O que é o fluxo de processos e como você pode visualizá-lo?

Resumo

Um diagrama de fluxo de processo é uma maneira de visualizar cada tarefa subseqüente que você e sua equipe precisam completar para acertar um objetivo. Enquanto eles foram originalmente projetados para engenharia industrial, os fluxogramas de processo tornaram-se uma ferramenta integral para o gerenciamento de projetos de negócios. Neste artigo, aprenda como descrever fluxos de processo com diagramas ou fluxogramas que o ajudam a simplificar, analisar e melhorar seus processos.

Você está procurando uma maneira de melhorar o processo de fazer o trabalho? Revisitar seu fluxo de processo pode ser a solução.

Um fluxo de processo é uma série de etapas que você e sua equipe passam para alcançar seu objetivo. Visualizar seus fluxos de processo podem ajudá-lo a descobrir redundâncias, tarefas repetitivas e gargalos.

Você pode visualizar fluxos de processo usando cronogramas ouDiagramas de fluxo de trabalho. Saiba mais sobre a origem dos fluxos de processo, quais são os diagramas de fluxo de processo e como usá-los para melhorar a eficiência da sua equipe.

O que é fluxo de processos?

Um fluxo de processo é uma maneira de visualizar cada passo subseqüente que sua equipe passa ao trabalhar em direção a um objetivo. Ao visualizar essas etapas em um diagrama ou fluxograma, todos podem entender facilmente que ordem eles precisam concluir tarefas.

Melhorar os processos é fundamental para obter trabalho de maior impacto, mais rápido. Hoje, os trabalhadores do conhecimento perdemmais de 25% dos seus prazos a cada semana- e os processos pouco claros são um fator de contribuição superior. Esclarecendo quem está fazendo o que, quando, você pode capacitar sua equipe para entender o contexto de seu trabalho e executar suas tarefas de forma mais eficaz.

Exemplo de fluxo de processo

Independentemente da sua descrição do trabalho, há um fluxo simples de processo que todos estão familiarizados: solicitando tempo de folga. Este processo é bonito linear e um ótimo exemplo de como você pode visualizar uma ordem subsequente de tarefas:

Passo 1:Solicite seu tempo pago (PTO).

Passo 2:Seu gerente analisa seu pedido.

Etapa 3:Seu gerente decide se eles vão ou não aprovar sua solicitação.

Passo 4:Você receberá um email sobre a decisão do seu gerente.

Etapa 5:Sua solicitação é aprovada ou negada.

Idealmente, os fluxos de processo como o acima são acessíveis a todos. Dessa forma, sua equipe sabe onde encontrar fluxos de processo para todos os tipos de fluxos de trabalho e pode referenciar essas informações quando estão trabalhando em processos novos ou desconhecidos.

O que é um fluxo de processo usado?

Os fluxos de processo são mais do que cartas úteis. Eles são uma ferramenta incrivelmente útil emGerenciamento de Projetosque você pode usar para analisar, otimizar e padronizar processos novos e todos os dias.

Aqui estão quatro maneiras pelas quais os fluxos de processo podem impactar positivamente como você administra seu negócio:

Planejar e documentar processos

Os processos pouco claros levam a membros de equipe desengatados, baixa moral e tarefas que caem pelas rachaduras. Em vez de,mapeando seu processoDá sua equipe uma melhor compreensão de como seus processos de negócios fluem. Se os membros da sua equipe tiverem dúvidas sobre quem eles devem alcançar ou o que acontece a seguir no projeto, eles podem se referir a uma fonte central de verdade que podem confiar.

Por exemplo:Em vez de ter sua equipe rastrear seu progresso em diferentes lugares, mapear seu processo em uma localização central. Use umSoftware de gerenciamento de trabalhopara simplificar as tarefas e o progresso da sua equipe.

Padronizar processos

Os fluxogramas de processo são uma ótima ferramenta para padronizar ou simplificar os processos. Em vez de reinventar a roda toda vez que você inicia um novo projeto ou desperdiçando tempo criando um novo fluxo de processo, sua equipe pode referenciar o fluxo de processo padronizado e manter-o. Isso evita que sua equipe faltasse tarefas ou tire riscos desnecessários.

