Nhà tài trợ dự án là gì? Phá vỡ vai trò và nhiệm vụ

Tóm lược

Nhà tài trợ dự án là người chịu trách nhiệm về thành công chung của dự án, bao gồm bổ nhiệm người quản lý dự án và nhóm, xác định tiêu chí thành công và đảm bảo giao hàng thành công dự án. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến sự khác biệt giữa các bên liên quan và các nhà tài trợ của dự án và sẽ xác định vai trò của các nhà quản lý và nhà tài trợ dự án để giúp bạn hợp tác một cách hiệu quả.

Nhà tài trợ dự án, hoặc nhà tài trợ điều hành, là một người hoặc một nhóm người ở cấp quản lý cấp cao. Họ chịu trách nhiệm về sự thành công của một dự án và cung cấp hướng dẫn và tài nguyên cần thiết cho nhóm dự án và quản lý. Lý tưởng nhất, các nhà tài trợ dự án cung cấp tính bền vững của dự án cao, lập kế hoạch chiến lược và thực hiện thành công Mục tiêu của dự án .

Nhà tài trợ dự án nằm trên người quản lý dự án. Trong hầu hết các trường hợp, nhà tài trợ dự án là người ủng hộ dự án và đã ở trên tàu kể từ ngày một.

Chúng tôi sẽ đề cập đến trách nhiệm và nhiệm vụ chính của nhà tài trợ dự án, cách họ hỗ trợ người quản lý dự án trong suốt vòng đời của một dự án và làm sáng tỏ sự khác biệt giữa các bên liên quan và nhà tài trợ của dự án.

Trách nhiệm của một nhà tài trợ dự án

Nhà tài trợ dự án thường là giám đốc điều hành cao cấp. Thông thường, họ chỉ nằm dưới mức bảng và tham gia vào nhiều dự án cùng một lúc. Nhà tài trợ dự án có ba trách nhiệm chính:

Tầm nhìn và mọi người : Căn chỉnh dự án với mục tiêu kinh doanh , chiến lược và mục tiêu

Quản trị. : Đảm bảo khởi động và thực hiện thích hợp của dự án.

Giá trị và lợi ích : Quản lý rủi ro và thay đổi trong khi đảm bảo chất lượng của dự án

Khi chúng tôi chia nhỏ các danh mục này, bạn có thể thấy các trách nhiệm khác nhau mà Nhà tài trợ dự án giữ:

Chọn quyền quản lý đúng cho dự án và cố vấn họ trong suốt.

Đàm phán tài trợ và hoạt động như một người phát ngôn để quản lý cấp cao thay mặt cho người quản lý dự án.

Tham gia lập kế hoạch dự án ban đầu và phát triển của. Điều lệ dự án và phạm vi.

Xác định các tiêu chí thành công của dự án và nhận các bên liên quan mua.

Thúc đẩy giá trị của dự án và chắc chắn rằng nó có các tài nguyên để thành công.

Hỗ trợ người quản lý dự án với kiến thức và hướng dẫn.

Duy trì giao tiếp đang diễn ra giữa người quản lý dự án, nhóm và các bên liên quan.

Xem lại những thay đổi đối với môi trường dự án (ví dụ: lịch trình, nhiệm vụ, ưu tiên, v.v.) và quản lý rủi ro khi chúng phát sinh.

Nhiệm vụ tài trợ dự án trong suốt vòng đời dự án

Nhà tài trợ dự án có liên quan đến một dự án từ đầu đến cuối, có nghĩa là họ có nhiều nhiệm vụ, trách nhiệm và nhiệm vụ thông qua Dự án LifeCycle. . Cả người quản lý dự án và nhà tài trợ đều nhận thức được trách nhiệm mà nhà tài trợ nắm giữ để mọi người ở trong các dòng của họ và cung cấp những gì được yêu cầu của họ.

Bắt đầu

Bổ nhiệm A. quản lý dự án và Ban chỉ đạo. Một ban chỉ đạo thường bao gồm các nhà quản lý và các bên liên quan cấp cao có thể cung cấp lời khuyên trong suốt vòng đời của dự án. Kể từ khi các thành viên của một ban chỉ đạo không tích cực tham gia vào dự án, họ có thể vẫn là quan điểm mắt của một con chim và cung cấp hướng dẫn và sự giám sát có giá trị của tiến trình dự án đang thực hiện.

Xác định thành công dự án và cung cấp. Nhà tài trợ dự án cũng nên đảm bảo rằng những mục tiêu này đã được truyền đạt đúng và tất cả mọi người trong nhóm hiểu những mục tiêu này.

