เวิร์กโฟลว์คืออะไร 7 ขั้นตอนง่าย ๆ ในการเริ่มต้น

คำว่า คลุมเครือ สำหรับบางอย่างเวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการสำหรับผู้อื่นมันเป็นวิธีการจัดระเบียบข้อมูล

ความคลุมเครือรอบคำนั้นมีผลที่ตามมาจริง การขาดความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เวิร์กโฟลว์เป็นงานที่ยุ่งเหยิงงานที่นำไปสู่ปัญหาประสิทธิภาพ ตัวอย่างเช่นพนักงานความรู้เฉลี่ยใช้จ่าย60% ของเวลาของพวกเขาในการทำงานเกี่ยวกับงาน - สิ่งต่าง ๆ เช่นการค้นหาข้อมูลหรือติดตามสถานะการทำงาน และยังมากกว่าหนึ่งในสี่ของกำหนดเวลายังคงพลาดทุกสัปดาห์ แม้ว่าเราจะทำงานหนักและยุ่งตลอดทั้งวันเรายังคงพลาดเครื่องหมายและล้มลงบ่อยครั้ง

บางสิ่งบางอย่างไม่ถูกต้อง

นั่นคือที่เวิร์กโฟลว์ - และความเข้าใจ พวกเขาเข้ามามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่เวิร์กโฟลว์คืออะไรและวิธีการใช้งานช่วยให้คุณจัดงานของทีมงานของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพกดเป้าหมายโครงการของคุณและสร้างที่ยั่งยืนมีประสิทธิภาพการทำแผนที่กระบวนการ. นี่คือวิธี

เวิร์กโฟลว์คืออะไร

เวิร์กโฟลว์เป็นกระบวนการสิ้นสุดที่ช่วยให้ทีมบรรลุเป้าหมายของพวกเขาโดยเชื่อมต่อคนที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม เมื่อตั้งค่าแล้วเวิร์กโฟลว์จะช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลในลักษณะที่ไม่เพียง แต่เข้าใจได้ แต่ยังทำซ้ำได้

เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพมีเจ็ดขั้นตอนจัดเรียงอย่างหลวม ๆ ในสามขั้นตอนการวางแผนการดำเนินการและการตรวจสอบ:

การวางแผน:

1. การรวบรวม IDEATION และการรวบรวมข้อมูล

2. ขอปริมาณ

3. การจัดลำดับความสำคัญและการจัดหาทรัพยากร

การดำเนินการ:

. การพัฒนาและตรวจสอบ

5. การติดตามความคืบหน้า

ทบทวน:

6. การอนุมัติ

7. การรายงาน

ฉันควรสร้างเวิร์กโฟลว์เมื่อใด

เวิร์กโฟลว์มีพลังอย่างแท้จริงในระดับทีมและแผนก เมื่อทำถูกต้องเวิร์กโฟลว์ให้ความคมชัดของทีมของคุณเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น

คุณสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับความคิดริเริ่มตามเวลากับแคมเปญการตลาดที่ให้ความคิดเป้าหมายงานใหม่พนักงานใหม่ของพนักงานและการจัดซื้อ - รวมถึงกระบวนการที่เกิดขึ้นประจำและปฏิทินเนื้อหาที่เป็นเหมือนการทำงานของ Evergreen คำร้องขอและการติดตามข้อผิดพลาด

ทำไมเวิร์กโฟลว์จึงมีความสำคัญ

แม้ว่าทุกเวิร์กโฟลว์จะมีเอกลักษณ์ แต่เวิร์กโฟลว์ทั้งหมดดึงจากอาคารบล็อกเดียวกันเช่นชุดของเลโก้ ส่วนประกอบพื้นฐานเหล่านี้มีความยืดหยุ่นเพียงพอที่จะใส่ความต้องการของทีมหรือองค์กรใด ๆ ส่วนสำคัญคือการประมวลกระบวนการที่สำคัญต่อธุรกิจของคุณเพื่อสร้างโครงสร้างในองค์กรของคุณ เมื่อคุณทำเช่นนั้นไม่มีใครสงสัยว่าขั้นตอนต่อไปคืออะไรหรือใครขับรถชิ้นส่วนใดของโครงการ การกำจัดความไม่แน่นอนนั้นกำลังก้าวล้ำ

โครงสร้างระดับนี้สามารถส่งมอบผลประโยชน์ที่จับต้องได้สำหรับทีมของคุณรวมถึง:

การประสานงานการพิกัดระหว่างสมาชิกในทีมโครงการ

ขับรถผลผลิตเพิ่มผลผลิต(โดยไม่ต้องเสียสละคุณภาพหรือค่าใช้จ่าย)

ที่ปรับปรุงให้ดีขึ้นการจัดสรรทรัพยากร

เสริมสร้างการมองเห็นโครงการ

การเพิ่มขีดความสามารถของผู้นำในการตัดสินใจอย่างชาญฉลาดเพราะทุกอย่างถูกติดตามในที่เดียว

