Apa itu alur kerja? 7 langkah sederhana untuk memulai

Syarat ambigu. Bagi sebagian orang, alur kerja adalah proses - untuk orang lain, ini adalah cara untuk mengatur informasi.

Ketidakjelasan di sekitar istilah ini memiliki konsekuensi nyata. Kurangnya kejelasan tentang apa alur kerja adalah muddles karya itu sendiri, mengarah pada masalah efisiensi. Misalnya, rata-rata pekerja pengetahuan yang dihabiskan60% dari waktu merekaPekerjaan tentang pekerjaan-hal-hal seperti mencari informasi atau menindaklanjuti status pekerjaan. Dan lagi,lebih dari seperempattenggat waktu masih ketinggalan setiap minggu. Meskipun kami bekerja keras dan sibuk sepanjang hari, kami entah bagaimana masih sering melewatkan tanda dan tertinggal.

Sesuatu tidak benar.

Di situlah alur kerja - dan pengertian Mereka akan masuk. Memiliki pemahaman yang jelas tentang apa alur kerja dan bagaimana menerapkannya membantu Anda secara efektif mengatur pekerjaan tim Anda, mengenai tujuan proyek Anda, dan menciptakan yang abadi, efektifproses pemetaan. Begini caranya.

Apa itu alur kerja?

Alur kerja adalah proses ujung-ke-ujung yang membantu tim memenuhi tujuan mereka dengan menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat. Setelah diatur, alur kerja membantu Anda mengatur informasi dengan cara yang tidak hanya dapat dimengerti, tetapi juga berulang.

Alur kerja yang efektif memiliki tujuh langkah, secara longgar diatur dalam tiga tahap - perencanaan, eksekusi, dan ulasan:

Perencanaan:

1. Ideasi dan pengumpulan informasi

2. Permintaan Asupan.

3. Prioritas dan sumber daya

Eksekusi:

4. Pengembangan dan ulasan

5. Pelacakan kemajuan

Tinjauan:

6. Persetujuan

7. Melaporkan

Kapan saya harus membuat alur kerja?

Alur kerja benar-benar kuat di tingkat tim dan departemen. Ketika dilakukan dengan benar, alur kerja memberikan kejelasan kebutuhan tim Anda untuk mencapai tujuan mereka lebih cepat.

Anda dapat membangun alur kerja yang efektif untuk inisiatif berbasis waktu dengan kampanye pemasaran gol akhir, program onboarding karyawan baru, dan pengadaan-serta untuk proses berulang dan kalender konten yang selalu berulang, permintaan, dan pelacakan bug.

Mengapa alur kerja itu penting

Meskipun setiap alur kerja unik, semua alur kerja menarik dari blok bangunan yang sama, seperti satu set Lego. Komponen dasar ini cukup fleksibel untuk memenuhi kebutuhan tim atau organisasi. Bagian kritis adalah mengkodifikasi proses bisnis-kritis Anda untuk membuat struktur di organisasi Anda. Ketika Anda melakukan itu, tidak ada yang bertanya-tanya apa langkah selanjutnya atau siapa yang mengemudi sepotong proyek. Menghilangkan ketidakpastian itu adalah terobosan.

Tingkat struktur ini dapat memberikan manfaat nyata bagi tim Anda, termasuk:

Merampingkan koordinasi antara anggota tim proyek

Menyetirkeuntungan produktivitas(tanpa mengorbankan kualitas atau biaya)

Meningkatkanalokasi sumber daya

Meningkatkan visibilitas proyek

Memberdayakan para pemimpin untuk membuat keputusan yang lebih cerdas, karena semuanya dilacak di satu tempat

Mengurangi pengumpulan-informasi dan kerja duplikatif manual

Menghilangkan silo data dengan mengumpulkan segala sesuatu dalam sumber kebenaran yang dapat diakses secara terpusat

Memberi anggota tim rasa yang jelas tentang bagaimana pekerjaan mereka berkontribusi terhadap tujuan dan tujuan bersama yang lebih luas

Mengurangi menebak dan membuka blokir anggota tim

Menghilangkan proses ad hoc dan sistem satu kali di tempat hub pusat informasi

Alih-alih menciptakan kembali roda setiap kali, alur kerja memungkinkan tim menjadi berdampak dan mudah beradaptasi untuk menyelesaikan pekerjaan terbaik mereka.

