O que é um fluxograma? (Símbolos, tipos e como ler)

Resumo

Um fluxograma é a maneira perfeita de visualizar um processo complexo para sua equipe. Existem mais de 30 símbolos padronizados que você pode usar para criar um fluxograma. Esses símbolos podem indicar qualquer coisa de um processo para um documento ou decisões que precisam ser feitas. Neste artigo, você aprenderá o que as diferentes formas significam, quando um fluxograma pode ser útil, e que tipos de fluxogramas você pode implementar no trabalho.

Um fluxograma é um diagrama que ilustra as etapas, sequências e decisões de um processo ou fluxo de trabalho. Embora existam muitos tipos diferentes de fluxogramas, um fluxograma básico é a forma mais simples de ummapa de processo. É uma ferramenta poderosa que pode ser usada em vários campos para planejamento, visualizar, documentar e melhorar os processos.

Os engenheiros industriais Frank e Lillian Gilbreth introduziu primeiro esta ferramenta para a Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME) em 1921. Desde então, os fluxogramas foram refinados e padronizados para otimizar processos em várias indústrias.

Se você quiser aprender mais sobre a variedade de diferentes tipos de fluxogramas e símbolos de fluxograma, você veio para o lugar certo. Também vamos cobrir como você pode criar diagramas de fluxogramas e fornecer alguns exemplos para inspiração.

Quando usar o fluxograma

Os fluxogramas podem ser úteis em uma variedade de cenários, incluindo quando você precisa:

1. Documentar um processo

Um fluxograma é uma maneira maravilhosa de mapear e documentar um projeto ou processo colaborativo.

2. Simplifique e visualize ideias ou processos complexos

Nem todos na sua equipe terão tempo (ou recursos) para ler através de um documento de processo complicado e longo. Um fluxograma permite que todos sigam o fluxo de trabalho, entenda as tarefas e analise as etapas individuais com rapidez e facilidade.

3. Organize sua equipe e atribua tarefas de forma eficaz

Visualmente, representar um processo pode facilitar a atribuição de tarefas aos membros da equipe e organizar o trabalho de sua equipe para que tudo melhorar.

4. Faça e justifique as decisões

As decisões muitas vezes parecem muito menos intimidantes e complicadas quando são mapeadas em um fluxograma. Um fluxograma também pode ajudá-lo a ver as conseqüências de suas decisões, o que torna mais fácil antecipar e justificar os próximos passos.

5. Identifique e evite gargalos ou problemas

Os fluxogramas ajudam você a descobrir gargalos ou problemas antes de se tornarem problemas. Ao mapear todo o processo com este guia visual, você pode seguir cada etapa e garantir que aloca tempo e recursos suficientes para todas as tarefas.

6. Padronizar processos

Uma vez feito o seu fluxograma, você pode reutilizá-lo para projetos e processos semelhantes. Isso pode salvar você e seu tempo - e estresse - a longo prazo.

7. Acompanhe o progresso de um projeto

Como é tão fácil seguir as etapas do seu fluxograma, você sempre pode identificar onde sua equipe está atualmente no projeto ou no processo. Isso torna o progresso de rastreamento muito fácil e também oferece uma grande visão geral das tarefas que ainda precisam ser concluídas.

Símbolos de fluxograma

Os fluxogramas variam de visualizações rapidamente desenhadas à mão para ajudar a documentar ou planejar um processo a abrangente Diagramas de fluxo de trabalhocriado com um software designado. Para tornar mais fácil para você entender fluxogramas através de equipes, departamentos e até mesmo indústrias, oInstituto Nacional de Padrões Americanos(ANSI) definir normas oficiais na década de 1960 que foram adoptadas peloOrganização Internacional para Padronização(ISO) em 1970 e são continuamente atualizados e melhorados. A última versão deste padrão foiconfirmado em 2019. .

Ao ler um fluxograma, siga o padrão ocidental, o que significa que você lê-lo a partir do topo para baixo e da esquerda para a direita. Vamos dar uma olhada em alguns dos símbolos de fluxograma mais usados, seus nomes e significado.

Linha de fluxo:A linha de fluxo mostra a direção do processo conectando dois blocos um com o outro.

Termina ou Terminador:O terminal ou o terminador representa os pontos iniciais ou finais de um processo de fluxograma.

Processar:O símbolo do processo é o componente mais comum de um fluxograma e indica uma etapa no processo.

Comentário ou Annotation:Você pode indicar informações adicionais sobre um passo com um comentário ou anotação.

Decisão:Este símbolo representa uma decisão que você ou sua equipe precisa fazer para chegar ao próximo passo do processo. Normalmente, é uma decisão verdadeira ou falsa ou uma pergunta sim ou não que você precisa responder.

Dados armazenados:Isso simboliza um arquivo ou banco de dados de dados.

"Ou" símbolo:Isso indica que o fluxo do processo continua em três ou mais ramos.

Entrada / saída:O símbolo de entrada / saída representa o processo de instruções ou saída de dados externos.

Tela:Isso indica uma etapa que exibe informações relevantes.

Documento:Este símbolo representa um único documento.

Atraso:Este símbolo permite planejar e representar quaisquer períodos de atraso que farão parte do processo.

Entrada manual:Este símbolo representa dados ou informações que precisam ser inseridas manualmente em um sistema.

Operação manual:Isso simboliza uma operação manual ou ajuste ao processo.

Conector off-page:Este símbolo é usado para conectar dois símbolos que são de diferentes páginas.

Conector na página:Este ponto pode conectar dois símbolos e substituir linhas longas que permite um fluxograma mais limpo.