การลดการรวบรวมข้อมูลแบบแมนนวลและงานทำซ้ำ

กำจัดไซโลข้อมูลโดยการรวบรวมทุกอย่างในแหล่งความจริงที่สามารถเข้าถึงได้จากศูนย์กลาง

การให้สมาชิกในทีมรู้สึกชัดเจนว่างานของพวกเขามีส่วนช่วยในการขยายเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่กว้างขึ้น

การลดการคาดเดาและเลิกบล็อกสมาชิกในทีม

กำจัดกระบวนการเฉพาะกิจและระบบหนึ่งออกในสถานที่ของศูนย์ข้อมูลกลาง

แทนที่จะสร้างล้อทุกครั้งเวิร์กโฟลว์ช่วยให้ทีมมีผลกระทบและปรับตัวได้เพื่อให้ได้งานที่ดีที่สุด

3 ประโยชน์หลักของเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้

เวิร์กโฟลว์อาจดูเหมือนงานจำนวนมากในการตั้งค่า แต่กระบวนการที่เรียบง่ายและทำซ้ำได้เป็นไดรเวอร์ที่สำคัญสำหรับการเติบโต ด้วยเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพคุณสามารถกำจัดงานเกี่ยวกับงานง่าย ๆ ความยุ่งยากเพิ่มความชัดเจนและเพิ่มการมีส่วนร่วม การลงทุนล่วงหน้าจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความเครียดในอนาคต

ทัศนวิสัยแบบเรียลไทม์

มันไม่มีความลับที่ข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้แบบเรียลไทม์ประสิทธิภาพของทีม. การรับข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้อาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แต่นั่นคือที่ที่เวิร์กโฟลว์เข้ามา

เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพเชื่อมต่อคนที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม การเชื่อมต่อระดับนี้เพิ่มการมองเห็นภายในและทั่วทั้งโครงการ - ดังนั้นทุกคนในทีมของคุณรู้ว่าใครกำลังทำอะไรอยู่เมื่อใดและทำไมมันสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งการมองเห็นระดับนี้ช่วยให้คุณ:

ได้รับข้อมูลเชิงลึกที่สามารถดำเนินการได้แบบเรียลไทม์เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของทีม

วางแผนทรัพยากรและขนาดที่แม่นยำทำงานหรือลงตามความจำเป็น

ให้ผู้บริหารและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ใช้งานได้ถึงวันที่มีความคืบหน้าของโครงการ

ลดความล่าช้าและสร้างการส่งมอบที่มีคุณภาพสูงขึ้น

รับมุมมองที่ตาของนกของโครงการของคุณเพื่อทำความเข้าใจระบุระบุและวินิจฉัยปัญหา

การจัดตำแหน่งภายในและระหว่างทีมข้ามอเนกประสงค์

เวิร์กโฟลว์ที่ชัดเจนและชัดเจนช่วยให้ความคมชัดและบริบทข้ามการทำงานข้ามหลายทีม เมื่อคุณมีเครือข่ายโครงการที่เชื่อมต่อหรือเครื่องมือทีมงานข้ามฟังดูอย่างชัดเจนว่าและทำไมอยู่เบื้องหลังงานที่ทำ

เครื่องมือการจัดการงานที่ดีช่วยให้คุณสามารถกำหนดและแบ่งปันเวิร์กโฟลว์ได้ไม่ว่าคุณจะเปิดทีมใด สิ่งนี้สร้างแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับงานและข้อมูลทั้งหมดทำลายไซโลระหว่างทีมเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันอย่างง่ายดายยิ่งขึ้น นอกจากนี้การเชื่อมโยงความคิดริเริ่มของแต่ละบุคคลกับเวิร์กโฟลว์ของ บริษัท ขนาดใหญ่ช่วยให้สมาชิกในทีมมีมุมมองที่ชัดเจนของงานที่สำคัญที่สุด ด้วยการทำให้สิ่งนี้ชัดเจนสำหรับสมาชิกในทีมทุกคนทุกคนสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีลำดับความสำคัญสูงสุดที่ขับเคลื่อนผลกระทบมากที่สุด

เพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

เวิร์กโฟลว์ประมวลกระบวนการผ่านแบบฟอร์มการร้องขอการทำงานกระบวนการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจและโครงการ Templatized โดยการเชื่อมต่อคนที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติคุณปรับปรุงประสิทธิภาพและประสิทธิผล เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพช่วยลดการทำงานเกี่ยวกับงานเพื่อเพิ่มความเร็วของทีม เมื่อทีมของคุณมีความชัดเจนพวกเขาสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุดในการขับเคลื่อนผลกระทบมากที่สุด บวกเพิ่มความโปร่งใสด้วยการรวมระหว่างเครื่องมือทางธุรกิจช่วยลดการสลับบริบท

วิธีการเปรียบเทียบเวิร์กโฟลว์ต่อกระบวนการทางธุรกิจอื่น ๆ

ในการสร้างเวิร์กโฟลว์คุณอาจรวมกระบวนการทางธุรกิจที่หลากหลาย นี่คือวิธีการเปรียบเทียบเวิร์กโฟลว์และแตกต่างจากการปฏิบัติเหล่านี้:

เวิร์กโฟลว์เทียบกับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)

กระบวนการทางธุรกิจเป็นลำดับของงานการจัดการกระบวนการทางธุรกิจ (BPM)เป็นการฝึกฝนการวิเคราะห์และปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจในวิธีที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพ .

