Jak zachytit lekce získané v projektovém řízení
souhrn
Přesnou dokumentování poučení získaných během životního cyklu projektu se můžete naučit z vašich chyb a sdílet ty zjištění s jinými projektovými manažery. Tento článek vás prochází pěti kroků poučení: identifikovat, dokument, analyzovat, ukládat a načíst. Naučte se, jak provést poučení naučil průzkum a brainstorming sezení, stejně jako sdílet tyto informace s jinými projektovými manažery.
Projektové výstupy nejsou jedinými cennými věcmi, které můžete odebírat od projektu. Ať už je vaše iniciativa hubující úspěch, nešťastný neúspěch, nebo někde mezi tím, že jsou vždy poučení z jakéhokoliv projektu.
Účinně zachycení a dokumentování poučení, však může být složité. V tomto článku vás budeme chodit, jak provádět a zachytit lekce získané v projektovém řízení. Tady je to, jak.
Jaké jsou ponaučení v projektovém řízení?
Naučte se něco nového na každém projektu, ale poučení naučené relace zajišťuje zachytit a kodifikovat, že informace o tom sdílet s jinými týmy. Když budete provádět poučení, které se naučili a vytvořili poučení naučenou zprávu, produkujete dokument celý projektový tým může využít ke zlepšení budoucích projektů.
Dokumentované získané lekce mohou být předány jiným projektovým manažerům spuštěním podobných iniciativ nebo používají členové týmu, kteří začínají na podobných projektech. Sdílení lekcí získaných mezi týmy je skvělý způsob, jak zabránit tomu, aby se děje stejné chyby. Nejen, že se můžete dozvědět z vašich projektových chyb - s poučením naučenou zprávou, všichni ostatní se od nich mohou poučit.
Můžete zachytit lekce, které se nacházíte v libovolném bodě běhemČasová osa projektu. Ve skutečnosti, v závislosti na složitosti projektu, můžete chtít provést poučení naučené na konci každéhoFáze pro správu projektů, za účelem zachycení informací, když je stále čerstvý. Tímto způsobem můžete vyhodnotit, co šlo dobře, co se pokazilo a co se můžete z ní naučit.
Různé typy lekcí sezení
Možná jste provedli poučení, které jste se získali jiným jménem. Inženýrské týmy často dělají verzi poučení5 whys., což se konkrétně zaměřuje na identifikaci příčiny selhání projektu. Scrum týmy běží retrospektivy na konci Sprint Session. Některé projektové týmy také dělají postmortems na konci projektů.
Důležité je zachytit informace a sdílet ji s každým. Bez ohledu na to, co to nazýváte, snažte se provádět alespoň jedno poučení naučené zasedání na projekt.
5 kroků k provádění poučení
Pokud právě začínáte s poučením, použijte tyto pět kroků, abyste zajistili, že budete přesně zachycovat, dokumentovat a sdílet informace projektu způsobem, který každý má přístup.
1. Identifikace
To je místo, kde identifikujete poučení z projektu do dokumentu dva. Identifikační fáze se skládá ze tří kroků:
Ihned po dokončení projektu - nebo na konci významné fáze projektu pro větší iniciativy-pošle poučení naučené průzkum do každého člena projektového týmu. Tímto způsobem zachytíte zpětnou vazbu, když je stále čerstvé v mysli každého. Pak agregovat, že informace získat obecný obraz toho, co se všichni dozvěděli z projektu.
Průzkum poučení je jedním z nejdůležitějších částí procesu získaného poučení. Níže máme šablonu, kterou můžete použít. Tento průzkum je obvykle generál pro každý projekt, i když můžete přizpůsobit dotazy, aby vyhovovaly potřebám vašeho projektu.
Před poučením zúčastněných relací vyberte facilitátor relace. V ideálním případě najděte facilitátor, který není projektovým manažerem, takže členové týmu se cítí pohodlně mluví svobodně. Zeptejte se vedení týmu nebo sousedního člena týmu, aby spustil zasedání.
Po naplánování ponaučení zasedání moderátor akcie jakýkoliv předběžně čtení informací, aby se ujistil členy projektového týmu jsou na stejné stránce. To by mohlo zahrnovat re-sdílení plánovací dokumentace projektu podobně jako plán projektunebocíle projektu. V závislosti na složitosti projektu, můžete také sdílet časovou osu projektu a úspěchy.
Kromě poučení průzkum, hostit živýbrainstorming sezenípro všechny členy týmu. To je šance pro členy týmu rozšířit na jejich ponaučení. Zvláště, tam jsou tři hlavní otázky, zeptejte se během poučení brainstormingu:
Co se stalo v pořádku?
