Hur man fångar lärdomar i projektledning
Sammanfattning
Genom att noggrant dokumentera lärdomarna under din projektlivscykel kan du lära av dina misstag och dela dessa resultat med andra projektledare. Den här artikeln går igenom de fem stegen av lärdomar: identifiera, dokument, analysera, lagra och hämta. Lär dig hur du utför en lärdomsundersökning och brainstorming session, liksom hur man delar den informationen med andra projektledare.
Projektleveranser är inte de enda värdefulla sakerna du kan ta bort från ett projekt. Oavsett om ditt initiativ är en rungande framgång, ett olyckligt misslyckande eller någonstans däremot finns det alltid lärdomar att läras av något projekt.
Effektivt fånga och dokumentera de lärdomar som lärs, kan dock vara knepigt. I den här artikeln går vi igenom hur man utför och fånga lärdomar i projektledning. Här är hur.
Vad är lärdomar i projektledning?
Du lär dig något nytt på varje projekt, men en lärdomad session säkerställer att du fångar och kodar den informationen för att dela den med andra lag. När du utför lärdomar och skapar en lärdomad rapport, producerar du ett dokument hela projektteamet kan använda för att förbättra framtida projekt.
Dokumenterade lärdomar kan vidarebefordras till andra projektledare som driver liknande initiativ eller används av lagmedlemmar som börjar på liknande projekt. Att dela lektioner som lärs mellan lag är ett bra sätt att förhindra att samma misstag händer. Inte bara kan du lära av dina projektfel - med en lärdomslände rapport, kan alla andra lära av dem också.
Du kan fånga lärdomar som lärs när som helst underProjekt tidslinje. I själva verket, beroende på projektets komplexitet, kanske du vill göra en lärdomsession i slutet av varjeProjektledningsfas, för att fånga information när det fortfarande är friskt. På det sättet kan du utvärdera vad som gick bra, vad gick fel, och vad du kan lära av det.
De olika typerna av lärdomar
Du kan ha utfört en lärdomar av ett annat namn. Ingenjörsgrupper gör ofta en version av lärdomar som heter5 Whys, som specifikt syftar till att identifiera grundorsaken till projektfel. Scrum-lag driver retrospektiv i slutet av en Sprint-session. Vissa projektgrupper gör också postmortems i slutet av projekten.
Det viktiga är att fånga informationen och dela den med alla. Oavsett vad du kallar det, syftar du till att genomföra minst en lärdom.
5 steg för att genomföra en lärdom
Om du bara har igång med lärdomar, använd dessa fem steg för att du ska kunna fånga, dokumentera och dela projektets information på ett sätt som alla kan komma åt.
1. Identifiera
Här identifierar du lärdomar från projektet för att dokumentera i steg två. Identifiera fasen består av tre steg:
Omedelbart efter att projektet är klart - eller i slutet av en betydande projektfas för större initiativ - skicka en lärdomsundersökning för varje projektgruppsmedlem. På det här sättet tar du dig till feedback medan det fortfarande är friskt i allas sinne. Sedan aggregat den informationen för att få en allmän bild av vad alla lärde sig från projektet.
Lärdomarundersökningen är en av de viktigaste delarna av lärdomarnas lärdom. Nedan har vi en mall du kan använda. Denna undersökning är vanligtvis generell till något projekt, även om du kan anpassa frågorna som passar ditt projekts behov.
Innan lärdomar, välj en sessionsfacilitator. Helt enkelt, hitta en facilitator som inte är projektledaren, så lagmedlemmar känner sig bekväma att tala fritt. Fråga lagledningen eller en intilliggande lagmedlem för att köra sessionen.
Efter att ha planerat de lärdomade sessionen delar facilitatorn någon förläsningsinformation för att se till att projektgruppsmedlemmarna är på samma sida. Detta kan innefatta omdelning av projektplaneringsdokumentation som projekt planellerProjektmål. Beroende på projektets komplexitet kan du också dela en tidslinje för projektet och prestationerna.
Förutom de lärdomarundersökningar, värd ett liveidékläckningssessionför alla lagmedlemmar. Det här är en chans för lagmedlemmar att expandera på sina lärdomar. I synnerhet finns det tre huvudfrågor att fråga under lärdomarna Brainstorming session:
Vad gick rätt?
