Wat is een projectsponsor? De rol en taken afbreken

Overzicht

De projectsponsor is de persoon die verantwoordelijk is voor het algemene succes van het project, inclusief het benoemen van de projectmanager en het team, het definiëren van succescriteria en het waarborgen van de succesvolle levering van het project. In dit artikel bestrijken we het verschil tussen projectstakeholders en sponsors en definiëren de rollen van projectmanagers en sponsors om u te helpen effectief samen te werken.

De projectsponsor of uitvoerende sponsor is een persoon of een groep mensen op het hoge managementniveau. Ze zijn verantwoordelijk voor het succes van een project en bieden de nodige begeleiding en middelen aan het projectteam en de manager. Idealiter bieden projectsponsors een hoog project duurzaamheid,strategische planning, en succesvolle implementatie van deprojecten van het project .

De sponsor van het project zit boven de projectmanager. In de meeste gevallen is de sponsor van het project degene die voor het project bepleitte en sinds dag één aan boord is geweest.

We dekken de belangrijkste verantwoordelijkheden en taken van een projectsponsor, hoe ze de projectmanager tijdens de levenscyclus van een project ondersteunen en de verschillen tussen projectstakeholders en sponsors opruimen.

Verantwoordelijkheden van een projectsponsor

Projectsponsors zijn typisch senior executives. Vaak zijn ze net onder het bestuursniveau en zijn ze tegelijk betrokken bij meerdere projecten. Een projectsponsor heeft drie hoofdverantwoordelijkheden:

Visie en mensen: Het project uitlijnen metzakelijke doelen, Strategie en doelstellingen

Bestuur: Zorgen voor de juiste lancering en uitvoering van het project.

Waarde en voordelen: Risico's en veranderingen beheren en tegelijkertijd de kwaliteit van het project

Wanneer we deze categorieën verder afbreken, kunt u de verschillende verantwoordelijkheden zien die een projectsponsor vasthoudt:

Selecteer de juiste managervoor het project en mentor ze overal.

Onderhandelen over financieringen handel als woordvoerder tot senior management namens de projectmanager.

Deelnemen aan de eerste projectplanningen ontwikkeling vanProject Chartersen reikwijdte.

Definieer de criteria van het succes van het projecten krijg stakeholder buy-in.

De waarde van het project bevorderenEn zorg ervoor dat het de middelen heeft om te slagen.

Ondersteuning van de projectmanagermet kennis en begeleiding.

Onderhouden van lopende communicatietussen de projectenbeheerder, team en belanghebbenden.

Beoordeel wijzigingen in de projectomgeving(b.v., schema's, taken, prioriteiten, enz.) En beheer risico's als ze ontstaan.

Projectsponsor Taken gedurende de hele levenscyclus

De projectsponsor is betrokken bij een project van begin tot einde, wat betekent dat ze een verscheidenheid aan taken, verantwoordelijkheden en taken via deProject Lifecycle. Zowel de projectmanager als de sponsor moeten op de hoogte zijn van de verantwoordelijkheden die de sponsor vasthoudt, zodat iedereen in hun lijnen blijft en levert wat van hen wordt gevraagd.

Initiatie

Benoem een projectleider en stuurgroep. Een stuurgroep bestaat typisch uit managers en belanghebbenden op hoog niveau die advies kunnen geven over de levenscyclus van het project. Aangezien de leden van een stuurgroep niet actief bij het project zijn, kunnen ze een oogperspectief van een vogel blijven en waardevolle begeleiding en toezicht op de voortgang leveren die het project maakt.

Definieer projectsuccesen deliverables. De sponsor van het project moet er ook voor zorgen dat deze doelstellingen goed zijn gecommuniceerd en iedereen in het team deze doelen begrijpt.

Organiseer en oppervlaktetakenIn een centrale bron van de waarheid als een projectmanagementtool, zodat ze beschikbaar zijn voor iedereen in het project.

Monitorinitiatieactiviteitenen ondersteuning waar nodig. Het is van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat iedereen in het projectteam doet wat ze verondersteld te doen, zodat het project later soepel kan draaien.

Geef feedbackVoor de projectinitiatiedocumenten, waaronder een projectcharter,businesscase, ofHaalbaarheidsstudie, om ervoor te zorgen dat het project is goedgekeurd door uitvoerende belanghebbenden.

Verifiëren projectbereik om ervoor te zorgen dat de projectdoelen en doelstellingen realistisch zijn en voorkomenscope kruip .

Kampioen het project tijdens de schopvergadering en wees voorbereid om de projectmanager te ondersteunen als er vragen voortvloeien uit het team.

Planning

Observeer en pas projectplannen aanom realistische afleverdata te garanderen.

Fungeren als het punt van contactVoor de projectmanager voor uitdagingen en escalatieproblemen.

Monitor de effectiviteit van het projectteamen groepsdynamiek en communiceer wint of kansen voor de projectmanager.

Bekijk het RAID-logboek(Risico's, aannames, problemen en afhankelijkheden). Dit logboek is een belangrijk projectplanningsdocument dat de mogelijke risico's bevat die een impact hebben op uw project, aannames die u hebt over de voortgang of de uitkomst van het project, problemen die mogelijk tijdens de levenscyclus van het project en afhankelijkheden vertrouwt, vertrouwt dat uw project vertrouwt aan (bijv. Input van een expert).

Controleer of de project Plan Bevat kwaliteitsvereisten, duidelijke deliverables en goed geplandprojectmijlpalen. Uiteindelijk zal de sponsor zich afmelden bij alle projectvereisten.

