Co je to projektový sponzor? Lámání role a povinnosti

souhrn

Sponzor projektu je osoba odpovědná za celkový úspěch projektu, včetně jmenování projektového manažera a týmu, vymezení kritérií úspěchu a zajišťování úspěšného doručení projektu. V tomto článku se obrajeme rozdíl mezi zúčastněnými stranami projektu a sponzory a definují role projektových manažerů a sponzorů, které vám pomohou efektivně spolupracovat.

Sponzor projektu nebo Executive Sponzor, je osoba nebo skupina lidí na vyšší úrovni řízení. Jsou zodpovědní za úspěch projektu a poskytují nezbytné pokyny a zdroje pro projektový tým a manažer. V ideálním případě projektu sponzoři poskytují vysokou udržitelnost projektu,strategické plánovánía úspěšná implementaceCílem projektu .

Sponzor projektu sedí nad projektovým manažerem. Ve většině případů je sponzor projektu ten, kdo obhajoval pro projekt a byl na palubě ode dne.

Pokrýt klíčové povinnosti a povinnosti sponzora projektu, jak podporuje projektový manažer v průběhu životního cyklu projektu a vyjasnit rozdíly mezi zainteresovanými stranami projektu a sponzory.

Odpovědnost sponzora projektu

Sponzoři projektu jsou typicky vedoucí pracovníci. Často, jsou to těsně pod úrovní desky a jsou zapojeni na více projektů najednou. Sponzor projektu má tři hlavní odpovědnosti:

Vize a lidé: Zarovnání projektuobchodní cíleStrategie a cíle

Vládnutí: Zajištění řádného spuštění a provedení projektu.

Hodnota a výhody: Správa rizik a změn při zajišťování kvality projektu

Když rozdělíme tyto kategorie dále, můžete vidět různé odpovědnosti, které sponzor projektu drží:

Vyberte správný manažerpro projekt a mentor je po celou dobu.

Vyjednávat financovánía působí jako mluvčí vrcholového managementu jménem manažera projektu.

Účastnit se počátečního plánování projektua rozvojProject Charters.a rozsah.

Definujte kritéria úspěchu projektua získat zúčastněné strany buy-in.

Podporovat hodnotu projektua ujistěte se, že má zdroje uspět.

Podporovat projektový manažers poznáním a vedením.

Udržovat pokračující komunikacimezi projekty projektů, týmem a zúčastněnými stranami.

Zkontrolujte změny projektu(např. Plány, úkoly, priority atd.) A řídit rizika, jak vznikají.

Povinnosti sponzora projektu v celém životním cyklu projektu

Sponzor projektu se podílí na projektu od začátku do konce, což znamená, že mají různé úkoly, povinnosti a povinnosti prostřednictvímživotního cyklu projektu. Oba projektový manažer i sponzor by si měli být vědomi odpovědnosti, které sponzor drží, takže každý zůstane v jejich liniích a dodává, co se k nim ptám.

Zahájení

Jmenovat A. projektový manažer a řídící výbor. Řídící výbor typicky se skládá z vysoce kvalitních manažerů a zúčastněných stran, kteří mohou poskytovat poradenství v celém životním cyklu projektu. Vzhledem k tomu, že členové řídícího výboru nejsou aktivně zapojeni do projektu, mohou zůstat ptačí perspektivou očí a poskytovat cenné pokyny a dohled nad pokrokem, který projekt dělá.

Definovat úspěch projektua dodávky. Sponzor projektu by měl také zajistit, aby tyto cíle byly řádně sděleny a všichni v týmu chápe tyto cíle.

Uspořádat a povrchové úkolyV centrálním zdroji pravdy jako nástroj pro správu projektů, takže jsou k dispozici pro každého na projektu.

Aktivity iniciačního monitorua v případě potřeby podporují. Je důležité zajistit, aby všichni na projektovém týmu dělají to, co mají dělat, takže projekt může běžet hladce později.

Poskytnout zpětnou vazbuPro účely zahájení projektu, které mohou zahrnovat chartu projektu,Obchodní případOr.studie proveditelnosti, aby byl projekt schválen zainteresovanými subjekty.

Ověřovat rozsah projektu Aby bylo zajištěno, že cíle projektu a cíle jsou realistické a prevenciOblast působnosti Creep. .

Mistr projektu během schůzka A buďte připraveni podporovat projektový manažer, pokud z týmu vznikají jakékoli dotazy.

Plánování

Dodržujte a upravujte projektové plányzajistit realistické datum dodání.

Působit jako bod kontaktuPro projektový manažer pro výzvy a eskalační otázky.

Sledujte efektivitu projektového týmua skupinovou dynamiku a komunikovat výhry nebo příležitosti k projektovému manažerovi.

Zkontrolujte protokol RAID(Rizika, předpoklady, otázky a závislosti). Tento protokol je důležitým projektovým plánováním, který uvádí potenciální rizika, která může mít dopad na váš projekt, předpoklady, které máte o pokroku nebo výsledku projektu, problémy, které mohou být vznikly během životního cyklu projektu, a závislostí, které váš projekt spoléhá (např. vstup z odborníka).

Ověřte, zda. \ t plán projektu Obsahuje požadavky na kvalitu, jasné výstupy a dobře naplánovanéprojektové milníky. Sponzor se nakonec podepíná na všechny požadavky na projekt.

