6 Omezení projektu a jak je spravovat pro úspěch projektu

souhrn

Omezení projektu jsou obecná omezení projektu, včetně času, nákladů a rizik. Pochopení omezení projektu je důležitá, protože ovlivňují výkon projektu. V tomto kusu budeme podrobně diskutovat o omezení projektu a vysvětlíme, jak je spravovat.

Byl jste někdy v cirkusu a sledoval, jak umělci dělají vyrovnávací akt? Někdy se jim podaří držet více destiček ve vzduchu tak elegantně, že se cítí jako oni musí používat magii. Ale vyvážení nevyžaduje kouzlo - jen zaměření a dovednost. Pokud byl umělec znepokojovat jejich držení na jednom desce, všechny desky by přišly narazit dolů.

Jako výkon cirkusu,projektový managementje vyrovnávací čin. Během životního cyklu projektu se setkáte s různými omezeními, včetně času, nákladů a rizik. Součástí práce jako efektivní projektový manažer se učí, jak tyto omezení vyvážit za účelem zvýšení výkonnosti projektu. V tomto kusu budeme podrobně diskutovat o omezení projektu a vysvětlíme, jak je spravovat.

Co jsou omezení projektu?

Omezení projektu jsou obecná omezení, kterou musíte v průběhu životního cyklu projektu účtovat. Například omezení nákladů znamená, že jste omezeni na konkrétní rozpočet projektu, zatímco časové omezení znamená, že musíte svůj projekt dokončit v určitém časovém rámci.

Většina omezení projektu navzájem ovlivňuje, což je důvodŘízení omezeníje rozhodující pro úspěch projektu. Pokud se rozhodnete, že musíte rozšířitČasová osa projektu, pak budete pravděpodobně potřebovat více peněz na dokončení projektu. Váš projekt se rozšíří, když se čas a náklady na váš projekt rozbalí.

Existuje šest společných omezení projektu, která bude považována za svou cestu prostřednictvím fází projektového řízení. V tomto článku projdeme každým omezením podrobně a vysvětlíme, jak jej můžete spravovat. Bez ohledu na to, jaký typ projektu pracujete, pomocí softwaru pro správu projektů vám pomůže vizualizovat svéSchéma projektua spravovat všechna omezení projektu na jednom místě.

Triple omezení projektového řízení

Trojitá omezení projektu projektu - také známá jakoProject Management Triangle.nebo železný trojúhelník - je rozsah, náklady a čas. Budete muset vyvážit tyto tři prvky v každém projektu, a dělat tak může být náročný, protože všichni se navzájem ovlivňují.

Při vyvažování rozsahu, nákladů a času jsou kompromisy a musíte rozhodnout, co jste ochotni obětovat, aby se udržel zarovnání a funkčnost projektu.

Například váš projekt může zůstat pouze v rozsahu, pokud váš projektový rozpočet a časové přidělení zůstávají stabilní. Pokud chcete projekt dokončit za méně času, musí váš rozsah také snížit, aby projekt vyrovnal, pokud nebudete schopni provést úpravy rozpočtu.

Rozsah

Rozsah projektuVztahuje se na velikost projektu z hlediska kvality, detailu a dodávek. Čas a peníze jsou závislosti prostoru projektu, protože jako rozsah projektu roste, projekt bude vyžadovat více času a peněz na dokončení.

Musíte si být vědomiOblast působnosti Creep.Během každé fáze projektu a tvrdě pracovat, aby se tomu zabránilo. Můžete zabránit Creep Creep vytvořením podrobných projektových plánů a získání zúčastněných stran projektu se odhlásit na vše před zahájením výroby.

Náklady

Nákladová omezení zahrnujíProjektový rozpočetJako celek a cokoliv finanční hodnoty potřebné pro váš projekt. Mezi položky, které mohou být náklady, zahrnují:

Náklady na projekt

Platy členů týmu

Náklady na vybavení

Náklady na zařízení

Náklady na opravy

Materiálové náklady

Zahrnout všechny položky v této části, které vyžadují, abyste vytáhli finanční prostředky společnosti.

Čas

Organizace časuje nezbytný pro úspěch projektu a existují různá časová omezení budete čelit během každé fáze vašeho projektu. Při pokusu o zvýšení časové osy projektu budou důsledky, jako jsou prodloužené termíny, úpravyKalendář týmunebo méně času na plánování.

Časové prvky ve vašem projektu, které mohou vést k omezením, mohou zahrnovat:

CelkověČasová osa projektu

Hodiny pracovaly na projektu

Interní kalendáře a branky

Čas přidělené pro plánování a strategie

PočetFáze projektu

Rozsah, náklady a čas se nazývají železný trojúhelník, protože tyto tři omezení mohou být obtížné manévrovat kolem sebe při zachování kvality projektu. Například, pokud jste snížili svůj rozpočet nebo zvýšili svůj rozsah, budete pravděpodobně muset kompenzovat uvolněním času. Můžete to provést rozšiřováním termínů, přidávání hodin nebo úpravySchéma projektu .

Další společná omezení projektu

Zatímco rozsah, náklady a čas jsou trojitá omezení projektového řízení, existují tři další projektová omezení, se kterými se můžete setkat ve vašem životním cyklu projektu: riziko, zdroje a kvalita.

Riziko

Projektová rizikajsou jakékoli neočekávané události, které mohou ovlivnit váš projekt. Zatímco většina rizik projektu je negativní, některé mohou být pozitivní. Například nová technologie může být vydána, zatímco váš projekt probíhá. Tato technologie vám může pomoci dokončit váš projekt rychleji nebo může způsobit větší konkurenci na trhu a snížit hodnotu produktu.