Executie

Werk met de projectmanagerOm gezonde grenzen tussen manager en sponsor vast te stellen, evenals sponsor en senior management (en vermijd micromanagement). Het is belangrijk dat de sponsor vertrouwt aan de projectmanager om hun team door het project te leiden en zal de ondersteuning vragen van de sponsor wanneer dat nodig is.

Cadea voor het projectbehoeftenom het team en de manager te ondersteunen. Dit kunnen middelen zijn zoals hardware of software, aanvullende financiering of meer mensen om het projectteam te ondersteunen.

Zorg ervoor dat seniorleiders toegang hebbennaarProjectstatusrapportenDus ze kunnen zo nodig up-to-date blijven. Deze rapporten moeten ook regelmatig worden bijgewerkt (wekelijks, maandelijks of kwartaal, afhankelijk van de aard van het project).

Implementeren Wijzig controleprocessen indien nodig om scope kruipen te verminderen.

Uitvoering

Evalueer de voortgang van het projecten geef indien nodig feedback. Afhankelijk van de aard van het project, kan het nuttig zijn om wekelijks, maandelijks of driemaandelijkse herzieningsbijeenkomsten in te plannen om de voortgang te beoordelen en de termijnen of doelen aan te passen.

Moedig de projectmanager aanen team om hun eigen oplossingen te vinden om problemen te veroorzaken. Leiden door voorbeeld en model goedProbleemoplossende strategieën .

Identificeer, adres en oplossen van worteloorzaken van problemen die naar voren komen.

Werk het RAID-logboek bijvaak om de veranderingen in het project in zijn levenscyclus aan te brengen.

Erken de voltooiing van belangrijke projectmijlpalen.Het is belangrijk om deze mijlpalen te vieren om de inspanning en impact van het team te herkennen.

Sluitend

Evalueer de projectprestatiesgebaseerd op de eerder gedefinieerde succescriteria. Deze gegevens zijn belangrijk voor de komende post-mortem of retrospectief om de prestaties van het project te bespreken.

Zorg voor een succesvolle projecthandnaar de klant. Deze stap markeert het einde van het project omdat alle deliverables nu in de handen van de klant zijn.

Deelnemen aan of een project post-mortem leiden of Lessen geleerde sessieom projectsuccessen en mislukkingen te bespreken. Moedig de projectmanager aan om deze lessen te documenteren voor toekomstige projecten.

Zorg voor de voltooiing van de projectaanmelding.Dit omvat het afwijzen van het projectteam, maar ook in het voltooien van wettelijke formaliteiten.

Deze taken kunnen variëren op basis van de intensiteit en de complexiteit van het project bij de hand, maar ongeacht de betrokkenheid en het belang van een projectsponsor mogen niet worden onderschat.

Projectsponsor versus Project Stakeholder

Terwijl de twee termen heel vergelijkbaar klinken, houden projectsponsors en belanghebbenden twee heel verschillende rollen.

EENProject StakeholderKan iemand zijn die wordt beïnvloed door het project - van leden van het projectteam voor mensen die niet actief betrokken zijn bij het proces van het project. Stakeholders kunnen beleggers, leeftijdsgenoten, klanten of superieuren zijn.

Een projectsponsor aan de andere kant is over het algemeen niet alleen een deel van de organisatie, maar ook verantwoordelijk voor het project. Ze zijn verantwoordelijk voor het algehele succes van het project en definiëren ze meestal en zorgen voor het succes van het project. Afhankelijk van het project zal een sponsor ook vaak fungeren als mentor voor de projectmanager.

Projectsponsor versus Project Manager

Zowel de projectsponsor als projectmanager zijn sterk betrokken bij het project en verantwoordelijk voor de uitkomst en het succes. De projectsponsor is het aansluitpunt tussen het uitvoerend team van de organisatie en de projectmanager; De projectmanager is het punt van aansluiting tussen de projectsponsor en het projectteam.

De rol van de projectmanager is om hun team te organiseren, volgen en uiteindelijk te leiden om werk binnen een project uit te voeren. Een projectmanager is de dagelijkse teamleider - ze zijn verantwoordelijk voor het toezicht op middelen en werkbelasting, toezicht op de voltooiing van de taak en het bijwerken van belanghebbenden over de vooruitgang van het project. Indien nodig kan de projectmanager aanvullende ondersteuning aanvragen bij de projectsponsor. Hun rol is om ook de doelen en verwachtingen in de gaten te houden om de sponsor van het project te waarschuwen wanneer er een verkeerde uitlijning is tussen het schema en de geschatte data.

Samenwerking tussen projectsponsor en projectmanager

De relatie tussen de sponsor van het project en de projectmanager kan de uitkomst van het project bepalen. Duidelijk vastgestelde verwachtingen, frequente communicatie en wederzijds vertrouwen zijn nodig om een ​​succesvol project te garanderen.

Afhankelijk van de complexiteit van het project en de ervaring van de projectmanager, kan de projectsponsor een meer hands-off-aanpak kiezen of besluiten om meer betrokken en ondersteunend te zijn, waarbij de projectmanager en het team door de individuele stappen en taken van het project leidt . Idealiter handelt de sponsor van het project als een mentor voor de projectmanager.

Werkzaam in realtime voor projectsucces

Projectmanagers en projectsponsors vertrouwen op elkaar om projecten met succes uit te voeren. Om beide partijen te helpen bij het bijhouden van hun verantwoordelijkheden, taken en doelen, is betrouwbare samenwerkingssoftware de sleutel. Udn taakmanager Is een werkmanagementtool ontworpen om teams te helpen werk te beheren en hun doelen te raken. MetUdn taakmanager, je kunt elkaar in realtime bijgewerkt en nooit door de scheuren laten glijden.