Tổ chức và nhiệm vụ bề mặt Trong một nguồn trung tâm của sự thật như một công cụ quản lý dự án để họ có sẵn cho tất cả mọi người trong dự án.

Giám sát các hoạt động khởi đầu và hỗ trợ khi cần thiết. Điều quan trọng để đảm bảo rằng tất cả mọi người trong nhóm dự án đang thực hiện những gì họ đang phải làm như vậy dự án có thể chạy trơn tru sau này.

Cung cấp phản hồi cho các tài liệu bắt đầu dự án, trong đó có thể bao gồm một điều lệ dự án, Trường hợp kinh doanh , hoặc nghiên cứu khả thi , Để đảm bảo dự án được chấp thuận bởi các bên liên quan điều hành.

Xác minh phạm vi dự án để đảm bảo rằng các mục tiêu và mục tiêu dự án là thực tế và ngăn chặn phạm vi creep. .

Champion dự án trong suốt cuộc hội họp và được chuẩn bị để hỗ trợ quản lý dự án nếu có câu hỏi phát sinh từ đội.

Lập kế hoạch

Quan sát và điều chỉnh kế hoạch dự án để đảm bảo ngày giao hàng thực tế.

Đóng vai trò là đầu mối liên lạc cho người quản lý dự án cho những thách thức và các vấn đề leo thang.

Giám sát hiệu quả các nhóm dự án của và động lực nhóm và giao tiếp thắng hoặc cơ hội để quản lý dự án.

Xem lại nhật ký RAID (Rủi ro, Giả định, vấn đề, và phụ thuộc). log Đây là một tài liệu kế hoạch dự án quan trọng mà liệt kê các rủi ro tiềm tàng có thể có tác động vào dự án của bạn, giả định bạn có về sự tiến bộ hay kết quả của dự án, vấn đề có thể được phát sinh trong vòng đời dự án, và phụ thuộc mà dự án của bạn dựa trên (ví dụ như thông tin từ một chuyên gia).

Xác minh rằng các Kế hoạch dự án chứa các yêu cầu chất lượng , Phân phôi rõ ràng, và cũng lên kế hoạch mốc dự án . Cuối cùng, người chủ trì sẽ tiến hành ký tắt trên tất cả các yêu cầu của dự án.

Chấp hành

Làm việc với người quản lý dự án để thiết lập ranh giới lành mạnh giữa người quản lý và tài trợ, cũng như tài trợ và quản lý cấp cao (và tránh vi mô). Điều quan trọng là các quỹ tín thác tài trợ quản lý dự án để dẫn dắt đội bóng của họ thông qua dự án và sẽ yêu cầu sự hỗ trợ từ các nhà tài trợ khi cần thiết.

Phục vụ cho các nhu cầu của dự án để hỗ trợ các nhóm và người quản lý. Những nguồn này có thể giống như phần cứng hoặc phần mềm, kinh phí bổ sung, hoặc nhiều người để hỗ trợ các nhóm dự án.

Đảm bảo lãnh đạo cấp cao có quyền truy cập đến Báo cáo tình trạng dự án. để họ có thể ở lại đến ngày khi cần thiết. Các báo cáo này cũng cần phải được cập nhật một cách thường xuyên (hàng tuần, hàng tháng, hoặc hàng quý, tùy theo tính chất của dự án).

Thực hiện quy trình kiểm soát sự thay đổi khi cần thiết để thu hẹp phạm vi creep.

Màn biểu diễn

Đánh giá tiến độ dự án và cung cấp thông tin phản hồi khi thích hợp. Tuỳ theo tính chất của dự án, nó có thể hữu ích để sắp xếp hàng tuần, hàng tháng, hoặc các cuộc họp tổng kết hàng quý để đánh giá tiến độ và điều chỉnh thời hạn hay mục tiêu.

Khuyến khích việc quản lý dự án và đội để tìm ra giải pháp riêng của họ để vấn đề phát sinh. Đi đầu làm gương và mô hình tốt chiến lược giải quyết vấn đề .

Xác định, địa chỉ, và giải quyết các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề nảy sinh.

Cập nhật các bản ghi RAID thường xuyên để phù hợp với những thay đổi trong dự án trong suốt vòng đời của nó.

Thừa nhận việc hoàn thành các mốc dự án trọng điểm. Điều quan trọng là để chào mừng những sự kiện quan trọng để nhận ra nỗ lực của nhóm nghiên cứu và tác động.

Đóng cửa

Đánh giá hiệu quả dự án dựa trên các tiêu chí thành công được định nghĩa trước. Những thông tin này sẽ là quan trọng đối với sắp tới post-mortem hoặc hồi tố để thảo luận về hoạt động của dự án.