การจัดการเวิร์กโฟลว์เป็นส่วนหนึ่งของ BPM เวิร์กโฟลว์จัดระเบียบข้อมูลในวิธีที่เข้าใจได้และทำซ้ำได้โดยมุ่งเน้นที่สามสิ่ง: การวางแผนการดำเนินการและการตรวจสอบ เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพเป็นกระบวนการทางธุรกิจที่ยั่งยืนและยั่งยืน

เวิร์กโฟลว์เทียบกับรายการตรวจสอบ

รายการตรวจสอบหรือสิ่งที่ต้องทำเป็นรายการของสิ่งที่คุณต้องทำ รายการตรวจสอบนั้นง่ายกว่ากระบวนการทางธุรกิจเนื่องจากงานในรายการตรวจสอบมักจะมีงานจากความคิดริเริ่มต่างๆโดยไม่มีคำสั่งซื้อใด ๆ

คุณสามารถใช้รายการตรวจสอบเป็นส่วนหนึ่งของเวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีอะไรตกผ่านรอยแตก รายการตรวจสอบและเวิร์กโฟลว์เป็นเครื่องมือที่เรียบง่าย แต่ทรงพลังซึ่งเมื่อใช้งานใน Tandem-Help ทีมของคุณทำให้งานที่ดีที่สุดของคุณเสร็จสิ้น มีวัตถุประสงค์เพื่อรวมรายการตรวจสอบในกระบวนการสิ้นสุดของเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อช่วยให้ทีมของคุณบรรลุเป้าหมาย

เวิร์กโฟลว์เทียบกับชาร์ต Gantt

ให้แผนภูมิ Ganttเป็นเครื่องมือการจัดการโครงการภาพที่แสดงให้เห็นโครงการไทม์ไลน์เป็นแผนภูมิแท่งแนวนอน แต่ละบาร์ในแผนภูมิ Gantt วางขั้นตอนในกระบวนการ ความยาวของแถบแสดงถึงจำนวนเวลาที่ใช้งานได้

แผนภูมิ Gantt นั้นยอดเยี่ยมมากเครื่องมือการจัดการโครงการภาพ และใช้กันมากที่สุดสำหรับการติดตามความคิดริเริ่มตามเวลาเช่นแผนกิจกรรมหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ นอกจากนี้คุณยังสามารถสร้างเวิร์กโฟลว์เพื่อเปลี่ยนโครงการครั้งเดียวเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้สำหรับงานในอนาคต หากคุณสร้างเวิร์กโฟลว์สำหรับแผนกิจกรรมหรือการเปิดตัวผลิตภัณฑ์โดยใช้ชาร์ต Gantt และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการอื่น ๆ เช่นKanban Boardsสามารถช่วยให้คุณบรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น

เวิร์กโฟลว์เทียบกับผังงาน

ผังเป็นวิธีที่ดีในการมองเห็นขั้นตอนของกระบวนการในวิธีการต่อเนื่อง ตัวอย่างเช่นผังงานสามารถแสดงความสัมพันธ์ระหว่างห้าขั้นตอนโครงการหรือช่วยให้คุณเห็นภาพความสัมพันธ์แบบสาเหตุและผลกระทบที่ส่งผลกระทบต่อโครงการของคุณ

ในระดับสูงอาจเป็นประโยชน์ในการมองเห็นขั้นตอนเวิร์กโฟลว์เจ็ดขั้นตอนในแผนภูมิการไหลหรือแผนภาพเวิร์กโฟลว์. เมื่อคุณมีความรู้สึกที่ดีของขั้นตอนหลักของเวิร์กโฟลว์ของคุณนำกระบวนการเหล่านั้นมาใช้ชีวิตด้วยการแบ่งปันแบบเรียลไทม์แพลตฟอร์มการจัดการงาน .

