Proje sponsoru nedir? Rol ve görevleri yıkmak

Özet

Proje sponsoru, projenin genel başarısından sorumlu olan, proje yöneticisini ve ekibi belirlemek, başarı kriterlerini tanımlamak ve projenin başarılı bir şekilde teslim edilmesini sağlayan kişidir. Bu yazıda, proje paydaşları ile sponsorlar arasındaki farkı karşılayacağız ve etkili bir şekilde işbirliği yapmanıza yardımcı olacak proje yöneticilerinin ve sponsorların rolünü tanımlayacağız.

Proje sponsoru veya yönetici sponsoru, üst yönetim düzeyinde bir kişi veya bir grup insandır. Projenin başarısından sorumludurlar ve proje ekibine ve yöneticisine gerekli rehberlik ve kaynakları sunarlar. İdeal olarak, proje sponsorları yüksek proje sürdürülebilirliği sağlar,stratejik Planlamave başarılı bir şekilde uygulanmasıProjenin hedefleri .

Proje sponsoru proje yöneticisinin üzerinde oturur. Çoğu durumda, proje sponsoru, projeye başvuran ve günden beri gemide bulunanlardır.

Bir proje sponsorunun kilit sorumluluklarını ve görevlerini, bir projenin yaşam döngüsü boyunca Proje Yöneticisini nasıl desteklediklerini ve proje paydaşları ve sponsorlar arasındaki farkları temizleyeceğiz.

Bir proje sponsorunun sorumlulukları

Proje sponsorları tipik olarak üst düzey yöneticilerdir. Her zaman, sadece tahta seviyelerinin altında ve bir kerede birden fazla projede yer alıyorlar. Bir proje sponsorunun üç ana sorumluluğu vardır:

Vizyon ve insanlar: Projeyi hizalamakiş hedefleri, strateji ve amaçları

Yönetim: Projenin uygun lansmanını ve yürütmesinin sağlanması.

Değer ve Avantajlar: Projenin kalitesini korurken riskleri ve değişiklikleri yönetmek

Bu kategorileri daha da kırdığımızda, bir proje sponsorunun bulunduğu farklı sorumlulukları görebilirsiniz:

Doğru yöneticiyi seçinProje için ve onlara genel olarak danışman.

Fon müzakereve Proje Yöneticisi adına üst yönetime bir sözcü olarak hareket etmek.

İlk proje planlamasına katılınve gelişimiproje kiralamave kapsam.

Projenin başarısının kriterlerini tanımlar.ve paydaş alımı olsun.

Projenin değerini tanıtmakve başarılı olmak için kaynakları olduğundan emin olun.

Proje Yöneticisini Destekleyinbilgi ve rehberlik ile.

Devam eden iletişimi sürdürmekProjeler Müdürü, Takım ve Paydaşlar arasında.

Proje ortamındaki değişiklikleri gözden geçirin(örneğin programlar, görevler, öncelikler vb.) ve ortaya çıktıkları için riskleri yönetin.

Proje Sponsoru Proje Yaşam Döngüsü boyunca Görevler

Proje sponsoru, bir projeye baştan sona bir projeye dahil olmak üzere, çeşitli görevler, sorumluluklar ve görevlere sahip oldukları anlamına gelir.Proje yaşam döngüsü. Hem Proje Yöneticisi hem de Sponsor, sponsorun sahip olduğu sorumlulukların farkında olmalı, böylece herkes kendi satırlarında kalır ve bunlardan ne sorulduğunu sunar.

Başlatma

Atamak proje Müdürü ve Yönlendirme Komitesi. Bir direksiyon komitesi genellikle, projenin yaşam döngüsü boyunca tavsiye sağlayabilen üst düzey yöneticilerden ve paydaşlardan oluşur. Bir Yönlendirme Komitesi üyelerinin projeye aktif olarak dahil olmadığı için, bir kuşun göz perspektifi olarak kalabilirler ve projenin yaptığı ilerlemenin değerli rehberlik ve gözetim sağlayabilirler.

Proje başarısını tanımlave teslimatlar. Proje sponsoru, bu hedeflerin doğru şekilde iletilmesini sağlamalıdır ve takımdaki herkes bu hedefleri anlar.

