Что такое рабочие процессы? 7 простых шагов, чтобы начать

Период, термин неоднозначный. Для некоторого, рабочий процесс - это процесс - для других, это способ организации информации.

Неопределенность вокруг термина имеет реальные последствия. Отсутствие ясности о том, что рабочий процесс запутает сама работа, что приведет к проблеме эффективности. Например, средний работник знаний тратит60% их временина работу о работах - вещах, таких как поиск информации или после статуса работы. И все еще,в течение одной четвертисроков до сих пор становятся пропущенными каждую неделю. Хотя мы усердно работаем и заняты весь день, мы как-то все еще скучаем по марке и зачастую.

Что-то не совсем правильно.

Вот где рабочие процессы - и понимание Они - войти. Имея четкое понимание того, какой рабочий процесс и как реализовать, что вы помогаете вам эффективно организовать работу вашей команды, ударить свои цели проекта и создавать длительные, эффективныеПроцесс сопоставленияОтказ Вот как.

Что такое рабочий процесс?

Рабочий процесс - это сквозной процесс, который помогает командам соответствовать своим целям, соединяя правильные люди к правильным данным в нужное время. Как только он настроен, рабочий процесс помогает вам организовать информацию таким образом, чтобы это не только понятно, но и повторяется.

Эффективный рабочий процесс имеет семь шагов, свободно расположенных в трех этапах планирования, исполнения и обзора:

Планирование:

1. Идеация и сбора информации

2. Запросить потребление

3. Приоритеты и ресурсы

Исполнение:

4 Развитие и обзор

5. Отслеживание прогресса

Рассмотрение:

6. одобрение

7. Отчетность

Когда я должен создать рабочий процесс?

Рабочие процессы действительно мощны на уровне команды и департамента. Когда сделано правильно, рабочие процессы предоставляют четкость вашей команды, чтобы быстрее ударить свои цели.

Вы можете построить эффективный рабочий процесс для инициативы на основе временной временной программы с конечными кампаниями по маркетингу целей, новым сотрудником бортовым программами и закупками, а также для повторяющихся процессов и вечнозеленых рабочих календарей контента, он запросит и отслеживание ошибок.

Почему рабочие процессы важны

Хотя каждый рабочий процесс уникален, все рабочие процессы тянут из тех же строительных блоков, таких как набор Legos. Эти основные компоненты достаточно гибки, чтобы соответствовать любым потребностям команды или организации. Критическая часть кодирует ваши бизнес-критические процессы для создания структуры в вашей организации. Когда вы это делаете, никто не задается тем, что следующий шаг или кто ведет какую часть проекта. Устранение этой неопределенности является новаторской.

Этот уровень структуры может обеспечить ощутимые выгоды для вашей команды, в том числе:

Оптимизация координации между членами группы проекта

Вождениеповышение производительности(не жертвуя качеством или затратами)

УлучшениеРаспределение ресурсов

Улучшение видимости проекта

Расширение возможностей лидеров, чтобы сделать умные решения, потому что все отслеживается в одном месте

Сокращение ручной сбора информации и дублирующая работа

Устранение силосов данных, собирая все в центрально доступном источнике истины

Предоставление членов команды ясное чувство того, как их работа способствует более широкому общему целям и целям

Сокращение догадок и разблокирующих членов команды

Устранение рекламных процессов и односхоженных систем вместо центрального узла информации

Вместо того, чтобы воссоздать колесо каждый раз, рабочие процессы позволяют командам стать пораженными и адаптируемыми для того, чтобы получить лучшую работу.

3 Основные преимущества определенных рабочих процессов

Рабочий процесс может показаться, что многие работают, чтобы настроить, но четко определенные, повторяющиеся процессы являются ключевым драйвером для роста. С помощью эффективного рабочего процесса вы можете устранить работу о работе, легкость разочарования, увеличить четкость и повысить участие. Авансовые инвестиции сэкономят вам тонну времени и стресса в будущем.

