Что является спонсором проекта? Ломая роль и обязанности

Резюме

Спонсор проекта является лицом, ответственным за общий успех проекта, включая назначение руководителя проекта и команды, определение критериев успеха и обеспечить успешную доставку проекта. В этой статье мы рассмотрим разницу между участниками проекта и спонсорами и будем определять роли руководителей проектов и спонсоров, которые помогут вам эффективно сотрудничать.

Спонсор проекта, или исполнительный спонсор, это люди или группа людей, на уровне высшего руководства. Они несут ответственность за успех проекта и обеспечить необходимое руководство и ресурсы для проектной команды и менеджера. В идеале, спонсоры проекта обеспечивают устойчивость высокого проекта,стратегическое планированиеИ успешная реализацияЦели проектаОтказ

Спонсор проекта находится над менеджером проекта. В большинстве случаев, спонсор проекта является тот, кто выступает за проект и был на борту с первого дня.

Мы рассмотрим основные обязанности и обязанность спонсора проекта, как они поддерживают менеджер проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта, а также прояснить различия между участниками проекта и спонсорами.

Обязанности спонсора проекта

спонсоры проекта, как правило, руководители высшего звена. Зачастую, они чуть ниже уровня платы и участвуют в нескольких проектах одновременно. Проект спонсор имеет три основные функции:

Видение и люди: Согласование проекта сДеловые цели, стратегия и цели

УправлениеОбеспечение надлежащего запуска и выполнения проекта.

Значение и преимущества: Управление рисками и изменениями, обеспечивая при этом качество проекта

Когда мы разбиваем эти категории дальше, вы можете увидеть различные обязанности спонсор проекта держит:

Выберите правильный менеджердля проекта и наставник их повсюду.

Обсудите финансированиеи действовать в качестве представителя от высшего руководства от имени руководителя проекта.

Участвовать в первоначальном планировании проектаи развитиеуставы проектаи область применения.

Определить критерии успеха проектаи получить заинтересованных бай-ин.

Содействие стоимости проектаи убедитесь, что она имеет ресурсы для достижения успеха.

Поддержка менеджера проектасо знанием и руководством.

Поддерживать постоянную связьмежду менеджером проектов, команды и заинтересованных сторон.

Обзор изменений в среде проекта(например, графики, задачи, приоритеты и т.д.) и управление рисками, как они возникают.

обязанности спонсора проекта на протяжении всего жизненного цикла проекта

Спонсор проекта участвуют в проекте от начала до конца, который означает, что у них есть целый ряд задач, обязанностей и обязанностей черезLifecycle проектаОтказ Как руководитель проекта и спонсор должен знать обязанности спонсор держит так все остается в пределах своих линий и доставляет то, что от них требуется.

Инициация

Назначить руководитель проекта и руководящий комитет. Руководящий комитет, как правило, состоит из менеджеров высшего звена и заинтересованных сторон, которые могут предоставить консультации на протяжении всего жизненного цикла проекта. Поскольку члены комитета не активно участвует в проекте, они могут оставаться точки зрения высоты птичьего полета и обеспечивают ценное руководство и контроль за ходом проект решений.

Определить успех проектаи результаты. Спонсор проекта должен также обеспечить, чтобы эти цели были сообщены надлежащим образом и все в команде понимают эти цели.

Организация и задачи на поверхностив центральном источнике истины, как инструмент управления проектом, поэтому они доступны для всех на проекте.

инициирующий монитор деятельностьи поддержка при необходимости. Очень важно убедиться, что все на командах проекта делают то, что они должны делать, чтобы проект мог бы плавно работать позже.

Обеспечить обратную связьДля документов инициации проекта, которые могут включать в себя устав проекта,деловой случай, илитехнико-экономическое обоснование, чтобы проект был утвержден исполнительными заинтересованными сторонами.

Проверять Объем проекта Для обеспечения реализации целей и задач проекта реалистичны и предотвращаютОбласть ползучестиОтказ

Чемпион проекта во время встреча И будьте готовы поддержать менеджер проекта, если какие-либо вопросы возникают из команды.

Планирование

Соблюдайте и настроить планы проектаДля обеспечения реалистичных дат доставки.

Действовать как точка контактаДля руководителя проекта по проблемам вызовов и эскалации.

Контролировать эффективность команды проектаи групповая динамика и общаются выигрывают или возможности для руководителя проекта.

Просмотрите журнал RAID(Риски, допущения, проблемы и зависимости). Этот журнал является важным документом планирования проекта, который перечисляет потенциальные риски, которые могут оказать влияние на ваш проект, предположения, которые у вас есть о ходе прогресса или результата проекта, проблемы, которые могут возникать во время жизненного цикла проекта, и зависимости вашего проекта опираются на (например, ввод от эксперта).

Убедитесь, что то план проэкта Содержит требования к качеству, четкие результаты, и хорошо планируетсяосновные этапы проектаОтказ В конечном счете, спонсор будет подписан на все требования к проекту.

