Como colaborar remotamente com sua equipe

Quando você não consegue reservar uma sala de conferências com um quadro branco, toque em alguém no ombro para um bate-papo rápido, ou brainstorm junto ao almoço, como você pode efetivamente colaborar com sua equipe?O trabalho remoto pode ser desafiador-Especialmente como algumas pessoas fazem isso pela primeira vez sob circunstâncias já estressantes.

Se o trabalho remoto é novo para você e sua empresa, ou você sabeComo trabalhar em casa efetivamenteEnquanto colaborando e se comunicando com sua equipe, há alguns ajustes fáceis que você pode fazer para seus processos que podem fazer uma grande diferença.

Lembre-se: a colaboração remota é toda sobre o trabalho em equipe

Embora a comunicação digital seja quase como a segunda natureza, perdendo linguagem corporal ou outros aspectos decomunicação in-pessoapode criar situações complicadas no trabalho. Mesmo pequenos sinais não verbais podem ter um impacto positivo ou moral inferior, dependendo de como eles são interpretados.

É por isso que, de acordo com umArtigo de revisão de negócios de Harvard, quando praticamos distanciamento físico ou social, é importante reduzirdistanciamento de afinidade(distanciando em torno de valores, confiança e trabalho em equipe). Em outras palavras, mesmo que sua equipe não puder ficar fisicamente próxima, é fundamental que seus valores se alinhem, essa confiança é mantida e construída entre as pessoas, e esse trabalho em equipe permanece forte.

Como você faz isso?

Criar diretrizes de comunicação remota:Como equipe, decida quais ferramentas de comunicação você usa para determinados tipos de comunicação. Por exemplo, emGerenciador de tarefas UDN.Nós usamos folga para chit chit,Gerenciador de tarefas UDN.para grandes projetos e colaboração, e e-mail para se comunicar com fornecedores ou parceiros externos. Use umplano de comunicaçãoPara documentar o que você decide como uma equipe, e postar as diretrizes em um local fácil de encontrar.

Encontre o equilíbrio de comunicação correto:Às vezes, para ser eficiente, nos inclinamos para uma pequena comunicação ou conversas. Paracomunicar-se efetivamente enquanto remoto, Anexar ou vincular a importantes projetos ou informações de referência, inclua screenshots para demonstrar especificidades, emojis ou gifs para transmitir emoção, ou um telefonema para um bate-papo rápido.

Definir padrões para chamadas de vídeo:Se sua equipe já não tiver uma cultura de videochamadas, agora é a hora de começar. Chamadas de vídeo ajudam as pessoas a interpretar emoção (você recebe uma linguagem corporal!),construir conexãoe apareça para a conversa - que todos somam mais confiança.

Crie espaço para celebração e ligação de equipe:Encontrar tempo dedicado para celebrações de equipe e vínculo é tão importante quanto fazer o trabalho - especialmente quando você está em uma equipe remota ou híbrida. Quando alguém bate um marco,Envie uma notapara a equipe parabenizá-los. Jogue uma festa de aniversário de meia hora sobre uma chamada de vídeo por diversão. Host uma hora de jogo virtual mensal (Dica pro: Dispergóriosfunciona bem online). Quando as pessoas podem relaxar e se conhecer melhor, torna o trabalho muito mais fácil e mais divertido.

Melhore a colaboração da equipe remota com melhores configurações de reunião

Agora é um ótimo momento paraFique muito bom em reuniões. As chamadas de vídeo são mais populares do que nunca, mas apenas porque são acessíveis no clique de um botão, não significa necessariamente que sejam mais simples. Se você puxou o calendário agora, há reuniões que podem ser mais curtas ou cruzadas inteiramente?

Veja como repensar seu calendário e reuniões para impulsionar o controle remotocolaboração no local de trabalho :

Faça uma agenda de reunião e enviá-lo:Comece identificando o propósito e objetivo de todas as reuniões, então faça uma agenda delineando tópicos de discussão, itens de ação para passar e tempo. Distribua a agenda antes da reunião, então os participantes saibam o que está chegando e pode pensar sobre como contribuir - ou pular a reunião se isso não pertencer a eles. Suas reuniões serão mais eficazes e permanecerão no caminho certo.