Summoning símbolo de junção:Este símbolo é usado para convergar vários ramos de volta em um único processo.

Processo alternativo:As linhas para este símbolo são geralmente pontilhadas. O símbolo em si representa uma alternativa à etapa do processo normal no caso de uma é necessária.

Processo predefinido:Este símbolo indica um processo que já está definido em outro lugar.

Múltiplos documentos:Isso simboliza vários documentos.

Preparação ou inicialização:Este símbolo indica uma etapa de preparação ou inicialização no processo.

Depois de aprender o que os símbolos representam, você pode ler - ou criar muito qualquer tipo de fluxograma e obter uma melhor compreensão do processo visualizado. Quando você cria um fluxograma que precisa de formas ou símbolos diferentes, inclua uma lenda, então ainda é acessível aos seus companheiros de equipe.

Tipos de fluxogramas.

Como os fluxogramas são uma ferramenta tão poderosa, elas são usadas em muitos campos e indústrias. Seja em educação, vendas e marketing, negócios, engenharia ou fabricação, os fluxogramas podem ser encontrados virtualmente em qualquer lugar.

Dependendo do tipo de processo, você pretende visualizar, você vai querer usar um tipo diferente de fluxograma. De acordo com Mark A. Fryman e seu livro de 2002Qualidade e melhoria do processo, existem cinco tipos de fluxogramas de uma perspectiva de negócios:

Um fluxograma de decisãoajuda a explicar as etapas que são tomadas para justificar uma decisão. Este tipo de fluxograma pode ser útil para antecipar as conseqüências de diferentes decisões.

Um fluxograma lógicoé aplicado para descobrir lacunas, gargalos, ourestriçõesno processo que poderia causar perturbações ou problemas.

Um fluxograma do sistemarepresenta como os dados fluem em um sistema. Eles são frequentemente usados ​​no mundo contábil.

Um fluxograma de produtoVisualiza o processo de criação do produto e ordem de seqüências. Este tipo de fluxograma pode ser uma documentação útil quando você está lançando um novo produto ou melhorando o processo de produção.

Um fluxograma de processoExibe como um processo alcançará um certo resultado. Você provavelmente criará um fluxograma de processo para melhorar um processo existente ou estabelecer um novo. Um exemplo para um fluxograma de processo é um diagrama de swimklane.

Além dos tipos de fluxogramas que Fritman definiu para fins comerciais, há muitos outros tipos que foram desenvolvidos ao longo dos anos.

Outros tipos de fluxogramas

Alguns dos tipos mais utilizados de fluxogramas foram cunhados por Alan B. Sterneckert em seu livro de 2003Gerenciamento de incidentes críticose incluem:

Fluxograma de documentos

Fluxograma de dados.

Fluxograma do sistema

Fluxograma do programa

Em 1987, Andrew Veronis publicou um livro chamadoMicroprocessadores: design e aplicaçãoque descreveu os três tipos de fluxogramas a seguir:

Fluxograma do sistema

Fluxograma geral.

Fluxograma detalhado

Outros tipos de fluxograma comumente usados ​​incluem:

Gráfico pertolado

Fluxo de trabalhoFluxograma

Diagrama de SwimDane

Diagrama de fluxo de dados (DFD)

Diagrama de fluxo de processo (PFD)

Modelo de processo de negócios e notação (BPMN 2.0)

Especificação e Descrição Fluxograma de Línguas (SDL)

Fluxograma de corrente de processo orientado por eventos (EPC)

Você pode encontrar um fluxograma de documento de processo em nosso artigo sobreDocumentação de processoe check-outGráficos Perters.para outro exemplo comum de fluxograma.

Como fazer um fluxograma

Se você rabisca um fluxograma em seu notebook ou usa um modelo de fluxograma para mapear um processo oficial, há cinco etapas que você deve seguir para criar um fluxograma sensível e útil.

Defina o propósito e escopo.Antes de atingir a prancheta ou abrir o seu fabricante de fluxograma, defina o seuEscopo do projetoe fins de processo. Pergunte a si mesmo o que seu projeto deve realizar e quais são as datas de início e terminais apropriadas.

Coloque suas tarefas em ordem cronológica.Dependendo do tipo de fluxograma que você está criando, você pode querer rever a documentação existente, entrevistar membros da equipe em suas experiências passadas, ou observar um processo existente. Ele pode ajudar a anotar algumas das etapas como uma lista antes de criar seu primeiro rascunho de fluxograma.

Organize suas tarefas por tipo e símbolo de fluxograma.Depois de ter todas as suas tarefas escritas e organizadas cronologicamente, atribua-as ao seu símbolo correspondente, então você está preparado para desenhar seu fluxograma.

Desenhe seu fluxograma.Você pode esboçar-o à mão ou usar um software de fluxograma ou software de fluxograma para criar um fluxograma que você possa compartilhar facilmente com sua equipe.

Confirme e refine seu fluxograma.Obtendo um segundo, terceiro ou mesmo quarto conjunto de olhos no seu fluxograma irá ajudá-lo a descobrir gargalos ou problemas potenciais e permitir que você refine o fluxograma antes do início do processo.

Use modelos de fluxograma para maximizar sua produtividade

Um fluxograma é suposto para facilitar sua vida, então utilize programas de computador ou integrações de aplicativos como o lucidchart para criá-los. O lucidchart +.Gerenciador de tarefas UDN.A integração incorpora diagramas, fluxogramas e processam mapas em suaGerenciador de tarefas UDN.projeto. Escolha entre milhares de modelos para criar todos os fluxogramas que você precisa.