6 قيود المشروع وكيفية إدارةها لنجاح المشروع

ملخص

قيود المشروع هي القيود العامة للمشروع، بما في ذلك الوقت والتكاليف والمخاطر. فهم قيود المشروع أمر مهم لأنهم يؤثرون على أداء المشروع. في هذه القطعة، سنناقش قيود المشروع بالتفصيل وشرح كيفية إدارتها.

هل سبق لك أن ذهبت إلى السيرك وشاهد الفنانين يقومون بمصديف موازنة؟ تمكنوا بطريقة أو بأخرى من الحصول على عدة لوحات متعددة في الهواء بأمان بذراعين أنه يجب أن يستخدمون السحر. لكن الموازنة لا تتطلب التركيز والمهارة السحرية. إذا كان أداء مؤديا محل التمسك به على طبق واحد، فإن جميع اللوحات ستتحطمها.

مثل أداء السيرك، ادارة مشروع هو عمل موازنة. خلال دورة حياة المشروع، ستصل إلى قيود مختلفة، بما في ذلك الوقت والتكاليف والمخاطر. جزء من عملك كدير فعال للمشروع يتعلم كيفية تحقيق التوازن بين هذه القيود من أجل زيادة أداء المشروع. في هذه القطعة، سنناقش قيود المشروع بالتفصيل وشرح كيفية إدارتها.

ما هي قيود المشروع؟

قيود المشروع هي القيود العامة التي تحتاج إلى حسابها خلال دورة حياة المشروع. على سبيل المثال، تعني قيود التكاليف أنك تقتصر على ميزانية مشروع محددة، في حين أن قيود الوقت يعني أنه يجب عليك إكمال مشروعك في إطار زمني محدد.

معظم قيود المشروع تؤثر على بعضها البعض، وهذا هو السببإدارة القيدأمر حاسم لنجاح المشروع. إذا قررت أنه يجب عليك توسيعالجدول الزمني للمشروع، من المحتمل أن تحتاج إلى مزيد من المال لإكمال المشروع كذلك. سيتوسع نطاق المشروع الخاص بك أيضا عند توسيع وقت وتكلفة مشروعك.

هناك ستة قيود مشتركة للمشتركة للنظر في طريقك من خلال مراحل إدارة المشاريع. في هذه المقالة، سنذهب من خلال كل قيود بالتفصيل وشرح كيف يمكنك إدارة ذلك. بغض النظر عن نوع المشروع الذي تعمل عليه، يمكن أن يساعدك استخدام برنامج إدارة المشروع في تصوركالجدول الزمنى للمشروعوإدارة جميع قيود المشروع الخاصة بك في مكان واحد.

القيود الثلاثية لإدارة المشاريع

القيود الثلاثية لإدارة المشاريع المعروفة أيضا باسم مثلث إدارة المشاريع أو مثلث الحديد - النطاق والتكلفة والوقت. ستحتاج إلى تحقيق التوازن بين هذه العناصر الثلاثة في كل مشروع، والقيام بذلك يمكن أن تكون صعبة لأنها تؤثر جميعها على بعضها البعض.

هناك مقايضات عند موازنة النطاق والتكلفة والوقت، وعليك أن تقرر ما ترغب في التضحية به من أجل الحفاظ على محاذاة المشروع والوظائف.

على سبيل المثال، لا يمكن لمشروعك البقاء فقط في النطاق إذا بقيت ميزانية ومخصصات المشروع الخاص بك ثابتا. إذا كنت ترغب في إنهاء المشروع في وقت أقل، فيجب أن ينخفض ​​نطاقك أيضا لتحقيق التوازن بين المشروع إلا إذا كنت قادرا على إجراء تعديلات على الميزانية.

مجال

نطاق المشروعيشير إلى حجم المشروع من حيث الجودة والتفاصيل والتسليمات. الوقت والمال هي تبعيات نطاق المشروع، لأنه نظرا لأن نطاق المشروع ينمو، سيتطلب المشروع المزيد من الوقت والمال لإكماله.

ستحتاج إلى أن تكون على علمالنطاق زحفطوال كل مرحلة المشروع والعمل بجد لمنع ذلك. يمكنك منع النطاق الزحف عن طريق إنشاء خطط مشروع مفصلة والحصول على أصحاب المصلحة في المشروع للتوقيع على كل شيء قبل أن يبدأ الإنتاج.