เวิร์กโฟลว์เทียบกับการจัดการงาน

เวิร์กโฟลว์เป็นส่วนสำคัญของการจัดการงาน - ในความเป็นจริงเครื่องมือการจัดการงานที่ดีทำให้ง่ายต่อการจัดระเบียบงานของทีมหรือเวิร์กโฟลว์ของแผนกเพื่อประสานงานผู้คนและทำงานในทุกระดับขององค์กรของคุณ ในที่สุดการจัดการงานพลังงานเวิร์กโฟลว์และให้แน่ใจว่าทุกคนมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อให้งานสำเร็จมากที่สุด

การจัดการงานเป็นวิธีการอย่างเป็นระบบในการจัดระเบียบเวิร์กโฟลว์ขององค์กรเพื่อให้ทีมความชัดเจนต้องการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายได้เร็วขึ้น มันเกี่ยวกับการประสานงานของผู้คนและทำงานในทุกระดับขององค์กรเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนมีข้อมูลที่พวกเขาต้องการในการทำงานที่ส่งผลกระทบมากที่สุด

ตัวอย่างเวิร์กโฟลว์

ก่อนที่เราจะดำดิ่งสู่ประโยชน์ของเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้และวิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณเองลองดูที่เวิร์กโฟลว์ตัวอย่างเล็ก ๆ น้อย ๆ

ความคิดเห็นของลูกค้า

การรวบรวม IDEATION และข้อมูล:ลูกค้าส่งตั๋วคำขอหรือข้อเสนอแนะ

ขอปริมาณ:คำขอจะดำเนินการใน CRM ของคุณตัวอย่างเช่น Zendesk

การจัดลำดับความสำคัญและการจัดหาทรัพยากร:คำขอจะถูกส่งไปยังทีมที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่นหากเป็นคำขอขายคำขอจะถูกกำหนดเส้นทางไปยัง Salesforce สำหรับทีมขายเพื่อ triage หรือข้อเสนอแนะหรือข้อเสนอแนะจะถูกส่งไปยังทีมภายในที่ทำงานในเครื่องมือการจัดการงานเช่นผู้จัดการงาน UDN .

การพัฒนาและการตรวจสอบ:ทีมงานทำงานเพื่อแก้ไขปัญหาลูกค้า

การติดตามความคืบหน้า:การบูรณาการแบบเรียลไทม์ปรับปรุงและทำงานอัตโนมัติระหว่างทีมของคุณ แทนที่จะทำการอัพเดตทีมหรือทำซ้ำงานที่ทำซ้ำระหว่างเครื่องมือการรวมกลุ่มเช่น ผู้จัดการงาน UDNสำหรับการรวม Zendeskให้แน่ใจว่าทีมของคุณมีข้อมูลที่ทันสมัยที่สุดที่พวกเขาทำงาน

การอนุมัติ:โซลูชันสุดท้ายถูกส่งกลับไปยังลูกค้าผ่านทีมลูกค้า หากจำเป็นการเปลี่ยนแปลงจะถูกบันทึกไว้ หากคำขอไม่ได้รับการแก้ไขอย่างเพียงพอแล้วทีมจะวนกลับไปที่ขั้นตอนที่สี่ (การพัฒนาและตรวจทาน) เพื่อดูอีกครั้ง

การรายงาน:ตั๋วเฉพาะนี้ถูกติดตามว่าเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการเวิร์กโฟลว์โดยรวมเพื่อวัดผลกระทบโดยรวมของกระบวนการแสดงผลของลูกค้า

เวิร์กโฟลว์การจัดการแคมเปญ

การรวบรวม IDEATION และข้อมูล:ทั้งทีมเข้าด้วยกันระดมสมองแนวคิดแคมเปญใหม่

ขอปริมาณ:การร่วมมือกับทีมงานของพวกเขาผู้นำโครงการสร้างบทสรุปสำหรับสินทรัพย์ที่สร้างสรรค์ทั้งหมดที่กำหนดโดยแคมเปญภาพเคลื่อนไหวภาพเคลื่อนไหววิดีโอสินทรัพย์เนื้อหาและอื่น ๆ

การจัดลำดับความสำคัญและการจัดหาทรัพยากร:ผู้นำโครงการบทวิจารณ์แต่ละชิ้นของแคมเปญเพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าใจได้ว่าทุกอย่างเข้ากันได้อย่างไรก่อนที่พวกเขาจะจัดลำดับความสำคัญของโครงการและภารกิจ จากนั้นผู้นำโครงการสร้างปฏิทินแคมเปญหลักดังนั้นทุกคนในทีมจึงมีภาพรวมระดับสูงของทุกสิ่งที่เกิดขึ้นในแคมเปญ

การพัฒนาและการตรวจสอบ:ด้วยแผนของคุณในสถานที่คุณสามารถกดปุ่ม "ไป" ในการผลิตสินทรัพย์ที่สร้างสรรค์ ผู้มีส่วนร่วมภายนอกและเพื่อนร่วมทีมกระโดดเข้าสู่การปฏิบัติ หากสินทรัพย์ที่สร้างสรรค์ต้องการงานมากขึ้นเวิร์กโฟลว์ลูปกลับไปยังขั้นตอนการผลิตสินทรัพย์ที่สร้างสรรค์

