6 Конструкції проекту та як керувати ними для успіху проекту

Резюме

Конструкції проекту є загальними обмеженнями проекту, включаючи час, витрати та ризики. Розуміння обмежень проекту важливо, оскільки вони впливають на ефективність проекту. У цій частині ми детально обговоримо обмеження проекту та пояснити, як керувати ними.

Ви коли-небудь були в цирку і спостерігали, що виконавці виконують балансування? Вони якось управляють, щоб тримати декілька пластин у повітрі так витончено, що він відчуває, що вони повинні використовувати магію. Але балансування не вимагає магії-просто фокусу та майстерності. Якщо виконавець повинен був нести їх утримання на одній тарілці, всі тарілки прийдуть збій.

Як циркованість,Управління проектамиє балансувальним актом. Під час життєвого циклу проекту ви зіткнетеся з різними обмеженнями, включаючи час, витрати та ризики. Частина вашої роботи як ефективного менеджера проекту є вивчення того, як збалансувати ці обмеження, щоб збільшити продуктивність проекту. У цій частині ми детально обговоримо обмеження проекту та пояснити, як керувати ними.

Які обмеження проекту?

Конструкції проекту є загальними обмеженнями, які потрібно враховувати під час життєвого циклу проекту. Наприклад, обмеження витрат означає, що ви обмежені конкретним бюджетом проекту, а час обмеження часу, ви повинні виконати свій проект протягом певного періоду часу.

Більшість обмежень проекту впливають один на одного, томуУправління обмеженняммає вирішальне значення для успіху проекту. Якщо ви вирішите, що ви повинні розширитиХронологія проекту, То, ймовірно, вам буде потрібно більше грошей, щоб завершити проект. Ваша сфера проекту також буде розширюватися, коли час та вартість вашого проекту розширюються.

Існує шість поширених обмежень проекту, щоб розглянути, як ви проводите свій шлях через етапи управління проектами. У цій статті детально пройдемо кожне обмеження і пояснити, як ви можете керувати ним. Незалежно від того, який тип проекту, який ви працюєте, використовуючи програмне забезпечення для управління проектами, може допомогти вам візуалізувати свійграфік проектуі керуйте всіма вашими обмеженнями проекту в одному місці.

Потрійні обмеження управління проектами

Потрійні обмеження управління проектами, також відомі якТрикутник управління проектамиабо залізний трикутник - це обсяг, вартість та часу. Вам потрібно буде збалансувати ці три елементи у кожному проекті, і це може бути складним, тому що всі вони впливають один на одного.

Є компроміси, коли балансування обсягу, вартість та часу, і ви повинні вирішити, що ви готові пожертвувати, щоб підтримувати вирівнювання та функціональність проекту.

Наприклад, ваш проект може залишатися лише за обсягом, якщо бюджет вашого проекту та часові виділення залишаються стійкими. Якщо ви хочете закінчити проект за менший час, ваша сфера також повинна зменшуватися, щоб збалансувати проект, якщо ви не зможете вносити коригування бюджету.

Обсяг

Обсяг проектуВідноситься до масштабу проекту з точки зору якості, деталей та результатів. Час і гроші - залежність сфери проекту, оскільки, як зростає за проектом, проект вимагатиме більше часу та грошей.

Вам потрібно буде знатиСфера повзучістьПротягом кожного етапу проекту та наполегливо працюйте, щоб запобігти цьому. Ви можете запобігти обсягу повзучою, створюючи детальні плани проекту та отримання зацікавлених сторін проекту підписатись на все, перш ніж починається виробництво.

Вартість

Обмеження витрат включаютьбюджет проектув цілому та щось фінансову цінність, необхідну для вашого проекту. Елементи, які можуть бути обмеженням витрат, включають:

Вартість проекту

Зарплата члена команди

Вартість обладнання

Вартість об'єктів

Ремонт витрат

Матеріальні витрати

Включіть будь-які елементи у цьому розділі, які вимагають від витягування з фінансових ресурсів вашої компанії.

Час

Управління часомважливо для успіху проекту, і є різні обмеження часу, ви зіткнетеся під час кожного етапу вашого проекту. Коли ви намагаєтеся збільшити часову шкалу проекту, то будуть наслідки, такі як розширені терміни, коригування доКалендар команди, або менше часу для планування.

Елементи часу у вашому проекті, які можуть призвести до обмежень, можуть включати:

ЗагальнийХронологія проекту

Годинники працювали над проектом

Внутрішні календарі та воротаря

Час, виділений для планування та стратегії

ЧислоФази проекту

Обсяг, вартість та час називаються трикутником заліза, оскільки ці три обмеження можуть бути важко маневрувати один з одним, зберігаючи якість проекту. Наприклад, якщо ви вирішите бюджет або збільшити свій обсяг, ви, швидше за все, потрібно компенсувати, розпушуючи час. Ви можете зробити це, розширюючи терміни, додавання годин або налаштування вашогографік проекту .

Інші спільні обмеження проекту для розгляду

Хоча обсяг, вартість та часу є потрійними обмеженнями управління проектами, існує три інші обмеження проекту, які ви можете зіткнутися у вашому життєвому циклі проекту: ризик, ресурси та якість.

Ризик

Ризики проектує будь-які несподівані випадки, які можуть вплинути на ваш проект. Хоча більшість проектних ризиків є негативними, деякі можуть бути позитивними. Наприклад, нова технологія може бути випущена під час виконання вашого проекту. Ця технологія може допомогти вам закінчити свій проект швидше, або це може спричинити більше конкуренції на ринку та зменшити вартість продукту.

