Vad är arbetsflöden? 7 enkla steg för att komma igång

Termen är tvetydig. För vissa är ett arbetsflöde en process för andra, det är ett sätt att organisera information.

Vagheten runt termen har verkliga konsekvenser. Brist på tydlighet om vad ett arbetsflöde är muddlar själva arbetet, vilket leder till ett effektivitetsproblem. Till exempel spenderar den genomsnittliga kunskapsarbetaren60% av sin tidpå jobbet om arbete-saker som att söka efter information eller följa upp arbetets status. Och ändå,över en fjärdedelav deadlines blir fortfarande missade varje vecka. Även om vi arbetar hårt och är upptagna hela dagen, saknar vi på något sätt märket och faller bakom ofta.

Något är inte riktigt.

Det är där arbetsflöden - och förståelse De är in. Att ha en tydlig förståelse för vad ett arbetsflöde är och hur man implementerar en hjälper dig att effektivt organisera ditt lags arbete, slå dina projektmål och skapa varaktiga, effektivaprocesskartläggning. Här är hur.

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en end-to-end-process som hjälper lag att uppfylla sina mål genom att ansluta rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt. När det är inställt hjälper ett arbetsflöde att du organiserar information på ett sätt som inte bara är förståeligt, men också repeterande.

Ett effektivt arbetsflöde har sju steg, löst arrangerade i tre stegsplanering, utförande och granskning:

Planera:

1. Ideation och informationsinsamling

2. Förfrågan intag

3. Prioritering och resurs

Avrättning:

4. Utveckling och granskning

5. Framstegsspårning

Recension:

6. Godkännande

7. Rapportering

När ska jag skapa ett arbetsflöde?

Arbetsflöden är verkligen kraftfulla på team och avdelningsnivå. När det är gjort rätt, ger arbetsflöden tydligheten som ditt lag behöver för att slå sina mål snabbare.

Du kan bygga ett effektivt arbetsflöde för ett tidsbaserat initiativ med ett mål-tanka marknadsföringskampanjer, nya anställda ombord på program och upphandling - såväl som för återkommande processer och vintergröna arbetsliknande innehållskalendrar, det begär och buggspårning.

Varför arbetsflöden är viktiga

Även om varje arbetsflöde är unik, drar alla arbetsflöden från samma byggstenar, som en uppsättning legos. Dessa grundläggande komponenter är tillräckligt flexibla för att passa alla lag- eller organisations behov. Den kritiska delen kodifierar dina affärskritiska processer för att skapa struktur i din organisation. När du gör det, undrar ingen vad nästa steg är eller som kör vilket stycke av projektet. Att eliminera denna osäkerhet är banbrytande.

Denna nivå av struktur kan leverera konkreta fördelar för ditt lag, inklusive:

Effektivisering av samordning mellan projektgruppsmedlemmar

KörningProduktivitetsvinster(utan att offra kvalitet eller kostnader)

Förbättringresursfördelning

Förbättra projektets synlighet

Bemyndiga ledare att göra smartare beslut, eftersom allt spåras på ett ställe

Minska manuell informationsuppsamling och dupliceringsarbete

Eliminera datasilos genom att samla allt i en centraltillgänglig källa till sanning

Att ge lagmedlemmar en tydlig känsla av hur deras arbete bidrar till bredare gemensamma mål och mål

Reducera gissning och avblockering av lagmedlemmar

Eliminera ad hoc-processer och enstaka system i stället för ett centralt nav av information

I stället för att återskapa hjulet varje gång, aktiverar arbetsflöden lag att bli effektiva och anpassningsbara för att få sitt bästa arbete.

3 huvudsakliga fördelar med definierade arbetsflöden

Ett arbetsflöde kan tyckas som mycket arbete att ställa in, men väldefinierade repeterbara processer är en viktig drivkraft för tillväxt. Med ett effektivt arbetsflöde kan du eliminera arbete om arbete, lätta frustrationer, öka klarheten och öka engagemanget. Upfront-investeringen kommer att spara dig massor av tid och stress i framtiden.