การติดตามความคืบหน้า:ในขณะที่ทีมของพวกเขากำลังทำงานผู้นำโครงการจอภาพความก้าวหน้าผ่านแพลตฟอร์มการจัดการงาน หากเพื่อนร่วมทีมประสบปัญหาหรือการส่งมอบโครงการล่าช้าพวกเขาสามารถกระโดดเข้าและเลิกบล็อกงานได้

การอนุมัติ:เมื่อทุกอย่างดูดีผู้นำโครงการอนุมัติงาน แคมเปญมีชีวิตอยู่

การรายงาน:ไม่ว่าจะเป็นแคมเปญคือความสำเร็จที่หลบหนีหรือผู้ต่ำกว่า แต่ก็มีการเรียนรู้เสมอ ผู้นำโครงการดำรงข้อมูลและสัมภาษณ์สมาชิกในทีมของพวกเขาเพื่อค้นหาสิ่งที่ทำงานและสิ่งที่พวกเขาสามารถปรับปรุงได้

วัตถุประสงค์การวางแผนเวิร์กโฟลว์

การรวบรวม IDEATION และข้อมูล:ผู้นำของ บริษัท ตัดสินใจว่าองค์กรจะตั้งค่าบ่อยแค่ไหนOKRS (วัตถุประสงค์และผลลัพธ์ที่สำคัญ). พวกเขาลงทุนในระบบการจัดการเป้าหมายเพื่อติดตามงานของพวกเขา

ขอปริมาณ:ผู้นำทีมสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้เสียโครงการสำคัญทำงานร่วมกันเพื่อสร้างความคิดสำหรับเป้าหมายที่จะเกิดขึ้น

การจัดลำดับความสำคัญและการจัดหาทรัพยากร:ทีมนำร่างชุดของวัตถุประสงค์สำหรับระยะเวลาเป้าหมายถัดไป เป็นการดีที่แต่ละวัตถุประสงค์มีส่วนร่วมในการสร้างความคมชัดและการจัดตำแหน่ง

การพัฒนาและการตรวจสอบ:เมื่อพวกเขารู้ว่าพวกเขากำลังตั้งเป้าหมายให้สำเร็จสมาชิกในทีมสามารถทำงานได้ การใช้แพลตฟอร์มการจัดการงานพวกเขาสามารถเชื่อมต่องานประจำวันของพวกเขาเพื่อวัตถุประสงค์ที่กว้างขึ้นเพื่อให้ทุกคนรู้ว่างานคืออะไรที่สำคัญที่สุด

ติดตามความคืบหน้า: ในขณะที่ทีมงานของพวกเขาทำงานเป็นผู้นำทีมนำไปสู่ความก้าวหน้าของพวกเขา หากความคืบหน้าช้าลงหรือกำหนดกำหนดเวลาพวกเขาสามารถลดลงและล้างทาง ทั้งผู้นำทีมและสมาชิกในทีมให้การอัปเดตสถานะปกติผ่านแพลตฟอร์มการจัดการงานของพวกเขา

การอนุมัติ:สมาชิกในทีมจบการทำงานเมื่อเสร็จสมบูรณ์ ผู้จัดการดูและอนุมัติหรือขอเปลี่ยนแปลงตามต้องการ

การรายงาน:หลังจากแต่ละช่วงเวลาทีมนำบทวิจารณ์วัตถุประสงค์ของพวกเขา พวกเขาขุดเข้าไปในสิ่งที่ทำงานและไม่ทำงานในช่วงระยะเวลาเป้าหมาย สำหรับเป้าหมายในอนาคตทีมจะเพิ่มจุดแข็งและสนับสนุนจุดอ่อนของพวกเขา

7 ขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ

เจ็ดขั้นตอนในการสร้างเวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน: การวางแผนการดำเนินการและการตรวจสอบ การใช้ขั้นตอนเหล่านี้ช่วยให้คุณจัดระเบียบงานในลักษณะที่ไม่เพียง แต่เข้าใจได้ แต่ยังทำซ้ำได้

ทำไมเจ็ดขั้นตอน?

คิดว่าเจ็ดขั้นตอนเป็นเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เพื่อเพิ่มผลกระทบในขณะที่ลดการทำงานเกี่ยวกับงาน แทนที่จะเริ่มต้นแต่ละโครงการด้วยการรวบรวมข้อมูลหลายชั่วโมงหรือแม้กระทั่งของการพบปะการประชุมที่ไม่จำเป็นและการสื่อสารที่ซ้ำซ้อนเวิร์กโฟลว์ให้กรอบสำหรับทีมของคุณเพื่อรับสิทธิ์ในการดำเนินการ ขั้นตอนเวิร์กโฟลว์ทั้งเจ็ดเตรียมทีมของคุณด้วยข้อมูลข้อมูลและสินทรัพย์ที่พวกเขาต้องกดพื้น พวกเขาสร้างแผนการดำเนินการที่ชัดเจนทำให้มั่นใจว่าทุกคนในทีมของคุณเข้าใจว่าจำเป็นต้องทำอะไรและเมื่อกำหนดเวลาของพวกเขา

