เทคนิคการประเมินโครงการทุกคนจำเป็นต้องรู้

โครงการเทคนิคการประเมินความช่วยเหลือผู้จัดการโครงการประเมินองค์ประกอบที่จำเป็นอย่างถูกต้องเช่นค่าใช้จ่ายและขอบเขตภายในโครงการของพวกเขา ในการดำเนินงานด้านไอทีของว่องไวเทคนิคเหล่านี้สามารถใช้เพื่อวางแผนอย่างเหมาะสมการจัดสรรทรัพยากร. เทคนิคการประมาณการเหล่านี้อนุญาตให้ PMS ให้การคาดการณ์ที่ดีขึ้นแก่ลูกค้าและงบประมาณที่ถูกต้องมากขึ้นของเงินทุนและทรัพยากรที่พวกเขาต้องการสำหรับความสำเร็จของโครงการ

ในบทความนี้เราจะหารือเกี่ยวกับสิ่งที่องค์ประกอบโครงการควรประเมินเทคนิคการประมาณการโครงการที่แตกต่างกันและวิธีที่คุณสามารถเริ่มใช้เทคนิคการประมาณการได้การจัดการโครงการ .

เทคนิคการประมาณราคาโครงการคืออะไร?

หนึ่งประมาณการเป็นการคำนวณคร่าวๆของบางสิ่งบางอย่าง ตัวอย่างเช่นการประเมินต้นทุนโครงการเป็นแนวคิดทั่วไปของรุ่นราคาสำหรับโครงการ

เทคนิคการประเมินเป็นวิธีในการสร้างการประมาณการโครงการ เมื่อลูกค้าของคุณหรือของคุณผู้มีส่วนได้เสียของโครงการขอให้คุณประเมินแง่มุมของโครงการเทคนิคเหล่านี้ช่วยให้คุณมีจำนวนสมจริงเพื่อให้พวกเขา

ทำไมการประมาณการโครงการจึงมีความสำคัญ

หากไม่มีการประมาณการที่ถูกต้องมันเป็นไปไม่ได้ที่จะวางแผนโครงการของคุณ หากคุณไม่มีความคิดว่าโครงการจะใช้เวลานานเท่าใดหรือทรัพยากรที่คุณต้องการไม่มีวิธีใดที่จะทำให้แน่ใจว่าคุณจะมีคนวัสดุหรือเครื่องมือที่เหมาะสมเมื่อคุณต้องการ

การประมาณประเภทใดที่เกิดขึ้นระหว่างโครงการ

มี หกพื้นที่สำคัญของโครงการที่ได้รับประโยชน์จากการใช้เทคนิคการประมาณการโครงการ:

1. ค่าใช้จ่าย

ค่าใช้จ่ายคือหนึ่งในข้อ จำกัด หลักสามประการ ใน การจัดการโครงการ. หากคุณไม่มีเงินมากพอที่จะทำโครงการให้เสร็จสมบูรณ์มันจะล้มเหลว หากคุณสามารถประเมินค่าใช้จ่ายของโครงการได้อย่างแม่นยำ แต่เนิ่นๆคุณสามารถช่วยกำหนดความคาดหวังของลูกค้าและให้แน่ใจว่าคุณมีเงินเพียงพอที่จะทำงานให้เสร็จ

การประเมินต้นทุนเกี่ยวข้องกับการทำนายจำนวนเงินที่คุณต้องการสำหรับโครงการรวมถึงเมื่อคุณต้องการเงินทุน

2. เวลา

เวลาเป็นอีกสามโครงการหลักข้อ จำกัด. ความสามารถในการประมาณทั้งโดยรวมระยะเวลาโครงการและเมื่อแต่ละงานจะเกิดขึ้นมีความสำคัญต่อโครงการการวางแผน .

