Jaki jest przepływ procesu i jak możesz go wizualizować?

Streszczenie

Schemat przepływu procesu jest sposobem wizualizacji każdego kolejnego zadania, a twój zespół musi zakończyć, aby trafić cel. Chociaż były one pierwotnie przeznaczone do inżynierii przemysłowej, procesy schematory stały się integralnym narzędziem do zarządzania projektami biznesowymi. W tym artykule dowiedz się, jak przedstawić przepływy procesowe z diagramami lub schematami blokowymi, które pomagają usprawnić, analizować i poprawić swoje procesy.

Szukasz sposobu na poprawę procesu wykonania pracy? Wymienianie przepływu procesu może być rozwiązaniem.

Przepływ procesu jest serią kroków, które i twój zespół przechodzą, aby osiągnąć swój cel. Wizualizacja przepływów procesowych może pomóc w odkryciu zwolnień, powtarzających się zadań i wąskich gardeł.

Możesz wizualizować przepływy procesowe za pomocą linii czasu lubDiagramy przepływu pracy.. Dowiedz się więcej o pochodzeniu przepływów procesowych, jakie są diagramy przepływu procesu i jak korzystać z nich do poprawy wydajności swojego zespołu.

Jaki jest przepływ procesu?

Przepływ procesu jest sposobem wizualizacji każdego kolejnego kroku, w którym Twój zespół przechodzi podczas pracy w kierunku celu. Wizualizując te kroki na diagramie lub schorzeniu, każdy może łatwo zrozumieć, jakiego porządku muszą wykonać zadania.

Ulepszanie procesów ma kluczowe znaczenie dla wykonywania pracy większych, szybciej. Dzisiaj pracownicy wiedzy tęskniąponad 25% ich terminów każdego tygodnia-I niejasne procesy są górnym czynnikiem przyczyniającym się. Klarując, który robi, kiedy możesz wzmocnić swój zespół, aby zrozumieć kontekst swojej pracy i skuteczniej wykonywać swoje zadania.

Przykładowy przepływ procesu

Niezależnie od tego opisu pracy, jest jeden prosty przepływ procesu, z którym wszyscy znają: żądanie czasu wolnego. Ten proces jest dość liniowy i wielki przykład, w jaki sposób możesz wizualizować kolejną kolejność zadań:

Krok 1:Poproś swój płatny czas wolny (WOM).

Krok 2:Twoja recenzje kierownika Twojej prośby.

Krok 3:Twój menedżer decyduje, czy zatwierdzi Twoją prośbę.

Krok 4:Otrzymasz wiadomość e-mail o decyzji swojego menedżera.

Krok 5:Twoja prośba jest albo zatwierdzona lub odmowa.

Idealnie, przepływy procesowe, takie jak powyższe, są dostępne dla wszystkich. W ten sposób twój zespół wie, gdzie można znaleźć przepływy procesowe dla wszelkiego rodzaju przepływów pracy i może odwołać się do tej informacji, gdy pracują nad nowymi lub nieznanymi procesami.

Do czego służy przepływ procesowy?

Przepływy procesowe są czymś więcej niż przydatnymi wykresami. Są niezwykle pomocnym narzędziemZarządzanie projektamiŻe możesz użyć do analizy, optymalizacji i standaryzacji nowych i codziennych procesów.

Oto cztery sposoby, w jakie przepływy procesowe mogą pozytywnie wpływać na to, jak prowadzić działalność:

Plan i procesy dokumentów

Niejasne procesy prowadzą do odłączonych członków zespołu, niskiej morale i zadań, które spacerują przez pęknięcia. Zamiast,Mapowanie swojego procesuDaje swoim zespołowi lepiej zrozumieć, w jaki sposób przepływ procesów biznesowych. Jeśli członkowie zespołu mają pytania dotyczące tego, do kogo powinni dotrzeć do lub co dzieje się dalej w projekcie, mogą odnosić się do centralnego źródła prawdy, na której mogą polegać.

Na przykład:Zamiast mieć swój zespół śledzić swoje postępy w różnych miejscach, mapuj swój proces w jednej centralnej lokalizacji. UżyćOprogramowanie do zarządzania pracąAby usprawnić zadania i postępy swojego zespołu.

Standaryzuj procesy.

Przepisy procesowe są doskonałym narzędziem do standaryzacji lub usprawnienia procesów. Zamiast ponownie wymyślić koło za każdym razem, gdy rozpoczniesz nowy projekt lub marnowanie czasu robienie nowego przepływu procesu, zespół może odwołać się do znormalizowanego przepływu procesu i trzymaj się do niego. Zapobiega to zespołowi z brakujących zadań lub podejmowania niepotrzebnych zagrożeń.

Na przykład:Podobnie jak na przykład prośbę WOM wcześniej, tworząc schemat lub schemat blokowy, który wyjaśnia znormalizowany proces sprawi, że dużo łatwiej jest zrozumieć, co się dzieje. Kiedy widzą duży obraz, prawdopodobnie poczują się bardziej cenione i mniej zestresowani o procesie.

