6 projektledere begrænsninger og hvordan de skal håndtere dem for projektets succes

Resumé

Projekt begrænsninger er de generelle begrænsninger af et projekt, herunder tid, omkostninger og risici. Forståelse projekt begrænsninger er vigtige, fordi de påvirker projektets resultater. I dette stykke, vil vi diskutere projektets begrænsninger i detaljer og forklare, hvordan til at håndtere dem.

Har du nogensinde været til cirkus og iagttog de optrædende gøre en balancegang? De formår en eller anden måde til at holde flere plader op i luften så yndefuldt at det føles som de skal bruge magi. Men afbalancering kræver ikke magi-bare fokus og dygtighed. Hvis en udøvende kunstner var at forlægge deres hold på en enkelt plade, ville alle pladerne bryde sammen.

Ligesom en cirkusforestilling,projektledelseer en balancegang. I løbet af projektets livscyklus, vil du støde på forskellige vanskeligheder, herunder tid, omkostninger og risici. En del af dit job som en effektiv projektleder er at lære at balancere disse begrænsninger for at øge projektets resultater. I dette stykke, vil vi diskutere projektets begrænsninger i detaljer og forklare, hvordan til at håndtere dem.

Hvad er projekt begrænsninger?

Projekt begrænsninger er de generelle begrænsninger, som du har brug for at tage højde for i projektets livscyklus. For eksempel kan en cost constraint betyder, at du er begrænset til et bestemt projekt budget, mens en tidsmæssig begrænsning betyder du skal udfylde dit projekt inden for en bestemt tidsramme.

De fleste ene projekt begrænsninger indflydelse en anden, hvilket er grunden tiltvang ledelsener afgørende for projektets succes. Hvis du beslutter, at du skal udvideProjekt Tidslinje.Så vil du sandsynligvis brug for flere penge til at fuldføre projektet så godt. Din projektets omfang vil også udvide, når tiden og prisen på dit projekt ekspandere.

Der er seks fælles projekt begrænsninger at overveje som du gør din vej gennem faser af projektledelse. I denne artikel vil vi gå igennem hver begrænsning i detaljer og forklare, hvordan du kan håndtere det. Ligegyldigt hvilken type projekt, du arbejder på, ved hjælp af projektledelse software kan hjælpe dig med at visualisere dineProjektplanog håndtere alt dit projekt begrænsninger på ét sted.

Den tredobbelte begrænsninger projektledelse

Den tredobbelte begrænsninger projektledelse-også kendt somProjektledelse Triangle.eller jern trekant-er anvendelsesområde, omkostninger og tid. Du bliver nødt til at afveje disse tre elementer i ethvert projekt, og dermed kan være udfordrende, fordi de alle påvirker hinanden.

Der er afvejninger, når balancing anvendelsesområde, omkostninger og tid, og du skal beslutte, hvad du er villig til at ofre for at opretholde alignment og funktionalitet projekt.

For eksempel kan dit projekt kun holde sig inden for rammerne, hvis din projektets budget og tid kolonihaver forblive stabil. Hvis du ønsker at afslutte projektet i kortere tid, skal din rækkevidde også falde til at balancere projektet, medmindre du er i stand til at foretage justeringer til budgettet.

Omfanget

Projektets omfanghenviser til et projekts størrelse med hensyn til kvalitet, detalje, og leverancer. Tid og penge er afhængigheder af projektets omfang, for som det projektets omfang vokser, vil projektet kræve mere tid og penge til at færdiggøre.

Du skal være opmærksom påomfanget krybeUnder hver fase projekt og arbejde hårdt for at forhindre det. Du kan forhindre rækkevidde krybe ved at skabe detaljerede projektplaner og få projektets interessenter til at underskrive på alt før produktionen begynder.

Koste

Omkostninger begrænsninger omfatterprojektbudgetsom helhed og noget af økonomisk værdi kræves til dit projekt. Elementer, der kan være en omkostning begrænsning kan nævnes:

Projektkostnad

Team medlems løn

Udgifter til udstyr

Udgifter til anlæg

omkostninger Reparation

Materiale omkostninger

Medtag nogen produkter i denne sektion, der kræver, at du trække fra din virksomheds økonomiske ressourcer.

Tid

Tidsadministrationer afgørende for projektsucces, og der er forskellige tidsbegrænsninger, du står over for i løbet af hver fase af dit projekt. Når du forsøger at øge din projekttidslinje, vil der være konsekvenser som udvidede deadlines, justeringer afTeam Calendar., eller mindre tid til planlægning.

Tidselementer i dit projekt, der kan føre til begrænsninger, kan omfatte:

samlet setProjekt Tidslinje.

Timer arbejdede på projektet

Interne kalendere og målposter

Tid tildelt til planlægning og strategi

Antallet afProjektfaser

Omfang, omkostninger og tid kaldes jerntrekanten, fordi disse tre begrænsninger kan være vanskelige at manøvrere rundt om hinanden, samtidig med at projektkvaliteten opretholdes. For eksempel, hvis du skærer dit budget eller øger dit anvendelsesområde, skal du sandsynligvis kompensere ved at løsne op til tiden. Du kan gøre dette ved at udvide deadlines, tilføje timer eller justere dinProjektplan .

Andre almindelige projektbegrænsninger at overveje

Mens rækkevidde, omkostninger og tid er de tredobbelte begrænsninger af projektstyring, er der tre andre projektbegrænsninger, du måtte støde på i dit projektlivscyklus: Risiko, ressourcer og kvalitet.