เวิร์กโฟลว์จับกระบวนการที่ทำซ้ำได้ดังนั้นคุณจึงไม่ต้องบูรณาการล้อ เพื่อให้มีประสิทธิภาพเวิร์กโฟลว์ควรสร้างขึ้นในเครื่องมือที่ใช้ร่วมกันที่ติดตามข้อมูลแบบเรียลไทม์

ในตัวอย่างด้านล่างเราจะสาธิตวิธีการสร้างเวิร์กโฟลว์ใน ผู้จัดการงาน UDN . หากคุณไม่แน่ใจว่าจะเริ่มต้นอย่างไรเรียนรู้วิธีการซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์เชื่อมต่อคนที่เหมาะสมกับข้อมูลที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมเพื่อให้ทีมงานของคุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การส่งผลกระทบ

ขั้นตอนที่ 1: การรวบรวม IDEATION และการรวบรวมข้อมูล

เวิร์กโฟลว์ทุกชิ้นเริ่มต้นด้วยความคิด บางครั้งความคิดมาถึงอย่างเต็มที่ในบางครั้งทีมของคุณเริ่มต้นความคิดริเริ่มใหม่ที่น่าตื่นเต้นพร้อมหลักการชี้นำ

ในระหว่างขั้นตอนของกระบวนการเวิร์กโฟลว์นี้รวบรวมข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและระดมสมองแนวคิดสำหรับโครงการของคุณ หากมีการพิจารณาข้อ จำกัด ของโครงการข้อ จำกัด หรือข้อกำหนดก่อนที่จะย้ายไปยังขั้นตอนต่อไป

ตัวอย่างเช่นลองดูที่เวิร์กโฟลว์การผลิตเว็บ VP ของการตลาดเข้าใกล้ทีมงานสร้างสรรค์ของคุณเพื่อปรับปรุงหน้าแรกของเว็บไซต์ของคุณอย่างเต็มที่ พวกเขาแบ่งปันวิสัยทัศน์ของสิ่งที่พวกเขาต้องการให้หน้าแรกดูและรู้สึกเหมือนก่อนที่จะส่งโครงการออก ในขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์นี้คุณและทีมของคุณระดมความคิดเบื้องต้นบางอย่างแบ่งปันแรงบันดาลใจจากหน้าแรกของเว็บไซต์ที่คุณชื่นชอบและสร้าง Mockups ระดับสูงมากในเครื่องมือระดมสมองของคุณมิโร่ .

ขั้นตอนที่ 2: การร้องขอการบริโภค

เมื่อคุณมีแนวคิดทั่วไปเกี่ยวกับสิ่งที่คุณกำลังทำอยู่เหล็กออกรายละเอียดและแผนโครงการ ในขั้นตอนของเวิร์กโฟลว์นี้ให้แน่ใจว่าได้จับข้อมูลข้อมูลหรือความต้องการทางธุรกิจที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้จะแจ้งกระบวนการที่คุณสร้างผู้มีส่วนได้เสียของโครงการที่คุณมีส่วนร่วมและงานที่คุณส่งมอบในท้ายที่สุด

กำหนดของคุณวัตถุประสงค์ของโครงการและเป้าหมายสมาร์ท

ค้ำกฎบัตรโครงการหรือขยายกฎบัตรของคุณเป็นสรุปโครงการ

สร้างและแบ่งปันแผนโครงการบวกกับระดับสูงโครงการไทม์ไลน์

ระบุคีย์ผู้มีส่วนได้เสียโครงการกับแผนภูมิ RACI

กำหนดการการประชุมเขี่ยโครงการ

กำหนดของคุณขอบเขตโครงการเพื่อหลีกเลี่ยงขอบเขตคืบ

ร่างเหตุการณ์สำคัญของโครงการที่สำคัญเช่นเดียวกับรอบชิงชนะเลิศของคุณการส่งมอบโครงการ

คุณไม่ต้องการวัสดุเหล่านี้ทั้งหมดสำหรับทุกเวิร์กโฟลว์ - แต่ให้แน่ใจว่าคุณพัฒนาวัสดุให้เพียงพอเพื่อแจ้งงานโครงการที่เหลือของคุณ กำจัดไปมาเพื่อขอความชัดเจนบริบทและข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการทำงาน

เพื่อดำเนินการตามตัวอย่างของเราในเวิร์กโฟลว์การผลิตเว็บคุณเปลี่ยนทีมของคุณระดมสมองให้เป็นสั้น ๆ. การใช้เครื่องมือการจัดการงานชอบผู้จัดการงาน UDNคุณดึงภาพสเก็ตช์ครั้งแรกของคุณเข้าสู่บทสรุปและรวมเข้ากับข้อมูลโครงการอื่น ๆ เช่นคุณแผนการสื่อสาร .