Realtids synlighet

Det är ingen hemlighet att realtid, handlingsbar insikter ökarlag effektivitet. Att få dessa insikter kan vara knepigt - men det är där arbetsflöden kommer in.

Ett effektivt arbetsflöde kopplar rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt. Denna nivå av anslutning ökar synligheten inom och över projekt - så alla på ditt team vet exakt vem som gör vad när och varför det spelar roll. I synnerhet hjälper denna synlighetsnivå dig:

Få realtid, handlingsbar insikter för att öka lagets effektivitet

Noggrant planera, resurs och skala upp eller ner efter behov

Håll verkställande och tvärfunktionella intressenter uppdaterade på projektets framsteg

Minska förseningar och producera leveranser av högre kvalitet

Få en fågelperspektiv av ditt projekts process för att förstå, ange och diagnostisera problem

Anpassning inom och mellan tvärfunktionella lag

Tydliga, definierade arbetsflöden ger tvärtefunktionell klarhet och sammanhang över flera lag. När du har ett nätverk av anslutna projekt eller verktyg, ser tvärfunktionella team tydligt hur och varför bakom det arbete som görs.

Bra arbetshanteringsverktyg gör att du kan definiera och dela arbetsflöden, oavsett vilket lag du är på. Detta skapar en enda källa till sanning för allt arbete och data, som bryter ner silos mellan lag för att bemyndiga mer enkelt samarbete. Plus, som förbinder enskilda initiativ till större bolags arbetsflöden ger lagmedlemmar en tydlig bild av det arbete som är viktigast. Genom att göra detta klart för alla lagmedlemmar kan alla fokusera på det högsta prioriterade arbetet som driver mest effekt.

Ökad operativ effektivitet

Arbetsflöden kodifierar processer genom inloppsformer för arbetsförfrågningar,Affärsprocess Automationoch templatiserade projekt. Genom att automatiskt ansluta rätt personer till rätt data, förbättrar du effektivitet och produktivitet. Ett effektivt arbetsflöde eliminerar arbete om arbete för att öka teamhastigheten. När ditt lag har klarhet kan de fokusera på det arbete som betyder mest för att driva mest effekt. Plus, ökad öppenhet med integreringar mellan affärsverktyg minskar kontextens omkoppling.

Hur arbetsflöden jämför med andra affärsprocesser

För att bygga ett arbetsflöde, kommer du sannolikt att införliva en mängd olika affärsprocesser. Så här är arbetsflöden jämfört-och skiljer sig från dessa metoder:

Arbetsflöden vs. Business Process Management (BPM)

En affärsprocess är en sekvens av uppgifter.Business Process Management (BPM)är utövandet av att analysera och förbättra affärsprocesser i enEffektivt och effektivt sätt .

Arbetsflödeshantering är en del av BPM. Arbetsflöden organiserar data på ett förståeligt och repeterbart sätt genom att fokusera på tre saker: planering, utförande och granskning. Ett effektivt arbetsflöde är en repeterbar, hållbar affärsprocess.

Arbetsflöden vs checklistor

En checklista elleratt göra listaär en lista över saker du behöver göra. En checklista är enklare än en affärsprocess, eftersom uppgifterna i en checklista ofta innehåller arbete från olika initiativ utan någon särskild ordning.

Du kan använda checklistor som en del av ett arbetsflöde för att inte komma att ingenting faller genom sprickorna. Checklistor och arbetsflöden är enkla men kraftfulla verktyg som - när de används i Tandem-Hjälp ditt lag få ditt bästa arbete. Syfte till att inkludera checklistor i ditt arbetsflödes end-to-end-process för att hjälpa ditt lag att uppfylla sina mål.

Arbetsflöden vs Gantt-diagram

A Ganttdiagramär ett visuellt projekthanteringsverktyg som illustrerar aProjekt tidslinjesom ett horisontellt stapeldiagram. Varje stapel i ett Gantt-diagram lägger ut ett steg i processen. Längden på stapeln representerar den tid som fungerar.

