Πώς να καταγράψετε τα διδάγματα που αντλήθηκαν στη διαχείριση έργων
Περίληψη
Με με ακρίβεια την τεκμηρίωση των διδάξεων που αντλήθηκαν κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου σας, μπορείτε να μάθετε από τα λάθη σας και να μοιραστείτε αυτά τα ευρήματα με άλλους διαχειριστές έργων. Αυτό το άρθρο σας περνά μέσα από τα πέντε βήματα των διδαγμάτων που έχετε μάθει: Προσδιορίστε, έγγραφο, αναλύστε, αποθηκεύστε και ανακτήστε. Μάθετε πώς να διεξάγετε ένα διδάγματος που μάθετε έρευνα και συνάντηση εγκεφάλου, καθώς και πώς να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες με άλλους διαχειριστές έργων.
Τα παραδοτέα του έργου δεν είναι τα μόνα πολύτιμα πράγματα που μπορείτε να αφαιρέσετε από ένα έργο. Το αν η πρωτοβουλία σας είναι μια ηχηρή επιτυχία, μια ατυχή αποτυχία, ή κάπου στο μεταξύ, υπάρχουν πάντα μαθήματα που πρέπει να μάθουν από οποιοδήποτε έργο.
Η αποτελεσματική σύλληψη και η τεκμηρίωση των διδαγμάτων που αντλήθηκαν, ωστόσο, μπορεί να είναι δύσκολη. Σε αυτό το άρθρο, θα σας περπατήσουμε μέσω του τρόπου διεξαγωγής και σύλληψης διδασκαλιών που αντλήθηκαν στη διαχείριση έργων. Εδώ είναι πώς.
Ποια διδάγματα που αντλήθηκαν στη διαχείριση έργων;
Μάθετε κάτι νέο σε κάθε έργο, αλλά μια συνεδρίαση μάθησης εξασφαλίζει τη σύλληψη και κωδικοποίηση των πληροφοριών για να το μοιραστείτε με άλλες ομάδες. Όταν διεξάγετε διδάγματα και δημιουργήστε μια έκθεση μάθησης, δημιουργείτε ένα έγγραφο ολόκληρη η ομάδα του έργου μπορεί να χρησιμοποιήσει για τη βελτίωση των μελλοντικών έργων.
Τα τεκμηριωμένα διδάγματα μπορούν να μεταφερθούν σε άλλους διαχειριστές έργων που εκτελούν παρόμοιες πρωτοβουλίες ή χρησιμοποιούνται από μέλη της ομάδας που ξεκινούν παρόμοια έργα. Η ανταλλαγή διδασκαλιών που αντλήθηκαν μεταξύ των ομάδων είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφευχθεί η συμβάνοντας τα ίδια λάθη. Όχι μόνο μπορείτε να μάθετε από τα λάθη του έργου σας - με μια έκθεση μάθησης, όλοι οι άλλοι μπορούν επίσης να μάθουν από αυτούς.
Μπορείτε να καταγράψετε μαθήματα που έχουν μάθει σε οποιοδήποτε σημείο κατά τη διάρκεια τηςΧρονοδιάγραμμα έργου. Στην πραγματικότητα, ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου, ίσως θελήσετε να πραγματοποιήσετε μια συνεδρία μάθησης στο τέλος του καθενόςΦάση διαχείρισης έργου, για να καταγράψετε πληροφορίες όταν είναι ακόμα φρέσκο. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να αξιολογήσετε τι πήγε καλά, τι πήγε στραβά, και τι μπορείτε να μάθετε από αυτό.
Οι διαφορετικοί τύποι διδαγμάτων μάθουν συνεδρίες
Μπορεί να έχετε κάνει ένα διδάγματος που αντλήθηκε από ένα διαφορετικό όνομα. Οι ομάδες μηχανικής συχνά κάνουν μια εκδοχή των διδαγμάτων που ονομάζεται5 Whys, η οποία στοχεύει συγκεκριμένα να εντοπίσει τη βασική αιτία της αποτυχίας του έργου. Οι ομάδες Scrum τρέχουν αναδρομικά στο τέλος μιας συνεδρίας Sprint. Ορισμένες ομάδες έργων κάνουν επίσης μεταμορφώσεις στο τέλος των έργων.
Το σημαντικό είναι να συλλάβετε τις πληροφορίες και να το μοιραστείτε με όλους. Ανεξάρτητα από το τι το αποκαλείτε, σκοπεύετε να συμπεριφέρετε τουλάχιστον μία μαθήματα συνεδρίασης ανά έργο.
5 βήματα για τη διεξαγωγή διδασκαλιών
Εάν ξεκινήσετε μόνο με τα διδάγματα, χρησιμοποιήστε αυτά τα πέντε βήματα για να βεβαιωθείτε ότι έχετε καταγραφεί με ακρίβεια, τεκμηρίωση και μοιραστείτε τις πληροφορίες του έργου με τρόπο που ο καθένας μπορεί να έχει πρόσβαση.
