Co to jest sponsor projektu? Łamanie roli i obowiązków

Streszczenie

Sponsor projektu jest osobą odpowiedzialną za ogólny sukces projektu, w tym wyznaczający kierownik projektu i zespół, definiując kryteria sukcesu oraz zapewnienie pomyślnej dostawy projektu. W tym artykule obejrzymy różnicę między interesariuszami i sponsorami projektu i zdefiniuje role menedżerów projektów i sponsorów, aby pomóc Ci efektywnie współpracować.

Sponsor projektu lub sponsor wykonawczy, jest osobą lub grupą osób na poziomie kierownictwa wyższego szczebla. Są odpowiedzialni za sukces projektu i zapewniają niezbędne wskazówki i zasoby do zespołu i menedżera projektów. Idealnie sponsorzy projektu zapewniają wysoką trwałość projektową,planowanie strategicznei udana realizacjaCele projektu .

Sponsor projektu siedzi powyżej menedżera projektu. W większości przypadków sponsor projektu jest tym, który opowiadał się za projektem i był na pokładzie od pierwszego dnia.

Obejmujemy kluczowe obowiązki i obowiązki sponsora projektu, w jaki sposób wspierają kierownik projektu w całym cyklu życia projektu i wyjaśniają różnice między interesariuszami i sponsorami projektu.

Obowiązki sponsora projektu

Sponsorzy projektu są typowo starszymi kierownictwami. Części, są tuż poniżej poziomu zarządu i są zaangażowani w wiele projektów jednocześnie. Sponsor projektu ma trzy główne obowiązki:

Wzrok i ludzie.: Wyrównanie projektu za pomocącele biznesowe, strategia i cele

Rządzenie: Zapewnienie właściwego uruchomienia i wykonania projektu projektu.

Wartość i korzyści: Zarządzanie ryzykiem i zmianami, zapewniając jakość projektu

Kiedy rozkładamy te kategorie, możesz zobaczyć różne obowiązki sponsora projektu:

Wybierz właściwy menedżerdla projektu i mentor ich przez cały czas.

Negocjuj FinansowanieI działaj jako rzecznika do kierownictwa wyższego szczebla w imieniu menedżera projektu.

Uczestniczyć w początkowym planowaniu projektui rozwójProjekt Charters.i zakres.

Zdefiniuj kryteria sukcesu projektui zdobądź kupowanie interesariuszy.

Promuj wartość projektui upewnij się, że ma zasoby, aby odnieść sukces.

Wspieraj kierownik projektuz wiedzą i wskazówkami.

Utrzymuj bieżącą komunikacjęmiędzy kierownikami projektów, zespołem i zainteresowanymi stronami.

Przejrzyj zmiany w środowisku projektu(np. harmonogramy, zadania, priorytety itp.) I zarządzają ryzykiem, gdy powstają.

Obowiązki sponsora projektu w całym cyklu życia projektu

Sponsor projektu jest zaangażowany w projekt od początku do końca, co oznacza, że ​​mają różne zadania, obowiązki i obowiązki przezCykl życia projektu. Zarówno kierownik projektu, jak i sponsor powinien być świadomy obowiązków Sponsor posiada, aby wszyscy pozostają w ich liniach i dostarcza ich o nich.

Inicjacja

Wyznacz A. menadżer projektu i Komitet Sterujący. Komitet Sterujący zazwyczaj składa się z menedżerów wysokiego szczebla i zainteresowanych stron, którzy mogą udzielać porad w całym cyklu życia projektu. Ponieważ członkowie Komitetu Sterującego nie są aktywnie zaangażowani w projekt, mogą pozostać perspektywą oczu ptaka i zapewnić cenne wytyczne i nadzór nad postępami, który wykonuje.

Zdefiniuj sukces projektui rezultaty. Sponsor projektu powinien również zapewnić, że te cele zostały przekazane prawidłowo i wszyscy w zespole rozumie te cele.