Видимость в реальном времени

Не секрет, что в режиме реального времени, действенное пониманиеЭффективность командыОтказ Получение этих пониманий может быть сложно - но вот где приходят рабочие процессы.

Эффективный рабочий процесс соединяет правильные люди к правильной информации в нужное время. Этот уровень соединения увеличивает видимость внутри и по всему проектам - поэтому все в вашей команде точно знают, кто делает то, что когда и почему и почему это имеет значение. В частности, этот уровень видимости поможет вам:

Получите в режиме реального времени, действенные идеи для повышения эффективности команды

Точно планировать, ресурс и масштаб работать вверх или вниз по мере необходимости

Держите исполнительные и кросс-функциональные заинтересованные стороны в курсе прогресса проекта

Уменьшите задержки и производите более качественные результаты

Получите вид на птичьего полета процесса вашего проекта, чтобы понять, точно показывать и диагностировать проблемы

Выравнивание внутри и между кросс-функциональными командами

Очистить, определенные рабочие процессы позволяют расширить функциональную четкость и контекст в нескольких командах. Когда у вас есть сеть подключенных проектов или инструментов, кросс-функциональные команды ясно видят, как и почему за работой, которая делается.

Хорошие инструменты управления работой позволяют определить и делиться рабочими процессами, независимо от того, на какой команде вы находитесь. Это создает единственный источник истины для всех работ и данных, разрушения силосов между командами, чтобы расширить возможности более активного сотрудничества. Кроме того, подключение индивидуальных инициатив на более масштабные рабочие процессы компании дает членам команды четкое представление о работе, которая наиболее важна. Составив это понятно всем членам команды, каждый может сосредоточиться на самой высокой приоритетной работе, которая приводит к наиболее влиянию.

Повышенная эксплуатационная эффективность

Рабочие процессы кодифицируют процессы через работу запроса впускные формы,Автоматизация бизнес-процессови шаплатущие проекты. Автоматически подключение правильных людей к правильным данным, вы улучшаете эффективность и производительность. Эффективный рабочий процесс устраняет работу о работе для увеличения скорости команды. Когда ваша команда имеет ясность, они могут сосредоточиться на работе, которая имеет значение больше всего, чтобы управлять наибольшим влиянием. Кроме того, увеличение прозрачности с интеграциями между бизнес-инструментами снижает переключение контекста.

Как рабочие процессы сравниваются с другими бизнес-процессами

Чтобы построить рабочий процесс, вы, вероятно, включите различные бизнес-процессы. Вот как рабочие процессы сравниваются - и отличаются - от этих практик:

Рабочие процессы против бизнес-процессов (BPM)

Деловой процесс - это последовательность задач.Управление бизнесом (BPM)это практика анализа и улучшения бизнес-процессов вЭффективный и эффективный способОтказ

Управление рабочим процессом является частью BPM. Рабочие процессы организуют данные понятно и повторяемую способ, сосредоточившись на трех вещах: планирование, исполнение и обзор. Эффективный рабочий процесс - это повторяемый, устойчивый бизнес-процесс.

Рабочие процессы против контрольных списков

Контрольный список илисписок делэто список вещей, которые вам нужно сделать. Контрольный список проще, чем бизнес-процесс, поскольку задачи в контрольном списке часто содержат работу от различных инициатив - без какого-либо конкретного порядка.

Вы можете использовать контрольные списки как часть рабочего процесса, чтобы убедиться, что ничто не падает через трещины. Контрольные списки и рабочие процессы являются простыми, но мощными инструментами, которые - при использовании в Tandem - помогите вашей команде получить лучшую работу. Стремитесь включить контрольные списки в конце конечного процесса вашего рабочего процесса, чтобы помочь вашей команде встретить своих целей.

Рабочие процессы против ГАНТТ-графиков

А. Диаграмма Гантаэто инструмент для управления визуальным проектом, который иллюстрируетсроки реализации проектакак горизонтальная гистограмма. Каждый бар в графике Ганта раскладывается на шаг в процессе. Длина полоса представляет собой количество времени, которое требует работы.