การประเมินของคุณตารางโปรเจ็คช่วยให้คุณจัดการกับผู้คนและทรัพยากรที่จะให้บริการเมื่อคุณต้องการ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณจัดการความคาดหวังของลูกค้าเมื่อพวกเขาควรได้รับการส่งมอบที่สำคัญ

3. ขอบเขต

ขอบเขตเป็นข้อ จำกัด ของโครงการสำคัญที่สาม โครงการขอบเขตเป็นงานทั้งหมดที่ต้องทำเพื่อให้เสร็จสิ้นโครงการหรือส่งมอบผลิตภัณฑ์ โดยการประมาณจำนวนการทำงานที่เกี่ยวข้องและงานที่ต้องทำอะไรบ้างคุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณมีวัสดุที่เหมาะสมและความเชี่ยวชาญในโครงการ

สามหลักข้อ จำกัดมักจะเรียกว่าสามด้านของสามเหลี่ยม. นี่เป็นเพราะการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ที่เกิดขึ้นกับข้อ จำกัด เดียวจะส่งผลกระทบต่ออีกสองอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ เพื่อประเมินงบประมาณอย่างถูกต้องคุณต้องทราบขอบเขตและกำหนดเวลา หากหนึ่งในสามของนั้นมีมากกว่าหรือน้อยกว่าที่คุณคาดไว้ก็จะส่งผลให้อีกสองประมาณการออกไปเช่นกัน

4. ความเสี่ยง

ความเสี่ยงของโครงการเป็นเหตุการณ์ที่ไม่คาดคิดใด ๆ ที่อาจส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณให้ดีขึ้นหรือแย่ลง การประเมินเสี่ยงเกี่ยวข้องกับการทำนายเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้นในช่วงชีวิตของโครงการและความจริงของพวกเขาสามารถส่งผลกระทบต่อโครงการได้อย่างไร

โดยการประเมินว่าความเสี่ยงใดที่ส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณและวิธีที่พวกเขาจะส่งผลกระทบต่อมันคุณสามารถวางแผนประเด็นที่อาจเกิดขึ้นและสร้างได้ดีขึ้น การบริหารความเสี่ยงแผน.

5. ทรัพยากร

ทรัพยากรโครงการเป็นสินทรัพย์ที่คุณต้องทำโครงการทำ ทรัพยากรสามารถเป็นเครื่องมือคนวัสดุผู้รับเหมาช่วงซอฟต์แวร์และอื่น ๆการจัดการทรัพยากรช่วยให้คุณมั่นใจว่าคุณมีทรัพยากรทั้งหมดที่คุณต้องการและใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพที่สุด

โดยไม่คาดการณ์ว่าทรัพยากรที่คุณต้องการและเมื่อใดก็ท้าทายในการวางแผนว่าคุณจะจัดการอย่างไร สิ่งนี้สามารถนำไปสู่ผู้คนที่นั่งอยู่รอบ ๆ ที่ไม่ได้ใช้งานหรือวัสดุที่ไม่ปรากฏขึ้นจนถึงสัปดาห์หลังจากที่คุณต้องการ

6. คุณภาพ

คุณภาพมุ่งเน้นไปที่การส่งมอบโครงการเสร็จสมบูรณ์เพียงใด ผลิตภัณฑ์ที่ต้องตอบสนองความต้องการคุณภาพกฎระเบียบเช่นข้อ จำกัด ด้านสิ่งแวดล้อมอาจต้องใช้เงินเวลาและทรัพยากรอื่น ๆ มากกว่าผลิตภัณฑ์ที่มีข้อกำหนดระดับต่ำกว่า

การประเมินระดับคุณภาพที่ลูกค้าต้องการช่วยให้คุณวางแผนและประเมินอีกห้าด้านของโครงการของคุณ

ปัจจัยโครงการทั้งหกมีความสัมพันธ์กันดังนั้นการคาดการณ์สำหรับหนึ่งสามารถส่งผลกระทบต่อการประมาณการสำหรับอีกห้าคน ด้วยเหตุนี้โดยใช้เทคนิคการประมาณการโครงการเดียวกันในทุกพื้นที่สามารถปรับปรุงความแม่นยำของคุณ

วิธีใช้เทคนิคการประมาณการโครงการในการจัดการโครงการ

เทคนิคการจัดการโครงการการจัดการโครงการเป็นส่วนสำคัญของกระบวนการวางแผน ดังนั้นคุณควรปรับใช้เทคนิคที่สำคัญเหล่านี้และเมื่อใดเมื่อใด

การประมาณการควรเกิดขึ้นเมื่อใด

ในแบบดั้งเดิมน้ำตกโครงการขั้นตอนการวางแผนมาทันทีหลังจากการเริ่มต้นโครงการ ในขั้นตอนนี้การประมาณการจะถูกสร้างขึ้นและจัดทำเอกสารสำหรับหกด้านโครงการที่เรากล่าวถึงข้างต้น