Risiko

Projektrisicier eventuelle uventede forekomster, der kan påvirke dit projekt. Mens de fleste projektrisici er negative, kan nogle være positive. For eksempel kan en ny teknologi frigives, mens dit projekt er i gang. Denne teknologi kan hjælpe dig med at afslutte dit projekt hurtigere, eller det kan forårsage mere konkurrence på markedet og reducere din produktværdi.

Du kan bestemme projektrisici ved hjælp afrisikoanalyseog risikostyringsstrategier for at holde dem i bugt. Nogle risici, du måtte have, omfatter:

Strakte ressourcer

Operationelle uheld

Lav ydeevne

Mangel på klarhed

Omfanget krybe

Høje omkostninger

Tid crunch.

Brug enRiskregisteretFor at vurdere sandsynligheden og sværhedsgraden for hver projektrisiko, så mindske de mest sandsynlige og alvorlige risici først.

Ressourcer.

Ressourcer binder tæt med omkostningsbegrænsninger på dit projekt, fordi disse projektkrav koster penge. Uden korrektressourceallokering, kan opleve lavere projektkvalitet, et øget budget og tidslinjeforsinkelser.

Nogle ressourcer at overveje omfatter:

Mennesker

Udstyr eller materialer.

Faciliteter

Software.

Brug enressource management planFor at sikre, at du har de ressourcer, du har brug for for hvert element i dit projekt, så denne begrænsning ikke påvirker andre projektområder negativt.

Kvalitet

Projektkvalitet er målet for, hvor godt dinprojektleverancer.opfylde de første forventninger. Hver projektbegrænsning påvirker projektkvaliteten, fordi projektkvaliteten er det ultimative resultat af dit projekt. Projektkvaliteten er dog også sin egen begrænsning, fordi der er aspekter af projektet, der kan resultere i dårlig kvalitet, der ikke nødvendigvis er relateret til omkostninger, tid, ressourcer, risiko eller omfang. Disse omfatter:

Mangel på kommunikation

Dårlig design eller udviklingsfærdigheder

For mange projektændringer

Du skal styre projektkvaliteten som sin egen enhed, samtidig med at de også balancerer de øvrige fem projektbegrænsninger, hvis du håber at opnå høj projektydelse. Hvis du undlader at styre dine begrænsninger, kan resultatet være lavt projektkvalitet og lav kundetilfredshed.

Sådan styrer du projektbegrænsninger

Der er strategier, du kan bruge til at styre og balancere projektbegrænsninger, som de opstår. Ved brug afProjektstyringsmetoderLigesom PMBOK Guide'sFaser af projektledelseOg agile praksis, som fremmer fleksibilitet og samarbejde, er et par måder at kontrollere projektbegrænsninger på.

Du kan også bruge følgende tips til at styrke dinProjektledelsesplan :

Forstå dine begrænsninger:Du kan ikke klare dine projektbegrænsninger, medmindre du forstår, hvad de er. Når du kender dine projektbegrænsninger, kan du planlægge omkring dem. For eksempel, under projektplanlægning, bedøm hvilke risici, du måske står over for, samt hvilke ressourcer du har brug for, og hvad disse ressourcer vil koste.

Planlæg og strategize:Når du overvejer alle seks af de mest almindelige begrænsninger i dinProjektplan., kan du gå videre med et bedre perspektiv for, hvad der foregår. Din projektplan skal omfatte strategier for at afbøde begrænsninger og balancere de tredobbelte begrænsninger af omfanget, omkostningerne og tiden. Du kan også implementere strategier til at løse yderligere projektbegrænsninger, som at forsøge at forhindre, at projektrisici forekommer.

Kontrolprojektkvalitet:Du kan styre projektkvaliteten ved regelmæssigt at overvåge din projektplan og processer. Da dit hold håndterer forskellige opgaver i hele projektgennemførelsen, skal du bruge Work Management Software til at sikre, at alle opholder sig på sporet. Etablere A.Skift kontrolprocesSå hvis der opstår ændringer, kan du forhindre omfanget kryb.

Administrer risiko:Brug risikoanalyse til at identificere, vurdere og forberede sig på potentielle projektrisici. Med en stærk risikostyringsplan på plads kan du holde de mest skadelige projektrisici i bugt og forberede sig på uventede risici, der måtte opstå.

Kommuniker effektivt: Team Communicationer afgørende for en vellykket styring af projektbegrænsninger. Uden stærk kommunikation tror du måske, at du balancerer dine begrænsninger, mens et andet holdmedlem ikke er ubevidst forstyrrer dit hårde arbejde. Når du diskuterer alle aspekter af projektet med dit team, kan du arbejde sammen for at nå projektmål.

Embrace fleksibilitet:Du skal omfavne fleksibilitet for effektivt at balancere projektbegrænsninger. Der vil være tidspunkter, hvor du skal gå på kompromis med projektelementer for at forblive inden for rammerne. Hvis du ikke er fleksibel, vil du ende med at ofre projektkvaliteten. At holde dine kunder eller interessenter, der er tilfredse, bør være din højeste prioritet, hvilket betyder at acceptere afvejning, når det er nødvendigt.

Se begrænsninger i realtid med projektstyringsværktøjer

Hold styr på dine projektbegrænsninger gennem hver fase af projektets livscyklus for at sikre, at projektkvaliteten opfylder interessentforventningerne. Når du støder på en situation, hvor du skal justere en projektbegrænsning, som projektplanen, overveje, hvordan det vil påvirke andre projektområder-lignende omkostninger og omfang - og balancere dine begrænsninger efter behov.

Projektstyringssoftware kan hjælpe dig med at visualisere projektbegrænsninger i realtid. Når du har brug for en effektiv måde at styre elementer i dit projekt på og dele oplysningerne med andre, kan de forskellige værktøjer, der er tilgængelige i et projektstyringssystem som UDN Task Manager gør det let.