ГАНТТ Графики великолепныИнструменты управления визуальными проектами И наиболее часто используется для отслеживания инициатив на основе времени, таких как план событий или запуск продукта. Вы также можете построить рабочий процесс, чтобы превратить один выключенный проект в повторный процесс для будущей работы. Если вы создаете рабочий процесс для плана событий или запуска продукта, используя графики GANTT и другое программное обеспечение для управления визуальными проектами, какКанбанские доскиМожет помочь вам быстрее ударить свои цели.

Рабочие процессы против блок-схемы

Flowcharts - это хороший способ визуализации шагов процесса последовательно. Например, блок-схема может показать взаимосвязь междуПять проектных фазИли помочь вам визуализировать причинно-следственные отношения, которые влияют на ваш проект.

На высоком уровне может быть полезно визуализировать семь шаги рабочего процесса в блок-схеме илиДиаграмма рабочего процессаОтказ После того, как у вас есть хорошее чувство основных шагов вашего рабочего процесса, принесите эти процессы в жизнь в режиме реального времени, разделяютПлатформа управления работойОтказ

Рабочие процессы против рабочего управления

Рабочие процессы являются ключевой частью управления работой - на самом деле, хорошие инструменты управления работой позволяют легко организовать свои рабочие процессы команды или отдела координировать людей и работать на всех уровнях вашей организации. В конечном итоге, рабочие процессы управления рабочими работами и гарантируют, что у каждого есть информация, которую им нужно для выполнения работы, которая имеет значение больше всего.

Руководство по работе является систематическим подходом для оформления рабочих процессов организации, чтобы обеспечить необходимость команд ясности для достижения своих целей быстрее. Речь идет о координации людей и работать на всех уровнях организации, чтобы гарантировать, что у каждого есть информация, которую им нужно сделать работу, которая обеспечивает наибольшее влияние.

Пример рабочих процессов

Перед тем, как мы погрузимся в преимущества определенных рабочих процессов и как создать свой собственный рабочий процесс, посмотрите на несколько примерных рабочих процессов.

Обратная связь с клиентами

Идеация и сбор информации:Клиент подает билет, запрос или обратную связь.

Запросить потребление:Запрос обрабатывается в вашем CRM, например, Zendesk.

Приоритеты и ресурсы:Запрос автоматически направляется в соответствующую команду. Например, если это запрос на продажу, запрос направляется в Salesforce для команды продаж в сортировку. Кроме того, билеты и отзывы направляются на внутренние команды, которые работают в инструментах управления работой, какДиспетчер задач UDNОтказ

Развитие и обзор:Команды работают, чтобы разрешить проблему клиента.

Отслеживание прогресса:Интеграция в реальном времени Оптимизация и автоматизация работы между вашими командами. Вместо обновления вручную команды или дублированию работы между инструментами, интеграциями, как Диспетчер задач UDNДля интеграции ZendeskУбедитесь, что ваши команды имеют наибольшую информацию о том, где они работают.

Одобрение:Окончательное решение отправляется обратно клиенту через команду клиента. При необходимости изменения документированы. Если запрос не был достаточно решен, то командные петли вернулись к шагу четыре (разработка и обзор), чтобы сделать другой вид.

Составление отчетов:Этот конкретный билет отслеживается как часть общего процесса рабочего процесса, чтобы измерить общее влияние рабочего процесса обратной связи клиента.

Рабочий процесс управления кампанией

Идеация и сбор информации:Вся команда собирается вместемозговой штурмНовые идеи кампании.

Запросить потребление:Сотрудничество со своей командой, руководитель проекта создает трусы для всех творческих активов, требуемых их кампаниями, анимациями, видео, активами контента и многое другое.

Приоритеты и ресурсы:Лидер проекта оценивает каждый кусок кампании, чтобы они могли понять, как все вписывается, прежде чем они приоритетны приоритеты к проектам и задачам. Затем руководитель проекта создает календарь главной кампании, чтобы все в команде есть обзор высокого уровня всего, что происходит в кампании.

