Allt du behöver veta om Resource Breakdown Structure (RBS)

Resurshanteringär en av de viktigaste fasetterna att bygga ett framgångsrikt företag och leverera kompletta projekt. Det är en övning som innehåller avsiktligplaneraoch genomföljande, såväl som smidighet och flexibilitet att anpassa sig till att skiftamiljöeroch hanteraPlanera konflikterellerflaskhals .

Goda chefer använder RBSprojektledningatt försäkraeffektiv fördelningochresursförvaltningatt öka sina chanser att lyckas. De skapar resursavbrottsstrukturer som hjälper till att visualisera, planera och organisera organisatoriska resurser.

Medan en RBS är mest användbar i början av aprojekt, det har fördelar i hela aprojektS utvecklingscykel. Exakt, systematiska RBS-projekthanteringsmetoder Koordinerar samarbetsprocesser och arbetsflöde från början till slut, uppmuntra delning av resurser och synkronisering av projekt tillprogramnivåavrättning.

När det är gjort rätt ochinställd i ett system, en resursuppdelningsstruktur hjälper lag att uppskattaomfattning, kostnader och budgetar, uppnå mer på kortare tid och upprätthålla en konsekvent standard påkvalitetproduktion.

Vad är en resursavbrottsstruktur?

Nu har vi en bild av vilka resursavbrottsstrukturer och hur de hjälper företag att lyckas, låt oss få en tydlig definition av termen. Vad är en resursavbrottsstruktur? Vad ser det ut som?

En resursavbrottsstruktur, eller RBS, är en lista överResurserbehövs för att leverera ett projekt. Det omfattar allt som kostar pengar, inklusive människor, verktyg, material, licenser, platser och tid.

Att utveckla en RBS hjälper till att projekta eller resursförvaltare kategorisera tillgängliga och erforderliga resurser genom funktion och typ, minimerariskoch osäkerhet och producera mer framgångsrika resultat.

Vilka är fördelarna med en RBS?

Att utarbeta en RBS innan man arbetar på ett nytt projekt ger många fördelar. Förutom att förtydliga vad du behöver och vad du har, hjälper resursfördelarstrukturerna att identifiera och gruppera resurser på ett sätt som främjar det effektiva genomförandet av resurser under ett projekts utvecklingscykel.

Andra fördelar med en resursavbrottsstruktur inkluderar:

Vem skapar en resursavbrottsstruktur och när?

Projektledaren eller resurschefen skapar resursavbrottsstrukturen, vanligtvis med ingång från lagmedlemmar och ledare. En RBS måste sammanställas av någon med tillgång till kritiska, högnivåprojektuppgifter som budget, lag, utrustning och programvara.

Chefen skapar RBS i början av ett nytt projekt under planeringsfasen. Resursberäkningar, fördelning och prognoser blir mer exakta som projektledare utvecklar fler resursavbrottsstrukturer för olika projekt.

En gång utvecklades, ska RBS distribueras tillProjekt intressenterSå alla är tydliga om projektet och förstår kostnaderna ochkrav .

Resursavbrott Strukturexempel

För att illustrera hur användbart RBS kan vara, här är en enkel resursuppdelningsstrukturexempel.

Ett innehållsteam syftar till att skapa och distribuera en ny e-postmarknadsguide för att dela information med abonnenter. Innan projektet startas, sätter innehållschefen (fördubbling som projektledare) en RBS för att säkerställa korrekt ansvar och öppenhet avseende nödvändiga projektresurser.

För att börja kategoriserar hon projektets behov i kolumner, inklusive lag, verktyg, tid och plats, fyller varje kolumn med nödvändiga resurser.

I sektionen "Team" upptar hon mänskliga resurser som behövs för att dra av detta projekt:

I avsnittet "Verktyg" sammanställer hon den programvara och verktyg som laget skulle behöva slutföra projektet, inklusive:

Därefter flyttar hon till avsnittet "Time", där hon uppskattar den totala tiden som varje lagmedlems ska kunna slutföra sina uppgifter och leverera en tillfredsställande slutprodukt. Hon uppskattar tid för:

I kolumnen "Placera" skulle arbetsplatsens val att variera beroende på om innehållschefen arbetar med ett personligt eller fjärrteam. Personliga lag kan behöva boka konferensrum för brainstorming, recensioner och uppdateringsmöten.Avlägsna lagär mer benägna att schemalägga återkommandeVideokonferensmötenatt samarbeta och kommunicera framsteg på projektet.

Denna resursuppdelningsstruktur visar bara några av kategorierna för resursavbrott. Andra kategorier kan innehålla utrustning, licenser eller certifieringar, material och anläggningar. Beroende på din bransch är det viktigt att överväga och inkludera alla möjliga resurser du behöver för att slutföra dina nya projekt.

Öka effektiviteten genom att vända framgångsrika RBS-projekthanteringsdokument till resursavbrott Strukturmallar som hjälper dig att räcka projekt snabbare, håll ditt lag på rätt spår ochHantera intressentförlovning .

Observera de resurser du behöver oftast och använder data från äldre resursavbrottsstrukturer för att skapa unika fördelar och ökad effektivitet i ditt företag.

I tvivelens ögonblick, kom ihåg de breda kategorierna av lag, verktyg, tid och plats för att kompensera konturen av en bra RBS. När du har använt dina specifika projektbehov i dessa kategorier, är du väl på väg att skapa och genomföra enSolid projektplan .

Hur man effektivt skapar en resursavbrottsstruktur

Medan det inte finns något enkelt sätt att skapa en resursavbrott, kan du följa specifika riktlinjer för att säkerställa att din RBS innehåller alla nödvändiga material och resurser för dina projekt.

Du kan välja att visa din RBS som ett RBS-diagram, kalkylblad, galler eller träddiagram. Oavsett din valda metod måste RBS presenteras en lättläst översikt över de tillgängliga och erforderliga resurserna för att säkerställa framgångsrik projektleverans.

RBS kräver uppskattningar av erforderliga resurser för att slutföra ett projekt. Därför är det viktigt att förtydliga ditt projekts omfattning. För att skapa en effektiv resursavbrott, är det några steg att följa:

HurUDN Task Managerhjälper till att skapa RBS i projektledning

Att bryta ner dina resurser till en RBS är ett viktigt steg närmareEffektiv projektledning . UDN Task ManagerHjälper dig att spåra alla resurser på ett centralt läge samtidigt som man behåller kommunikations- och tillståndsnivåens synlighet i olika aspekter av dina projekt.

Använder sig avUDN Task ManagerAtt hantera dina resursavbrottsstrukturer gör planeringen och genomför framgångsrika projekt effektivare. Dess mångsidiga funktioner gör att du kan spåra framsteg över flera projekt och lag, hitta överlappningar i arbetstagarnas arbetsbelastning ochresursfördelning, och samordna cross-department-mål, oavsett om de arbetar sida vid sida eller över olika tidszoner.

Om du är redo att förbättra hur din organisation står för och hanterar organisatoriska resurser, kom igång med atvå veckors gratis försök avUDN Task Manager idag och förenkla dinResursplaneringsprocessenmed detaljerade resursavbrottsstrukturer.