Técnicas de estimativa de projeto Todos precisam saber

ProjetoTécnicas de estimativa ajudam os gerentes de projeto estimam com precisão elementos essenciais, comocusto e alcance, dentro de seus projetos. DentroOperações de TI ágil, essas técnicas podem ser usadas para planejar adequadamenteAlocação de recursos. Essas técnicas de estimativa permitem que os PMs ofereçam melhores previsões para os clientes e orçamentais com mais precisão os fundos e recursos necessários para o sucesso do projeto.

Neste artigo, vamos discutir quais elementos de projeto devem ser estimados, as diferentes técnicas de estimativa do projeto disponíveis e como você pode começar a usar técnicas de estimativa emGerenciamento de Projetos .

Quais são as técnicas de estimativa de projeto?

A estimativaé um cálculo aproximado de alguma coisa. Por exemplo, uma estimativa de custo do projeto é uma ideia geral domodelo de preçopara um projeto.

As técnicas de estimativa são maneiras de criar estimativas de projeto. Quando seu cliente ou outroStakeholder do projetoPeça-lhe para estimar um aspecto do projeto, essas técnicas ajudam você a criar um número realista para lhes dar.

Por que as estimativas do projeto são importantes?

Sem estimativas precisas, é impossível planejar seu projeto. Se você não tiver uma ideia de quanto tempo o projeto será necessário ou quais recursos você precisará, não há como garantir que você tenha as pessoas certas, materiais ou ferramentas disponíveis quando precisar deles.

Quais tipos de estimativas ocorrem durante um projeto?

temSeis áreas-chavede um projeto que se beneficia do uso de técnicas de estimativa do projeto:

1. Custo.

Custoé um dosTrês restrições principaisdentroGerenciamento de Projetos. Se você não tem dinheiro suficiente para completar o projeto, ele falhará. Se você puder estimar com precisão os custos do projeto no início, você pode ajudar a definir expectativas do cliente e garantir que você tenha dinheiro suficiente para fazer o trabalho.

Estimativa de custoenvolve prever quanto dinheiro você precisará para o projeto, bem como quando precisará dos fundos.

2. tempo

O tempo é outro do projeto principalrestrições. Ser capaz de estimar tanto o geralDuração do projetoe quando as tarefas individuais serão realizadas é vital para projetarplanejamento .

Estimando o seucronograma do projetoPermite que você organize pessoas e recursos para estarem disponíveis quando você precisar deles. Também permite gerenciar as expectativas do cliente quando devem receber entregas principais.

3. Escopo

Alcanceé a terceira restrição de projeto chave. Projetoalcanceé todo o trabalho que deve ser feito para terminar o projeto ou entregar um produto. Estimando quanto trabalho está envolvido e exatamente quais tarefas precisam ocorrer, você pode garantir que você tenha os materiais e conhecimentos certos no projeto.

Os três principaisrestriçõessão frequentemente referidos comoTrês lados de um triângulo. Isso ocorre porque quaisquer mudanças são feitas a uma restrição, inevitavelmente impactarão os outros dois. Para estimar com precisão o orçamento, você deve conhecer o escopo e o cronograma. Se um dos três acabar sendo maior ou menos do que você esperava, provavelmente resultará nas outras duas estimativas que estão fora também.

4. RISCO.

Risco de projetoé qualquer evento inesperado que possa afetar seu projeto, para melhor ou para pior. Estimandoriscoenvolve predizer quais eventos podem ocorrer durante a vida do projeto e a sério poderiam afetar o projeto.

Estimando quais riscos poderiam afetar seu projeto e como eles afetarão, você é mais capaz de planejar possíveis problemas e criar gerenciamento de riscosplanos.

5. Recursos

Recursos do projetosão os ativos que você precisa para fazer o projeto. Recursos podem ser ferramentas, pessoas, materiais, subcontratados, software e muito mais.Gestão de recursosAjuda você a garantir que você tenha todos os recursos que você precisa e está usando o mais eficientemente possível.

Sem estimar quais recursos você precisa, e quando, é um desafio planejar como você os gerenciará. Isso pode levar a pessoas sentadas ao redor de ociosas ou materiais que não aparecem até semanas depois de precisar delas.

6. Qualidade.

QualidadeConcentra-se em quão bem as entregas do projeto são concluídas. Produtos que têm que atender demandandoqualidadeRegulamentos, como restrições ambientais, podem exigir mais dinheiro, tempo e outros recursos do que um produto com requisitos de nível inferior.

Estimando o nível de qualidade que o cliente exige ajuda você a planejar e estimar os outros cinco aspectos do seu projeto.

Todos os seis fatores de projeto são inter-relacionados, portanto, previsões para um podem impactar as estimativas para os outros cinco. Por esse motivo, usando as mesmas técnicas de estimativa de projeto em todas as seis áreas, pode melhorar sua precisão.

Como usar técnicas de estimativa do projeto no gerenciamento de projetos

As técnicas de estimativa de gerenciamento de projetos são uma parte fundamental do processo de planejamento. Então, como e quando você deve implantar essas técnicas cruciais?

Quando as estimativas devem ocorrer?

Em um tradicionalCachoeiraProjeto, a fase de planejamento vem logo após a iniciação do projeto. Durante este estágio, as estimativas serão criadas e documentadas para os seis aspectos do projeto que discutimos acima.