Zadania zorganizowania i powierzchniW centralnym źródle prawdy jak narzędzie do zarządzania projektami, więc są dostępne dla wszystkich w projekcie.

Zajęcia inicjacji monitorai w razie potrzeby wsparcie. Ma kluczowe znaczenie dla zapewnienia, że ​​wszyscy w zespole projektowym robią to, co powinni robić, więc projekt może działać płynnie później.

Przekazać opinięW przypadku dokumentów inicjacji projektu, które mogą obejmować czarter projektowy,Sprawa biznesu., lubstudium wykonalności, Aby zapewnić, że projekt zostanie zatwierdzony przez zainteresowane strony wykonawcze.

Zweryfikować Zakres projektu Aby zapewnić, że cele i cele projektu są realistyczne i zapobiegająZakres Creep. .

Mistrz projektu podczas otwarcie spotkania i bądź przygotowany na wsparcie menedżera projektu, jeśli pojawi się jakiekolwiek pytania z zespołu.

Planowanie

Obserwuj i dostosuj plany projektuaby zapewnić realistyczne daty dostawy.

Działać jako punkt kontaktowyDla kierownika projektu dla kwestii wyzwań i eskalacji.

Monitoruj skuteczność zespołu projektui dynamika grupowa i komunikować wygrane lub możliwości kierownika projektu.

Przejrzyj dziennik Raid(Ryzyko, założenia, problemy i zależności). Ten dziennik jest ważnym dokumentem planowania projektu, który wymienia potencjalne zagrożenia, które mogą mieć wpływ na projekt, założenia, które masz o postępach lub wyniku projektu, kwestie, które mogą wynikać w trakcie cyklu życia projektu, a zależności, które opiera się projekt na (np. wejście od eksperta).

Sprawdź, czy. Plan projektu zawiera wymagania jakościowe, wyraźne rezultaty i dobrze zaplanowaneKamienie milowe projektu.. Ostatecznie sponsor podpisuje wszystkie wymagania projektowe.

Wykonanie

Pracuj z kierownikiem projektuAby ustanowić zdrowe granice między menedżerem a sponsorem, a także sponsorem i kierownictwem wyższego szczebla (i uniknąć mikromiętanów). Ważne jest, aby sponsorowi zaufał kierownika projektu, aby prowadzić swój zespół za pośrednictwem projektu i poprosi o wsparcie od sponsora w razie potrzeby.

Zaspokoić potrzeby projektuAby wspierać zespół i kierownik. Mogą to być zasoby, takie jak sprzęt lub oprogramowanie, dodatkowe finansowanie lub więcej osób do obsługi zespołu projektowego.

Zapewnić dostęp do liderów starszych do Raporty o stanie projektu.Mogą więc pozostać na bieżąco, ile potrzeba. Raporty te muszą również być regularnie aktualizowane (tygodniowo, miesięczne lub kwartalne, w zależności od charakteru projektu).

Wprowadzić w życie Zmień procesy kontroli. w razie potrzeby, aby zmniejszyć pełzanie zakresu.

Występ

Ocenić postęp projektui podaj informacje zwrotne w razie potrzeby. W zależności od charakteru projektu może być pomocny do zaplanowania tygodniowych, miesięcznych lub kwartalnych posiedzeń przeglądowych w celu oceny postępów i dostosowywania terminów lub celów.

Zachęcaj kierownik projektui zespół, aby znaleźć własne rozwiązania w wyniku problemów. Prowadzić na przykład i model dobrzeStrategie rozwiązywania problemów .

Zidentyfikuj, adres i rozwiąż główne przyczyny emisji problemów.

Zaktualizuj dziennik RAIDCzęsto pomieścić zmiany w projekcie w całym cyklu życia.

Potwierdź ukończenie kluczowych kamieni milowych projektów.Ważne jest, aby świętować te kamienie milowe, aby rozpoznać wysiłek i wpływ zespołu.

Zamknięcie

Oceń wydajność projektuna podstawie wcześniej określonych kryteriów sukcesu. Dane te będą ważne dla nadchodzącego pośmiertnego lub retrospektywnego w celu omówienia wydajności projektu.