Organize ve yüzey görevleriBir proje yönetimi aracı gibi merkezi bir gerçek kaynağında, projedeki herkes için hazırlar.

Başlatma faaliyetlerini izlemekve gerektiğinde destek. Proje ekibindeki herkesin yapması gerekenleri yapmalarını sağlamak için kritik öneme sahiptir, böylece proje sorunsuz bir şekilde çalışabilir.

Geribildirim sağlamakProje Charter içerebilecek proje başlatma belgeleri için,iş durumu, veyafizibilite çalışması, projenin yürütme paydaşları tarafından onaylanmasını sağlamak.

Doğrulamak Proje kapsamı Proje hedeflerinin ve hedeflerinin gerçekçi olmasını ve önlenmesini sağlamakkapsam sürüngen .

Projeyi şampiyon sırasında başlangıç ​​toplantısı Herhangi bir sorunuzdan ortaya çıkıyorsa, proje yöneticisini desteklemeye hazır olun.

Planlama

Proje planlarını gözlemleyin ve ayarlayıngerçekçi teslimat tarihlerini sağlamak için.

Temas noktası olarak hareket etmekProje Yöneticisi için zorluklar ve yükseltme sorunları için.

Proje ekibinin etkinliğini izlemekve grup dinamikleri ve proje yöneticisine kazanç veya fırsatları iletir.

RAID günlüğünü inceleyin(Riskler, varsayımlar, konular ve bağımlılıklar). Bu kütük, projeniz üzerinde bir etkiye sahip olabilecek potansiyel riskleri, projenin ilerlemesi veya sonucuna sahip olabilecek varsayımları, proje yaşam döngüsü sırasında ortaya çıkabilecek sorunları ve projenizin güvendiği bağımlılıkları içeren önemli bir proje planlama belgesidir. açık (örneğin bir uzmandan girdi).

Bunu doğrula proje planı Kalite gereksinimleri içerir, temizle teslim edilebilir ve iyi planlanmışProje'de önemli aşamalar. Sonuçta, sponsor tüm proje gereksinimlerine imza atacaktır.

Uygulamak

Proje Yöneticisi ile çalışmakMüdür ve sponsor, sponsor ve üst düzey yönetim arasında sağlıklı sınırlar oluşturmak (ve mikromanaktan kaçının). Sponsorun proje yöneticisine proje aracılığıyla liderlik etmesi ve gerektiğinde sponsordan destek istemesi için güvenilmeleri önemlidir.

Proje ihtiyaçlarına hitap etmekTakımı ve yöneticiyi desteklemek için. Bunlar, proje ekibini desteklemek için donanım veya yazılım, ek fon veya daha fazla insan gibi kaynaklar olabilir.

Kıdemli liderlerin erişebilmesini sağlamakileProje Durumu RaporlarıBöylece gerektiğinde güncel kalabilirler. Bu raporların ayrıca düzenli olarak güncellenmesi gerekir (projenin niteliğine bağlı olarak haftalık, aylık veya aylık).

Uygulamak Kontrol işlemlerini değiştir Kapsam sürünmesini azaltmak için gerektiği gibi.

Verim

Proje ilerlemesini değerlendirinve uygun olduğunda geri bildirimde bulunun. Projenin doğasına bağlı olarak, ilerlemeyi değerlendirmek ve son teslim tarihlerini veya hedeflerini ayarlamak için haftalık, aylık veya üç aylık gözden geçirme toplantılarını planlamak yardımcı olabilir.

Proje yöneticisini teşvik etmekve sorunlarını ortaya çıkarmak için kendi çözümlerini bulmak için ekip. Örnek olarak kurşun ve modelProblem çözme stratejileri .

Ortaya çıkan sorunların kök nedenlerini tanımlayın, adresleyin ve çözün.

RAID günlüğünü güncelleYaşam döngüsü boyunca projedeki değişiklikleri sıkıştırmak için sıklıkla.

Anahtar proje kilometre taşlarının tamamlanmasını kabul eder.Ekibin çabasını ve etkisini tanımak için bu kilometre taşlarını kutlamak önemlidir.

Kapanış

Proje performansını değerlendirinönceden tanımlanmış başarı kriterlerine göre. Bu veriler, projenin performansını tartışmak için önümüzdeki ölüm sonrası veya retrospektif için önemli olacaktır.

