Vad är processflödet och hur kan du visualisera det?

Sammanfattning

Ett processflödesschema är ett sätt att visualisera varje efterföljande uppgift som du och ditt lag måste slutföra för att slå ett mål. Medan de ursprungligen var avsedda för industriell teknik, har processflödesschema blivit ett integrerat verktyg för affärsprojektledning. I den här artikeln lär du dig att avbilda processflöden med diagram eller flödesschema som hjälper dig att effektivisera, analysera och förbättra dina processer.

Letar du efter ett sätt att förbättra processen att få jobbat? Omvandling av ditt processflöde kan vara lösningen.

Ett processflöde är en serie steg du och ditt lag går igenom för att uppnå ditt mål. Visualisering av dina processflöden kan hjälpa dig att avslöja uppsägningar, repetitiva uppgifter och flaskhalsar.

Du kan visualisera processflöden med hjälp av tidslinjer ellerarbetsflödesdiagram. Läs mer om ursprunget till processflöden, vilka processflödesdiagram är och hur man använder dem för att förbättra ditt lags effektivitet.

Vad är processflödet?

Ett processflöde är ett sätt att visualisera varje efterföljande steg som ditt lag går igenom när du arbetar mot ett mål. Genom att visualisera dessa steg i ett diagram eller flödesschema kan alla lätt förstå vilken ordning de måste slutföra uppgifter.

Förbättrad processer är avgörande för att få högre effektarbete, snabbare. Idag saknar kunskapsarbetareÖver 25% av sina tidsfrister varje vecka-Och oklara processer är en topp bidragande faktor. Genom att klargöra vem som gör vad när, kan du bemyndiga ditt team för att förstå sitt arbete och utföra sina uppgifter mer effektivt.

Exempel processflöde

Oavsett din arbetsbeskrivning finns det ett enkelt processflöde som alla är bekanta med: begär av tiden. Denna process är ganska linjär och ett bra exempel på hur du kan visualisera en efterföljande arbetsordning:

Steg 1:Begär din betalda tid (PTO).

Steg 2:Din chef granskar din förfrågan.

Steg 3:Din chef bestämmer om de kommer att godkänna din förfrågan eller inte.

Steg 4:Du får ett mail om din chefs beslut.

Steg 5:Din förfrågan är antingen godkänd eller nekad.

Idealiskt är processflöden som den ovanstående tillgängliga för alla. På det sättet vet ditt team var att hitta processflöden för alla typer av arbetsflöden, och kan hänvisa till den informationen när de arbetar med nya eller okända processer.

Vad används ett processflöde för?

Processflöden är mer än praktiska diagram. De är ett otroligt användbart verktyg iprojektledningsom du kan använda för att analysera, optimera och standardisera nya och dagliga processer.

Här är fyra sätt på vilka processflöden kan positivt påverka hur du driver ditt företag:

Planera och dokumentprocesser

Oklara processer leder till urkopplade lagmedlemmar, låg moral och uppgifter som faller genom sprickorna. Istället,kartlägga din processGer ditt team en bättre förståelse för hur dina affärsprocesser strömmar. Om dina lagmedlemmar har frågor om vem de ska nå ut till eller vad som händer nästa i projektet, kan de referera till en central källa till sanning som de kan lita på.

Till exempel:I stället för att ha ditt team spårar sina framsteg på olika ställen, kartlägger din process ut på ett centralt läge. Använda enArbetshanteringsprogramvaraAtt effektivisera ditt lags uppgifter och framsteg.

Standardisera processer

Processflödesschema är ett bra verktyg för att standardisera eller effektivisera processer. I stället för att återuppfinna hjulet varje gång du startar ett nytt projekt eller slösar bort ett nytt processflöde, kan ditt lag referera till det standardiserade processflödet och hålla fast vid det. Detta förhindrar att ditt lag saknas eller tar onödiga risker.

Till exempel:Liksom PTO-förfrågan Exempel tidigare, vilket skapar ett diagram eller flödesschema som förklarar en standardiserad process gör det mycket lättare för ditt lag att förstå vad som händer. När de ser den stora bilden kommer de sannolikt att känna sig mer värderade och mindre stressade om processen.