อาจมีการปรับประมาณการทั่วทั้งโครงการเนื่องจากข้อมูลใหม่มาถึงแสง ตัวอย่างเช่นเมื่อมีการระบุความเสี่ยงใหม่ประมาณการความเสี่ยงโครงการของคุณจะต้องได้รับการปรับปรุง

โครงการว่องไวใช้วิธีการวนซ้ำมากขึ้นในการวางแผน Frameworks ที่ว่องไวส่วนใหญ่แบ่งโครงการออกเป็นเรื่องซ้ำหรือวิ่ง ในกรณีนี้การประมาณการจะเสร็จสิ้นในขั้นต้นเมื่อสร้างงาน Backlog โครงการโดยรวม (รายการคุณสมบัติและข้อกำหนด) จากนั้นอีกครั้งในแต่ละ Sprint

การประเมินสามารถเกิดขึ้นได้ในระหว่างการวิ่งย้อนหลังขณะที่คุณกำลังอัปเดตค้างตามผลลัพธ์ Sprint มันยังสามารถเกิดขึ้นได้ในระหว่างการวางแผนการวิ่งเซสชั่นสำหรับการวิ่งใหม่แต่ละครั้ง

ใครประมาณการโครงการ

โดยทั่วไปทีมงานโครงการจะรับผิดชอบในการประเมินโครงการ ผู้จัดการโครงการอาจเป็นเจ้าของฐานข้อมูลหรือเอกสารที่มีการบันทึกการประมาณการ มันเป็นหน้าที่ของพวกเขาเพื่อให้แน่ใจว่าการประมาณการเสร็จสมบูรณ์

อย่างไรก็ตามมันขึ้นอยู่กับทั้งทีมและผู้เชี่ยวชาญเรื่องใด ๆ ที่จะช่วยสร้างและปรับแต่งการประมาณการ คนที่มีความรู้มากขึ้นที่คุณมีส่วนร่วมมากเท่าไหร่ก็ยิ่งมีโอกาสมากขึ้นที่คุณจะสามารถสร้างการประมาณการที่สมจริงได้

เทคนิคการประเมินโครงการที่สำคัญ

ต่อไปนี้เป็นวิธีการประมาณหกวิธีในการจัดการโครงการ:

1. การประเมินจากบนลงล่าง

เทคนิคการประเมินจากบนลงล่างกำหนดเวลาโดยรวมสำหรับโครงการและจากนั้นแบ่งออกเป็นขั้นตอนการทำงานและงานที่ไม่ต่อเนื่อง - มักจะขึ้นอยู่กับโครงการของคุณโครงสร้างการสลายการทำงาน (WBS) .

หากลูกค้าบอกคุณว่าโครงการจะต้องทำภายในหกเดือนวิธีการจากบนลงล่างช่วยให้คุณใช้เวลาโดยรวมนั้นและประเมินว่าคุณสามารถใช้เวลาได้นานเท่าใดกิจกรรมภายในโครงการและยังคงทำตามเวลา

2. ประมาณการจากล่างขึ้นบน

ประมาณการจากล่างขึ้นบนคือการย้อนกลับของจากบนลงล่าง การใช้เทคนิคการประมาณนี้คุณเริ่มต้นด้วยการประมาณแต่ละบุคคลงานหรือแง่มุมของโครงการ จากนั้นคุณรวมการประเมินที่แยกต่างหากทั้งหมดเพื่อสร้างการประมาณการโครงการโดยรวม

เนื่องจากมีการประเมินแต่ละกิจกรรมเป็นรายบุคคลประมาณการประเภทนี้มีแนวโน้มที่จะแม่นยำกว่าวิธีการจากบนลงล่าง แต่ก็ใช้เวลามากขึ้น

3. การตัดสินของผู้เชี่ยวชาญ

การตัดสินจากผู้เชี่ยวชาญเป็นหนึ่งในเทคนิคการประเมินที่นิยมมากที่สุดเนื่องจากมีแนวโน้มที่จะง่ายและรวดเร็ว เทคนิคนี้เกี่ยวข้องกับการพึ่งพาประสบการณ์และความรู้สึกของ GUT ของผู้เชี่ยวชาญในการประเมินโครงการ