Analizuj procesy do optymalizacji

Podczas mapowania przepływu procesu możesz uświadomić sobie, że istnieją zwolnienia lub powtarzające się zadania, które można pominąć. Możesz także odkryć ryzyko procesów, które można komunikować swojemu zespołowi, więc są ich świadomi. Spowoduje to poprawę zarównowydajność i efektywnośćtwoich procesów.

Na przykład:Powiedzmy po przejrzeniu nowego przepływu procesu, powiadomienia interesariuszy, które można pominąć krok w procesie komunikacji. Możesz ogolić cennego czasu wolnego od osi czasu, pomijając ten krok i optymalizację przepływu procesu.

Zwiększ odpowiedzialność swojego zespołu

Kiedy wszyscy w twoim zespole wie dokładnie, jakie są ich zadania i kiedy są należne, twój proces może płynąć bez zakłóceń. Dobry diagram przepływu procesów również daje członkom zespołu wyraźny pogląd na każde ważnezależności projektu., ograniczenia zasobów lub terminowe daty muszą się rozliczyć.

Na przykład:Jeśli tworzysz artykuł na blogu bez przepływu procesu, możesz stwierdzić, że biegasz na blokadę drogi. Być może twój zespół nie jest w stanie uzyskać pracy na czas lub często doświadczają problemów związanych z błędnymi problemami. Jeśli jasno zdefiniujesz i wizualizujesz proces, wszyscy wiedzą, kiedy jest ich kolej, a kogo skontaktować, czy brakuje aktywów.

Przepisy procesu są zazwyczaj używane do odwzorowania prostych procesów.

Jaki jest diagram przepływu procesu (PFD)?

Diagram przepływu procesu jest jednym ze sposobów wizualizacji przepływu procesu. W zależności od rodzaju przepływu procesu przedstawiasz, możesz nazwać ich odgórnymi schematami, schematycznymi schematami przepływu lub procesu schematory.

Skąd pochodzi diagram przepływu procesu?

tenDiagram przepływu procesu (PFD)został po raz pierwszy wprowadzony przez Frank Gilbreth, Sr., inżynier przemysłowy i ekspert efektywny. Amerykańskie Towarzystwo Inżynierów Mechanicznych (ASME) przyjęła koncepcję w latach dwudziestych.

Obecnie przepływy procesowe są nadal używane w inżynierii chemicznej i procesowej, ale są również popularnymi narzędziami w produkcji i biznesach (gdzie są często nazywane przepływami procesów biznesowych lub BPF).

Aby wizualizować przepływ procesu, możesz użyć szeregu symboli i notacji, które definiują i szczegółowo opisują każde zadanie. tenMiędzynarodowa Organizacja Normalizacyjna(ISO) stworzył najczęściej znane symbole PFD. Chociaż niektóre firmy wykorzystują własne symbole, przy użyciu znormalizowanych symboli sprawia, że ​​znacznie łatwiej będzie przestrzegać schematu procesu bez dalszych instrukcji.

Choć można je wyciągnąć ręcznie, integracja oprogramowania jak Lucidchart umożliwia łatwe udostępnianie diagramu z członkami zespołu lub interesariuszami.

Jak udokumentować przepływ procesu biznesowego w 5 krokach

Możesz tworzyć procesy biznesowe schematy lub diagramy przepływu pracy w pięciu prostych krokach:

Krok 1: Wybierz typ diagramu.W zależności od złożoności procesu można utworzyć prosty schemat przepływu procesu lub wybierz bardziej złożoną wizualizację, jak diagram Swimlane.

Krok 2: Określ swoje punkty startowe i końcowe.Wskazać, jakie działania wywołują początek i koniec procesu, dzięki czemu można skutecznie przekazać te etapy kolegami z drużyny lub interesariuszy.

Krok 3: Zbierz niezbędne informacje.Połącz się ze swoim zespołem i zainteresowanymi stronami, aby zebrać szczegóły i aprobaty potrzebne do utworzenia diagramu. Dowiedz się, jakiego rodzaju rezultaty są powiązane z każdym krokiem, dzięki czemu można zakres, w którym Twój zespół musi wykonać swoje zadania.

Krok 4: Wyeliminuj nieefektywność.Przeanalizuj diagram, aby odkryć wszelkie zwolnienia lub powtarzające się zadania, które mogą spowolnić twój zespół lub przyczynągardło .

Krok 5: Zaprojektuj diagram.Teraz możesz zaprojektować swój proces biznesowy lub schemat przepływu pracy. Mapuj je na typ diagramu wybrany w krok po kroku, a następnie przejrzyj go swoim zespołem i zainteresowanymi stronami, aby zapewnić, że wszystko jest dokładne.

Zoptymalizuj przepływ procesuMenedżer zadań UDN.

Niezależnie od tego, czy chcesz usprawnić prosty proces lub funkcjonalny, kompleksowy Menedżer zadań UDN. , zawsze będziesz śledzić, co się dzieje dalej.

Sprawdź nasze rozwiązania przepływu pracy i naciśnij ziemię biegnące z szablonami zaprojektowanymi, aby ułatwić swoje życie.