Başarılı bir proje elinden emin olunMüşteriye. Bu adım, tüm teslim edilebilirlikler şimdi müşterinin elinde olduğu için projenin sonunu işaretler.

Mortem sonrası bir projeye katılmak veya yönlendirmekveyaDersler öğrenildiProje başarılarını ve başarısızlıklarını tartışmak. Proje yöneticisini bu dersleri gelecekteki projeler için belgelemeye teşvik edin.

Proje oturum açma işleminin tamamlanmasını sağlayın.Bu, proje ekibini reddetmeyi, aynı zamanda herhangi bir yasal formaliteyi de içerir.

Bu görevler, yandaki projenin yoğunluğuna ve karmaşıklığına dayanarak değişebilir, ancak bir proje sponsorunun katılımı ve öneminin hafife alınmaması gerektiğine bakılmaksızın.

Proje Sponsoru ve Proje Paydaşı

İki terim çok benzerken, proje sponsorları ve paydaşlar iki farklı rol alır.

A Proje paydaşProje ekibinin üyelerinden, proje ekibinin üyelerinden projenin sürecine aktif olmayan insanlara etkilenen biri olabilir. Paydaşlar yatırımcı, meslektaşlar, müşteriler veya üstler olabilir.

Öte yandan bir proje sponsoru genellikle yalnızca kuruluşun bir parçası değildir, aynı zamanda proje için de sorumludur. Projenin genel başarısından sorumludurlar ve genellikle projenin başarısını tanımlar ve sağlarlar. Projeye bağlı olarak, bir sponsor da sık sık proje yöneticisine mentor olarak hareket edecektir.

Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi

Hem Proje Sponsoru hem de Proje Yöneticisi projeye çok fazla katıldı ve sonuçtan ve başarıdan sorumludur. Proje sponsoru, kuruluşun yürütme ekibi ile proje yöneticisi arasındaki bağlantı noktasıdır; Proje Yöneticisi, Proje Sponsoru ile Proje Ekibi arasındaki bağlantı noktasıdır.

Proje yöneticisinin rolü, ekibini bir proje içindeki çalışmaları yürütmek için organize etmek, izlemek ve nihayetinde yönlendirmektir. Bir Proje Yöneticisi, günlük takım lideridir - kaynakları ve iş yükünü izlemek, görev tamamlamayı denetlemek ve proje ilerlemesinde paydaşları güncellemek için sorumludurlar. Gerekirse, Proje Yöneticisi proje sponsorundan ek destek talep edebilir. Rolleri, Program ve Tahmini Tarihler arasında bir yanlış hizalama olduğunda, proje sponsorunu uyarma hedeflerine ve beklentilerine göz kulak olmaktır.

Proje Sponsoru ve Proje Yöneticisi Arasındaki İşbirliği

Proje sponsoru ile proje yöneticisi arasındaki ilişki, projenin sonucunu belirleyebilir. Başarılı bir proje sağlamak için açıkça beklentileri, sık iletişim ve karşılıklı güven gereklidir.

Projenin karmaşıklığına ve Proje Yöneticisi'nin deneyimine bağlı olarak, Proje Sponsoru daha fazla el ele tutuşma yaklaşımı seçebilir veya projenin bireysel adımları ve görevleri aracılığıyla proje yöneticisi ve ekibi yönlendirmek, daha fazla el ele tutuşarak ve destekleyici olmaya karar verebilir. . İdeal olarak, Proje Sponsoru proje yöneticisine mentor olarak görev yapar.

Proje başarısı için gerçek zamanlı olarak işbirliği yapın

Proje yöneticileri ve proje sponsorları, projeleri başarılı bir şekilde yürütmek için birbirlerine güveniyor. Her iki tarafın da sorumluluklarını, görevlerini ve hedeflerini takip etmelerine yardımcı olmak için, güvenilir işbirliği yazılımı anahtardır. UDN Görev Yöneticisi Takımların çalışmaları yönetmelerine yardımcı olmak ve hedeflerine çarpmasına yardımcı olmak için tasarlanmış bir iş yönetimi aracıdır. İle birlikteUDN Görev Yöneticisi, birbirinizi gerçek zamanlı olarak güncel tutabilir ve hiçbir şeyin çatlaklardan kaymasına asla izin verebilirsiniz.