Analysera processer för optimering

När du kartlägger ditt processflöde kan du inse att det finns uppsägningar eller repetitiva uppgifter som du kan utelämna. Du kan också avslöja processrisker som du kan kommunicera med ditt lag så att de är medvetna om dem. Detta kommer att förbättra bådeEffektivitet och effektivitetav dina processer.

Till exempel:Låt oss säga om att granska ett nytt processflöde, en intressentmeddelanden som du kan hoppa över ett steg i kommunikationsprocessen. Du kanske kan raka värdefull tid från din tidslinje genom att utelämna detta steg och optimera ditt processflöde.

Öka ditt lags ansvarsskyldighet

När alla på ditt lag vet exakt vad deras uppgifter är och när de är förfaller, kan din process flöda utan störningar. Ett bra processflödesschema ger också lagmedlemmar en tydlig bild av något viktigtProjektberoende, resursbegränsningar eller förfallna datum måste de redovisa.

Till exempel:Om du skapar en artikel för din blogg utan ett processflöde kan du upptäcka att du kör i vägspärr. Kanske kan ditt lag inte få arbete gjort i tid eller de upplever ofta felkommunikationsfrågor. Om du tydligt definierar och visualiserar processen, vet alla när det är deras tur och vem som ska kontakta om tillgångar saknas.

Processflödesschema används vanligtvis för att kartlägga enkla processer.

Vad är ett processflödesschema (PFD)?

Ett processflödesschema är ett sätt att visualisera ditt processflöde. Beroende på vilken typ av processflöde du visar kan du kalla dem överflödiga flödesschema, schematiska flödesdiagram eller processflödesschema.

Var kom processflödesdiagrammet från?

De Processflödesdiagram (PFD)Först infördes av Frank Gilbreth, Sr., en industriell ingenjör och effektivitetsexpert. Det amerikanska samhället av mekaniska ingenjörer (ASME) antog konceptet på 1920-talet.

Idag används processflöden fortfarande i kemisk och processteknik, men är också populära verktyg inom tillverkning och affärer (där de ofta kallas affärsprocessflöde eller BPF).

För att visualisera ditt processflöde kan du använda en serie symboler och noteringar som definierar och specificerar varje uppgift. DeInternationell organisation för standardisering(ISO) skapade de mest kända PFD-symbolerna. Även om vissa företag använder sina egna symboler, gör det mycket lättare att använda standardiserade symboler för att alla ska följa dina processflödesschema utan ytterligare instruktioner.

Medan du kan dra ut dessa för hand, kan du enkelt dela ditt diagram med lagmedlemmar eller intressenter enkelt dela ditt diagram med LucidChart.

Hur man dokumenterar affärsprocessflödet i 5 steg

Du kan skapa affärsprocessflödesschema eller arbetsflödesdiagram i fem enkla steg:

Steg 1: Välj din typ av diagram.Beroende på komplexiteten i din process kan du skapa ett enkelt processflödesschema eller välja en mer komplex visualisering som det swimlansdiagram.

Steg 2: Bestäm din start- och slutpunkter.Ange vilka åtgärder som utlöser början och slutet av din process så att du effektivt kan kommunicera dessa steg med lagkamrater eller intressenter.

Steg 3: Samla in nödvändig information.Anslut med ditt team och intressenter för att samla in detaljer och godkännanden som behövs för att skapa ditt diagram. Ta reda på vilken typ av leveranser som är förknippade med varje steg så att du kan omfatta den tid ditt lag behöver slutföra sina uppgifter.

Steg 4: Eliminera ineffektivitet.Analysera ditt diagram för att avslöja eventuella uppsägningar eller repetitiva uppgifter som kan sakta ner ditt lag eller orsakaflaskhals .

Steg 5: Designa ditt diagram.Nu kan du designa din affärsprocess eller arbetsflödesdiagram. Karta dem ut i den typ av diagram du valde i steg ett och sedan granska det med ditt lag och intressenter för att säkerställa att allt är korrekt.

Optimera ditt processflöde medUDN Task Manager

Oavsett om du vill effektivisera en enkel process eller en tvärfunktionell, komplex en-med UDN Task Manager , Du kommer alltid att hålla reda på vad som händer nästa.

Kolla in våra arbetsflödeslösningar och slå marken med mallar som är utformade för att göra ditt liv enklare.