3 manfaat utama dari alur kerja yang ditentukan

Sebuah alur kerja mungkin tampak seperti banyak pekerjaan untuk mengatur, tetapi proses yang ditentukan dengan baik, berulang adalah pengemudi utama untuk pertumbuhan. Dengan alur kerja yang efektif, Anda dapat menghilangkan pekerjaan tentang pekerjaan, meredakan frustrasi, meningkatkan kejelasan, dan meningkatkan keterlibatan. Investasi di muka akan menghemat banyak waktu dan stres di masa depan.

Visibilitas waktu nyata

Bukan rahasia lagi yang real-time, wawasan yang dapat ditindaklanjuti meningkatefisiensi tim.. Mendapatkan wawasan ini bisa rumit - tetapi di situlah alur kerja masuk.

Alur kerja yang efektif menghubungkan orang yang tepat dengan informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Tingkat hubungan ini meningkatkan visibilitas di dalam dan di seluruh proyek - sehingga semua orang di tim Anda tahu persis siapa yang melakukan kapan dan mengapa itu penting. Secara khusus, tingkat visibilitas ini membantu Anda:

Mendapatkan wawasan real-time, dapat ditindaklanjuti untuk meningkatkan efisiensi tim

Rencana, sumber daya, dan skala yang akurat bekerja atau turun seperlunya

Pertahankan pemangku kepentingan eksekutif dan lintas fungsional terkini tentang kemajuan proyek

Kurangi penundaan dan menghasilkan hasil berkualitas tinggi

Dapatkan pandangan mata burung dari proses proyek Anda untuk memahami, menentukan masalah, dan mendiagnosis masalah

Keselarasan dalam dan antara tim lintas fungsional

Jelas, alur kerja yang didefinisikan memberdayakan kejelasan dan konteks lintas fungsi di beberapa tim. Ketika Anda memiliki jaringan proyek atau alat yang terhubung, tim lintas fungsi dengan jelas melihat bagaimana dan mengapa di balik pekerjaan yang sedang dilakukan.

Alat manajemen kerja yang baik memungkinkan Anda untuk mendefinisikan dan berbagi alur kerja, tidak peduli pada tim apa Anda berada. Ini menciptakan satu sumber kebenaran untuk semua pekerjaan dan data, memecah silo antara tim untuk memberdayakan kolaborasi yang lebih mudah. Plus, menghubungkan inisiatif individu untuk alur kerja perusahaan skala besar memberi anggota tim pandangan yang jelas tentang pekerjaan yang paling penting. Dengan membuat ini jelas bagi semua anggota tim, setiap orang dapat fokus pada pekerjaan prioritas tertinggi yang mendorong dampak paling banyak.

Peningkatan efisiensi operasional

Alur kerja menyusun proses melalui formulir asupan permintaan kerja,Otomatisasi proses bisnis, dan proyek templatized. Dengan secara otomatis menghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat, Anda meningkatkan efisiensi dan produktivitas. Alur kerja yang efektif menghilangkan pekerjaan tentang pekerjaan untuk meningkatkan kecepatan tim. Ketika tim Anda memiliki kejelasan, mereka dapat fokus pada pekerjaan yang paling penting untuk mendorong dampak paling banyak. Plus, peningkatan transparansi dengan integrasi antara alat bisnis mengurangi pengalihan konteks.

Bagaimana alur kerja dibandingkan dengan proses bisnis lainnya

Untuk membangun alur kerja, Anda kemungkinan besar akan menggabungkan berbagai proses bisnis. Inilah cara alur kerja membandingkan - dan berbeda - dari praktik-praktik ini:

Alur kerja vs manajemen proses bisnis (BPM)

Proses bisnis adalah urutan tugas.Manajemen Proses Bisnis (BPM)adalah praktik menganalisis dan meningkatkan proses bisnis dalam suatuCara yang efisien dan efektif .

Manajemen alur kerja adalah bagian dari BPM. Alur kerja mengatur data dengan cara yang dapat dimengerti dan berulang dengan berfokus pada tiga hal: perencanaan, pelaksanaan, dan tinjauan. Alur kerja yang efektif adalah proses bisnis yang berulang dan berkelanjutan.