1. Προσδιορίστε
Αυτό είναι όπου εντοπίζετε τα διδάγματα που αντλήθηκαν από το έργο για να τεκμηριώσετε στο βήμα δύο. Η συσκευή ταυτότητας αποτελείται από τρία βήματα:
Αμέσως μετά την ολοκλήρωση του έργου - ή στο τέλος μιας σημαντικής φάσης έργου για μεγαλύτερες πρωτοβουλίες - στείλτε ένα διδάγματος που έχει μάθει έρευνα σε κάθε μέλος της ομάδας έργου. Με αυτόν τον τρόπο, συλλαμβάνετε τα σχόλια, ενώ είναι ακόμα φρέσκο στο μυαλό όλων. Στη συνέχεια, συγκεντρώνουν αυτές τις πληροφορίες για να πάρετε μια γενική εικόνα αυτού που όλοι έμαθαν από το έργο.
Τα μαθήματα που έμαθαν η έρευνα είναι ένα από τα σημαντικότερα μέρη των διδαγμάτων που έμαθε η διαδικασία. Παρακάτω, έχουμε ένα πρότυπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Αυτή η έρευνα είναι συνήθως γενικά σε οποιοδήποτε έργο, αν και μπορείτε να προσαρμόσετε τις ερωτήσεις που ταιριάζουν στις ανάγκες του έργου σας.
Πριν από τη συνεδρίαση των διδάξεων, επιλέξτε ένα διευκολυντή περιόδου σύνδεσης. Στην ιδανική περίπτωση, βρείτε έναν διευκολυντή που δεν είναι ο διαχειριστής του έργου, έτσι τα μέλη της ομάδας αισθάνονται άνετα να μιλάνε ελεύθερα. Ζητήστε από την ομάδα της ομάδας ή ένα παρακείμενο μέλος της ομάδας να εκτελέσει τη σύνοδο.
Μετά τον προγραμματισμό των διδάξεων που έμαθε η συνεδρία, ο διευκολυντής μοιράζεται τυχόν πληροφορίες προ-ανάγνωσης για να βεβαιωθούν ότι τα μέλη της ομάδας έργων βρίσκονται στην ίδια σελίδα. Αυτό θα μπορούσε να περιλαμβάνει την αποκατάσταση της τεκμηρίωσης σχεδιασμού έργου όπως το σχέδιο έργου ή στόχοι του έργου. Ανάλογα με την πολυπλοκότητα του έργου, θα μπορούσατε επίσης να μοιραστείτε ένα χρονοδιάγραμμα του έργου και των επιτεύξεων.
Εκτός από τα διδάγματα που έμαθε έρευνα, φιλοξενήστε ένα ζωντανόΣυνάντηση προβληματισμούΓια όλα τα μέλη της ομάδας. Αυτή είναι μια ευκαιρία για τα μέλη της ομάδας να επεκταθούν στα διδάγματα τους. Συγκεκριμένα, υπάρχουν τρία βασικά ερωτήματα που πρέπει να ζητήσετε κατά τη διάρκεια των διδαγμάτων που αντλήθηκαν από το Brainstorming:
Τι πήγε σωστά;
Τι πήγε στραβά?
Τι θα μπορούσε να βελτιωθεί;
2. Έγγραφο
Το κύριο σημείο της λειτουργίας μιας μαθησιακής συνεδρίας είναι να μοιραστείτε αυτά τα μαθήματα με ολόκληρη την ομάδα. Σχεδιάστε να δημιουργήσετε μια λεπτομερή μαθήματα που έχετε μάθει έκθεση με όλες τις πληροφορίες σχετικά με το έργο και τις σημειώσεις συζήτησης, καθώς και έναπερίληψη των κυριότερων σημείωντων διδαγμάτων που αντλήθηκαν για σχετικέςΕργοστάσιο έργωννα αναθεωρήσει.
περίληψη των κυριότερων σημείων
Περίληψη των ευρημάτων
Διδάγματα που έμαθαν έρευνα (ες)
Συστάσεις λεπτομερώς
3. Αναλύστε
Αναλύστε και εφαρμόστε τα διδάγματα που έχουν μάθει έτσι άλλες ομάδες και μελλοντικά έργα μπορούν να επωφεληθούν από αυτό. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό εάν πραγματοποιείτε διδάγματα μάθησης μεσαίου έργου. Αναλύστε τις πληροφορίες από τα διδάγματα που αντλήθηκαν από την έρευνα για να βελτιώσετε αποτελεσματικά το έργο σας για τις επερχόμενες φάσεις. Εναλλακτικά, εάν εκτελείτε μαθήματα που μαθαίνουν στο τέλος ενός έργου, χρησιμοποιήστε τη φάση ανάλυσης για να συλλέξετε τις γνώσεις και τις ευκαιρίες πριν ξεκινήσετε το επόμενο έργο σας.
4. Αποθήκευση
Αποθηκεύστε τα διδάγματα που έχετε μάθει σε ένα κεντρικό αποθετήριο που όλοι μπορούν να έχουν πρόσβαση, όπως ένα εργαλείο διαχείρισης έργου. Με μια κεντρική πηγή αλήθειας, καθώς οι οδηγοί του έργου μπορούν να έχουν πρόσβαση στις κοινές πληροφορίες για να προετοιμαστούν καλύτερα για τα έργα τους.