يكلف

قيود التكاليف تشملميزانية المشروعككل وأي شيء من القيمة المالية المطلوبة لمشروعك. العناصر التي قد تكون قيدا تكلفة تشمل:

تكلفة المشروع

رواتب أعضاء الفريق

تكلفة المعدات

تكلفة المرافق

تكاليف الإصلاح

تكاليف المواد

قم بتضمين أي عناصر في هذا القسم تتطلب منك سحب من الموارد المالية لشركتك.

زمن

إدارة الوقتضروري لنجاح المشروع، وهناك قيود زمنية مختلفة ستواجه خلال كل مرحلة من مراحل مشروعك. عند محاولة زيادة جدول مشروعك، ستكون هناك عواقب مثل المواعيد النهائية الموسعة والتعديلات علىتقويم الفريقأو وقت أقل للتخطيط.

قد تشمل العناصر الزمنية في مشروعك والتي يمكن أن تؤدي إلى قيود على ما يلي:

شاملةالجدول الزمني للمشروع

عملت ساعات في المشروع

التقاويم الداخلية والحزب

الوقت المخصص للتخطيط والاستراتيجية

رقم المراحل المشروع

يطلق على النطاق والتكلفة والوقت المثلث الحديدي لأن هذه القيود الثلاثة يمكن أن يكون من الصعب مناورة المناورة حول بعضها البعض مع الحفاظ على جودة المشروع. على سبيل المثال، إذا قطعت ميزانيتك أو زيادة نطاقك، فمن المحتمل أن تحتاج إلى تعويض عن طريق التخفيف في الوقت المحدد. يمكنك القيام بذلك عن طريق تمديد المواعيد النهائية، وإضافة ساعات، أو ضبط الخاص بكالجدول الزمنى للمشروعوبعد

قيود المشروع المشتركة الأخرى للنظر فيها

في حين أن النطاق والتكلفة والوقت هي القيود الثلاثية لإدارة المشاريع، فهناك ثلاثة قيود أخرى للمشروعات التي قد تواجهها في دورة حياة المشروع: المخاطر والموارد والجودة.

مخاطرة

مخاطر المشروعهل هناك أي حدوث غير متوقع يمكن أن تؤثر على مشروعك. في حين أن معظم مخاطر المشروع سلبية، إلا أن البعض يمكن أن يكون إيجابيا. على سبيل المثال، قد يتم إصدار تقنية جديدة بينما مشروعك قيد التقدم. قد تساعدك هذه التكنولوجيا في الانتهاء من مشروعك بشكل أسرع أو قد يسبب المزيد من المنافسة في السوق وتقليل قيمة المنتج الخاصة بك.

يمكنك تحديد مخاطر المشروع باستخدامتحليل المخاطرواستراتيجيات إدارة المخاطر للحفاظ عليها في الخليج. بعض المخاطر التي قد تواجهها تشمل:

الموارد الممتدة

سوء الحوادث التشغيلية

الأداء المنخفض

عدم وضوح

النطاق زحف

ارتفاع التكاليف

أزمة الوقت

إستخدمسجل المخاطرلتقييم احتمالية وشدة لكل مخاطر المشروع، ثم تخفيف المخاطر الأكثر احتمالا وشديدا أولا.

موارد

تعادل الموارد عن كثب مع قيود التكاليف على مشروعك لأن هذه متطلبات المشروع تكلف المال. دون السليمتخصيص الموارد، يمكن أن تواجه انخفاض جودة المشروع، وزيادة الميزانية، والتأخير الجدول الزمني.

بعض الموارد التي يجب مراعاتها بما يلي:

الناس

المعدات أو المواد

خدمات

برمجة

إستخدمخطة إدارة المواردللتأكد من أن لديك الموارد التي تحتاجها لكل عنصر من عناصر مشروعك حتى لا يؤثر هذا القيد سلبا على مناطق المشروع الأخرى.

جودة

جودة المشروع هو مقياس مدى جودة الخاص بكالنواتج المشروعتلبية التوقعات الأولية. يؤثر كل قيد للمشروع على جودة المشروع لأن جودة المشروع هي النتيجة النهائية لمشروعك. ومع ذلك، فإن جودة المشروع هي أيضا قيود خاصة بها لأن هناك جوانب للمشروع يمكن أن تؤدي إلى نوعية رديئة لا ترتبط بالضرورة بالتكلفة أو الوقت أو الموارد أو المخاطر أو النطاق. وتشمل هذه:

نقص فى التواصل

ضعف التصميم أو مهارات التنمية

الكثير من التغييرات المشروع

يجب أن تدير جودة المشروع ككيانها الخاص مع تحقيق التوازن بين قيود المشروع الخمسة الأخرى إذا كنت تأمل في تحقيق أداء عالي المشروع. إذا فشلت في إدارة قيودك، فقد تكون النتيجة جودة مشروع منخفضة وارتياح العملاء المنخفض.