Por exemplo:Como o exemplo de solicitação de PTO anterior, criando um diagrama ou fluxograma que explica um processo padronizado tornará muito mais fácil para sua equipe entender o que está acontecendo. Quando eles vêem a grande figura, eles provavelmente se sentirão mais valorizados e menos estressados ​​sobre o processo.

Analisar processos de otimização

Ao mapear seu fluxo de processo, você pode perceber que existem redundâncias ou tarefas repetitivas que você pode omitir. Você também pode descobrir os riscos do processo que você pode se comunicar com sua equipe, então eles estão cientes deles. Isso melhorará tanto oeficiência e eficáciade seus processos.

Por exemplo:Digamos a revisar um novo fluxo de processo, um aviso de partes interessadas que você poderia pular um passo no processo de comunicação. Você pode ser capaz de reduzir o tempo valioso da sua linha do tempo, omitindo essa etapa e otimizando seu fluxo de processo.

Aumente a responsabilidade de sua equipe

Quando todos em sua equipe saibam exatamente quais são suas tarefas e quando são devidas, seu processo pode fluir sem distúrbios. Um bom diagrama de fluxo de processo também dá aos membros da equipe uma visão clara de qualquer importanteDependências do projeto, restrições de recursos ou datas devidas que precisam ser responsáveis.

Por exemplo:Se você estiver criando um artigo para o seu blog sem um fluxo de processo, você pode achar que está correndo em blocos. Talvez sua equipe seja incapaz de fazer o trabalho a tempo ou muitas vezes experimentam problemas de comunicação. Se você definir claramente e visualizar o processo, todo mundo sabe quando é o seu turno e quem entrar em contato se os ativos estiverem faltando.

Os fluxogramas de processo são normalmente usados ​​para mapear processos simples.

O que é um diagrama de fluxo de processo (PFD)?

Um diagrama de fluxo de processo é uma maneira de visualizar seu fluxo de processo. Dependendo do tipo de fluxo de processo você está retratando, você pode chamá-los de cima para baixo, diagramas de fluxo esquemático ou fluxograma de processo.

De onde veio o diagrama de fluxo de processo?

O Diagrama de fluxo de processo (PFD)Foi introduzido pela primeira vez por Frank Gilbreth, Sr., engenheiro industrial e especialista em eficiência. A Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME) adotou o conceito na década de 1920.

Hoje, os fluxos de processo ainda são usados ​​em engenharia de produtos químicos e processos, mas também são ferramentas populares na fabricação e negócios (onde muitas vezes são chamados de fluxo de processos de negócios ou BPF).

Para visualizar seu fluxo de processo, você pode usar uma série de símbolos e notações que definem e detalhe todas as tarefas. OOrganização Internacional para Padronização(ISO) criou os símbolos PFD mais conhecidos. Embora algumas empresas usem seus próprios símbolos, o uso de símbolos padronizados torna muito mais fácil para todos seguir seu fluxograma de processo sem mais instruções.

Enquanto você pode desenhá-los à mão, uma integração de software como LucidChart permite que você compartilhe facilmente seu diagrama com membros da equipe ou partes interessadas.

Como documentar o fluxo do processo de negócios em 5 etapas

Você pode criar fluxogramas de processo de negócios ou diagramas de fluxo de trabalho em cinco etapas simples:

Etapa 1: selecione seu tipo de diagrama.Dependendo da complexidade do seu processo, você pode criar um diagrama de fluxo de processo simples ou escolher uma visualização mais complexa, como o diagrama de swimshan.

Etapa 2: Determine seus pontos de início e fim.Indique quais ações acionam o início e o fim do seu processo para que você possa efetivamente comunicar essas etapas com colegas de equipe ou partes interessadas.

Etapa 3: Reunir informações necessárias.Conecte-se com sua equipe e as partes interessadas para coletar detalhes e aprovações necessárias para criar seu diagrama. Descubra que tipo de entrega estão associadas a cada etapa para que você possa escopo o tempo que sua equipe precisa concluir suas tarefas.

Etapa 4: eliminar ineficiências.Analise seu diagrama para descobrir quaisquer redundâncias ou tarefas repetitivas que possam retardar sua equipe ou causargargalos .

Passo 5: Projete seu diagrama.Agora você pode projetar seu processo de negócios ou diagrama de fluxo de trabalho. Mapeie-os no tipo de diagrama que você escolheu no passo um e depois revisá-lo com sua equipe e partes interessadas para garantir que tudo seja preciso.

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