Alur kerja vs checklists.

Daftar periksa ataudaftar tugasadalah daftar hal yang perlu Anda lakukan. Daftar periksa lebih sederhana dari pada proses bisnis, karena tugas dalam daftar periksa sering berisi pekerjaan dari berbagai inisiatif - tanpa urutan tertentu.

Anda dapat menggunakan daftar periksa sebagai bagian dari alur kerja untuk memastikan tidak ada yang jatuh melalui celah. Daftar periksa dan alur kerja adalah alat sederhana namun kuat yang - ketika digunakan dalam tandem-bantu tim Anda menyelesaikan pekerjaan terbaik Anda. Bertujuan untuk memasukkan daftar periksa dalam proses end-to-end alur kerja Anda untuk membantu tim Anda memenuhi tujuan mereka.

Alur kerja vs. grafik Gantt

SEBUAHGantt Chart.adalah alat manajemen proyek visual yang menggambarkan aTimeline Project.sebagai bagan bar horizontal. Setiap bar dalam grafik Gantt menjabarkan langkah dalam proses. Panjang bilah mewakili jumlah waktu yang dilakukan pekerjaan.

Grafik Gantt sangat bagusAlat Manajemen Proyek Visual Dan yang paling umum digunakan untuk melacak inisiatif berbasis waktu seperti rencana acara atau peluncuran produk. Anda juga dapat membangun alur kerja untuk mengubah proyek satu kali menjadi proses yang berulang untuk pekerjaan di masa depan. Jika Anda membuat alur kerja untuk rencana acara atau peluncuran produk, menggunakan grafik Gantt dan perangkat lunak manajemen proyek visual lainnyaPapan Kanbandapat membantu Anda mencapai tujuan Anda lebih cepat.

Alur kerja vs flowcharts.

FlowCharts adalah cara yang baik untuk memvisualisasikan langkah-langkah proses dengan cara berurutan. Misalnya, sebuah alur dapat menunjukkan hubungan antaralima fase proyekatau membantu Anda memvisualisasikan hubungan sebab-akibat yang berdampak pada proyek Anda.

Pada tingkat tinggi, dapat membantu untuk memvisualisasikan tujuh langkah alur kerja dalam bagan aliran, atauDiagram alur kerja. Setelah Anda memiliki rasa yang baik terhadap langkah-langkah utama alur kerja Anda, bawa proses tersebut ke kehidupan dengan waktu nyata, dibagikanPlatform Manajemen Kerja .

Workflows vs Manajemen Kerja

Alur kerja adalah bagian penting dari manajemen kerja - pada kenyataannya, alat manajemen kerja yang baik membuatnya mudah untuk mengatur tim atau alur kerja departemen Anda untuk mengoordinasikan orang dan bekerja di semua tingkatan organisasi Anda. Pada akhirnya, manajemen kerja tenaga kerja dan memastikan bahwa setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk mencapai pekerjaan yang paling penting.

Manajemen kerja adalah pendekatan sistematis untuk mengatur alur kerja organisasi untuk menyediakan kebutuhan tim kejelasan untuk mencapai tujuan mereka lebih cepat. Ini tentang mengoordinasikan orang dan bekerja di semua tingkatan organisasi untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan yang memberikan dampak paling banyak.

Contoh alur kerja

Sebelum kita terjun ke manfaat alur kerja yang ditentukan dan cara membangun alur kerja Anda sendiri, lihat beberapa contoh alur kerja.

Alur kerja umpan balik pelanggan

Pengumpulan ide dan informasi:Seorang pelanggan mengirimkan tiket, permintaan, atau umpan balik.

Permintaan Asupan:Permintaan diproses di CRM-misalnya, Zendesk.

PRIORITASI DAN SUMBAT:Permintaan secara otomatis dialihkan ke tim yang sesuai. Misalnya, jika itu adalah permintaan penjualan, permintaan diarahkan ke Salesforce untuk tim penjualan untuk triase. Atau, tiket dan umpan balik dialihkan ke tim internal, yang bekerja dalam alat manajemen kerja sepertiUDN Task Manager. .