Gantt-diagram är storaVisuella projekthanteringsverktyg och mest använda för att spåra tidsbaserade initiativ som en evenemangsplan eller produktlansering. Du kan också bygga ett arbetsflöde för att göra ett enstaka projekt till en repeterbar process för framtida arbete. Om du skapar ett arbetsflöde för en händelseplan eller en produktlansering, med hjälp av Gantt-diagram och annan visuell projekthanteringsprogram somKanban Boardskan hjälpa dig att slå dina mål snabbare.

Arbetsflöden vs flödesschema

Flödesschema är ett bra sätt att visualisera stegen i en process på ett sekventiellt sätt. Till exempel kan ett flödesschema visa förhållandet mellanFem projektfaserEller hjälp dig visualisera ett orsak-och-effekt-förhållande som påverkar ditt projekt.

På en hög nivå kan det vara till hjälp att visualisera de sju arbetsflödesstegen i ett flödesschema, ellerarbetsflödesdiagram. När du har en bra känsla av de viktigaste stegen i ditt arbetsflöde, ta med dessa processer till livet med en realtid, deladArbetshanteringsplattform .

Arbetsflöden vs Arbetshantering

Arbetsflöden är en viktig del av arbetshanteringen. Faktum är att bra arbetshanteringsverktyg gör det enkelt att organisera ditt lag eller avdelningens arbetsflöden för att samordna människor och arbeta på alla nivåer i din organisation. I slutändan arbetar arbetsflöden styrning och se till att alla har den information de behöver för att utföra det arbete som betyder mest.

Arbetshantering är ett systematiskt tillvägagångssätt för att orsaka en organisations arbetsflöden för att ge klarhetslagen för att uppnå sina mål snabbare. Det handlar om att samordna människor och arbeta över alla nivåer i en organisation för att säkerställa att alla har den information de behöver för att göra det arbete som levererar mest effekt.

Exempel arbetsflöden

Innan vi dyker in i fördelarna med definierade arbetsflöden och hur man bygger ditt eget arbetsflöde, ta en titt på några exempel arbetsflöden.

Kund feedback arbetsflöde

Ideation och informationsuppsamling:En kund skickar en biljett, begäran eller feedback.

Begära intag:Begäran behandlas i ditt CRM-till exempel Zendesk.

Prioritering och resurs:Förfrågan dirigeras automatiskt till det lämpliga laget. Om det till exempel är en försäljningsansökan, dirigeras begäran till salesforce för säljteamet till triage. Alternativt dirigeras biljetter och återkoppling till interna lag, som arbetar i arbetshanteringsverktyg somUDN Task Manager .

Utveckling och granskning:Lagen arbetar för att lösa kundproblemet.

Progress spårning:Realtidsintegrationer effektiviserar och automatiserar arbete mellan dina lag. I stället för manuellt uppdatering av lag eller duplicering av arbete mellan verktyg, integreringar som UDN Task ManagerFör ZendESK integrationSe till att dina lag har den senaste informationen där de arbetar.

Godkännande:Den slutliga lösningen skickas tillbaka till kunden via kundteamet. Om det behövs är ändringen dokumenterad. Om förfrågan inte har behandlats tillräckligt, så slingrar laget tillbaka till steg fyra (utveckling och granskning) för att ta ett annat utseende.

Rapportering:Den här specifika biljetten spåras som en del av den övergripande arbetsflödesprocessen för att mäta den övergripande effekten av Workflow-arbetsflödet.

Kampanjhanterings arbetsflöde

Ideation och informationsuppsamling:Hela laget kommer ihop tillspånaNya kampanjidéer.

Begära intag:Samarbetet med sitt team skapar projektledaren briefs för alla de kreativa tillgångar som krävs av sina kampanjer, bild, animationer, video, innehålls tillgångar och mer.

Prioritering och resurs:Projektledaren recensioner varje stycke av kampanjen så att de kan förstå hur allt passar ihop innan de prioriterar projekt och uppgifter. Sedan skapar projektledaren en masterkampanjkalender så att alla på laget har en högnivå överblick över allt som händer i kampanjen.

