Comment collaborer à distance avec votre équipe

Lorsque vous ne pouvez pas réserver une salle de conférence avec un tableau blanc, appuyez sur quelqu'un sur l'épaule pour une discussion rapide ou remue-moi ensemble pendant le déjeuner, comment pouvez-vous collaborer efficacement avec votre équipe?Le travail à distance peut être difficile-Exurciement, certaines personnes le font pour la première fois dans des circonstances déjà stressantes.

Si le travail à distance est nouveau pour vous et votre entreprise, ou si vous savezComment travailler de la maison efficacementTout en collaborant et en communication avec votre équipe, il existe quelques ajustements faciles que vous pouvez apporter à vos processus qui peuvent faire une grande différence.

N'oubliez pas que la collaboration à distance est tout au sujet du travail d'équipe

Bien que la communication numérique soit presque comme une seconde nature, la perte de langage corporel ou d'autres aspects deCommunication en personnepeut créer des situations difficiles au travail. Même les petits indices non verbaux peuvent avoir un impact positif ou un moral inférieur en fonction de la façon dont ils sont interprétés.

C'est pourquoi, selon unArticle de révision des affaires de Harvard, lorsque nous pratiquons la distanciation physique ou sociale, il est important de réduireaffinité(distanciement autour de valeurs, de confiance et de travail d'équipe). En d'autres termes, même si votre équipe ne peut être physiquement proche, il est essentiel que leurs valeurs alignent, que la confiance soit maintenue et construite entre les personnes et que le travail d'équipe reste fort.

Comment tu fais ça?

Créer des directives de communication à distance:En tant qu'équipe, décidez quels outils de communication vous utilisez pour certains types de communication. Par exemple, àGestionnaire de tâches UDNNous utilisons Slack for Chit Chat,Gestionnaire de tâches UDNPour les grands projets et la collaboration, et un courrier électronique pour communiquer avec des fournisseurs ou des partenaires extérieurs. Utiliser unplan de communicationDocumenter ce que vous décidez en équipe et publiez les directives dans une place facile à trouver.

Trouvez le bon équilibre de communication:Parfois, pour être efficace, nous nous penchons vers une brève communication ou des conversations. Pourcommuniquer efficacement pendant que la télécommande, Joignez ou associez des informations sur des projets de référence importants, citons des captures d'écran pour démontrer des spécificités, des emojis ou des gifs pour transmettre des émotions ou un appel téléphonique pour une conversation rapide.

Définir des normes pour les appels vidéo:Si votre équipe n'a pas déjà de culture d'appels vidéo, c'est le moment de commencer. Les appels vidéo aident les gens à interpréter l'émotion (vous obtenez un peu de langage corporel!),établir un rapportet apparaître pour la conversation - qui achètera tous à plus de confiance.

Créez un espace pour la célébration et la liaison en équipe:Trouver du temps dédié pour les célébrations de l'équipe et la liaison est tout aussi important que d'obtenir le travail effectué, en particulier lorsque vous êtes sur une équipe distante ou hybride. Quand quelqu'un frappe un jalon,envoyer une noteà l'équipe les félicitant. Jetez une soirée d'anniversaire d'une demi-heure sur un appel vidéo pour le plaisir. House une heure de jeu virtuelle mensuelle (Pro Tip: Écharpefonctionne bien en ligne). Quand les gens peuvent se détendre et apprendre à se connaître mieux, cela facilite la tâche beaucoup plus facile et plus amusante.

Améliorer la collaboration de l'équipe distante avec de meilleures configurations de réunions

C'est un bon moment pourdevenir vraiment bon aux réunions. Les appels vidéo sont plus populaires que jamais, mais simplement parce qu'ils sont accessibles en un clic de bouton, ne signifie pas nécessairement qu'ils sont plus simples. Si vous avez tiré votre calendrier en ce moment, y a-t-il des réunions qui pourraient être plus courtes ou complètement traversées?

Voici comment repenser votre calendrier et vos réunions pour renforcer la télécommandeCollaboration sur le lieu de travail :

Faire un agenda de réunion et envoyez-le:Commencez par identifier l'objectif et l'objectif de chaque assemblée, alors rendez-vous à l'ordre du jour des sujets de discussion, des actions à suivre et du calendrier. Distribuez l'ordre du jour avant la réunion afin que les participants sachent ce qui arrive et peut penser à la manière de contribuer - ou de sauter la réunion s'il ne les concerne pas. Vos réunions seront plus efficaces et resteront sur la bonne voie.

