Quel est le flux de processus et comment pouvez-vous la visualiser?
Sommaire
Un diagramme de processus de processus est un moyen de visualiser chaque tâche ultérieure que vous et votre équipe doit être terminée pour atteindre un objectif. Bien qu'ils soient conçus à l'origine pour l'ingénierie industrielle, les organigrammes de processus sont devenus un outil intégral pour la gestion des projets d'entreprise. Dans cet article, apprenez à décrire les flux de processus avec des diagrammes ou des organigrammes qui vous aident à rationaliser, à analyser et à améliorer vos processus.
Vous cherchez un moyen d'améliorer le processus de faire du travail? Reviser votre flux de processus peut être la solution.
Un flux de processus est une série d'étapes de votre équipe et de votre équipe pour atteindre votre objectif. La visualisation de vos flux de processus peut vous aider à découvrir des licenciements, des tâches répétitives et des goulots d'étranglement.
Vous pouvez visualiser les flux de processus à l'aide de délicates ou Diagrammes de flux de travail . En savoir plus sur l'origine des flux de processus, quels sont les diagrammes de flux de processus et comment les utiliser pour améliorer l'efficacité de votre équipe.
Quel est le flux de processus?
Un flux de processus est un moyen de visualiser chaque étape ultérieure que votre équipe passe lorsque vous travaillez vers un objectif. En visualisant ces étapes dans un diagramme ou un organigramme, tout le monde peut facilement comprendre de l'ordre à compléter.
L'amélioration des processus est essentielle pour obtenir un travail d'impact plus élevé, plus rapide. Aujourd'hui, les travailleurs du savoir manquent Plus de 25% de leurs délais chaque semaine -Et Les processus peu clairs sont un facteur contributeur haut. En clarifiant qui fait quoi par exemple, vous pouvez responsabiliser votre équipe de comprendre le contexte de leur travail et d'exécuter leurs tâches plus efficacement.
Exemple de flux de processus
Indépendamment de votre description de travail, il y a un processus de processus simple que tout le monde connaît: demandant du temps libre. Ce processus est assez linéaire et un excellent exemple de la manière dont vous pouvez visualiser un ordre de tâches ultérieurement:
Étape 1: Demandez votre temps payé (PTO).
Étape 2: Votre gestionnaire examine votre demande.
Étape 3: Votre responsable décide s'il approuvera ou non votre demande.
Étape 4: Vous recevrez un email sur la décision de votre responsable.
Étape 5: Votre demande est approuvée ou refusée.
Idéalement, les flux de processus comme celui ci-dessus sont accessibles à tous. De cette façon, votre équipe sait où trouver des flux de processus pour toutes sortes de flux de travail et peut faire référence à ces informations lorsqu'elles travaillent sur des processus nouveaux ou inconnus.
Qu'est-ce qu'un flux de processus utilisé?
Les flux de processus sont plus que des tableaux pratiques. Ils sont un outil incroyablement utile dans gestion de projet[dix]que vous pouvez utiliser pour analyser, optimiser et standardiser les processus nouveaux et quotidiens.
Voici quatre manières dans lesquelles les flux de processus peuvent avoir une incidence positive sur la manière dont vous exécutez votre entreprise:
Processus de plan et de documents
Les processus peu clairs conduisent à des membres de l'équipe désengagés, à un moral bas et aux tâches qui tombent à travers les fissures. À la place, Mapper votre processus[dix]Donne à votre équipe une meilleure compréhension de la manière dont votre entreprise traite. Si vos membres de votre équipe ont des questions sur qui ils devraient atteindre ou ce qui se passe ensuite dans le projet, ils peuvent faire référence à une source de vérité centrale qu'ils peuvent compter sur.
Par exemple: Plutôt que d'avoir votre équipe suivre leurs progrès dans différents endroits, mappez votre processus dans un emplacement central. Utiliser un Logiciel de gestion de travail[dix]rationaliser les tâches et les progrès de votre équipe.
Normaliser les processus
Les organigrammes de processus sont un excellent outil pour standardiser ou rationaliser les processus. Au lieu de réinventer la roue chaque fois que vous démarrez un nouveau projet ou une perte de temps, une nouvelle flux de processus, votre équipe peut référencer le flux de processus standardisé et y rester. Cela empêche votre équipe de manquer des tâches ou de prendre des risques inutiles.
Par exemple: Comme l'exemple de demande de PTO plus tôt, la création d'un diagramme ou d'un organigramme qui explique un processus standardisé facilitera beaucoup plus facilement que votre équipe de comprendre ce qui se passe. Quand ils voient la grande image, ils se sentiront probablement plus appréciés et moins stressés sur le processus.
