Mikä on prosessivirta ja miten voit visualisoida sen?

Yhteenveto

Prosessivirtakaavio on tapa visualisoida jokainen myöhempi tehtäväsi ja tiimisi on täytettävä osuma tavoite. Vaikka ne on suunniteltu alun perin teollisuustekniikkaan, prosessin vuokaaviot ovat tulleet kiinteäksi työkalu yrityshankkeen hallintaan. Tässä artikkelissa voit kuvata prosessivirrat kaavioilla tai vuokaavioilla, jotka auttavat sinua virtaviivaiseen, analysoimaan ja parantamaan prosesseja.

Etsitkö tapa parantaa prosessia saada työtä? Prosessin virtauksen uudelleentarkastelu voi olla ratkaisu.

Prosessivirta on sarja portaita, ja joukkueesi käy läpi tavoitteesi. Prosessivirtojen visualisointi voi auttaa sinua paljastamaan irtisanomisia, toistuvia tehtäviä ja pullonkauloja.

Voit visualisoida prosessivirrat ajoissa taiTyönkulkukaaviot. Lisätietoja prosessivirtojen alkuperästä, mitkä prosessin vuokaaviot ovat ja miten niitä käytetään tiimisi tehokkuuden parantamiseksi.

Mikä on prosessivirta?

Prosessivirta on tapa visualisoida jokainen myöhempi vaihe, jonka tiimi kulkee, kun työskentelet tavoitetta kohti. Visualisoimalla nämä vaiheet kaaviossa tai vuokaaviossa, kaikki voivat helposti ymmärtää, mitä järjestystä niiden on täytettävä tehtävät.

Prosessien parantaminen on kriittinen suuremman vaikutuksen saavuttamiseksi, nopeammin. Tänään tieto työntekijät kaipaavatyli 25 prosenttia määräajoistaan ​​joka viikko- ja epäselvät prosessit ovat huippuluokan tekijä. Selventämällä kuka tekee mitä milloin, voit antaa tiimisi ymmärtää työnsä kontekstin ja suorittaa tehtäviään tehokkaammin.

Esimerkki prosessivirta

Työn kuvauksesta riippumatta on yksi yksinkertainen prosessivirta, että kaikki tuntevat: pyydä aikaa pois. Tämä prosessi on melko lineaarinen ja erinomainen esimerkki siitä, miten voit visualisoida myöhemmän tehtävien järjestyksen:

Vaihe 1:Pyydä maksettua aikaa pois päältä (PTO).

Vaihe 2:Johtaja arvioi pyyntösi.

Vaihe 3:Manager päättää, hyväksyykö ne pyyntösi.

Vaihe 4:Saat sähköpostiviestin johtajan päätöksestäsi.

Vaihe 5:Pyyntösi on joko hyväksytty tai kielletty.

Ihannetapauksessa prosessivirrat, kuten yllä oleva, ovat kaikkien saatavilla. Näin tiimi tietää, mistä löytää prosessi virtaa kaikenlaisille työnkulkuille, ja voi viitata tietoihin, kun he työskentelevät uusilla tai tuntemattomilla prosesseilla.

Mikä on prosessivirta käytetty?

Prosessivirrat ovat enemmän kuin käteviä kaavioita. He ovat uskomattoman hyödyllistä työkaluaProjektinhallintaEttä voit analysoida, optimoida ja standardoida uusia ja päivittäisiä prosesseja.

Tässä on neljä tapaa, joilla prosessivirrat voivat vaikuttaa myönteisesti siihen, miten yrityksesi suorittaa:

Suunnitelma ja asiakirjaprosessit

Epäselvät prosessit johtavat irrottamaan tiimin jäseniä, matala moraalia ja tehtäviä, jotka putoavat halkeamien läpi. Sen sijaan,Prosessin kartoittaminenAntaa tiimillesi paremman käsityksen siitä, miten liiketoimintaprosessit virtaa. Jos tiimisi jäsenillä on kysymyksiä siitä, kuka heidän pitäisi tavoittaa tai mitä tapahtuu projektissa, he voivat viitata keskeiseen totuuden lähde, jonka he voivat luottaa.

Esimerkiksi:Sen sijaan, että tiimi on edistynyt eri paikoissa, kartoittaa prosessisi yhdellä keskeisellä paikalla. KäytäTyöhallintaohjelmistoTehostaa tiimisi tehtäviä ja edistymistä.

Standardoida prosessit

Prosessin vuokaaviot ovat erinomainen työkalu prosessien standardoimiseksi tai virtaviivaisi. Sen sijaan, että käynnistät pyörän uudelleen aina, kun aloitat uuden projektin tai tuhlaa aikaa uuden prosessivirran käsittelyyn, tiimi voi viitata standardoituun prosessivirtaan ja kiinni siihen. Tämä estää tiimisi puuttuvista tehtävistä tai ottamalla tarpeettomia riskejä.

Esimerkiksi:Kuten voimanottopyynnössä aiemmin, mikä luo kaavion tai vuokaavion, joka selittää standardoitua prosessia, tekee siitä paljon helpompaa tiimisi ymmärtää, mitä tapahtuu. Kun he näkevät suuren kuvan, he todennäköisesti tuntevat arvostetumpia ja vähemmän stressaantuneita prosessista.