Prenez des notes à distribuer après:Dans l'agenda partagé Doc ou Tâche, le responsable de la réunion devrait prendre des notes détaillées sur ce qui est discuté. Après la réunion, remplissez les notes avec des liens de référence vers d'autres projets, puis distribuez le document ou la tâche à tous ceux qui ont assisté. En attribuant un preneur de note, tout le monde peut se concentrer sur la participation plutôt que de créer leur propre dossier. Les notes sont également utiles pour quiconque ne pouvait pas assister.

Essayez un stand-up virtuel:Si vous avez une réunion de statut récurrente, au lieu de réserver 30 à 60 minutes dans le calendrier de tous, envisagez de le modifier à un peuplier de 15 minutes. Qu'est-ce qu'un stand-up? Dans le monde de la technologie, une stand-up est une réunion de statut quotidienne rapide où tout le monde de l'équipe dit, dans une phrase ou deux, ce qu'ils ont fait, ce qu'ils font ensuite, et quels problèmes ils voient. C'est un moyen efficace d'obtenir une vue sur les yeux d'un oiseau, d'identifier les opportunités de collaboration hybride et de vérifier les uns avec les autres.

Trouvez un équilibre entre la collaboration à distance et la focalisation profonde

Aussi important que de travailler ensemble et collaborer, il est tout aussi important de trouver votre propre temps d'extraction - et de garantir votre équipe également. Trouver cette profonde concentration,Réduire les distractions numériqueset la lutte contre le déluge constant de l'application Basggling et la vérification de notification devrait être les meilleures priorités pour tout le monde. Avec un peu de prévoyance et de bons cadres pour la manière de travailler, ce sera plus facile pour vous et votre équipe de trouver du temps de travail.

Voici quelques façons de faire juste que:

Dites non aux réunions:Yup, tu lis ça bien. Vous vous sentez-vous submergé par votre calendrier? Jetez un coup d'œil à vos priorités, découvrez quel est le but de chaque réunion et qui d'autre est invité et réfléchir à la question de savoir si vous devriez être là ou non. Si la réponse est «non», déclinez et demandez des notes si vous pensez qu'ils seront utiles.

Distractions Timebox : Prendre de petites pauses tout au long de la journée est important pour vous aider à vous concentrer quand il est temps. L'astuce s'assure qu'une pause rapide ne se transformait pas en une sieste d'après-midi et de défilement Instagram. Mettez de côté des temps spécifiques pour faire des activités non liées au travail - une promenade autour du bloc, du temps de collation, de la lecture des nouvelles - et de vous tenir à la fois responsable de la quantité de temps allouée. La pause sera bonne pour vous et vous reviendrez au travail avec un cerveau plus clair et plus d'énergie pour accomplir votre travail.

Désactiver les notifications et utiliser ne pas déranger:Il est correct de bloquer les distractions pendant certaines périodes de la journée afin que vous puissiez gérer et garder votre tête. Prenez le contrôle de vos notifications en désactivant tous les autres mais les plus critiques. Si vous craignez que vous manquiez quelque chose, configurez des rappels toutes les quelques heures pour vérifier votre boîte de réception ou relâchez rapidement, puis revenez au travail. Dans la même veine, si vous travaillez dans des outils qui ont unNe pas dérangermode, allumez-le lorsque vous devez vous concentrer. Protégez votre temps de mise au point - et assurez-vous que vos coéquipiers le font également, de sorte que, lorsque vous avez le temps, vous pouvez faire votre meilleur travail sans distraction.

Collaborer à distance avec votre équipe

Si vous travaillez sur une équipe distante ou hybride, souvenez-vous - vous n'êtes pas seul. Tout le monde sur votre équipe essaie d'être efficace, même si nous pratiquons tous la distanciation sociale à des degrés divers. Penchez-vous dans les meilleures pratiques de collaboration à distance avec votre équipe afin que vous puissiez vous connecter plus fréquemment (même si cela est différent de votre choix dans un bureau). Avec vos collègues, partagez ce qui a travaillé avec vous et demandez s'ils ont de nouveaux conseils.

Aussi,reconnaître ce qui est difficileet travaillez avec votre équipe pour y passer gracieusement. Le changement peut être désorienté. Reconnaissez simplement ce fait et redéfinir à quoi ressemblent vos jours - et comment vous interagissez avec votre équipe et vos collègues - peut être autonome.