Můžete určit rizika projektuanalýza rizikStrategie řízení rizik, které je udržují v zátoce. Některá rizika, kterým můžete čelit, patří:

Natažené zdroje

Provozní neštěstí

Nízký výkon

Nedostatek jasnosti

Oblast působnosti Creep.

Vysoké náklady

Čas krize

Použijte A.Rizikový registrPosoudit pravděpodobnost a závažnost pro každé riziko projektu, nejprve zmírnit nejpravděpodobnější a závažná rizika.

Zdroje

Zdroje úzce kravatu s omezením nákladů na vašem projektu, protože tyto požadavky na projekt stojí peníze. Bez správnéhopřidělení zdrojů, může zažít nižší kvalitu projektu, zvýšený rozpočet a zpoždění časové osy.

Některé zdroje, které mají zvážit, zahrnují:

Lidé

Vybavení nebo materiály

Zařízení

Software

Použijte A.Plán řízení zdrojůAbyste zajistili, že máte zdroje, které potřebujete pro každý prvek vašeho projektu, takže toto omezení negativně neovlivní jiné oblasti projektu.

Kvalitní

Kvalita projektu je měřítkem toho, jak dobře vašeProjektové výstupysplnit počáteční očekávání. Každá omezení projektu ovlivňuje kvalitu projektu, protože kvalita projektu je konečným výsledkem vašeho projektu. Kvalita projektu je však také jeho vlastní omezením, protože existují aspekty projektu, který může mít za následek špatnou kvalitu, která nemusí nutně týkat nákladů, času, zdrojů, rizika nebo rozsahu. Tyto zahrnují:

Nedostatek komunikace

Špatný design nebo rozvojové dovednosti

Příliš mnoho změn projektu

Musíte spravovat kvalitu projektu jako vlastní účetní jednotku a zároveň vyvažování dalších pěti omezení projektu, pokud doufáte, že dosáhnete vysokého výkonu projektu. Pokud se vám nepodaří spravovat své omezení, výsledek může být nízká kvalita projektu a nízké spokojenosti zákazníků.

Jak spravovat omezení projektu

Existují strategie, které můžete použít k řízení a vyvážení omezení projektu, jak vznikají. PoužitímMetodiky pro řízení projektůStejně jako průvodce PmbokFáze řízení projektůA agilní praktiky, které podporují flexibilitu a spolupráci, jsou několik způsobů, jak kontrolovat omezení projektu.

Můžete také použít následující tipy pro posíleníPlán projektového řízení :

Pochopte svá omezení:Nelze spravovat omezení projektu, pokud nechápete, co jsou. Jakmile znáte své omezení projektu, můžete si vnímat kolem nich. Například během plánování projektu posoudit, jaká rizika, kterou byste mohli čelit, jakož i jaké zdroje budete potřebovat a jaké zdroje budou stát.

Plán a strategie:Když zvažujete všech šest nejběžnějších omezení ve vašemplán projektuMůžete se pohybovat vpřed s lepším pohledem na to, co je dopředu. Váš projektový plán by měl zahrnovat strategie ke zmírnění omezení a rovnováhy trojnásobných omezení rozsahu, nákladů a času. Strategie můžete také implementovat k řešení dalších omezení projektu, jako je snaha zabránit rizikům projektu.

Kontrolní kvalita projektu:Kvalitu projektu můžete ovládat pravidelným sledováním plánu projektu a procesů. Vzhledem k tomu, že váš tým zpracovává různé úkoly v průběhu realizace projektu, použijte software pro správu práce, abyste zajistili, že každý zůstane na trati. Vytvořit A.Změnit proces řízeníTakže pokud dojde ke změnám, můžete zabránit rozsahu Creep.

Správa rizika:Použijte analýzu rizik k identifikaci, posoudit a připravit se na potenciální rizika projektu. Se silným plánem řízení rizik na místě můžete udržet nejvíce škodlivé projektová rizika na zálivu a připravit se na případné neočekávané rizika.

Komunikovat efektivně: Týmová komunikaceje nezbytné pro úspěšné řízení projektových omezení. Bez silné komunikace si můžete myslet, že jste vyvažovali vaše omezení, zatímco jiný člen týmu nevědomky narušuje vaši tvrdou práci. Když diskutujete o každém aspektu projektu s vaším týmem, můžete spolupracovat společně dosáhnout cílů projektu.

Přijmout flexibilitu:Chcete-li efektivně vyvažovat omezení projektu, musíte přijmout flexibilitu. Tam budou časy, kdy budete muset kompromisovat na prvky projektu, aby zůstali v rámci působnosti. Pokud nejste flexibilní, skončíte obětovat kvalitu projektu. Udržení svých zákazníků nebo zúčastněných stran spokojených by měly být vaše nejvyšší prioritou, což znamená přijímat kompromisy v případě potřeby.

Viz omezení v reálném čase s nástroji pro správu projektů

Sledujte své omezení projektu každou fázi životního cyklu projektu, abyste zajistili, že kvalita projektu splňuje očekávání zúčastněných stran. Když se setkáte s situací, kdy musíte upravit jeden omezení projektu, stejně jako plán projektu, zvažte, jak to bude mít vliv na jiné oblasti projektu podobné nákladům a rozsahu - a podle potřeby vyvažovat omezení.

Software pro správu projektů vám může pomoci vizualizovat omezení projektu v reálném čase. Pokud potřebujete efektivní způsob, jak ovládat prvky svého projektu a sdílet informace s ostatními, různé nástroje dostupné v rámci systému řízení projektů Správce úloh UDN Ulehči to.