มันมีประโยชน์มากที่สุดเมื่อคุณวางแผนโครงการมาตรฐานที่คล้ายคลึงกับคนที่ทีมของคุณเสร็จสิ้นก่อนหน้านี้ การตัดสินจากผู้เชี่ยวชาญสามารถใช้สำหรับการสร้างประมาณการจากบนลงล่างหรือจากล่างขึ้นบน

4. การเปรียบเทียบเปรียบเทียบหรือคล้ายคลึงกัน

การประเมินเปรียบเทียบใช้ข้อมูลโครงการที่ผ่านมารวมกับวิธีการจากบนลงล่างเพื่อประเมินระยะเวลาของโครงการ. หากเวลาที่เสร็จสมบูรณ์โดยเฉลี่ยของโครงการที่คล้ายกันคือแปดเดือนคุณจะถือว่าในปัจจุบันจะใช้เวลาแปดเดือน จากนั้นคุณสามารถทำลายแปดเดือนเหล่านั้นในงานและกิจกรรมเพื่อรับประมาณการงานระดับล่างของคุณ

5. การประเมินรุ่นพารามิเตอร์

การสร้างแบบจำลองพารามิเตอร์นอกจากนี้ยังใช้ข้อมูลโครงการที่ผ่านมา แต่มันพยายามที่จะปรับข้อมูลเพื่อสะท้อนความแตกต่างของโครงการแต่ละโครงการ เทคนิคนี้มีรายละเอียดเกี่ยวกับโครงการที่ผ่านมาและราคา Pro เพื่อประเมินโครงการปัจจุบัน

ลองนึกภาพ บริษัท ของคุณสร้างบ้าน การสร้างแบบจำลองพารามิเตอร์อาจใช้ค่าใช้จ่ายของโครงการก่อสร้างที่ผ่านมาทั้งหมดหารด้วยสแควร์สแควร์สแควร์แต่ละโครงการเพื่อเพิ่มต้นทุนโครงการเฉลี่ยต่อตารางฟุตของบ้าน จากนั้นคุณจะทวีคูณจำนวนนั้นโดยวิดีโอสแควร์ที่วางแผนไว้ของบ้านปัจจุบันเพื่อสร้างงบประมาณโครงการโดยรวมของคุณ

6. การประมาณสามจุด

การประมาณสามจุดเป็นเทคนิคบางครั้งใช้สำหรับการสร้างการประมาณการจากล่างขึ้นบน แทนที่จะสมมติหนึ่งระยะเวลาสำหรับงานคุณอาจมอบหมายสาม: แง่ดีในแง่ร้ายและเป็นไปได้มากที่สุด ตัวเลขทั้งสามนี้มีค่าเฉลี่ยเพื่อสร้างการประมาณการจริงของคุณ

ที่PERT (เทคนิคการประเมินผลและเทคนิคการทบทวน)วิธีใช้การประมาณสามจุด แต่ต้องใช้ค่าเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักของสามคะแนนโดยการเดาว่ามีน้ำหนักมากที่สุด

เครื่องมือประมาณการโครงการที่ทุกคนควรมี

สองสิ่งมีความสำคัญสำหรับการสร้างการประมาณการโครงการที่ถูกต้องและสมจริง:

ยิ่งคุณมีข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับประสิทธิภาพของโครงการที่ผ่านมาคือการสร้างการประมาณการโครงการปัจจุบัน นอกเสียจากว่าคุณจะสร้างสมมติฐานโครงการระดับสูงหรือประมาณการทั่วไปคุณต้องใช้เครื่องมือในการติดตามและรวบรวมทุกแง่มุมที่แยกต่างหากของโครงการของคุณ

เครื่องมือประมาณการโครงการสามารถสร้างประมาณการจากล่างขึ้นบนโดยอัตโนมัติ มันสามารถติดตามการประมาณการกับจริงและช่วยให้คุณบันทึกการเปลี่ยนแปลงข้อผิดพลาดและบทเรียนที่เรียนรู้เพื่อปรับปรุงการประมาณการในอนาคต นอกจากนี้ยังทำให้การประเมินการประเมินและแบ่งปันกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมีประสิทธิภาพมากขึ้น

ลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีผู้จัดการงาน UDN และค้นพบว่าซอฟต์แวร์โครงการของเราสามารถช่วยให้คุณใช้งานที่ถูกต้องได้อย่างไรการประเมินจุดเรื่องราวเทคนิคในการปรับปรุงการวางแผนและประสิทธิภาพของคุณ