Analyser les processus d'optimisation
Lorsque vous comprenez votre flux de processus, vous pouvez vous rendre compte qu'il existe des licenciements ou des tâches répétitives que vous pouvez omettre. Vous pouvez également découvrir les risques de processus que vous pouvez communiquer à votre équipe afin qu'ils soient au courant d'eux. Cela améliorera à la fois le efficacité et effectivité de vos processus.
Par exemple: Disons à examiner un nouveau processus de processus, un avis de parties prenantes que vous pourriez sauter une étape dans le processus de communication. Vous serez peut-être capable de raser votre chronologie en omettant cette étape et en optimisant votre flux de processus.
Augmentez la responsabilité de votre équipe
Lorsque tout le monde sur votre équipe sait exactement quelles sont leurs tâches et quand elles sont dus, votre processus peut circuler sans perturbations. Un bon diagramme de flux de processus donne également aux membres de l'équipe une vue claire de tout important Dépendances du projet[dix], contraintes de ressources ou dates d'échéance dont ils ont besoin de rendre compte.
Par exemple: Si vous créez un article pour votre blog sans flux de processus, vous constaterez peut-être que vous rencontrez des barrages routiers. Peut-être que votre équipe est incapable de faire du travail à temps ou d'avoir souvent des problèmes de mauvaise communication. Si vous définissez et visualisez clairement le processus, tout le monde sait quand c'est leur tour et qui contacter si des actifs sont manquants.
Les organigrammes de processus sont généralement utilisés pour cartographier des processus simples.
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de processus (PFD)?
Un diagramme de débit de processus est un moyen de visualiser votre flux de processus. Selon le type de flux de processus que vous décrivez, vous pouvez appeler des organigrammes de haut niveau, des diagrammes de flux schématiques ou des organigrammes de processus.
D'où vient le diagramme de processus de processus?
le Diagramme de débit de processus (PFD) FRANK GILBROTHY, SR., a été introduit pour la première fois par Frank Gilbreth, Sr. Ingénieur industriel et expert en efficacité. La Société américaine des ingénieurs mécaniques (ASME) a adopté le concept dans les années 1920.
Aujourd'hui, les flux de processus sont toujours utilisés dans l'ingénierie chimique et des processus, mais sont également des outils populaires dans la fabrication et les entreprises (où ils sont souvent appelés flux de processus métier ou BPF).
Pour visualiser votre flux de processus, vous pouvez utiliser une série de symboles et de notations qui définissent et détaillent chaque tâche. le Organisation internationale de normalisation (ISO) a créé les symboles PFD les plus connus. Bien que certaines entreprises utilisent leurs propres symboles, l'utilisation de symboles standardisés le rend beaucoup plus facile à suivre pour tout le monde de suivre votre organigramme de processus sans autre instruction.
Pendant que vous pouvez les dessiner à la main, une intégration logicielle telle que LucidChart vous permet de partager facilement votre diagramme avec les membres de l'équipe ou les parties prenantes.
Comment documenter le flux de processus métier en 5 étapes
Vous pouvez créer des organigrammes de processus d'entreprise ou des diagrammes de flux de travail en cinq étapes simples:
Étape 1: Sélectionnez votre type de diagramme. En fonction de la complexité de votre processus, vous pouvez créer un diagramme de flux de processus simple ou choisir une visualisation plus complexe comme le diagramme de bain.
Étape 2: Déterminez vos points de départ et de fin. Indiquez quelles actions déclenchent le début et la fin de votre processus afin de pouvoir communiquer efficacement ces étapes avec des coéquipiers ou des parties prenantes.
Étape 3: Rassemblez les informations nécessaires. Connectez-vous avec votre équipe et vos intervenants pour recueillir des détails et des approbations nécessaires pour créer votre diagramme. Découvrez quel type de produits livrables sont associés à chaque étape afin que vous puissiez mettre en place l'heure dont votre équipe doit effectuer ses tâches.
Étape 4: Éliminer les inefficacités. Analyser votre diagramme pour découvrir toute licenciement ou tâches répétitives pouvant ralentir votre équipe ou une cause goulots d'étranglement .
Étape 5: Concevez votre diagramme. Vous pouvez maintenant concevoir votre processus d'entreprise ou votre diagramme de flux de travail. Placez-les dans le type de diagramme que vous avez choisi à la première étape, puis l'examinez avec votre équipe et vos parties prenantes pour vous assurer que tout est précis.
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