Vad man ska leta efter i en byråhanteringsprogramvara

Att köra din byrå kan ibland känna sig som en oändlig kamp.

Dina kunder är de som håller på dig, så du vet att du behöver hålla dem lyckliga. Men det kan ofta känna att du gör det på bekostnad av ditt lag. Du kan hitta dig själv med orealistiska tidslinjer och krav samtidigt som du använder frustrationer och roadblocks på din egen tallrik - allt i intresse förKlientnöjdhet .

Du känner dig drog i två olika riktningar, och du börjar tänka att det inte finns något sätt att göra båda sidor helt glada.

Här är de goda nyheterna: Agency Management-programvaran kan hjälpa dig att hantera arbetsbelastningar, förbättra kommunikationen och göra processen att samarbeta så mycket bättre för ditt lag och dina kunder. Det är en sann win-win.

Nyfiken? Vi kan inte skylla på dig. Låt oss gräva in i detaljerna i byråhanteringssystemen - inklusive vad de är, vadfunktionerdu borde leta efter, och hur mycket dekosta .

Vad är ett byråhanteringssystem?

För att uttrycka det i det enklaste villkoren är ditt byråhanteringssystem ett programvara som hjälper till att organisera dina arbetsprocesser och hålla alla på samma sida.

Tänk på det som din one-stop-butik för att hantera produktionen av ditt kundarbete - hela vägen från idé till början.

Kort sagt, "det gör varje aspekt av att springa och hantera en byrå som är lätt, strömlinjeformad och skalbar," förklarar Hailey Friedman förImprovado .

Vad ska du leta efter i reklambyråns programvara?

För att skörda fördelarna med Agency Management-programvaran måste du hitta lösningen som är den bästa passformen för ditt lag och dina unika behov.

Det finns ingen brist på alternativ till hands. Faktum är att man tittar på aLista över reklambyråhanteringsprogramFrån Capterra visar att det finns hundratals val ute.

Så, hur kan du utvärdera dessa lösningar och landa på ditt bästa val? Det finns någranyckelfunktionerVi rekommenderar att du håller ögonen på.

1. Dynamiska former för att effektivisera intagsprocessen

Du har sannolikt varit i den här situationen innan: Ditt lag är klart och ivrigt att komma igång på en nyprojektFör en klient, men du inser att du inte har all den riktning eller resurser du behöver.

Det är en vanlig kamp bland byråerna. Medan projektintaget är det första steget i din process, det är inte alltid bra. Faktum är att en studie fann det67% av de svarandeSäg att erhålla den nödvändiga informationen i de tidiga stadierna av ett kreativt projekt var svårt eller mycket svårt.

Din programvara ska göra det lättare, helst med strukturerade inloppsformer som uppmanar dina kunder att tillhandahålla alla nödvändiga uppgifter du behöver.

Till exempel, UDN Task ManagerS intag formerLåt dig ställa in obligatoriska frågor (så dina kunder kan inte hoppa över dem), innehålla många frågetyper, och även använda dynamisk funktionalitet för att leverera en personlig upplevelse för dina kunder.

Det betyder att om de väljer en "Social Media Campaign" -projektstyp från den första rullgardinsmenyn, kommer alla efterföljande frågor att skräddarsys för den specifika typen av projekt - så de behöver inte arbeta genom onödiga uppmaningar.

2. Anpassningsbara arbetsflöden för att skräddarsy ditt tillvägagångssätt för varje klient

Alla dina kunder är olika, vilket innebär att du inte kan luta mig på en "skölj och upprepa" strategi för dem alla. Visst, du templatiserar och standardiserar saker där du kan. Men du behöver fortfarande lite Wiggle Room för att anpassa ditt tillvägagångssätt och få dina kunder att känna sig värda.

Den programvara du väljer ska vara tillräckligt flexibel för att anpassa sig till ditt lags processer - även om de är olika för var och en av dina kunder. Arbeta med programvara som strängt dikterar dina arbetsflöden kommer att lämna dig söker efter lösningar. Din programvara ska fungera för dig, och inte tvärtom.

UDN Task ManagererbjudandenAnpassade arbetsflödenDet tillåter lag att noggrant definiera och spåra sin arbetsprogression och ställa status på ett sätt som fungerar bäst för dem (och inte bara programvaran).

3. Sömlös kommunikation för att hålla alla på samma sida

När det gäller byrån ochklientförhållande, Kommunikation är ett av de största hindren. Faktum är att det bara är65% av klienternaTänk på att byrån de arbetar med verkligen förstår sin verksamhet.

Rätt byråhanteringsprogramvara kommer att öka insynen mellan dig och dina kunder, och göra det enkelt för alla att dela med sig av idéer, ge feedback och diskutera arbete.

All din kommunikation kommer att centraliseras i den enda plattformen, så att människor inte gräver genom snabbmeddelanden och gamla e-posttrådar för att få den senaste informationen om det projektet. InomUDN Task Manager, du kan nämna dina lagmedlemmar, och till och med lägga till dina kunder (oroa dig inte, du kan välja derasÅtkomstroller) så att alla stannar i slingan och kan få ett grepp om den större bilden.

4. Samarbetsredigering för att ta smärtan ur revisionerna

Ditt lag kom igenom det projektet, och nu är de kvar i ett hållmönster som bara väntar på kundens återkoppling.

Redigerings- och godkännandeprocessen kan vara ett stort vägvaror för byråer. Filer och kommentarer Fortsätt ändra händer, vissa lagmedlemmar är kvar med föråldrade versioner, och viktiga redigeringsförfrågningar blir missade (vilket kan få dina kunder att känna sig oerhörda och frustrerade).

Leta efter byråprogramvara som gör det enkelt för många människor att samarbeta på ett dokument och erbjuda förslag till ändringar.

UDN Task Managergör det igenomSamarbetsredigering. Användare kan visuellt markera dokument, se varandras ändringar och arbeta genom motstridiga ändringar i realtid. Hantera dessa revisioner på ett enda ställe skapar ett tydligt redigerings- och godkännandespår så att du kan se till att du uppfyller alla dina kunders önskemål innan du skickar projektet tillbaka till dem.

5. Realtidsrapportering för att bevisa ditt värde till kunder

Du vet att du producerar bra jobb för dina kunder. Men när de bara får se en begränsad skiva av processen, är det lätt för dem att tvivla på ditt värde. Speciellt om det finns längre tid innan de får enleveransbar, de kanske undrar om du faktiskt producerar något för dem.

Vilken byrå som du väljer bör du göra det enkelt att generera rapporter från realtidsinsikter. Hur många projekt kompletterar ditt lag för den här klienten varje månad? Hur mycket tid spenderar du på vissa förfrågningar?

Möjligheten att snabbt svara på frågor som dessa (och ge ett svårt bevis för att återställa de svaren) hjälper dig att bevisa ditt värde för dina kunder i de tvivel som tvivel.

Hur mycket kostar byråprogramvaran?

Rätt byråhanteringsprogramvara kommer att erbjuda många fördelar för ditt företag, men det är också en investering.

Exakt hur mycket du betalar för ditt byråhanteringssystem beror på en mängd olika faktorer, inklusive:

Kostnaden kommer att variera för en mängd olika lag och behov, vilket gör det svårt att koka detta helt ner till en enda siffra. Med det sagt, UDN Task ManagerS betalda planerBörja på $ 9,80 per användare per månad, vilket gör det till ett överkomligt alternativ att effektivisera din byråverksamhet och hålla både dina kunder och ditt lag lyckligt.

Låter bra för dig? Vi trodde det. Fortsätt ochKom igång med en gratis prov .