3. การจัดลำดับความสำคัญและการจัดหาทรัพยากร

เมื่อคุณมีแผนของคุณในสถานที่ก็ถึงเวลาที่จะนำไปใช้งานและเริ่มต้นด้วยการจัดสรรทรัพยากร. คุณต้องมองเห็นกระบวนการของคุณเพื่อจัดลำดับความสำคัญและกำหนดงานตามความสามารถของทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพไม่เพียงเกี่ยวกับการเพิ่มผลผลิตสูงสุดและทำงานให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ - พวกเขากำลังทำพื้นที่สำหรับความคิดสร้างสรรค์ เมื่อทำสำเร็จการจัดการภาระงานเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานและละลายความโกลาหลออกจากคุณและทีมของคุณรู้สึกพึงพอใจในตอนท้ายของแต่ละวันมากกว่าที่จะครอบงำ

ในการทำขั้นตอนนี้ในเวิร์กโฟลว์ที่ทำซ้ำได้คุณต้องทำให้มันเป็นไปโดยอัตโนมัติ เมื่อคุณมีความรู้สึกที่ชัดเจนของความสามารถของสมาชิกแต่ละคนให้ใช้ระบบอัตโนมัติเวิร์กโฟลว์เพื่อกำหนดเส้นทางที่ถูกต้องให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม ชี้แจงลำดับความสำคัญของโครงการแต่ละโครงการและให้อำนาจสมาชิกในทีมในการปรับกำหนดเวลาหากจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะได้งานที่ได้รับผลกระทบสูงสุด

ในตัวอย่างของเราทีมงานสร้างสรรค์ของคุณมีโครงการขอสร้างสรรค์ ใน ผู้จัดการงาน UDN. เมื่อคำขอเข้ามาเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติกำหนดเส้นทางงานให้กับสมาชิกในทีมที่เหมาะสม การริเริ่มแต่ละครั้งมีระดับความสำคัญที่เกี่ยวข้องดังนั้นสมาชิกในทีมจึงรู้ว่าพวกเขาควรมุ่งเน้นพลังงานของพวกเขาอย่างไร ในเครื่องมือเดียวกันคุณยังมีหน้าต่างเข้าสู่ทีมของคุณมีภาระงานเพื่อกำหนดหรือกำหนดเวลาใหม่ตามต้องการ

4. การพัฒนาและแอมป์; ทบทวน

นี่คือเนื้อของ "งาน" ในการส่งมอบโครงการที่พัฒนาขึ้นเวิร์กโฟลว์การตรวจสอบและวนซ้ำผ่านการตอบรับข้อเสนอแนะและรับข้อเสนอแนะผ่านการอนุมัติผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

หากไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่คล่องตัวงานนี้จำนวนมากนี้เป็นแบบแมนนวล - และหาไฟล์ที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม ผู้มีส่วนร่วมขนาดใหญ่ในการทำงานเกี่ยวกับงานกำลังค้นหาเอกสารหรือการอนุมัติการไล่ล่าดังนั้นการเก็บข้อมูลนี้ไว้ในเครื่องมือที่อยู่ส่วนกลางจะช่วยลดการทำงานที่ไม่จำเป็นสำหรับทุกคนในทีมของคุณ

เมื่อการสื่อสารและไฟล์ทั้งหมดถูกแชร์ในที่เดียวกันสมาชิกในทีมใช้เวลาทำงานเกี่ยวกับงานและเวลามากขึ้นในการทำงานจริง จากนั้นไปที่การกระทำโดยใช้ระบบอัตโนมัติเพื่อสร้างข้อมูลที่คุณต้องการในเวลาที่แน่นอนที่คุณต้องการ

เพื่อดำเนินการตามตัวอย่างของเราต่อการทำงานของ Web Workflow หลังจากมอบหมายงานนักออกแบบของคุณสร้าง Wireframe สำหรับเว็บไซต์โฮมเพจใหม่ในมะเขือซึ่งพวกเขาจะแนบกับโครงการ ผ่านการพิสูจน์อักษร ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแสดงความคิดเห็นในไฟล์ PDF เพื่อแสดงความคิดเห็นเฉพาะเกี่ยวกับสิ่งที่เป็นและไม่ทำงาน เมื่อผู้มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการได้ลงนามในการออกแบบคุณสามารถมอบการออกแบบให้กับทีมพัฒนาเว็บโดยไม่ต้องทำงานซ้ำ ข้อมูลนั้นมีชีวิตอยู่ในโครงการขอความคิดสร้างสรรค์และในการผลิตเว็บโครงการดังนั้นทุกคนทำงานนอกข้อมูลที่ทันสมัยที่สุด