Развитие и обзор:С вашими планами, вы можете нажать кнопку «Go» на производстве творческого актива. Внешние участники и товарищи по команде прыгают в действие. Если творческие активы нуждаются в большем количестве работы, рабочие процессы обратно на стадию производства творческих активов.

Отслеживание прогресса:Хотя их команда работает, руководитель проекта контролирует прогресс через платформу управления работой. Если товарищ по команде испытывает проблему илиПроектные результатызадерживаются, они могут прыгать и разблокировать работу.

Одобрение:Когда все выглядит хорошо, руководитель проекта одобряет работу. Кампания идет вживую.

Составление отчетов:Будь то кампания сбежавшим успехом или недостатком, всегда есть тонна для изучения. Лидер проекта погружает в данные и интервью у членов их команды обнаруживает, что сработало и что они могут улучшить.

Цели планирования рабочего процесса

Идеация и сбор информации:Лидерство компании решает, как часто организация будет установленаОКРС (цели и ключевые результаты)Отказ Они инвестируют вСистема управления ворототслеживать их работу.

Запросить потребление:Руководство команды, члены команды иключевые заинтересованные стороны проектасотрудничать, чтобы генерировать идеи для предстоящих целей.

Приоритеты и ресурсы:Увеличение команды чертежи набор целей для следующего целевого периода. В идеале каждая цель вносит вклад к тому, что он приведен над ним, создавая ясность и выравнивание.

Развитие и обзор:Как только они знают, что они стремятся достичь, члены команды могут добраться до работы. Используя платформу управления работой, они могут подключить их повседневную работу до более широких целей, чтобы все знали, какая работа - самый высокий приоритет.

Отслеживание прогресса: Пока их команда работает, команда ведет их прогресс. Если прогресс замедляется или сроки проскальзывают, они могут упасть и очистить путь. Участники команды и члены команды обеспечивают регулярные обновления статуса через свою платформу управления работой.

Одобрение:Участники команды доработают работу, когда они его завершают. Менеджеры посмотрите, а также утверждают или запросить изменения по мере необходимости.

Составление отчетов:После каждого периода команды ведут отзывы их целей. Они копаются в том, что сработало и что не работало в период ворот. Для будущих целей команда удвоится на свои сильные стороны и поддерживает их слабые стороны.

7 шагов, чтобы создать эффективный рабочий процесс

Семь шагов к созданию эффективного рабочего процесса разбиты на три этапа: планирование, исполнение и обзор. Реализация этих шагов помогает вам организовать работу таким образом, чтобы это не только понятно, но и повторяется.

Почему семь шагов?

Подумайте о семи ступенях в качестве шаблона рабочего процесса, чтобы максимизировать удар при минимизации работы о работе. Вместо того, чтобы начать каждый проект с несколькими часами или даже дни сбора информации, ненужные встречи и дублирующей связи, рабочие процессы предоставляют основу для вашей команды, чтобы направиться в действие в действие. Семь шаги рабочего процесса оснащены вашей команде с данными, информацией и активами, которые им нужно попасть на землю. Они создают четкий план действий, гарантируя, что все о вашей команде понимают, что нужно сделать, и когда их сроки.

Рабочие процессы захватывают повторяемые процессы, поэтому вам не нужно изобретать колесо. Чтобы быть эффективным, рабочий процесс должен быть создан в общем инструменте, который отслеживает информацию в режиме реального времени.

В приведенном ниже примере мы продемонстрируем, как создать рабочий процесс в Диспетчер задач UDN Отказ Если вы не уверены, как начать, узнайте, какПрограммное обеспечение для управления рабочим процессомПодключает правильные люди к правильным данным в нужное время, чтобы ваши команды могли сосредоточиться на воздействии.

Шаг 1: Ударение и сбора информации

Каждый рабочий процесс начинается с идеи. Иногда идеи прибывают в полной мере, в других случаях, ваша команда приступает к новой, захватывающей инициативе с некоторыми руководящими принципами.

Во время этого этапа процесса рабочего процесса собирайте неструктурированные информационные и мозговые идеи для вашего проекта. Если применимо, рассмотрим любые ограничения, ограничения или требования проекта, прежде чем перейти к следующему шагу.