Pengembangan dan Tinjau:Tim bekerja untuk menyelesaikan masalah pelanggan.

Pelacakan Kemajuan:Integrasi waktu-nyata merampingkan dan mengotomatiskan pekerjaan antara tim Anda. Alih-alih memperbarui tim atau duplikat secara manual antara alat, integrasi seperti UDN Task Manager.untuk integrasi ZendeskPastikan tim Anda memiliki informasi terbaru di mana mereka bekerja.

Persetujuan:Solusi akhir dikirim kembali ke pelanggan melalui tim pelanggan. Jika perlu, perubahan didokumentasikan. Jika permintaan belum cukup ditujukan, maka tim loop kembali ke langkah empat (pengembangan dan ulasan) untuk melihat lagi.

Pelaporan:Tiket spesifik ini dilacak sebagai bagian dari keseluruhan proses kerja untuk mengukur dampak keseluruhan dari alur kerja umpan balik pelanggan.

Workflow Manajemen Kampanye

Pengumpulan ide dan informasi:Seluruh tim berkumpulBrainstorm.Ide kampanye baru.

Permintaan Asupan:Berkolaborasi dengan tim mereka, pemimpin proyek menciptakan celana untuk semua aset kreatif yang diperlukan oleh citra kampanye, animasi, video, aset konten, dan banyak lagi.

PRIORITASI DAN SUMBAT:Pemimpin proyek meninjau setiap bagian kampanye sehingga mereka dapat memahami bagaimana semuanya cocok sebelum memprioritaskan proyek dan tugas. Kemudian, pemimpin proyek menciptakan kalender kampanye master sehingga semua orang di tim memiliki ikhtisar tingkat tinggi tentang semua yang terjadi dalam kampanye.

Pengembangan dan Tinjau:Dengan rencana Anda, Anda dapat menekan tombol "GO" pada produksi aset kreatif. Kontributor eksternal dan rekan satu tim melompat beraksi. Jika aset kreatif membutuhkan lebih banyak pekerjaan, alur kerja loop kembali ke tahap produksi aset kreatif.

Pelacakan Kemajuan:Sementara tim mereka bekerja, pemimpin proyek memonitor kemajuan melalui platform manajemen kerja. Jika rekan satu tim mengalami masalah atauProduktif Project.tertunda, mereka dapat melompat dan membuka blokir kerja.

Persetujuan:Ketika semuanya terlihat baik, pemimpin proyek menyetujui pekerjaan. Kampanye berjalan.

Pelaporan:Apakah kampanye adalah kesuksesan pelarian atau kekuranganformer, selalu ada satu ton untuk dipelajari. Pemimpin proyek menyelamatkan data dan mewawancarai anggota tim mereka untuk menemukan apa yang berhasil dan apa yang dapat mereka tingkatkan.

Tujuan Perencanaan Workflow.

Pengumpulan ide dan informasi:Kepemimpinan perusahaan memutuskan seberapa sering organisasi akan ditetapkanOKRS (Tujuan dan Hasil Utama). Mereka berinvestasi dalam aSistem Manajemen Tujuan.untuk melacak pekerjaan mereka.

Permintaan Asupan:Tim memimpin, anggota tim, danStakeholder Proyek Utamaberkolaborasi untuk menghasilkan ide untuk tujuan yang akan datang.

PRIORITASI DAN SUMBAT:Tim memimpin draft serangkaian tujuan untuk periode gol berikutnya. Idealnya, setiap objektif berkontribusi pada yang di atasnya, menciptakan kejelasan dan penyelarasan.

Pengembangan dan Tinjau:Begitu mereka tahu apa yang ingin mereka capai, anggota tim bisa mulai bekerja. Menggunakan platform manajemen kerja, mereka dapat menghubungkan pekerjaan sehari-hari mereka untuk tujuan yang lebih luas sehingga semua orang tahu pekerjaan apa yang merupakan prioritas tertinggi.

Pelacakan Kemajuan: Sementara tim mereka bekerja, tim memimpin memonitor kemajuan mereka. Jika kemajuan melambat atau tenggat waktu tergelincir, mereka dapat masuk dan membersihkan jalan. Baik tim memimpin dan anggota tim menyediakan pembaruan status reguler melalui platform manajemen pekerjaan mereka.