5. Ανάκτηση
Εάν εκτελείτε ένα παρόμοιο έργο, αναζητήστε ένα μάθημα που έμαθε αναφορά από ένα προηγούμενο έργο για να αποφύγετε τα ίδια λάθη από ένα προηγούμενο έργο. Αυτές οι εκθέσεις θα πρέπει να μοιράζονται σε μια κεντρική πηγή αλήθειας που όλαΔιαχειριστές έργωνμπορεί να επανεξετάσει πριν ξεκινήσει τη διαδικασία σχεδιασμού του έργου.
Διδάγματα που έμαθαν πρότυπο έρευνας
Κατά τη διάρκεια της πρώτης φάσης μιας συνεδρίασης διδασκαλίας, στείλτε μια μαθήματα που έμαθε έρευνα για να καταγράψετε πληροφορίες από την ομάδα του έργου. Αν και θα συζητήσετε επίσης το έργο αυτοπροσώπως, η έρευνα μάθησης είναι ένα κρίσιμο μέρος της διασφάλισης της αποκατάστασης των ακριβών πληροφοριών για να μάθετε από τα έργα σας.
Ακολουθεί ένα παράδειγμα ενός γενικού μαθήματος που έμαθε το πρότυπο έρευνας που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για οποιοδήποτε έργο.
Παρακαλείσθε να αναφέρετε το επίπεδο συμφωνίας ή διαφωνίας σας με κάθε μία από τις ακόλουθες δηλώσεις:
Προγραμματισμός Έργου
Το σχέδιο του έργου περιλάμβανε το σωστό επίπεδο λεπτομέρειας. Είχα όλα όσα χρειάζομαι για να καταλάβω τι ήταν το έργο.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το σχέδιο του έργου εξήγησε σαφώς τον σκοπό του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το πεδίο εφαρμογής του έργου ήταν καλά καθορισμένο.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το πρόγραμμα του έργου ήταν σαφές και εύκολο να ακολουθηθεί.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το σχέδιο επικοινωνίας του έργου ορίστηκε σαφώς πώς και πού πρέπει να επικοινωνήσω για την εργασία του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το σχέδιο του έργου μοιράστηκε με όλους τους ενδιαφερόμενους και εύκολο να βρεθεί.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Ως ενδιαφερόμενος, είμαι ευχαριστημένος με το επίπεδο συμμετοχής μου στη διαδικασία σχεδιασμού του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Εκτέλεση έργου
Κατανοούσα τις ευθύνες του καθενός κατά τη διάρκεια του κύκλου ζωής του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Τα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου ασχολούνταν και εμπλέκονται αποτελεσματικά στο έργο του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το περιβάλλον του έργου ήταν συνεργατικό.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Ο διαχειριστής του έργου ήταν διαθέσιμος και ανταποκρίνεται.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Οι αλλαγές του έργου ήταν διαχειρίσιμες και ταιριάζουν στο πεδίο εφαρμογής του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το αρχικό πρόγραμμα έργου, τεκμηριωμένο στο σχέδιο του έργου, ταιριάζει στενά το πραγματικό πρόγραμμα έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το αποτέλεσμα του έργου ταιριάζει με το τι ορίζεται στον αρχικό χάρτη του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Η ομάδα του έργου είχε κοινή κατανόηση των στόχων και των ατομικών αρμοδιότητάς τους.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Αποτέλεσμα
Το έργο ήταν ρεαλιστικό και εφικτό.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Οι αναθέσεις καθορίστηκαν σαφώς σε όλο τον κύκλο ζωής του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Το έργο είχε ισχυρές μετρήσεις απόδοσης για να καθορίσει την επιτυχία.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Πιστεύω ότι χτυπήσαμε το στόχο του έργου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Η συμμετοχή μου στο έργο - συμπεριλαμβανομένου του φόρτου εργασίας, του χρόνου και της προσπάθειας, συνάντησε τις προσδοκίες μου.
Συμφωνώ απολύτως
Συμφωνώ
Ουδέτερος
Διαφωνώ
Διαφωνώ έντονα
Δεν εφαρμόζεται
Πήρα το μάθημα μου
Η καταγραφή των μαθήματα που αντλήθηκαν μπορούν να σας βοηθήσουν να εντοπίσετε και να περάσετε τη θεσμική γνώση. Αντί να επανεκκινήσετε τον τροχό, τα μέλη της ομάδας και οι ηγέτες των έργων έχουν σαφή εικόνα για το τι εργάστηκε, τι δεν το έκανε και τι μπορεί να βελτιωθεί.
Συνδέοντας τα προηγούμενα διδάγματα που έχουν μάθει στο έργο της μελλοντικής ομάδας, μπορείτε να ξεκινήσετε το έργο σας στο δεξί πόδι. Όταν όλοι γνωρίζουν ακριβώς ποιος κάνει τι όταν, τι συνέβη - και γιατί-η ομάδα σας είναι πιο εξουσιοδοτημένη για να γίνει η εργασία τους υψηλού αντίκτυπου.