Например, давайте посмотрим на рабочий процесс веб-производства. VP маркетинга подходит к вашей творческой команде, чтобы полностью обновить домашнюю страницу вашего сайта. Они разделяют видение того, что они хотят, чтобы домашняя страница выглядела, чтобы почувствовать, как сначала передавать проект. На этом этапе рабочего процесса вы и ваша команда мозговая мозговой штурм некоторые первоначальные идеи, делитесь вдохновением с вашего любимого веб-сайта домой, и создавать очень высокие макеты в вашем мозговом штурвенном инструменте,МироОтказ

Шаг 2: Запросить потребление

Как только у вас есть общее представление о том, на чем вы работаете, удивляйте детали и план проекта. На этом этапе рабочего процесса обязательно поймайте какие-либо соответствующие данные, информацию или потребности в бизнесе. Это информирует процесс, который вы создаете, заинтересованные стороны проекта, которые вы включаете, и работа, которую вы в конечном итоге доставляете.

Определите свойцели проектаа такжеУмные цели

Проект а.Устав Проектаили расширить свой чартер вБриф проекта

Создать и поделитьсяплан проэктаплюс высокий уровеньсроки реализации проекта

Определить ключЗаинтересованные стороны проектас А.Диаграмма RACI

График А.Заседание проекта Kickoff

Определите свойОбъем проектапредотвращатьОбласть ползучести

КонтурВажные вехи проектаа также ваш финалПроектные результаты

Вам не нужны все эти материалы для каждого рабочего процесса, но убедитесь, что вы разработаете достаточно материала для информирования остальной работы вашего проекта. Устраните взад-вперед в просьбе о дополнительной ясности, контексте и информации о работе.

Чтобы продолжить наш пример рабочего процесса веб-производства, вы превращаете свой мозговой штурм вашей команды втворческий краткийОтказ С помощьюИнструмент управления работойподобноДиспетчер задач UDN, вы натягиваете свои начальные эскизы MIRO в короткие и комбинируете их с другой информацией проекта, как и вашПлан связиОтказ

3. Приоритеты и ресурсы

Как только у вас есть свой план на месте, пришло время вставить его в действие - и это начинается сРаспределение ресурсовОтказ Вам нужна видимость ваших процессов для эффективной приоритеты и назначения работы на основе потенциала команды.

Эффективные рабочие процессы не только о максимизации производительности и получают как можно больше работать - они о создании пространства для творчества. Когда успешно сделано,Управление рабочими нагрузкамиМаксимизирует производительность сотрудников и тает хаос, оставляя вас, и ваша команда чувствовала себя удовлетворенным в конце каждого дня, а не ошеломленного.

Чтобы сделать этот шаг в Repeatable Workflow, вам также нужно автоматизировать его. Как только у вас есть четкое чувство емкости каждого члена команды, используйтеАвтоматизация рабочего процессаточно маршрутно работать на правильный член команды. Уточните приоритет каждого проекта, и уполномочивают члены команды, чтобы настроить сроки, если необходимо, чтобы они проделали свои самые высокие воздействия.

В нашем примере ваша творческая команда имеетПроект творческих запросов в Диспетчер задач UDNОтказ Когда запрос наступает, автоматизированные рабочие процессы направляют работу в соответствующий член команды. Каждая инициатива имеет соответствующий уровень приоритета, поэтому члены команды знают, что они должны сосредоточить свою энергию. В том же инструменте у вас также есть окно в вашу командуНагрузка, чтобы повторно назначить или перенести работу по мере необходимости.

4. Разработка & AMP; рассмотрение

Это мясо «работа» в ваших результатах разработки рабочих процессов.

Без упорядоченного рабочего процесса много этой работы - это ручное - и трудно найти правильный файл в нужное время. Огромный вкладчик на работу о работе ищет документы или преследование утверждений, поэтому сохранение этой информации в центре расположенную инструмент уменьшает эту ненужную работу для всех в вашей команде.