Vad gick fel?
Vad kan förbättras?
2. Dokument
Huvudpunkten för att köra en lärdomar är att dela dessa lektioner med hela laget. Planera att skapa en detaljerad lärdomar med alla projektinformation och diskussionsnoteringar, liksom enSammanfattningav de lärdomar som är lärd för relevantaProjekt intressenteratt recensera.
Sammanfattning
Sammanfattning av fynd
Lärdomar
Rekommendationer i detalj
3. Analysera
Analysera och tillämpa lärdomarna, så andra lag och framtida projekt kan dra nytta av det. Detta är särskilt relevant om du utför ett lärdomar som lärt sig session mellanprojekt. Analysera informationen från lärdomarundersökningen för att effektivt förbättra ditt projekt för de kommande faserna. Alternativt, om du kör en lärdomar i slutet av ett projekt, använd analysfasen för att fånga insikter och möjligheter innan du börjar ditt nästa projekt.
4. Förvara
Spara lärdomarna i ett centralt förråd som alla kan komma åt, som ett projekthanteringsverktyg. Med en central källa till sanning kan projektledningar få tillgång till delad information för att bäst förbereda sig för sina projekt.
5. Hämta
Om du kör ett liknande projekt, sök efter en lärdrevrering från ett tidigare projekt för att undvika att göra samma misstag från ett tidigare projekt. Dessa rapporter bör delas i en central källa till sanning som allaprojektledarekan granska innan projektplaneringsprocessen påbörjas.
Lärdomar
Under den första fasen av en lärdomad session, skicka ut en lärdomarundersökning för att fånga information från projektteamet. Även om du också kommer att diskutera projektet personligen, är lärdomarundersökningen en viktig del av att du ska fånga noggrann information för att lära av dina projekt.
Här är ett exempel på en generisk lärdomarundersökningsmall du kan använda för något projekt.
Ange din nivå av överenskommelse eller oenighet med var och en av följande påståenden:
Projekt planering
Projektplanen inkluderade den korrekta detaljnivå. Jag hade allt jag behövde förstå vad projektet handlade om.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektplanen förklarade tydligt projektets syfte.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektets omfattning var väldefinierad.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektschemat var tydligt och lätt att följa.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektkommunikationsplanen definierade tydligt hur och var jag ska kommunicera om projektarbete.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektplanen delades med alla intressenter och lätt att hitta.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Som intressent är jag nöjd med min engagemang i projektplaneringsprocessen.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektgenomförande
Jag förstod allas ansvar under projektets livscykel.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektintagarna var engagerade och effektivt involverade i projektarbetet.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektmiljön var samarbetande.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektledaren var tillgänglig och lyhörd.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektändringar var hanterbara och passade inom projektets räckvidd.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Det ursprungliga projektschemat, dokumenterat i projektplanen, noggrant matchade det faktiska projektschemat.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektresultatet matchade vad som definierades i den ursprungliga projektstadgan.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektteamet hade en gemensam förståelse för sina mål och individuella ansvarsområden.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Resultat
Projektet var realistiskt och uppnåeligt.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Uppdrag definierades tydligt under hela projektets livscykel.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Projektet hade starka prestanda mätvärden för att hjälpa till att definiera framgång.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Jag tror att vi träffar projektets mål.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Mitt engagemang i projektet - inklusive arbetsbelastning, tid och ansträngning - uppfyllde mina förväntningar.
Håller starkt med
Hålla med
Neutral
Instämmer inte alls
Starkt oense
Inte tillämpbar
Lärdom
Att fånga lärdomar kan hjälpa dig att identifiera och vidarebefordra institutionell kunskap. I stället för att återuppfinna hjulet har lagmedlemmar och projektledare tydlig inblick i vad som fungerade, det som inte, och vad som kan förbättras.
Genom att ansluta tidigare lärdomar till framtida lagets arbete kan du starta ditt projekt på höger fot. När alla vet exakt vem som gör vad när, vad som hände - och varför-ditt lag är mer bemyndigat för att få sitt högkvalitativa arbete.
