Wat is proces flow en hoe kun je het visualiseren?

Overzicht

Udn taakmanagertransformeert uw werk met toonaangevende functies

Een stroomdiagram is een manier om elke volgende taak die u en uw team behoefte in te vullen om een doel te raken te visualiseren. Terwijl ze werden oorspronkelijk ontworpen voor industriële engineering, hebben proces flowcharts een integraal instrument voor business project management. In dit artikel leert u hoe u depict processtromen met diagrammen of stroomdiagrammen die u helpen stroomlijnen, analyseren en uw processen te verbeteren.

Bent u op zoek naar een manier om het proces van het krijgen van werk te verbeteren? Herzien van uw proces stroming kan de oplossing zijn.

Een proces flow is een reeks stappen die u en uw team gaat door naar uw doel te bereiken. Het visualiseren van uw proces flows kan u helpen bloot te leggen ontslagen, repetitieve taken, en knelpunten.

U kunt processtromen visualiseren met behulp van tijdlijnen ofworkflow diagrammen. Meer informatie over de herkomst van processtromen, welk proces stroomdiagrammen zijn, en hoe ze te gebruiken om de efficiëntie van uw team te verbeteren.

Wat is procesflow?

Een proces flow is een manier om elke volgende stap die je team doorloopt bij het werken naar een doel te visualiseren. Door het visualiseren van deze stappen in een diagram of stroomschema, kan iedereen gemakkelijk te begrijpen welke volgorde ze moeten taken te voltooien.

Het verbeteren van processen is van cruciaal belang voor het verkrijgen van een hogere impact werk, sneller. Vandaag de dag, kenniswerkers missenmeer dan 25% van hun deadlines per week-en onduidelijk processen zijn een top bijdragende factor. Door duidelijk te maken wie wat doet tegen wanneer, kunt u uw team naar de context van hun werk te begrijpen en meer effectief uit te voeren hun taken machtigen.

Voorbeeld processtroom

Ongeacht uw functieomschrijving, er is een eenvoudig proces stroom die iedereen kent: het aanvragen van vrije tijd. Dit proces is vrij lineair en een goed voorbeeld van hoe je een volgende opdracht van taken kunnen visualiseren:

Stap 1:Vraag uw betaald verlof (PTO).

Stap 2:Uw manager Beoordelingen uw verzoek.

Stap 3:Uw manager beslist of zij uw verzoek zal goedkeuren.

Stap 4:U zult een e-mail over het besluit van uw manager ontvangen.

Stap 5:Uw aanvraag wordt ofwel goedgekeurd of geweigerd.

Idealiter vloeit proces zoals hierboven zijn voor iedereen toegankelijk. Op die manier, je team weet waar te vinden processtromen voor alle soorten van workflows, en kan die informatie wanneer ze werken aan nieuwe of onbekende processen verwijzen.

Wat is een proces stroom gebruikt?

Processtromen zijn meer dan handige grafieken. Ze zijn een ongelooflijk nuttig instrument inproject managementdie u kunt gebruiken om te analyseren, optimaliseren en te standaardiseren nieuwe en alledaagse processen.

Hier zijn vier manieren waarop processtromen een positieve invloed kunnen hebben op de manier waarop u uw bedrijf te runnen:

Plan en documentprocessen

Onduidelijke processen leiden tot ontkoppelde teamleden, een laag moreel, en taken die door de mazen vallen. In plaats van,in kaart brengen van uw procesgeeft uw team een beter begrip van hoe uw bedrijfsprocessen stromen. Als uw teamleden vragen over wie ze moeten bereiken of wat er daarna gebeurt in het project, kunnen ze verwijzen naar een centrale bron van waarheid die ze kunnen vertrouwen.

Bijvoorbeeld:In plaats van je team volgen hun vooruitgang op verschillende plaatsen, in kaart uw proces in één centrale locatie. Gebruik eenWerkbeheersoftwarede taken en de voortgang van uw team te stroomlijnen.

processen te standaardiseren

Processtroomcharts zijn een geweldige tool om processen te standaardiseren of te stroomlijnen. In plaats van het wiel opnieuw uit te vinden telkens wanneer u een nieuw project start of tijd verspilt met het maken van een nieuwe processtroom, kan uw team verwijzen naar de gestandaardiseerde processtroom en vasthouden. Dit voorkomt dat uw team taken ontbrandt of onnodige risico's opneemt.

Bijvoorbeeld:Zoals het PTO-aanvraagvoorbeeld eerder, het maken van een diagram of een stroomdiagram dat een gestandaardiseerd proces uitlegt, maakt het een stuk eenvoudiger voor uw team om te begrijpen wat er gebeurt. Wanneer ze de grote foto zien, voelen ze waarschijnlijk meer gewaardeerd en minder gestrest over het proces.

