プロジェクト管理で学んだ教訓をキャプチャする方法
概要
プロジェクトのライフサイクル中に学んだ教訓を正確に文書化することで、あなたの間違いから学ぶことができ、それらの発見結果を他のプロジェクトマネージャと共有することができます。この記事は、学んだ5つの手数を歩きます：識別、文書、分析、保存、および取得。調査とブレインストーミングセッションを学んだ教訓を実行する方法、およびその情報を他のプロジェクトマネージャと共有する方法を学びます。
プロジェクトの成果物はあなたがプロジェクトから取ることができる唯一の貴重なものではありません。あなたのイニシアチブが響く成功、残念な失敗、またはその間のどこかにあるかどうか、またはその間のどこかに、どのプロジェクトから学んだ教訓があります。
しかし、学んだ教訓を効果的に捕獲して文書化することは難しいことがあります。この記事では、プロジェクト管理で学んだレッスンを行う方法とキャプチャする方法を歩きます。これがどのようにしています。
プロジェクト管理で学んだ教訓は何ですか？
あなたはすべてのプロジェクトで新しいことを学びますが、学んだ教訓はあなたがそれを他のチームと共有するためにその情報をキャプチャして暗証します。学んだレッスンを行い、学んだレポートを作成しているときは、プロジェクトチーム全体が将来のプロジェクトを改善するために使用できる文書を作成しています。
学んだ教訓は、同様のイニシアチブを実行している他のプロジェクトマネージャに渡すことも、同様のプロジェクトではじめになっているチームメンバーによって使用されます。チーム間で学んだレッスンを共有することは、同じ間違いが起こるのを防ぐための素晴らしい方法です。あなたがプロジェクトの間違いから学ぶことができるだけでなく、学んだレポートで学んだレッスンで、他の誰もがそれらから学ぶことができます。
あなたは任意の時点で学んだ教訓を捉えることができますプロジェクトタイムライン。実際、プロジェクトの複雑さに応じて、それぞれの終わりに学習したセッションを実行したい場合があります。プロジェクト管理段階依然として新鮮なときに情報をキャプチャするために。そのようにして、何がうまくいったのか、何が悪かったのか、そしてそれから学ぶことができるものを評価することができます。
学んだ別の種類のレッスン
あなたは別の名前で学んだ教訓を行ったかもしれません。エンジニアリングチームはしばしば学んだ教訓のバージョンをします5 Whys.これは特にプロジェクト障害の根本的な原因を特定することを目的としています。スクラムチームはスプリントセッションの終わりに遡及的に実行されます。一部のプロジェクトチームはプロジェクトの最後にPostMortemsを行います。
重要なことは、情報を捉え、それを全員と共有することです。あなたがそれを呼び出すことに関係なく、プロジェクトごとに少なくとも1つの教訓を実行することを目指してください。
学んだ教訓を行うための5つのステップ
学んだ教訓を始めたばかりの場合は、これらの5つのステップを使用して、誰もがアクセスできるような方法でプロジェクトの情報を正確にキャプチャ、文書化、共有することを確認してください。
1.識別します
これが、プロジェクトから学習したレッスンをステップ2で文書化する場所です。識別フェーズは3つのステップで構成されています。
プロジェクトが完了した直後 - またはより大きなイニシアチブのための重要なプロジェクトフェーズの終わりに - すべてのプロジェクトチームメンバーに調査を学んだ教訓を送信します。このように、あなたはまだみんなの心の中で新鮮である間にフィードバックを捉えています。その後、その情報をプロジェクトから学んだものの一般的な写真を得るために集約します。
学んだ調査の教訓は、学習されたプロセスの最も重要な部分の1つです。以下では、使用できるテンプレートがあります。この調査は通常、プロジェクトのニーズに合うように質問を適応させることができますが、通常はプロジェクトに一般的です。
学習したセッションのレッスンの前に、セッションファシリテーターを選択します。理想的には、プロジェクトマネージャではないファシリテーターを見つけるので、チームメンバーは自由に話す快適に感じます。チームリードまたは隣接するチームメンバーにセッションを実行するように依頼してください。
学習したセッションをスケジュールした後、ファシリテーターは、プロジェクトチームメンバーがこれと同じページにあることを確認するために、事前読書情報を共有しています。これには、プロジェクト計画文書を変更することが挙げられる可能性があります。 プロジェクト計画 また プロジェクトの目的。プロジェクトの複雑さに応じて、プロジェクトと実績のタイムラインを共有することもできます。
レッスン調査に加えて、ライブをホストブレーンストーミングセッションすべてのチームメンバーのために。これは、チームメンバーが学んだ教訓に展開する機会です。特に、学習したブレインストーミングセッション中に尋ねる3つの主な質問があります。
正しく行きましたか？
何が悪かったのか？
何を改善することができますか？
2.文書
学んだ教訓を実行する主なポイントは、これらのレッスンをチーム全体と共有することです。プロジェクト情報とディスカッションノートのすべてのプロジェクト情報とディスカッションノートとの詳細なレポートを作成する計画エグゼクティブサマリー関連する授業の研究プロジェクトのステークホルダーレビューする。
エグゼクティブサマリー
調査結果の概要
調査を学んだ教訓
詳細についての推奨事項
3.分析
他のチームや今後のプロジェクトがそれから利益を得ることができるように、学んだ教訓を分析して適用します。これは、学んだセッション中MID-Projectを実行している場合、これは特に関連性があります。今後の段階のプロジェクトを効果的に向上させるために、学習した調査結果から情報を分析します。あるいは、プロジェクトの終わりに学んだレッスンを実行している場合は、次のプロジェクトを開始する前に、分析フェーズをグリーンの洞察と機会に使用してください。