Persetujuan:Anggota tim menyelesaikan pekerjaan saat mereka menyelesaikannya. Manajer melihat, dan menyetujui atau meminta perubahan sesuai kebutuhan.

Pelaporan:Setelah setiap periode, tim memimpin ulasan tujuan mereka. Mereka menggali apa yang berhasil dan apa yang tidak berhasil selama periode tujuan. Untuk tujuan di masa depan, tim akan menggandakan kekuatan mereka dan mendukung kelemahan mereka.

7 Langkah untuk Membuat Alur Kerja yang Efektif

Tujuh langkah untuk menciptakan alur kerja yang efektif dipecah menjadi tiga fase: perencanaan, pelaksanaan, dan tinjauan. Menerapkan langkah-langkah ini membantu Anda mengatur pekerjaan dengan cara yang tidak hanya dapat dimengerti, tetapi juga berulang.

Mengapa tujuh langkah?

Pikirkan tujuh langkah sebagai templat alur kerja untuk memaksimalkan dampak saat meminimalkan pekerjaan tentang pekerjaan. Alih-alih memulai setiap proyek dengan beberapa jam - atau bahkan berhari-hari pengumpulan informasi, pertemuan yang tidak perlu, dan komunikasi duplikat, alur kerja memberikan kerangka kerja bagi tim Anda untuk langsung beraksi. Tujuh langkah alur kerja melengkapi tim Anda dengan data, informasi, dan aset yang mereka butuhkan untuk menabrak tanah. Mereka menciptakan rencana tindakan yang jelas, memastikan semua orang di tim Anda memahami apa yang perlu dilakukan dan ketika tenggat waktu mereka.

Alur kerja menangkap proses yang dapat diulang sehingga Anda tidak perlu menemukan kembali roda. Agar efektif, alur kerja harus dibuat dalam alat bersama yang melacak informasi secara real time.

Dalam contoh di bawah ini, kami akan menunjukkan cara membuat alur kerja di UDN Task Manager. . Jika Anda tidak yakin bagaimana memulai, pelajari caranyaperangkat lunak manajemen alur kerjaMenghubungkan orang yang tepat ke data yang tepat pada waktu yang tepat sehingga tim Anda dapat fokus pada pengiriman dampak.

Langkah 1: Ideasi dan Pengumpulan Informasi

Setiap alur kerja dimulai dengan ide. Terkadang, ide-ide tiba sepenuhnya terbentuk, di lain waktu, tim Anda memulai inisiatif baru dan menarik dengan beberapa prinsip panduan.

Selama langkah proses kerja ini, kumpulkan informasi yang tidak terstruktur dan brainstorming ide untuk proyek Anda. Jika berlaku, pertimbangkan keterbatasan proyek, pembatasan, atau persyaratan sebelum pindah ke langkah berikutnya.

Misalnya, mari kita lihat alur kerja produksi web. VP Marketing mendekati tim kreatif Anda untuk sepenuhnya mengubah halaman beranda situs web Anda. Mereka berbagi visi tentang apa yang mereka inginkan beranda untuk melihat dan merasa seperti sebelum menyerahkan proyek. Pada tahap alur kerja ini, Anda dan tim Anda melakukan brainstorming beberapa ide awal, berbagi inspirasi dari halaman rumah situs web favorit Anda, dan membuat mockup level yang sangat tinggi di alat brainstorming Anda,Miro. .

Langkah 2: Permintaan Asupan

Setelah Anda memiliki gagasan umum tentang apa yang sedang Anda kerjakan, setrika rincian dan rencana proyek. Pada tahap alur kerja ini, pastikan untuk menangkap data, informasi, atau kebutuhan bisnis yang relevan. Ini menginformasikan proses yang Anda bangun, pemangku kepentingan proyek yang Anda libatkan, dan pekerjaan yang akhirnya Anda sampaikan.

Tentukan ..tujuan proyekdanTujuan Cerdas.

Draft A.Piagam proyek, atau perluas piagam Anda menjadi aSingkat proyek

Buat dan bagikan arencana proyek, ditambah tingkat tinggiTimeline Project.

Identifikasi kunciPemangku kepentingan ProyekdenganRACI Chart.