Utveckling och granskning:Med dina planer på plats kan du trycka på "GO" -knappen på Creative Asset Production. Externa bidragsgivare och lagkamrater hoppar i aktion. Om kreativa tillgångar behöver mer arbete, loopar arbetsflödet tillbaka till det kreativa tillgångsproduktionen.

Progress spårning:Medan deras lag arbetar, övervakar projektledaren framsteg via en arbetshanteringsplattform. Om en lagkamrat upplever ett problem ellerProjektleveranserär försenade, de kan hoppa in och avblockera arbetet.

Godkännande:När allt ser bra ut, godkänner projektledaren arbetet. Kampanjen går live.

Rapportering:Huruvida en kampanj är en framgångsrik framgång eller en underperformare finns det alltid ett ton att lära. Projektledaren dyker in i data och intervjuar sina lagmedlemmar för att upptäcka vad som fungerade och vad de kan förbättra.

Mål Planering Arbetsflöde

Ideation och informationsuppsamling:Företagsledarskap bestämmer hur ofta organisationen kommer att ställa inOKRS (mål och nyckelresultat). De investerar i enMålhanteringssystematt spåra sitt arbete.

Begära intag:Laget leder, lagmedlemmar, ochViktiga projekt intressenterSamarbeta för att generera idéer för kommande mål.

Prioritering och resurs:Lagledningen utarbetar en uppsättning mål för nästa målperiod. Helst bidrar varje mål till den ovanstående, vilket ger tydlighet och anpassning.

Utveckling och granskning:När de vet vad de syftar till att uppnå, kan lagmedlemmarna komma till jobbet. Med hjälp av en arbetshanteringsplattform kan de ansluta sitt dagliga arbete till bredare mål så att alla vet vilket arbete som är högsta prioritet.

Framstegsspårning: Medan deras lag arbetar, övervakar laget sina framsteg. Om framsteg sänker eller deadlines glider, kan de släppa in och rensa vägen. Både lagledningen och lagmedlemmarna ger regelbundna statusuppdateringar via sin arbetshanteringsplattform.

Godkännande:Teammedlemmarna slutför jobbet när de slutför det. Chefer tar en titt och godkänner eller begär ändringar efter behov.

Rapportering:Efter varje period leder laget sina mål. De gräver i det som fungerade och det fungerade inte under målperioden. För framtida mål kommer laget att fördubbla på sina styrkor och stödja sina svagheter.

7 steg för att skapa ett effektivt arbetsflöde

De sju stegen för att skapa ett effektivt arbetsflöde är uppdelade i tre faser: planering, utförande och granskning. Genomförandet av dessa steg hjälper dig att organisera arbete på ett sätt som inte bara är förståeligt, men också repeterbart.

Varför sju steg?

Tänk på de sju stegen som en arbetsflödesmall för att maximera effekten medan man minimerar arbete om arbete. I stället för att starta varje projekt med flera timmar eller till och med dagar av informationsuppsamling, onödiga möten och duplicativ kommunikation, ger arbetsflöden en ram för ditt team att få rätt in i åtgärden. De sju arbetsflödesstegen utrusta ditt team med data, information och tillgångar som de behöver för att slå marken. De skapar en tydlig handlingsplan, vilket gör att alla på ditt lag förstår vad som behöver göras och när deras tidsfrister är.

Arbetsflöden fånga repeterbara processer så att du inte behöver återuppfinna hjulet. För att vara effektiv bör ett arbetsflöde skapas i ett gemensamt verktyg som spårar information i realtid.

I exemplet nedan visar vi hur du skapar ett arbetsflöde i UDN Task Manager . Om du inte är säker på hur du kommer igång, lära dig hurWorkflow Management SoftwareAnsluter rätt personer till rätt data vid rätt tidpunkt, så att dina lag kan fokusera på att leverera påverkan.