Provedení

Práce s projektovým manažeremZřídit zdravé hranice mezi manažerem a sponzorem, stejně jako sponzorem a vedoucím vedoucím (a vyhnout se mikromanagementu). Je důležité, aby sponzor věřil správci projektu, aby vedl svůj tým prostřednictvím projektu a bude požádat o podporu ze sponzora v případě potřeby.

Uspokojit potřeby projektupodporovat tým a manažer. Ty mohou být prostředky, jako je hardware nebo software, další financování, nebo více lidí na podporu projektového týmu.

Zajistit, aby vedoucí představitelé měli přístup na Zprávy o stavu projektuTakže mohou zůstat aktuální podle potřeby. Tyto zprávy také musí být pravidelně aktualizovány (týdně, měsíčně nebo čtvrtletně, v závislosti na povaze projektu).

Nářadí Změnit procesy řízení podle potřeby snížit rozsah Creep.

Výkon

Vyhodnoťte pokrok projektua poskytnout zpětnou vazbu, pokud je to vhodné. V závislosti na povaze projektu může být užitečné naplánovat týdenní, měsíční nebo čtvrtletní hodnocení, aby posoudily pokrok a přizpůsobení termínů nebo cílů.

Povzbuzujte projektový manažera tým najít vlastní řešení pro vzniklé problémy. Příkladem a modelemStrategie řešení problémů .

Identifikovat, adresovat a řešit kořenové příčiny problémů, které se objevují.

Aktualizujte protokol RAIDČasto přizpůsobit změny v projektu po celém svém životním cyklu.

Potvrdit dokončení klíčových milníků projektu.Je důležité oslavit tyto milníky, abychom rozpoznali úsilí a dopad týmu.

Uzavření

Vyhodnotit výkon projektuna základě dříve definovaných kritérií úspěchu. Tato data budou důležitá pro nadcházející post-mortem nebo retrospektivní diskutovat o výkonu projektu.

Zajistěte úspěšný projekt rukouklientovi. Tento krok označuje konec projektu, protože všechny dodávky jsou nyní v rukou klienta.

Účastnit se nebo vést projekt post-mortemnebolekce naučené sezenídiskutovat o úspěchech a neúspěchech projektu. Povzbuzujte projektový manažer k dokumentování těchto lekcí pro budoucí projekty.

Zajistit dokončení odhlášení projektu.To zahrnuje zamítnutí projektového týmu, ale také dokončení jakýchkoli právních formalit.

Tyto povinnosti se mohou lišit v závislosti na intenzitě a složitosti projektu po ruce, ale bez ohledu na to, že zapojení a význam sponzora projektu by neměly být podceňovány.

Sponzor projektu vs. zúčastnění projektu

Zatímco dva termíny zní velmi podobné, sponzoři projektu a zúčastněných stran drží dva velmi odlišné role.

A Zázdírna projektuMůže to být každý, kdo je ovlivněn projektem - od členů projektového týmu lidem, kteří se aktivně podílí na procesu projektu. Zúčastněné strany mohou být investory, vrstevníci, zákazníky nebo nadřízené.

Sponzor projektu na druhé straně je obecně nejen součástí organizace, ale také odpovědný za projekt. Jsou zodpovědní za celkový úspěch projektu a obvykle definují a zajišťují úspěch projektu. V závislosti na projektu bude sponzor také často fungovat jako mentor pro projektový manažer.

Project Sponzor vs. projektový manažer

Projektový sponzor a projektový manažer jsou vysoce zapojeni do projektu a odpovědný za výsledek a úspěch. Sponzor projektu je bodem spojení mezi výkonným týmem organizace a projektovým manažerem; Projektový manažer je bodem spojení mezi sponzorem projektu a projektovým týmem.

Úlohou projektového manažera je organizovat, sledovat a nakonec vést svůj tým k provedení práce v rámci projektu. Projektový manažer je denní vůdce týmu - jsou zodpovědní za monitorování zdrojů a pracovní zátěže, dohlížejí dokončení úkolů a aktualizovat zúčastněné strany na pokroku projektu. V případě potřeby může projektový manažer požádat o další podporu ze sponzora projektu. Jejich úlohou je také udržet oko na cílech a očekávání upozornit sponzor projektu, když je mezi plánem a odhadovanými daty vychýlení.

Spolupráce mezi projektovým sponzorem a projektovým manažerem

Vztah mezi sponzorem projektu a projektovým manažerem může určit výsledek projektu. Snadno stanoví očekávání, častá komunikace a vzájemná důvěra je nezbytná k zajištění úspěšného projektu.

V závislosti na složitosti projektu a zkušeností projektového manažera může projektu sponzor zvolit větší přístupný přístup nebo se rozhodnout být více zapojen a podpůrný, vedení projektového manažera a týmu prostřednictvím jednotlivých kroků a úkolů projektu . V ideálním případě projektu sponzor působí jako mentor manažera projektu.

Spolupracujte v reálném čase pro úspěch projektu

Projektové manažeři a sponzoři projektu spoléhají na sebe, aby úspěšně provedli projekty. Pomoci oběma stranám sledovat své povinnosti, úkoly a cíle, spolehlivý software pro spolupráci je klíčový. Správce úloh UDN Je nástroj pro správu práce navržen tak, aby pomohl týmům spravovat práci a zasáhnout své cíle. SSprávce úloh UDN, Můžete si udržet navzájem aktualizovat v reálném čase a nikdy nechat nic sklouznout přes trhliny.