Tome notas para distribuir depois:Na agenda compartilhada doc ou tarefa, o líder da reunião deve tomar notas detalhadas sobre o que discute. Após a reunião, preencha as notas com links de referência para outros projetos e distribua o documento ou tarefa para todos que participaram. Atribuindo um taker de nota, todos os outros podem se concentrar em participar em vez de criar seu próprio registro. Notas também são úteis para quem não pudesse comparecer.

Tente um stand-up virtual:Se você tiver uma reunião de status recorrente, em vez de reserva de 30 a 60 minutos no calendário de todos, considere alterá-lo para um stand-up de 15 minutos. O que é um stand-up? No mundo da Tech, um stand-up é uma rápida reunião diária de status onde todos na equipe dizem, em uma frase ou duas, o que eles fizeram, o que estão fazendo em seguida e que problemas eles vêem pela frente. É uma maneira eficaz de obter uma visão panorâmica, identificando oportunidades de colaboração híbrida e checando umas com as outras.

Encontre um equilíbrio entre colaboração remota e foco profundo

Tão importante quanto trabalhar juntos e colaborar, é igualmente importante encontrar seu próprio tempo de foco - e garantir que sua equipe também. Encontrando esse enfoque profundo,Reduzindo distrações digitais, e lutando contra o constante Delúvio de aplicativos alternando e a verificação de notificação deve ser as principais prioridades para todos. Com um pouco de premeditação e boas estruturas para como funcionar, será mais fácil para você e sua equipe encontrar o tempo de foco.

Aqui estão algumas maneiras de fazer exatamente isso:

Diga não às reuniões:Sim, você leu isso certo. Você está se sentindo sobrecarregado pelo seu calendário? Dê uma olhada nas suas prioridades, descubra qual é o objetivo de cada reunião e quem mais é convidado, e pense duas vezes se você deve estar lá ou não. Se a resposta for 'não,' declínio e pedir anotações se você acha que eles serão úteis.

Distrações de fuso horário : Tirar pequenos intervalos ao longo do dia é importante para ajudá-lo a se concentrar quando é hora. O truque é certificar-se de que uma pausa rápida não se transforma em uma soneca ou pergaminho do Instagram. Reserve os tempos específicos para fazer atividades relacionadas a não-trabalho - uma caminhada ao redor do bloco, tempo de lanche, lendo as notícias - e se mantenha responsável por esse período de tempo alocado. O intervalo será bom para você e você voltará ao trabalho com um cérebro mais claro e mais energia para realizar seu trabalho.

Desligue as notificações e use não perturbe:Tudo bem bloquear as distrações durante certos momentos do dia para que você possa manter o fluxo e manter a cabeça baixa. Assuma o controle de suas notificações desativando todos, mas os mais críticos. Se você está preocupado, você perderá alguma coisa, configure lembretes a cada poucas horas para verificar sua caixa de entrada ou folga rapidamente e depois voltar ao trabalho. Na mesma veia, se você trabalha em ferramentas que tenham umNão perturbemodo, ligue-o quando precisar se concentrar. Proteja seu tempo de foco - e certifique-se de que seus companheiros de equipe façam tão bem assim que, quando tiver tempo, você pode fazer o seu melhor trabalho sem distrações.

Colabore remotamente com sua equipe

Se você trabalha em uma equipe remota ou híbrida, lembre-se - não está sozinho. Todos em sua equipe estão tentando ser eficazes, juntos - mesmo se estamos praticando distanciamento social para diferentes graus. Lean em práticas recomendadas de colaboração remota com sua equipe para que você possa se conectar com mais frequência (mesmo que seja diferente do que você faria em um escritório). Com seus colegas, compartilhe o que tem trabalhado com você e pergunte se eles têm novas dicas.

Também,reconhecer o que é difícile trabalhar com sua equipe para passar graciosamente. A mudança pode ser desorientadora. Simplesmente reconhecendo esse fato e redefinindo como seus dias parecem - e como você interage com sua equipe e colegas - pode ser capacitante.