Co se pokazilo?
Co by mohlo být vylepšeno?
2. Dokument
Hlavním bodem na provoz poučení relace je sdílet tyto zkušenosti s celým týmem. Plán na vytvoření podrobného poučení zprávu se všemi informace o projektu a diskuse poznámky, stejně jakoshrnutíz ponaučení pro příslušnéZúčastněné strany projektupřezkoumat.
Shrnutí
Souhrn poznatků
Poučení průzkum (y)
Doporučení v detailu
3. Analyzovat
Analyzovat a aplikovat získané poznatky, takže ostatní týmy i budoucí projekty mohou těžit z toho. To je důležité zejména v případě, že jste prováděli ponaučení zasedání v polovině projektu. Analyzovat informace z poučení průzkum s cílem účinně zlepšit svůj projekt pro nadcházející fáze. Případně, pokud máte spuštěnou poučení na konci projektu, použijte Analyzovat fáze sbírat poznatky a možnosti před zahájením svůj další projekt.
4. Store
Ukládat poučení v centrálním úložišti, že každý může získat přístup, jako nástroj pro řízení projektů. S centrálním zdrojem pravdy, jak projekt vede mohou přistupovat ke sdíleným informacím, aby co nejlépe připravit pro své projekty.
5. Získat
Pokud používáte podobný projekt, hledat poučení zprávu z minulého projektu, aby se zabránilo dělat stejné chyby z předchozího projektu. Tyto zprávy by měly být sdíleny v centrální zdroj pravdy, že veškeréProjektové manažeřimůžete zkontrolovat před zahájením procesu plánování projektu.
Poučení průzkum šablon
Během první fáze poučení relace vyslat poučení průzkum k informacím o digitalizaci z projektového týmu. I když budete také diskutovat projekt osobně, získané poznatky průzkumu je důležitou součástí zajištění zachycení přesné informace, aby se učili z vašich projektů.
Zde je příklad generické ponaučení průzkumu šablonu, kterou lze použít pro každý projekt.
Uveďte prosím míru souhlasu či nesouhlasu s každým z následujících tvrzení:
Plánování projektu
Plán Projekt zahrnoval správnou úroveň detailů. Měl jsem všechno, co jsem potřeboval, aby pochopili, co byl projekt o.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
nepoužitelné
Plán projektu jasně vysvětlil účel projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
nepoužitelné
Rozsah projektu byl dobře definován.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
nepoužitelné
Harmonogram projektu bylo jasné a snadno sledovat.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
nepoužitelné
Projektový komunikační plán jasně definoval, jak a kde bych měl komunikovat o práci projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Projektový plán byl sdílen se všemi zúčastněnými stranami a snadno se liší.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Jako zúčastněné strany jsem spokojen s mou úrovní zapojení do procesu plánování projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Realizace projektu
Při životním cyklu projektu jsem pochopil odpovědnost každého.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Zúčastněné strany projektu byly zapojeny a účinně zapojeny do projektové práce.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Projektový životní prostředí bylo spolupracovník.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Projektový manažer byl k dispozici a citlivý.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Změny projektu byly zvládnutelné a vhodné v rámci prostoru projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Počáteční plán projektu dokumentovaný v plánu projektu, který je velmi přizpůsoben skutečnému plánu projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Výsledek projektu se přizpůsobil tomu, co bylo definováno v původní chartě projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Projektový tým měl sdílené pochopení svých cílů a individuálních povinností.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Výsledek
Projekt byl realistický a dosažitelný.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Přiřazení byly jasně definovány v celém životním cyklu projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Projekt měl silnou výkonnostní metriky, které pomáhají definovat úspěch.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Věřím, že jsme narazili na cíl projektu.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Moje angažovanost do projektu - včetně pracovní zátěže, času a úsilí-potkané mé očekávání.
Velmi souhlasím
Souhlasit
Neutrální
Nesouhlasit
Rozhodně nesouhlasím
Nelze použít
Lekce se naučila
Zachycující lekce získané vám může pomoci identifikovat a projít institucionálními znalostmi. Namísto znovuobjevení kola mají členové týmu a vedoucí projektové vůdce jasný pohled na to, co neudělal, a co lze zlepšit.
Připojením minulých lekcí získaných do práce budoucího týmu můžete zahájit projekt na pravé noze. Když každý zná přesně, kdo dělá co tím, kdy, co se stalo - a proč - váš tým je více oprávněn získat jejich vysoce dopadovou práci.