JADWAL A.Pertemuan Proyek Kickoff

Tentukan ..ruang lingkup proyekuntuk mencegahLingkup creep.

Garis besartonggak proyek pentingserta final AndaProduktif Project.

Anda tidak perlu semua bahan ini untuk setiap alur kerja - tetapi pastikan Anda mengembangkan bahan yang cukup untuk menginformasikan sisa pekerjaan proyek Anda. Hilangkan bolak-balik meminta kejelasan, konteks, dan informasi tambahan tentang pekerjaan.

Untuk melanjutkan contoh alur kerja produksi web, Anda mengubah tim Anda curah pendapat menjadi akreatif singkat. Menggunakan sebuahAlat Manajemen KerjaSukaUDN Task Manager., Anda menarik sketsa Miro awal Anda ke brief dan menggabungkannya dengan informasi proyek lain, seperti Andarencana komunikasi .

3. Prioritas dan sumber daya

Setelah Anda memiliki rencana Anda di tempat, saatnya untuk melakukan tindakan - dan itu dimulai denganalokasi sumber daya. Anda memerlukan visibilitas ke dalam proses Anda untuk secara efektif memprioritaskan dan menetapkan pekerjaan berdasarkan kapasitas tim.

Alur kerja yang efektif tidak hanya tentang memaksimalkan produktivitas dan melakukan pekerjaan sebanyak mungkin - mereka tentang membuat ruang untuk kreativitas. Ketika berhasil dilakukan,Manajemen beban kerjaMaksimalkan kinerja karyawan dan melelehkan kekacauan, meninggalkan Anda dan tim Anda merasa puas pada akhir setiap hari daripada kewalahan.

Untuk membuat langkah ini dalam alur kerja berulang, Anda juga perlu mengotomatiskannya. Setelah Anda memiliki rasa yang jelas dari setiap kapasitas anggota tim, gunakanotomatisasi alur kerjauntuk secara akurat merutekan pekerjaan kepada anggota tim yang tepat. Mengklarifikasi prioritas masing-masing proyek, dan memberdayakan anggota tim untuk menyesuaikan tenggat waktu jika perlu untuk memastikan mereka mendapatkan pekerjaan berdampak tertinggi.

Dalam contoh kami, tim kreatif Anda memilikiProyek Permintaan Kreatifdi dalamUDN Task Manager.. Ketika sebuah permintaan masuk, alur kerja otomatis merutekan pekerjaan kepada anggota tim yang sesuai. Setiap inisiatif memiliki tingkat prioritas yang terkait, sehingga anggota tim tahu apa yang harus mereka fokuskan energi mereka. Dalam alat yang sama, Anda juga memiliki jendela ke dalam tim AndaBeban kerja, untuk menetapkan kembali atau menjadwal ulang pekerjaan sesuai kebutuhan.

4. Pengembangan & amp; tinjauan

Ini adalah daging dari "pekerjaan" dalam hasil kerja proyek kerja alur kerja Anda, meninjau dan mengisinya melalui loop umpan balik, dan mendapatkan umpan balik melalui persetujuan pemangku kepentingan.

Tanpa alur kerja yang efisien, banyak pekerjaan ini manual - dan sulit untuk menemukan file yang tepat pada waktu yang tepat. Kontributor besar untuk bekerja tentang pekerjaan adalah mencari dokumen atau mengejar persetujuan, jadi menjaga informasi ini dalam alat yang terletak di pusat mengurangi pekerjaan yang tidak perlu untuk semua orang di tim Anda.

Ketika komunikasi dan file semuanya dibagikan di tempat yang sama, anggota tim menghabiskan lebih sedikit waktu untuk bekerja tentang pekerjaan dan lebih banyak waktu pada pekerjaan mereka yang sebenarnya. Kemudian, beraksi menggunakan otomatisasi untuk memuncukkan informasi yang Anda butuhkan pada saat yang tepat Anda membutuhkannya.

