides que debes expandir ellínea de tiempo del proyectoEntonces, es probable que necesite más dinero para completar el proyecto también. El alcance de su proyecto también se expandirá cuando se expandan el tiempo y el costo de su proyecto.

Hay seis restricciones de proyecto comunes para considerar a medida que avanza a través de las fases de la gestión de proyectos. En este artículo, pasaremos por cada restricción en detalle y explicaremos cómo puede administrarlo. No importa en qué tipo de proyecto está trabajando, utilizando el software de administración de proyectos puede ayudarlo a visualizar sucronograma del proyectoy administre todas sus limitaciones de proyecto en un solo lugar.

Las triples limitaciones de la gestión de proyectos.

Las triples limitaciones de la gestión de proyectos, también conocidas como laTriángulo de gestión de proyectoso el triángulo de hierro, son alcance, costo y tiempo. Tendrá que equilibrar estos tres elementos en cada proyecto, y hacerlo puede ser un desafío porque todos se afecta unos a otros.

Hay intercambios al equilibrar el alcance, el costo y el tiempo, y debe decidir qué está dispuesto a sacrificarse para mantener la alineación y la funcionalidad del proyecto.

Por ejemplo, su proyecto solo puede permanecer dentro del alcance si las asignaciones de presupuesto y tiempo de su proyecto se mantienen firmes. Si desea terminar el proyecto en menos tiempo, su alcance también debe disminuir para equilibrar el proyecto a menos que pueda realizar ajustes al presupuesto.

Alcance

Alcance del proyectoSe refiere a la magnitud de un proyecto en términos de calidad, detalle y entregables. El tiempo y el dinero son dependencias del alcance del proyecto, porque a medida que crece el alcance del proyecto, el proyecto requerirá más tiempo y dinero para completar.

Tendrás que ser consciente deScope flepA lo largo de cada fase de proyecto y trabaja duro para evitarlo. Puede evitar que el alcance cree creando planes detallados de proyectos y obtenga las partes interesadas de los proyectos para firmar todo antes de que comience la producción.

Costo

Las restricciones de costos incluyen elpresupuesto del proyectoEn su conjunto y cualquier cosa de valor financiero requerido para su proyecto. Los artículos que pueden ser una restricción de costos incluyen:

Costo del proyecto

Salarios de los miembros del equipo

Costo del equipo

Costo de las instalaciones

Costos de reparación

Los costos de materiales

Incluya cualquier artículo en esta sección que requiera que se extraiga de los recursos financieros de su empresa.

Hora

Gestión del tiempoEs esencial para el éxito del proyecto, y hay varias restricciones de tiempo que enfrentará durante cada fase de su proyecto. Cuando intenta aumentar la línea de tiempo de su proyecto, habrá consecuencias como plazos extendidos, ajustes a lacalendario de equipo, o menos tiempo para la planificación.

Los elementos de tiempo en su proyecto que pueden llevar a restricciones pueden incluir:

En generallínea de tiempo del proyecto

Horas trabajadas en proyecto.

Calendarios internos y Pergencias

Tiempo asignado para la planificación y estrategia.

Número defases del proyecto

El alcance, el costo y el tiempo se denominan el triángulo de hierro porque estas tres restricciones pueden ser difíciles de maniobrar entre sí mientras se mantienen la calidad del proyecto. Por ejemplo, si reduce su presupuesto o aumenta su alcance, es probable que necesite compensar al aflojarse a tiempo. Puede hacer esto extendiendo los plazos, agregando horas o ajustando sucronograma del proyecto .

Otras restricciones de proyecto comunes a considerar

Mientras que el alcance, el costo y el tiempo son las triples limitaciones de la gestión de proyectos, hay otras tres restricciones de proyecto que puede encontrar en el ciclo de vida de su proyecto: riesgo, recursos y calidad.

Riesgo

Riesgos del proyectoSon cualquier ocurrencia inesperada que pueda afectar su proyecto. Si bien la mayoría de los riesgos del proyecto son negativos, algunos pueden ser positivos. Por ejemplo, se puede liberar una nueva tecnología mientras su proyecto está en progreso. Esta tecnología puede ayudarlo a finalizar su proyecto más rápido o puede causar más competencia en el mercado y reducir su valor del producto.

Puede determinar los riesgos del proyecto utilizandoanálisis de riesgoy estrategias de gestión de riesgos para mantenerlas a raya. Algunos riesgos que puede enfrentar incluyen:

Recursos estirados

Contratiempos operativos

Bajo rendimiento

Falta de claridad

Scope flep

Altos precios

Crisis de tiempo

Utilizar unaregistro de riesgoPara evaluar la probabilidad y severidad por cada riesgo de proyecto, luego mitigar primero los riesgos más probables y graves.

Recursos

Los recursos se atan estrechamente con las restricciones de costos en su proyecto porque estos requisitos de proyecto cuestan dinero. Sin apropiadoAsignación de recursos, puede experimentar una menor calidad del proyecto, un mayor presupuesto y retrasos de la línea de tiempo.