Когда общение и файлы все общие в одном и том же месте, члены команды тратят меньше времени на работу о работе и больше времени на их реальной работе. Затем доберитесь до действия, используя автоматизацию для поверхности информации, необходимой вам в точное время, которое вам это нужно.

Чтобы продолжить наш пример рабочего процесса веб-производства - после назначения работы, ваши дизайнеры создают каркас для новой веб-сайта домашней страницы вФигема, что они тогда прикрепляются к проекту. ЧерезПроверка Заинтересованные стороны комментируют файлы PDF, чтобы оставить конкретные отзывы о том, что есть и не работает. После того, как заинтересованные стороны проекта подписались на дизайн, вы можете отдать дизайн в команду веб-разработки - без дублирования работы. Вместо этого, эта информация живет в проекте творческого запроса и вВеб-производствоПроект, поэтому каждый работает от самой современной информации.

5. Отслеживание прогресса

Критическая часть любого рабочего процесса убедилась, что все в вашей команде находятся на той же странице о работе. Слишком часто данные разбросаны через инструменты - для того, чтобы сообщить о прогрессе проекта, вам нужно переключаться между инструментами и вручную собирать информацию в одном месте. Но руководство, дублирующая работа - пустая трата времени, и никто не нужен другой встреч статуса.

Вместо этого долиОбновления состояния проектаГде работает работа, поэтому у каждого есть контекст, который им нужен, где происходит работа. Если ваш проект не находится на пути, ваш отчет о статусе позволяет заинтересованным сторонам проекта знать о задержке - и как вы собираетесь разрешить любые блокировщики.

Например, многие заинтересованные стороны инвестируются в рабочий процесс веб-производства - в конце концов, эта инициатива была впервые предложена VP маркетинга. Но заинтересованные стороны проекта не должны быть обновлены каждой маленькой деталью или поднять на дороге. Вместо этого вы разделяете еженедельные обновления состояния проекта с ними, добавляя контекст и связывание к задачам и вехам, которые ваша команда завершена.

6. одобрение

Иногда все, что вам нужно, это последний, окончательное одобрение - но получение одобрения может быть сложно. Часто, исполнительные лидеры заняты. Несмотря на то, что вам нужно только быстрое подставку из них, их время ценнее - и трудно получить доступ. Вместо этого рабочий процесс одобрения автоматизирует этот шаг, сделав его понятно и легко для заинтересованных сторон, чтобы дать свое окончательное благословение.

В нашем примере ваша новая домашняя страница готова к работе, но вам нужна вывеска из ВП маркетинга, чтобы сделать коммутатор. Таким образом, вы отправляете запрос на утверждение - отличается от обычной задачи - к VP маркетингу. Это уникальное уведомление позволяет им знать тип обратной связи, который вам нужен у них, поэтому они могут быстро и легко отвечать соответствующим образом. С помощью кнопки у вас есть их одобрение, и вы запускаете домашнюю страницу вовремя.

7. Отчетность

Независимо от того, является ли проект громким успехом или бежит в несколько ударов на дороге, всегда есть тонна, чтобы учиться на каждой инициативе. Последний шаг рабочего процесса - сообщать о вашем прогрессе и погрузиться в данные, чтобы узнать, что сработало и что можно улучшить. Это поможет вам оптимизировать будущие проекты - или даже уточнить ваш текущий рабочий процесс.

Чтобы закончить наш пример, ваша домашняя страница сейчас в настоящее время поздравления! Последний шаг - отслеживать, как работает и сообщает о вашем прогрессе. Затем в следующий раз вам нужно запустить веб-страницу, вытяните из ваших учащихся в этом проекте, чтобы сделать эту работу еще лучше.

Создание совместных, цифровых рабочих процессов

Ральф Уолдо Эмерсон, четко сказал, что «жизнь - это путешествие, а не пункт назначения», и то же самое верно для рабочих процессов. Сосредоточив внимание и улучшая процесс работы, вы можете оснастить члены команды с инструментами и информацией, которыми они должны добиться успеха.