5. การติดตามความคืบหน้า

ส่วนสำคัญของเวิร์กโฟลว์ใด ๆ คือการทำให้แน่ใจว่าทุกคนในทีมของคุณอยู่ในหน้าเดียวกันเกี่ยวกับการทำงาน บ่อยครั้งที่ข้อมูลกระจัดกระจายไปตามเครื่องมือในการรายงานความคืบหน้าของโครงการคุณต้องสลับระหว่างเครื่องมือและรวบรวมข้อมูลในที่เดียวด้วยตนเอง แต่คู่มือการทำงานที่ซ้ำกันเป็นการเสียเวลา - และไม่มีใครต้องการการประชุมสถานะอื่น

แทนแบ่งปันอัพเดตสถานะโครงการการทำงานที่เกิดขึ้นเพื่อให้ทุกคนมีบริบทที่พวกเขาต้องการที่จะทำงานที่เกิดขึ้น หากโครงการของคุณไม่ได้อยู่ในการติดตามรายงานสถานะของคุณช่วยให้ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการทราบเกี่ยวกับความล่าช้า - และวิธีที่คุณจะแก้ไขตัวบล็อกใด ๆ

ตัวอย่างเช่นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากได้ลงทุนในเวิร์กโฟลว์การผลิตเว็บ - หลังจากทั้งหมดความคิดริเริ่มนี้ถูกเสนอครั้งแรกโดยรองประธานฝ่ายการตลาด แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียของโครงการไม่จำเป็นต้องได้รับการอัปเดตเกี่ยวกับรายละเอียดหรือชนทุกอย่างในถนนทุกราย แต่คุณแบ่งปันการอัปเดตสถานะโครงการรายสัปดาห์กับพวกเขาการเพิ่มบริบทและการเชื่อมโยงไปยังงานและเหตุการณ์สำคัญที่ทีมของคุณเสร็จสมบูรณ์

6. การอนุมัติ

บางครั้งสิ่งที่คุณต้องการก็คือการอนุมัติครั้งสุดท้าย - แต่การได้รับการอนุมัติอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก บ่อยครั้งที่ผู้นำผู้บริหารไม่ว่าง แม้ว่าคุณจะต้องมีการลงชื่ออย่างรวดเร็วจากพวกเขาเวลาของพวกเขานั้นมีค่าและเข้าถึงได้ยาก แต่การอนุมัติเวิร์กโฟลว์โดยอัตโนมัติขั้นตอนนี้โดยทำให้ผู้มีส่วนได้เสียชัดเจนและง่ายต่อการให้พรครั้งสุดท้ายของพวกเขา

ในตัวอย่างของเราหน้าแรกของคุณพร้อมที่จะไป แต่คุณต้องลงชื่อเข้าใช้จาก VP ของการตลาดเพื่อให้สวิตช์ ดังนั้นคุณจึงส่งคำขออนุมัติที่แตกต่างจากงานปกติ - ไปยัง VP ของการตลาด การแจ้งเตือนที่เป็นเอกลักษณ์นี้ช่วยให้พวกเขาทราบประเภทของข้อเสนอแนะที่คุณต้องการจากพวกเขาดังนั้นพวกเขาจึงสามารถตอบสนองได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ด้วยการคลิกปุ่มคุณได้รับการอนุมัติและคุณเปิดหน้าแรกของคุณในเวลา

7. การรายงาน

ไม่ว่าโครงการจะประสบความสำเร็จดังต่อไปหรือวิ่งเข้าไปในการกระแทกบนท้องถนน แต่ก็มีการเรียนรู้จากความคิดริเริ่มแต่ละครั้งเสมอ ขั้นตอนสุดท้ายของเวิร์กโฟลว์คือการรายงานความคืบหน้าของคุณและดำดิ่งสู่ข้อมูลเพื่อเรียนรู้สิ่งที่ทำงานและสิ่งที่สามารถปรับปรุงได้ สิ่งนี้จะช่วยให้คุณเพิ่มประสิทธิภาพโครงการในอนาคต - หรือแม้แต่ปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ปัจจุบันของคุณ

เพื่อเสร็จสิ้นตัวอย่างของเราหน้าแรกของคุณจะแสดงสด - ขอแสดงความยินดี! ขั้นตอนสุดท้ายคือการติดตามว่าหน้านี้กำลังทำอะไรและรายงานความคืบหน้าของคุณเพิ่มขึ้น จากนั้นในครั้งต่อไปที่คุณต้องเปิดหน้าเว็บวาดจากการเรียนรู้ของคุณในโครงการนี้เพื่อให้งานนั้นดียิ่งขึ้น

สร้างความร่วมมือเวิร์กโฟลว์ดิจิตอล

Ralph Waldo Emerson กล่าวว่า "ชีวิตคือการเดินทางไม่ใช่จุดหมายปลายทาง" และเหมือนกันสำหรับเวิร์กโฟลว์ โดยการมุ่งเน้นไปที่และปรับปรุงกระบวนการทำงานคุณสามารถจัดเตรียมสมาชิกในทีมด้วยเครื่องมือและข้อมูลที่พวกเขาต้องการประสบความสำเร็จ