Steg 1: Ideation och informationsuppsamling

Varje arbetsflöde börjar med en idé. Ibland kommer idéer fullt utformade, andra gånger, går ditt team på ett nytt, spännande initiativ med några ledande principer.

Under det här steget i arbetsflödesprocessen, samla ostrukturerad information och brainstorm idéer för ditt projekt. Om det är tillämpligt, överväga eventuella projektbegränsningar, restriktioner eller krav innan de går vidare till nästa steg.

Låt oss till exempel titta på ett webbproduktions arbetsflöde. VP för marknadsföring närmar sig ditt kreativa team för att helt återuppta din webbplatss hemsida. De delar en vision om vad de vill ha hemsidan att se och känna sig innan du lämnar ut projektet. På detta stadium av arbetsflödet, du och ditt team brainstorm några inledande idéer, dela inspiration från dina favorit hemsidor och skapa mycket hög nivå mockups i ditt brainstorming verktyg,Miro .

Steg 2: Förfrågan intag

När du har en allmän uppfattning om vad du arbetar med, stryka ut detaljerna och projektplanen. Vid detta skede av arbetsflödet, se till att fånga alla relevanta data, information eller affärsbehov. Detta informerar processen du bygger, de projekt intressenter du involverar, och det arbete du äntligen levererar.

Definiera dinProjektmålochSmarta mål

Utkast tillprojektcharter, eller expandera din charter till enProjektkort

Skapa och dela enprojekt plan, plus en hög nivåProjekt tidslinje

Identifiera nyckelProjekt intressentermed enRaci diagram

Planera enProjekt kickoff möte

Definiera dinprojektets omfattningatt förebyggaräckvidd kryp

ÖversiktViktiga projektmilstolparsåväl som din sistaProjektleveranser

Du behöver inte alla dessa material för varje arbetsflöde-men se till att du utvecklar tillräckligt med material för att informera resten av ditt projektarbete. Eliminera fram och tillbaka av att begära ytterligare klarhet, sammanhang och information om arbete.

För att fortsätta vårt exempel på ett webbproduktions arbetsflöde, vänder du ditt team brainstorming till enkreativ kort. Använder enArbetshanteringsverktygtycka omUDN Task Manager, du drar in dina första Miro-skisser i kort och kombinerar dem med annan projektinformation, som dinkommunikationsplan .

3. Prioritering och resurs

När du har din plan på plats är det dags att sätta det i aktion - och det börjar medresursfördelning. Du behöver synlighet i dina processer för att effektivt prioritera och tilldela arbete baserat på lagkapacitet.

Effektiva arbetsflöden handlar inte bara om att maximera produktiviteten och få så mycket arbete som möjligt - de handlar om att göra utrymme för kreativitet. När det är framgångsrikt gjort,arbetsbelastningMaximerar medarbetarnas prestanda och smälter bort kaos, vilket gör att du och ditt lag känner sig nöjda i slutet av varje dag snarare än överväldigad.

För att göra detta steg i arbetsflödet repeterbart måste du också automatisera det. När du har en tydlig känsla av varje lagmedlems kapacitet, användningarbetsflödesautomatiseringatt noggrant leda till rätt lagmedlem. Förtydliga varje projekts prioritering och bemyndiga lagmedlemmar för att anpassa deadlines om det behövs för att de ska få sitt högsta slagverk som gjorts.

I vårt exempel har ditt kreativa team enCreative Requests Project i UDN Task Manager. När en förfrågan kommer in, leder automatiserade arbetsflöden arbetet till den lämpliga lagmedlemmen. Varje initiativ har en tillhörande prioriteringsnivå, så lagmedlemmar vet vad de borde fokusera sin energi på. I samma verktyg har du också ett fönster i ditt lagArbetsbelastning, att återuppliva eller omplacera arbete efter behov.

4. Utveckling & amp; recension

Detta är köttet av "arbetet" i dina arbetsflödesutvecklande projektleveranser, granskar och itererar genom en återkopplingsslinga och får feedback genom intressentgodkännanden.