As estimativas também podem ser ajustadas ao longo do projeto, à medida que novas informações cheguem à luz. Por exemplo, à medida que novos riscos são identificados, suas estimativas de risco de projeto precisarão ser atualizadas.

Projetos ágeis adotam uma abordagem mais iterativa para o planejamento. A maioria das estruturas ágeis divide projetos em iterações ou sprints. Nesse caso, as estimativas seriam feitas inicialmente, ao criar o backlog geral do projeto (lista de recursos e requisitos) e, novamente, durante cada sprint.

Estimativa pode acontecer durante oSprint retrospectiva, já que você está atualizando o backlog com base nos resultados da Sprint. Também pode acontecer durante oPlanejamento de Sprintsessão para cada novo sprint.

Quem estima projetos?

A equipe do projeto é geralmente responsável pela estimativa de projetos. O gerente do projeto pode possuir o banco de dados ou documentos em que estimativas são registradas. É o trabalho deles garantir que as estimativas sejam concluídas.

No entanto, cabe a toda a equipe e quaisquer especialistas em assuntos para ajudar a criar e refinar as estimativas. As pessoas mais experientes que você envolve, mais provável é que você será capaz de criar estimativas realistas.

Principais técnicas de estimativa do projeto

Aqui estão seis métodos de estimativa comuns no gerenciamento de projetos:

1. Estimativa de cima para baixo

Uma técnica de estimativa de cima para baixo atribui um horário geral para o projeto e, em seguida, quebra em fases, trabalho e tarefas discretas - geralmente com base no seu projetoEstrutura de avaria de trabalho (WBS) .

Se um cliente lhe disser que o projeto deve ser feito dentro de seis meses, uma abordagem de cima para baixo permite que você tire essa linha do tempo geral e estimar quanto tempo você pode tomar para cadaatividadedentro do projeto e ainda completá-lo a tempo.

2. estimativa de baixo para cima

Uma estimativa de baixo para cima é o reverso da top-down. Usando esta técnica de estimativa, você começa estimando cada indivíduotarefaou aspecto do projeto. Em seguida, você combina todas as estimativas separadas para construir a estimativa geral do projeto.

Como cada atividade está sendo avaliada individualmente, esse tipo de estimativa tende a ser mais precisa do que a abordagem de cima para baixo. Mas também leva mais tempo.

3. julgamento especializado

O julgamento especializado é uma das técnicas de estimativa mais populares, pois tende a ser rápida e fácil. Essa técnica envolve confiar na experiência e idiota de especialistas para estimar projetos.

É mais útil quando você está planejando um projeto padrão semelhante ao que sua equipe foi concluída antes. O julgamento especializado pode ser usado para criar estimativas de cima para baixo ou de baixo para cima.

4. Estimativa comparativa ou análoga

Estimativa comparativausa dados do projeto passado combinados com uma abordagem de cima para baixo paraestimar a duração do projeto. Se o tempo médio de conclusão de projetos semelhantes tiveram oito meses, você assumiria que o atual levará oito meses. Então você pode quebrar os oito meses em todas as tarefas e atividades para obter suas estimativas de trabalho de nível inferior.

5. Modelo paramétrico Estimando

Modelagem paramétricaTambém usa dados do projeto passado, mas isso tenta ajustar os dados para refletir as diferenças de cada projeto. Essa técnica toma o detalhe de projetos passados ​​e pro taxas para estimar o projeto atual.

Imagine sua empresa constrói casas. A modelagem paramétrica pode assumir o custo de todos os projetos de construção passados ​​divididos pela metragem quadrada de cada projeto para chegar a um custo médio de projeto por pé quadrado da casa. Então, você multiplicaria esse número pela metragem quadrada planejada da casa atual para criar seu orçamento geral do projeto.

6. Estimativa de três pontos

Estimativa de três pontos é uma técnica às vezes usada para criar estimativas de baixo para cima. Em vez de assumir uma duração para uma tarefa, você pode atribuir três: otimista, pessimista e mais provável. Esses três números são calculados para criar sua estimativa real.

O Perter (avaliação de programas e técnica de revisão)O método usa estimativa de três pontos, mas é preciso uma média ponderada dos três pontos, com o palpite "provavelmente" carregando mais peso.

A ferramenta de estimativa do projeto que todos deveriam ter

Duas coisas são vitais para criar estimativas de projeto precisas e realistas:

Quanto mais dados você tiver sobre o desempenho do projeto passado, mais fácil é criar estimativas de projetos atuais. A menos que você esteja criando suposições de projeto de alto nível ou estimativas gerais, você precisa de uma ferramenta para rastrear e compilar todos os aspectos separados do seu projeto.

Uma ferramenta de estimativa de projeto pode criar automaticamente estimativas de baixo para cima. Ele pode rastrear estimativas contra reais e ajudá-lo a registrar alterações, erros e lições aprendidas a melhorar as estimativas futuras. Também faz atualizar estimativas e compartilhá-los com as partes interessadas muito mais eficientes.

Inscreva-se para um teste gratuito deGerenciador de tarefas UDN. e descubra como nosso software de projeto pode ajudá-lo a implementarEstimativa do ponto de históriatécnicas para melhorar seu planejamento e desempenho.