Zapewnij udany projektdo klienta. Ten krok oznacza koniec projektu, ponieważ wszystkie produkty są teraz w rękach klienta.

Weź udział w lub prowadzić projekt po śmiercilubLekcje uczenia się sesji.omawiać sukcesy i awarie projektu. Zachęć kierownik projektu do udokumentowania tych lekcji w przyszłych projektach.

Zapewnić wypełnienie wylogowania projektu.Obejmuje to odwołanie zespołu projektowego, ale także ukończenie wszelkich formalności prawnych.

Obowiązki te mogą się różnić w zależności od intensywności i złożoności projektu pod ręką, ale niezależnie od zaangażowania i znaczenia sponsora projektu nie powinny być niedoceniane.

Sponsor projektu vs. Project Instructler

Podczas gdy dwa terminy brzmią bardzo podobne, sponsorzy i zainteresowane strony posiadają dwie bardzo różne role.

A interesariusze projektu.Może być każdy, kto ma wpływ projekt-od członków zespołu projektowego ludziom, którzy nie są aktywnie zaangażowani w proces projektu. Interesariusze mogą być inwestorami, rówieśnikami, klientami lub przełożonymi.

Z drugiej strony sponsor projektu jest na ogół nie tylko częścią organizacji, ale także odpowiedzialny za projekt. Są odpowiedzialne za ogólny sukces projektu i zazwyczaj definiują i zapewniają sukces projektu. W zależności od projektu sponsor będzie również często działał jako mentor do kierownika projektu.

Sponsor projektu V. Project Manager

Zarówno sponsor projektu, jak i kierownika projektu są bardzo zaangażowani w projekt i odpowiedzialni za wynik i sukces. Sponsor projektu jest punktem połączenia między zespołem wykonawczym organizacji a kierownikiem projektu; Menedżer projektu jest punktem połączenia między sponsorem projektu a zespołem projektu.

Rolą menedżera projektu jest zorganizowanie, śledzić i ostatecznie prowadzić swojego zespołu do wykonania pracy w ramach projektu. Project Manager jest codziennym liderem zespołu - są one odpowiedzialni za monitorowanie zasobów i obciążenia pracą, nadzorowanie zakończenia zadania i aktualizowanie interesariuszy na temat postępów projektu. W razie potrzeby kierownik projektu może poprosić o dodatkowe wsparcie z sponsora projektu. Ich rolą jest również oczywiste oko na cele i oczekiwania, aby ostrzec sponsora projektu, gdy istnieje niedopasienność między harmonogramem a szacunkowymi datami.

Współpraca między sponsorem projektu a kierownikiem projektu

Związek między sponsorem projektu a kierownikiem projektu mogą określić wynik projektu. Wyraźnie ustalone oczekiwania, częste komunikat i wzajemne zaufanie są niezbędne, aby zapewnić udany projekt.

W zależności od złożoności projektu i doświadczenia menedżera projektu, sponsor projektu może wybrać bardziej praktyczne podejście lub zdecydować się o bardziej zaangażowany i wspierający, prowadząc kierownik projektu i zespół poprzez poszczególne etapy i zadania projektu . Idealnie, sponsor projektu działa jako mentor do kierownika projektu.

Współpracuj w czasie rzeczywistym do sukcesu projektu

Menedżerowie projektów i sponsorzy projektu opierają się nawzajem, aby skutecznie wykonywać projekty. Aby pomóc obu stronom śledzić swoje obowiązki, zadania i cele, niezawodne oprogramowanie do współpracy jest kluczowe. Menedżer zadań UDN. to narzędzie do zarządzania pracami przeznaczoną do pomocy zespołom zarządzać pracą i uderzenie ich celów. ZMenedżer zadań UDN., możesz trzymać się nawzajem zaktualizowany w czasie rzeczywistym i nigdy nie pozwól niczego poślizgnąć się przez pęknięcia.