Исполнение

Работа с менеджером проектаУстановить здоровые границы между менеджером и спонсором, а также спонсором и высшим руководством (и избежать микроуправления). Важно, чтобы Спонсор доверяет менеджеру проекта руководить своей командой через проект и попросит поддержку со стороны спонсора при необходимости.

Удовлетворять потребности проектаподдерживать команду и менеджер. Это могут быть ресурсами, такими как аппаратное или программное обеспечение, дополнительное финансирование или все больше людей для поддержки команды проекта.

Убедитесь, что старшие лидеры имеют доступ к Отчеты о состоянии проектаТаким образом, они могут оставаться в курсе по мере необходимости. Эти доклады также необходимо регулярно обновляться (еженедельно, ежемесячно или ежеквартально, в зависимости от характера проекта).

Воплощать в жизнь Изменить процессы управления по мере необходимости уменьшить объем ползучести.

Представление

Оценить прогресс проектаи предоставить обратную связь при необходимости. В зависимости от характера проекта, это может быть полезно планировать еженедельные, ежемесячные или ежеквартальные обзорные встречи для оценки прогресса и адаптации сроков или целей.

Поощрять менеджер проектаи команда, чтобы найти свои собственные решения для возникновения проблем. Привести пример и модель хорошегоСтратегии решения проблемОтказ

Определите, адрес и решают корневые причины возникновения вопросов.

Обновите журнал RAIDЧасто приспособиться к изменениям в проекте на протяжении всего его жизненного цикла.

Подтвердите завершение ключевых вехов проекта.Важно отметить эти вехи, чтобы признать усилия и влияние команды.

Закрытие

Оценить производительность проектана основе ранее определенных критериев успеха. Эти данные будут важны для предстоящего пост-Мортема или ретроспективного для обсуждения производительности проекта.

Убедитесь, что успешный проект отключенклиенту. Этот шаг отмечает конец проекта, так как все результаты теперь находятся в руках клиента.

Участвовать или возглавлять проект пост-вскремяилиИзвлеченные уроки заседанияобсудить успехи и неудачи проекта. Поощряйте менеджер проекта документировать эти уроки для будущих проектов.

Убедитесь, что завершение подписания проекта.Это включает в себя отклонение команды проекта, но и завершив любые юридические формальности.

Эти обязанности могут варьироваться в зависимости от интенсивности и сложности проекта под рукой, но независимо от того, вовлечение и важность спонсора проекта не следует недооценивать.

Спонсор проекта против проекта заинтересованные стороны

Хотя два термина звучат очень похожи, спонсоры проекта и заинтересованные стороны имеют две совершенно разные роли.

А. Заинтересованная сторона проектаМожет быть, любой, кто зависит от проекта - от членов команды проекта людям, которые не активно участвуют в процессе проекта. Заинтересованные стороны могут быть инвесторами, сверстниками, клиентами или начальниками.

Спонсор проекта с другой стороны, как правило, не только является частью организации, но и ответственности за проект. Они несут ответственность за общий успех проекта, и они обычно определяют и обеспечивают успех проекта. В зависимости от проекта, спонсор также часто выступает в качестве наставника менеджера проекта.

Спонсор проекта против руководителя проекта

И Спонсор проекта и Диспетчер проекта очень участвуют в проекте и ответственны за результат и успех. Спонсор проекта является точкой связи между руководителем организации и руководителем проекта; Менеджер проекта является точкой связи между спонсором проекта и командой проекта.

Роль менеджера проекта - организовать, отслеживать и в конечном итоге привести свою команду для выполнения работы в рамках проекта. Менеджер проекта - это однодневное руководство команды - они несут ответственность за мониторинг ресурсов и рабочей нагрузки, надзор за выполнением задач и обновления заинтересованных сторон о прогрессе проекта. При необходимости руководитель проекта может запросить дополнительную поддержку от спонсора проекта. Их роль также следит за голами и ожиданиями, чтобы предупредить спонсора проекта, когда между графиком и оценочными датами есть смещение.

Сотрудничество между спонсором проекта и менеджером проекта

Отношения между спонсором проекта и менеджером проекта могут определить результат проекта. Очевидно, что ожидания, частая связь и взаимное доверие необходимы для обеспечения успешного проекта.

В зависимости от сложности проекта и опыта менеджера проекта, Спонсор проекта может выбрать больше подходов на практику или принять решение о том, чтобы быть более вовлеченным и поддерживающим, направляя менеджером проекта и команды через отдельные шаги и задачи проекта Отказ В идеале, спонсор проекта действует как наставник менеджера проекта.

Сотрудничать в реальном времени для успеха проекта

Менеджеры проектов и спонсоры проектов полагаются друг на друга, чтобы успешно выполнить проекты. Чтобы помочь обеим сторонам следить за их обязанностями, задачами и целями, надежное программное обеспечение для совместной работы является ключом. Диспетчер задач UDN Является ли инструмент управления работой, предназначенный для помощи командам управлять работой и ударить их цели. С участиемДиспетчер задач UDN, вы можете держать друг друга обновляться в режиме реального времени и никогда не позволяют ничего проскользнуть через трещины.