Analysoi prosessit optimointiin

Kun kartoitetaan prosessin virtausta, saatat ymmärtää, että on olemassa irtisanomisia tai toistuvia tehtäviä, joita voit jättää pois. Voit myös paljastaa prosessiriskit, joita voit kommunikoida joukkueellesi, jotta he ovat tietoisia niistä. Tämä parantaa sekätehokkuus ja vaikuttavuusprosesseistasi.

Esimerkiksi:Sanotaan, kun tarkistamme uuden prosessivirran, sidosryhmien huomaa, että voit ohittaa askel viestintäprosessissa. Saatat pystyä ajamaan arvokasta aikaa aikajanalla jättämällä tämän vaiheen ja optimoimalla prosessin virtauksen.

Lisää tiimin vastuuvelvollisuutta

Kun kaikki joukkueesi tietävät tarkalleen, mitä heidän tehtävät ovat ja kun he ovat johtuvia, prosessi voi virrata ilman häiriöitä. Hyvä prosessin vuokaavio antaa myös tiimin jäsenille selkeän kuvan kaikista tärkeistäHankkeen riippuvuudet, resurssirajoitukset tai päivämäärät niiden on otettava huomioon.

Esimerkiksi:Jos luot artikkelin blogistasi ilman prosessin virtausta, saatat huomata, että olet käynnissä tiesulkuissa. Ehkä tiimi ei pysty tekemään työtä ajoissa tai usein kokea väärinkirjojen ongelmia. Jos määrität prosessin selkeästi ja visualisoin, kaikki tietävät, milloin heidän vuoronsa ja kuka ottaa yhteyttä, jos varat puuttuvat.

Prosessin vuokaavioita käytetään tyypillisesti yksinkertaisten prosessien kartoittamiseen.

Mikä on prosessin vuokaavio (PFD)?

Prosessivirtakaavio on yksi tapa visualisoida prosessivirtaasi. Riippuen prosessin virtauksen tyypistä, voit kutsua heille ylhäältä alaspäin suuntautuvia vuokaavioita, kaavamaisia ​​vuokaavioita tai prosessin vuokaavioita.

Mistä prosessin vuokaavio tuli?

TheProsessin vuokaavio (PFD)Frank Gilbreth, Sr., teollisuusinsinööri ja tehokkuusasiantuntija esitteli ensimmäisen kerran. Mekaanisten insinöörien (ASME) amerikkalainen yhteiskunta hyväksyi 1920-luvulla käsitteen.

Tänään prosessivirtoja käytetään edelleen kemiallisessa ja prosessitekniikassa, mutta ne ovat myös suosittuja työkaluja valmistuksessa ja liiketoiminnassa (jossa niitä kutsutaan usein liiketoimintaprosessivirtaukseksi tai bpf).

Prosessin virtauksen visualisointi voit käyttää useita symboleja ja merkitsemiä, jotka määrittävät ja yksityiskohtaisesti kaikki tehtävän. Thekansainvälinen standardointijärjestö(ISO) loi yleisimmin tunnettuja PFD-symboleja. Vaikka jotkut yritykset käyttävät omia symbolejaan, standardoitujen symbolien avulla voit helpottaa kaikkien seurata prosessin vuokaavianne ilman lisäohjeita.

Vaikka voit piirtää nämä käsin, ohjelmiston integraatio, kuten Lucidchart, voit jakaa kaavion helposti tiimin jäsenten tai sidosryhmien kanssa.

Miten dokumentoida liiketoimintaprosessin virtaus 5 vaiheessa

Voit luoda liiketoimintaprosessien vuokaavioita tai työnkulkukaavioita viidessä yksinkertaisessa vaiheessa:

Vaihe 1: Valitse kaaviotyyppi.Riippuen prosessin monimutkaisuudesta voit luoda yksinkertaisen prosessin vuokaavion tai valita monimutkaisemman visualisoinnin, kuten uimapuvun kaavio.

Vaihe 2: Määritä aloitus- ja loppupisteesi.Ilmoittakaa, mitä toimia käynnistää prosessin alku ja loppu, jotta voit tehokkaasti kommunikoida nämä vaiheet joukkuetoverin tai sidosryhmien kanssa.

Vaihe 3: Kerää tarvittavat tiedot.Yhdistä tiimisi ja sidosryhmien kanssa kerätäksesi yksityiskohtia ja hyväksynnät, joita tarvitaan kaavion luomiseen. Selvitä, millaisia ​​toimituksia liittyy jokaiseen vaiheeseen, jotta voit laajitella, kun tiimisi tarvitsee suorittaa tehtäviään.

Vaihe 4: Poista tehottomuus.Analysoi kaaviosi paljastaa irtisanomiset tai toistuvat tehtävät, jotka voivat hidastaa tiimisi alas tai aiheuttaapullonkaulat .

Vaihe 5: Suunnittele kaavio.Nyt voit suunnitella liiketoimintaprosessia tai työnkulun kaaviota. Kartta ne ulos kaavion tyypistä, jonka valitsit vaiheessa yksi ja tarkista se tiimisi ja sidosryhmien kanssa, jotta kaikki on tarkka.

Optimoi prosessisi virtausUDN-tehtävähallinta

Haluatko virtaviivaistaa yksinkertaisen prosessin tai monimutkaisen, monimutkaisen yhden kanssa UDN-tehtävähallinta , voit aina seurata mitä seuraavaksi.

Tutustu työnkulkuratkaisuihin ja osoita maahan, jossa on malleja, jotka on suunniteltu helpottamaan elämääsi.