Algunos recursos a considerar incluyen:

Gente

Equipo o materiales

Instalaciones

Software

Utilizar unaPlan de gestión de recursosPara asegurarse de que tiene los recursos que necesita para cada elemento de su proyecto, de modo que esta restricción no afecte negativamente a otras áreas de proyectos.

Calidad

La calidad del proyecto es la medida de lo bien que tuproyectos Deliverablecumplir con las expectativas iniciales. Cada restricción del proyecto afecta la calidad del proyecto porque la calidad del proyecto es el resultado final de su proyecto. Sin embargo, la calidad del proyecto también es su propia restricción porque existen aspectos del proyecto que pueden resultar en una mala calidad que no están necesariamente relacionados con el costo, el tiempo, los recursos, el riesgo o el alcance. Éstos incluyen:

Falta de comunicación

Diseño deficiente o habilidades de desarrollo.

Demasiados cambios de proyecto

Debe administrar la calidad del proyecto como su propia entidad, al mismo tiempo que equilibra las otras cinco restricciones de proyectos si espera lograr un alto rendimiento del proyecto. Si no logra administrar sus restricciones, el resultado puede ser una calidad de proyecto baja y una baja satisfacción del cliente.

Cómo gestionar las restricciones del proyecto.

Hay estrategias que puede usar para administrar y equilibrar las restricciones del proyecto a medida que surjan. UtilizandoMetodologías de gestión de proyectos.como la guía de PMBOKFases de gestión de proyectos.y las prácticas ágiles, que fomentan la flexibilidad y la colaboración, son algunas formas de controlar las limitaciones del proyecto.

También puede utilizar los siguientes consejos para fortalecer suplan de gestión de proyectos :

Entienda sus restricciones:No puede administrar las restricciones de su proyecto a menos que entienda lo que son. Una vez que conozca las restricciones de sus proyectos, puede planificarlos a su alrededor. Por ejemplo, durante la planificación del proyecto, evalúe qué riesgos podría enfrentar, así como qué recursos necesitará y qué costarán esos recursos.

Plan y estratega:Cuando consideras las seis de las restricciones más comunes en tuplan de proyecto, puedes avanzar con una mejor perspectiva para lo que está por delante. Su plan de proyecto debe incluir estrategias para mitigar las restricciones y equilibrar las triples restricciones del alcance, el costo y el tiempo. También puede implementar estrategias para abordar las restricciones adicionales del proyecto, como tratar de evitar que ocurran riesgos de proyectos.

Calidad del proyecto de control:Puede controlar la calidad del proyecto al monitorear regularmente su plan de proyectos y procesos. A medida que su equipo maneja varias tareas a lo largo de la ejecución del proyecto, use software de gestión de trabajo para asegurarse de que todos se alojen en la pista. Establecer unproceso de control de cambioDe modo que si ocurren cambios, puede evitar que el alcance se arrastre.

Gestionar el riesgo:Utilice el análisis de riesgos para identificar, evaluar y prepararse para los riesgos potenciales del proyecto. Con un plan de gestión de riesgos sólido en su lugar, puede mantener los riesgos más dañinos del proyecto a raya y prepararse para cualquier riesgo inesperado que pueda ocurrir.

Comunicarse efectivamente: Comunicación de equipoEs esencial para la gestión exitosa de las restricciones del proyecto. Sin una comunicación sólida, puede pensar que está equilibrando sus limitaciones, mientras que otro miembro del equipo, sin saberlo, está alterando su arduo trabajo. Cuando discuta todos los aspectos del proyecto con su equipo, puede trabajar juntos para alcanzar los objetivos del proyecto.

Abrazar flexibilidad:Debe abarcar la flexibilidad para equilibrar efectivamente las restricciones del proyecto. Habrá momentos en que deberá comprometerse en los elementos del proyecto para permanecer dentro del alcance. Si no eres flexible, terminarás sacrificando la calidad del proyecto. Mantener a sus clientes o partes interesadas satisfechas deben ser su máxima prioridad, lo que significa aceptar intercambios cuando sea necesario.

Ver restricciones en tiempo real con herramientas de gestión de proyectos.

Mantenga un registro de las restricciones de su proyecto a través de cada fase del ciclo de vida del proyecto para garantizar que la calidad del proyecto cumpla con las expectativas de las partes interesadas. Cuando se encuentra en una situación en la que debe ajustar una restricción de proyecto, como el programa de proyectos, considere cómo afectará a otras áreas de proyectos, como el costo y el alcance, y equilibrar sus limitaciones según sea necesario.

El software de gestión de proyectos puede ayudarlo a visualizar las restricciones del proyecto en tiempo real. Cuando necesita una forma eficiente de controlar los elementos de su proyecto y compartir la información con otras, las diversas herramientas disponibles dentro de un sistema de gestión de proyectos como Gestor de tareas UDN hazlo facil.