4.店舗
プロジェクト管理ツールのように、誰もがアクセスできる中央リポジトリで学んだレッスンを保存します。プロジェクトのリードがプロジェクトの準備をするために、共有情報にアクセスできるように、真実の中心的な真実の源となる。
8.検索します
同様のプロジェクトを実行している場合は、過去のプロジェクトから学んだレポートを検索して、以前のプロジェクトと同じミスを避けてください。これらのレポートは、すべての真実の中心的な源で共有されるべきですプロジェクトマネージャープロジェクト計画プロセスを開始する前に確認できます。
調査テンプレートを学んだ教訓
学んだ教訓の最初の段階では、プロジェクトチームからの情報をキャプチャするために学習された調査を学んだ教訓を送り出します。あなたは直接プロジェクトについても話し合うでしょうが、学習した調査を学んだ教訓はあなたのプロジェクトから学ぶために正確な情報を捉えることの重要な部分です。
これは一般的なレッスンの例です。調査テンプレートは、どのプロジェクトにも使用できます。
次の各ステートメントとの合意または不一致のレベルを記入してください。
プロジェクト計画
プロジェクト計画には正しい詳細レベルが含まれていました。私はプロジェクトが何であったかを理解するために必要なものすべてを持っていました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクト計画では、プロジェクトの目的を明確に説明しました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトの範囲は明確に定義されていました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトスケジュールは明確でフォローしやすいです。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトコミュニケーション計画は、プロジェクト作業についてどのようにコミュニケーションをとるべきかとどこで説明しているかを明確に定義しました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクト計画はすべての利害関係者と共有され、見つけやすいです。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
ステークホルダーとして、プロジェクト計画プロセスへの関与のレベルに満足しています。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトの実行
私はプロジェクトのライフサイクル中に全員の責任を理解しました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトの利害関係者は、プロジェクト作業に従事し、効果的に関与していました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクト環境は共同作業です。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトマネージャは利用可能で応答していました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトの変更は管理可能で、プロジェクトの範囲内に収まりました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクト計画に記載されている最初のプロジェクトスケジュールは、実際のプロジェクトスケジュールと密接に一致しました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトの結果は、元のプロジェクトチャーターで定義されたものに一致しました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトチームは彼らの目標と個々の責任についての共通の理解を受けました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
結果
プロジェクトは現実的で達成可能でした。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
割り当ては、プロジェクトライフサイクル全体で明確に定義されていました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトは成功を定義するのに役立つ強力なパフォーマンスメトリックを持っていました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
私たちはプロジェクトの目標を打つと思います。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
プロジェクトへの関与 - ワークロード、時間、そして努力が私の期待に応えました。
強く同意します
同意
中性
ぼんやりする
強く同意しない
適用できない
学んだ教訓
学んだ教訓をキャプチャすることはあなたが機関の知識を識別して渡すのを助けることができます。ホイールを再発明する代わりに、チームメンバーとプロジェクトの指導者たちは何が働いていなかったものへの明確な洞察を持っています、そして何を改善することができます。
将来のチームの仕事に学んだ過去のレッスンを接続することで、あなたは右足であなたのプロジェクトを始めることができます。 誰もがいつ何をしているのかを正確に知っているとき、何が起こったのか - そしてなぜあなたのチームは彼らの高い影響作業を成し遂げるためにもっと力があります。