Processen analyseren voor optimalisatie

Bij het toewijzen van uw processtroom, kunt u zich beseffen dat er ontslagen of repetitieve taken zijn die u kunt laten. U kunt ook procesrisico's ontdekken die u met uw team kunt communiceren, zodat ze zich ervan bewust zijn. Dit zal zowel deefficiëntie en effectiviteitvan uw processen.

Bijvoorbeeld:Laten we zeggen dat ze een nieuwe processtroom, een stakeholder-bericht opzoeken dat je een stap in het communicatieproces zou kunnen overslaan. Misschien kunt u een waardevolle tijd van uw tijdlijn scheren door deze stap weg te laten en uw processtroom te optimaliseren.

Verhoog de verantwoording van uw team

Wanneer iedereen in je team precies weet wat hun taken zijn en wanneer ze verschijnen, kan je proces zonder storingen stromen. Een goed processtroomdiagram geeft ook teamleden een duidelijk beeld van enig belangrijkProjectafhankelijkheid, bronbeperkingen of verschuldigde datums waarvoor ze rekening moeten zijn.

Bijvoorbeeld:Als u een artikel voor uw blog maakt zonder een processtroom, kunt u merken dat u in wegversperringen loopt. Misschien kan je team niet op tijd worden gedaan of ervaren vaak miscommunicatieproblemen. Als u het proces duidelijk definieert en visualiseert, weet iedereen wanneer het hun beurt is en wie contact moet opnemen als activa ontbreken.

Processtroomcharts worden meestal gebruikt om eenvoudige processen uit te brengen.

Wat is een processtroomdiagram (PFD)?

Een processtroomdiagram is een manier om uw processtroom te visualiseren. Afhankelijk van het type processtroom dat u weergeeft, kunt u ze top-down flowkarts, schematische stroomdiagrammen of processtroomcharts bellen.

Waar kwam het processtroomdiagram vandaan?

De Process Flow Diagram (PFD)werd voor het eerst geïntroduceerd door Frank Gilbreth, Sr., een industriële ingenieur en efficiëntie-expert. De American Society of Mechanical Engineers (ASME) heeft het concept in de jaren 1920 goedgekeurd.

Tegenwoordig worden processtromen nog steeds gebruikt in chemische en procestechniek, maar zijn ook populaire tools in productie en bedrijven (waar ze vaak bedrijfsprocesstroom of BPF worden genoemd).

Om uw processtroom te visualiseren, kunt u een reeks symbolen en notaties gebruiken die elke taak definiëren en detail. DeInternationale Organisatie voor Standaardisatie(ISO) creëerde de meest bekende PFD-symbolen. Hoewel sommige bedrijven hun eigen symbolen gebruiken, maakt het gebruik van gestandaardiseerde symbolen het een stuk eenvoudiger voor iedereen om uw processtroomchart te volgen zonder verdere instructies.

Terwijl u deze met de hand kunt tekenen, kunt u een software-integratie zoals LUCIDCHART, kunt u eenvoudig uw diagram delen met teamleden of belanghebbenden.

Hoe Business Process Flow in 5 stappen te documenteren

U kunt bedrijfsproces stroomschema's of workflow-diagrammen maken in vijf eenvoudige stappen:

Stap 1: Selecteer uw type diagram.Afhankelijk van de complexiteit van uw proces kunt u een eenvoudig processtroomdiagram maken of een meer complexe visualisatie kiezen zoals het Swantlane-diagram.

Stap 2: Bepaal uw start- en eindpunten.Geef aan welke acties het begin en het einde van uw proces activeert, zodat u deze fasen effectief kunt communiceren met teamgenoten of stakeholders.

Stap 3: Verzamel de nodige informatie.Maak contact met uw team en stakeholders om details en goedkeuringen te verzamelen die nodig zijn om uw diagram te maken. Ontdek wat voor soort deliverables bij elke stap worden geassocieerd, zodat u de tijd kunt reiken die uw team nodig heeft om hun taken te voltooien.

Stap 4: Elimineer inefficiënties.Analyseer uw diagram om ontslagen of repetitieve taken te ontdekken die uw team kunnen vertragen of veroorzakenknelpunten .

Stap 5: ontwerp uw diagram.Nu kunt u uw bedrijfsproces of werkstroomdiagram ontwerpen. Kaart ze in het type diagram dat u in stap één hebt gekozen en vervolgens met uw team en belanghebbenden herzien om ervoor te zorgen dat alles juist is.