Đảm bảo một dự án thành công tay-off cho khách hàng. Bước này đánh dấu sự kết thúc của dự án như tất cả các phân phôi đang nằm trong tay của khách hàng.

Tham gia hoặc lãnh đạo một dự án post-mortem hoặc phiên bài học kinh nghiệm để thảo luận về những thành công và thất bại của dự án. Khuyến khích người quản lý dự án ghi lại những bài học này cho các dự án trong tương lai.

Đảm bảo hoàn thành việc đăng xuất dự án. Điều này bao gồm gạt bỏ nhóm dự án nhưng cũng hoàn thành bất kỳ thủ tục pháp lý nào.

Những nhiệm vụ này có thể thay đổi dựa trên cường độ và sự phức tạp của dự án trong tầm tay nhưng bất kể sự tham gia và tầm quan trọng của một nhà tài trợ dự án không nên được đánh giá thấp.

Nhà tài trợ dự án so với các bên liên quan dự án

Trong khi hai thuật ngữ âm thanh rất giống nhau, các nhà tài trợ dự án và các bên liên quan giữ hai vai trò rất khác nhau.

MỘT Stakeholder dự án. Có thể là bất cứ ai bị ảnh hưởng bởi dự án - từ các thành viên của nhóm dự án cho những người không tham gia tích cực vào quy trình của dự án. Các bên liên quan có thể là nhà đầu tư, đồng nghiệp, khách hàng hoặc cấp trên.

Mặt khác, một nhà tài trợ dự án thường không chỉ là một phần của tổ chức mà còn chịu trách nhiệm cho dự án. Họ chịu trách nhiệm về thành công chung của dự án, và họ thường xác định và đảm bảo thành công của dự án. Tùy thuộc vào dự án, một nhà tài trợ cũng sẽ thường xuyên đóng vai trò cố vấn với người quản lý dự án.

Nhà tài trợ dự án so với quản lý dự án

Cả hai nhà tài trợ dự án và quản lý dự án đều tham gia vào dự án và chịu trách nhiệm về kết quả và thành công. Nhà tài trợ dự án là điểm kết nối giữa nhóm điều hành của tổ chức và người quản lý dự án; Người quản lý dự án là điểm kết nối giữa nhà tài trợ dự án và nhóm dự án.

Vai trò của người quản lý dự án là tổ chức, theo dõi và cuối cùng dẫn dắt nhóm của họ thực hiện công việc trong một dự án. Người quản lý dự án là nhà lãnh đạo nhóm hàng ngày, họ chịu trách nhiệm giám sát tài nguyên và khối lượng công việc, giám sát việc hoàn thành nhiệm vụ và cập nhật các bên liên quan trong tiến trình dự án. Nếu cần thiết, người quản lý dự án có thể yêu cầu hỗ trợ bổ sung từ nhà tài trợ dự án. Vai trò của họ cũng là để theo dõi các mục tiêu và kỳ vọng để cảnh báo nhà tài trợ dự án khi có sự sai lệch giữa lịch trình và ngày ước tính.

Hợp tác giữa nhà tài trợ dự án và quản lý dự án

Mối quan hệ giữa nhà tài trợ dự án và người quản lý dự án có thể xác định kết quả của dự án. Đặt rõ ràng mong đợi, thông tin liên lạc thường xuyên và sự tin tưởng lẫn nhau là cần thiết để đảm bảo một dự án thành công.

Tùy thuộc vào sự phức tạp của dự án và kinh nghiệm của người quản lý dự án, nhà tài trợ dự án có thể chọn một cách tiếp cận rảnh tay hơn hoặc quyết định tham gia và hỗ trợ nhiều hơn, hướng dẫn người quản lý dự án và nhóm thông qua các bước và nhiệm vụ riêng lẻ của dự án . Lý tưởng nhất, nhà tài trợ dự án hoạt động như một người cố vấn cho người quản lý dự án.

Hợp tác trong thời gian thực để thành công dự án

Các nhà quản lý dự án và các nhà tài trợ dự án dựa vào nhau để thực hiện thành công các dự án. Để giúp cả hai bên theo dõi trách nhiệm, nhiệm vụ và mục tiêu của họ, phần mềm cộng tác đáng tin cậy là chìa khóa. Quản lý tác vụ UDN là một công cụ quản lý công việc được thiết kế để giúp các đội quản lý công việc và đạt được mục tiêu của họ. Với Quản lý tác vụ UDN , Bạn có thể giữ cho nhau được cập nhật theo thời gian thực và không bao giờ để bất cứ điều gì trượt qua các vết nứt.