كيفية إدارة قيود المشروع

هناك استراتيجيات يمكنك استخدامها لإدارة وقيود مشروع التوازن عند ظهورها. استخدام منهجيات إدارة المشاريع مثل دليل PMBOKمراحل إدارة المشاريعوممارسات رشيقة، والتي تشجع المرونة والتعاون، هي طرق قليلة للسيطرة على قيود المشروع.

يمكنك أيضا استخدام النصائح التالية لتعزيز خطة إدارة المشروع في

فهم قيودك:لا يمكنك إدارة قيود المشروع الخاصة بك إلا إذا كنت تفهم ما هي عليه. بمجرد معرفة قيود المشروع الخاصة بك، يمكنك التخطيط من حولها. على سبيل المثال، أثناء تخطيط المشروع، قم بتقييم المخاطر التي قد تواجهها وكذلك الموارد التي ستحتاج إليها وما تكلف هذه الموارد.

خطة واستراتيجية:عندما تفكر في كل ستة من القيود الأكثر شيوعا في خطة المشروع ، يمكنك المضي قدما في منظور أفضل لما في المستقبل. يجب أن تشمل خطة المشروع الخاصة بك استراتيجيات لتخفيف القيود وتحقيق التوازن بين القيود الثلاثية للنطاق والتكلفة والوقت. يمكنك أيضا تطبيق استراتيجيات لمعالجة قيود إضافية على المشروع، مثل محاولة منع مخاطر المشروع من حدوثها.

جودة مشروع المشروع:يمكنك التحكم في جودة المشروع من خلال مراقبة خطة المشروع والعمليات بانتظام. نظرا لأن فريقك يتعامل مع المهام المختلفة طوال تنفيذ المشروع، استخدم برنامج إدارة العمل لضمان أن يكون الجميع يقيمون على المسار الصحيح. يأسس تغيير عملية التحكم بحيث تحدث التغييرات، يمكنك منع النطاق الزحف.

إدارة المخاطر:استخدم تحليل المخاطر لتحديد وتقييم وإعداد لمخاطر المشروع المحتملة. مع خطة قوية لإدارة المخاطر في مكانها، يمكنك الاحتفاظ بمخاطر المشروع الأكثر إلحاحا في الخليج والتحضير لأي مخاطر غير متوقعة قد تحدث.

يتواصل بفاعلية: تواصل فريقضروري للإدارة الناجحة لقيود المشروع. بدون اتصال قوي، قد تعتقد أنك توازن القيود الخاصة بك بينما يعطير عضو آخر من فريق عملك الشاق. عندما تناقش كل جانب من جوانب المشروع مع فريقك، يمكنك العمل معا للوصول إلى أهداف المشروع.

احتضان المرونة:يجب عليك احتضان المرونة من أجل التوازن بين قيود المشروع بشكل فعال. ستكون هناك أوقات ستحتاج إلى حل وسط عناصر المشروع من أجل البقاء داخل النطاق. إذا لم تكن مرنا، فسوف ينتهي الأمر بالتحيي بجودة المشروع. إبقاء عملائك أو أصحاب المصلحة الراضين يجب أن يكون أولويتك القصوى، مما يعني قبول المفاضلات عند الضرورة.

انظر القيود في الوقت الحقيقي مع أدوات إدارة المشاريع

تتبع قيود المشروع الخاصة بك من خلال كل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع من أجل ضمان تلبية جودة المشروع توقعات أصحاب المصلحة. عندما تواجه موقفا، يجب عليك ضبط قيود مشروع واحدة، مثل جدول المشروع، فكر في كيفية تأثير ذلك على التكلفة التي تشبه مناطق المشروع الأخرى والنطاق - والتوازن بين قيودك حسب الضرورة.

يمكن لبرنامج إدارة المشاريع مساعدتك في تصور قيود المشروع في الوقت الفعلي. عندما تحتاج إلى طريقة فعالة للتحكم في عناصر مشروعك ومشاركة المعلومات مع الآخرين، فإن الأدوات المختلفة المتاحة داخل نظام إدارة المشروع مثل UDN مدير المهام اجعله سهلا.