Untuk melanjutkan contoh alur kerja produksi web - setelah menugaskan pekerjaan, desainer Anda membuat wireframe untuk situs web baru di situs webFigma., yang kemudian mereka lampirkan ke proyek. MelaluiProfit , pemangku kepentingan mengomentari file PDF untuk meninggalkan umpan balik spesifik tentang apa yang sedang dan tidak berfungsi. Setelah pemangku kepentingan proyek telah menandatangani pada desain, Anda dapat menyerahkan desain ke tim pengembangan web - tanpa memiliki pekerjaan duplikat. Sebaliknya, informasi itu hidup dalam proyek permintaan kreatif dan diProduksi webproyek, sehingga semua orang beroperasi dari informasi terbaru.

5. Pelacakan kemajuan

Bagian penting dari setiap alur kerja adalah memastikan bahwa setiap orang di tim Anda berada di halaman yang sama tentang pekerjaan. Terlalu sering, data tersebar di alat - untuk melaporkan kemajuan proyek, Anda perlu beralih di antara alat dan mengumpulkan informasi secara manual di satu tempat. Tetapi manual, pekerjaan duplikat adalah buang-buang waktu - dan tidak ada yang membutuhkan pertemuan status lain.

Sebaliknya, bagikanPembaruan Status Proyek.Di mana pekerjaan terjadi sehingga setiap orang memiliki konteks yang mereka butuhkan tepat di mana pekerjaan terjadi. Jika proyek Anda tidak sesuai, laporan status Anda memungkinkan pemangku kepentingan proyek tahu tentang keterlambatan - dan bagaimana Anda akan menyelesaikan pemblokir.

Misalnya, banyak pemangku kepentingan diinvestasikan dalam alur kerja produksi web-setelah semua, inisiatif ini pertama kali diusulkan oleh VP pemasaran. Tetapi pemangku kepentingan proyek tidak perlu diperbarui tentang setiap detail kecil atau benjolan di jalan. Sebagai gantinya, Anda berbagi pembaruan status proyek mingguan dengan mereka, menambahkan konteks dan menghubungkan dengan tugas dan tonggak tim Anda telah selesai.

6. Persetujuan

Terkadang, yang Anda butuhkan adalah yang terakhir, persetujuan akhir - tetapi mendapatkan persetujuan bisa rumit. Seringkali, para pemimpin eksekutif sedang sibuk. Meskipun Anda hanya perlu tanda tangan cepat dari mereka, waktu mereka berharga - dan sulit diakses. Sebaliknya, alur kerja persetujuan mengotomatiskan langkah ini dengan membuatnya jelas dan mudah bagi para pemangku kepentingan untuk memberikan berkat terakhir mereka.

Dalam contoh kami, halaman rumah baru Anda siap untuk dikunjungi, tetapi Anda perlu menandatangani dari VP pemasaran untuk membuat sakelar. Jadi Anda mengirim permintaan persetujuan - berbeda dari tugas reguler - ke VP pemasaran. Pemberitahuan unik ini memungkinkan mereka mengetahui jenis umpan balik yang Anda butuhkan dari mereka, sehingga dapat dengan cepat dan mudah meresponsnya. Dengan mengklik tombol, Anda mendapat persetujuan dan Anda meluncurkan beranda tepat waktu.

7. Melaporkan

Terlepas dari apakah suatu proyek sukses besar atau berlangsung menjadi beberapa benjolan di jalan, selalu ada satu ton untuk dipelajari dari setiap inisiatif. Langkah terakhir dari alur kerja adalah melaporkan kemajuan Anda dan menyelami data untuk mempelajari apa yang berhasil dan apa yang dapat ditingkatkan. Ini membantu Anda mengoptimalkan proyek masa depan - atau bahkan menyempurnakan alur kerja Anda saat ini.

Untuk menyelesaikan contoh kami, halaman rumah Anda sekarang hidup - Selamat! Langkah terakhir adalah melacak bagaimana melakukan dan melaporkan kemajuan Anda secara bertahap. Kemudian, lain kali Anda perlu meluncurkan halaman web, menarik dari pembelajaran Anda pada proyek ini untuk membuat pekerjaan itu lebih baik.

Membangun kolaboratif, alur kerja digital

Ralph Waldo Emerson terkenal mengatakan "hidup adalah perjalanan, bukan tujuan," dan hal yang sama berlaku untuk alur kerja. Dengan memfokuskan dan meningkatkan proses kerja, Anda dapat melengkapi anggota tim dengan alat dan informasi yang mereka butuhkan untuk berhasil.