Utan ett strömlinjeformat arbetsflöde är mycket av det här arbetet manuellt - och det är svårt att hitta rätt fil vid rätt tidpunkt. En stor bidragsyter till jobbet om arbete söker efter dokument eller jagar godkännanden, så att denna information i ett centralt beläget reducerar att det är onödigt arbete för alla på ditt lag.

När kommunikation och filer alla delas på samma ställe spenderar lagmedlemmarna mindre tid på jobbet om arbete och mer tid på sitt verkliga arbete. Sedan, få till åtgärder med hjälp av automatisering till ytan Den information du behöver på exakt tid behöver du det.

För att fortsätta vårt exempel på ett webbproduktions arbetsflöde-efter att ha tilldelat arbete, skapar dina designers en wireframe för den nya hemsidans webbplats iFikon, som de sedan bifogar projektet. GenomKorrektur , intressenter kommenterar PDF-filer för att lämna specifik feedback om vad som är och fungerar inte. När projektintagarna har skrivit ut på designen kan du avbilda designen till webbutvecklingslaget - utan att du har duplicering. I stället bor den informationen i det kreativa begärprojektet och iWebbproduktionProjekt, så alla är avstängd av den mest aktuella informationen.

5. Framstegsspårning

En kritisk del av något arbetsflöde är att alla på ditt lag är på samma sida om arbete. För ofta är data utspridda över verktyg - för att rapportera om ett projekts framsteg, måste du växla mellan verktyg och manuellt samla in information på ett ställe. Men manuell, duplicative arbete är slöseri med tid - och ingen behöver ett annat statusmöte.

Istället delaProjektstatusuppdateringarDär arbete händer så alla har det sammanhang de behöver rätt där arbetet händer. Om ditt projekt inte är på rätt spår kan din statusrapport projicera intressenter veta om förseningen och hur du ska lösa några blockerare.

Till exempel investeras många intressenter i webproduktions arbetsflödet - trots allt föreslogs detta initiativ först av VP för marknadsföring. Men projektintressenter behöver inte uppdateras om varje liten detalj eller stöta på vägen. Istället delar du upp veckovisa statusuppdateringar med dem, lägger till kontext och länk till uppgifter och milstolpar som ditt lag har slutfört.

6. Godkännande

Ibland är allt du behöver är det sista, slutgiltigt godkännande - men att få godkännande kan vara knepigt. Ofta är verkställande ledare upptagna. Även om du bara behöver en snabb signoff från dem, är deras tid värdefull och svår att komma åt. Istället automatiserar ett godkännande arbetsflöde detta steg genom att göra det klart och enkelt för intressenter att ge sin slutliga välsignelse.

I vårt exempel är din nya hemsida redo att gå, men du behöver Signoff från VP för marknadsföring för att göra omkopplaren. Så du skickar en godkännandeförfrågan från en vanlig uppgift till VP för marknadsföring. Denna unika anmälan låter dem veta vilken typ av feedback du behöver från dem, så de kan snabbt och enkelt svara i enlighet med detta. Med ett klick på en knapp har du godkännande och du startar din hemsida i tid.

7. Rapportering

Oavsett om ett projekt är en rungande framgång eller går i några stötar på vägen, finns det alltid ett ton att lära av varje initiativ. Det sista steget i ett arbetsflöde är att rapportera om dina framsteg och dyka in i data för att lära sig vad som fungerade och vad som kan förbättras. Detta hjälper dig att optimera framtida projekt - eller till och med förfina ditt nuvarande arbetsflöde.

För att avsluta vårt exempel är din hemsida nu live-grattis! Det sista steget är att spåra hur sidan gör och rapporterar om din framsteg inkrementellt. Då, nästa gång du behöver starta en webbsida, dra från dina lärlingar på det här projektet för att göra det ännu bättre.

Bygga samarbetande, digitala arbetsflöden

Ralph Waldo Emerson sa famously "livet är en resa, inte en destination," och detsamma gäller för arbetsflöden. Genom att fokusera på och förbättra arbetsprocessen kan du utrusta lagmedlemmar med de verktyg och information som de behöver för att lyckas.