Ви можете визначити ризики проектуАналіз ризикута стратегії управління ризиками, щоб тримати їх у затоці. Деякі ризики, які ви можете зіткнутися, включають:

Розтягнуті ресурси

Операційні невдачі

Низька продуктивність

Відсутність ясності

Сфера повзучість

Високі витрати

Часовий хруст

Використовуйте aРеєстрація ризикуДля оцінки ймовірності та тяжкості для кожного ризику проекту, то спочатку пом'якшить найбільш вірогідні та серйозні ризики.

Ресурси

Ресурси тісно пов'язані з обмеженнями витрат у вашому проекті, оскільки ці вимоги до проекту коштували гроші. Безлічрозподіл ресурсів, може зазнати зниження якості проекту, збільшення бюджету та затримки термінів.

Деякі ресурси для розгляду включають:

Люди

Обладнання або матеріали

Засоби

Програмне забезпечення

Використовуйте aПлан управління ресурсамиЩоб у вас є необхідні ресурси для кожного елемента вашого проекту, щоб це обмеження не негативно вплине на інші проекти.

Якість

Якість проекту - це показник того, наскільки добреДоставка проектівЗнайомтеся з початковими очікуваннями. Кожен обмеження проекту впливає на якість проекту, оскільки якість проекту є кінцевим результатом вашого проекту. Однак якість проекту є також власним обмеженням, оскільки існують аспекти проекту, які можуть призвести до поганої якості, яка не обов'язково пов'язана з витратами, часом, ресурсами, ризиками або сферою. До них відносяться:

Відсутність комунікації

Поганий дизайн або навички розвитку

Занадто багато змін проекту

Ви повинні керувати якістю проекту як власну сутність, а також збалансувати інші п'ять обмежень проекту, якщо ви сподіваєтеся досягти високої продуктивності проекту. Якщо ви не зможете керувати своїми обмеженнями, результат може бути низький рівень якості проекту та низьке задоволення клієнтів.

Як керувати обмеженнями проекту

Є стратегії, які ви можете використовувати для керування та збалансованими обмеженнями проекту, оскільки вони виникають. За допомогоюМетоди управління проектамиЯк посібник PMBOKФази управління проектамиі гнучкі практики, які заохочують гнучкість та співпрацю, є декількома способами контролю за обмеженнями проекту.

Ви також можете використовувати наступні поради для зміцнення вашогоПлан управління проектами :

Зрозумійте свої обмеження:Ви не можете керувати своїми обмеженнями проекту, якщо ви не розумієте, що вони є. Як тільки ви знаєте свої обмеження проекту, ви можете планувати навколо них. Наприклад, під час планування проекту оцініть, які ризики ви можете зіткнутися, а також, які ресурси вам знадобляться, і які ці ресурси будуть коштувати.

План та стратегізм:Коли ви вважаєте всі шість найпоширеніших обмежень у вашомуПлан проекту, ви можете рухатися вперед з кращою перспективою для того, що попереду. Ваш план проекту повинен включати стратегії для пом'якшення обмежень та збалансувати потрійні обмеження обсягу, вартість та часу. Ви також можете здійснити стратегії для вирішення додаткових обмежень проекту, наприклад, намагаючись запобігти виникненню проектних ризиків.

Контрольна якість проекту:Ви можете керувати якістю проекту, регулярно контролюючи план та процеси проекту. Оскільки ваша команда обробляє різні завдання протягом усього виконання проекту, використовуйте програмне забезпечення для управління роботою, щоб забезпечити, що кожен залишається на шляху. ВстановлюватиЗмінити процес керуванняОтже, якщо виникають зміни, ви можете запобігти обсягу повзучості.

Керування ризиком:Використовуйте аналіз ризиків для ідентифікації, оцінки та підготовки до потенційних ризиків проекту. З сильним планом управління ризиками, ви можете зберегти найбільш пошкоджені ризики проекту у затоці та підготуватися до будь-яких несподіваних ризиків, які можуть виникнути.

Спілкуйтеся ефективно: Команда спілкуванняє важливою для успішного управління обмеженнями проекту. Без сильного спілкування, ви можете подумати, що ви балансуєте свої обмеження, коли інший член команди не знає, що порушує вашу важку роботу. Коли ви обговорюєте кожен аспект проекту з вашою командою, ви можете працювати разом, щоб досягти цілей проекту.

Приймайте гнучкість:Ви повинні охоплювати гнучкість, щоб ефективно збалансувати обмеження проекту. Там буде час, коли вам доведеться компроміс з елементами проекту, щоб залишатися в межах обсягу. Якщо ви не гнучкі, ви в кінцевому підсумку жертвує якість проекту. Збереження ваших клієнтів або задоволених зацікавлених сторін має бути вашим головним пріоритетом, що означає прийняття компромісників, коли це необхідно.

Див. Обмеження в режимі реального часу з інструментами управління проектами

Відстежуйте свої обмеження проекту за допомогою кожного етапу життєвого циклу проекту, щоб забезпечити якість проекту відповідає очікуванням зацікавлених сторін. Коли ви зіткнулися з ситуацією, де ви повинні налаштувати один обмеження проекту, як і графік проекту, розгляньте, як це вплине на інші проекти, подібні до вартості та обсягу та збалансувати свої обмеження, якщо це необхідно.

Програмне забезпечення управління проектами може допомогти вам візуалізувати обмеження проекту в режимі реального часу. Коли вам потрібен ефективний спосіб керування елементами вашого проекту та поділитися інформацією з іншими, різні інструменти, доступні в рамках системи управління проектами, як Диспетчер завдань UDN зробити це легко.