Varför och hur du ska skapa ditt projekts riskhanteringsplan?
Förberedelser för det oväntade är en del och paket av alla våra liv. Det är begreppet osäkra händelser och händelser som försäkringen är baserad på. Projektledning är inte annorlunda.
Att vara förberedd för vad som kan hända i ett projekt säkerställer att du är väl rustad att leda ditt lag till ett framgångsrikt resultat. En riskhanteringsplan är hur du kan få ditt lag på samma sida.
Här är allt du behöver veta om varför du ska skapa en riskhanteringsplan och hur man gör det.
Men först måste du förstå vad som utgör en projektrisk och därför, vad som ingår i din förvaltningsplan.
Vad är projektrisker?
Innan vi kan diskutera vad en riskhanteringsplan är och hur man skapar en måste du först förstå vad som utgör en projektrisk och vad det är du planerar faktiskt för.
Projektledning Kännedom (PMBOK)definierade projektrisker som följande:
"... en risk är en osäker händelse eller villkor som, om det inträffar, har en positiv eller negativ effekt på ett projektmål. Således är en risk inte en händelse eller förekomst som redan har kommit till ett projekt. Det är en händelse som kan hända. "
Många människor förvirrar ofta projektproblem och projektrisker. Detta beror på att både projektproblem och projektrisker påverkar projektet.
Men som framhävs av definitionen av projektrisken som nämns ovan är projektrisken något som kan hända med en nivå av osäkerhet som är knuten till den. Projektutgåva å andra sidan är en händelse eller förekomst som redan har ägt rum.
Projektrisken kräver således förberedelse och förebyggande medan projektfrågor behöver aktiva svar.
Som du kan se med PMBOKs definition kan projektrisken i fråga vara både bra eller dålig, vilket därför har en positiv eller negativ effekt på ditt projekt.
Förutom denna allmänna differentiering av risker som goda eller dåliga risker kan du också kategorisera risker per förutsebarhet och kunskap.
Det finns de första typerna av risker som är kända risker och har identifierats och erkänts av projektledare eller lagmedlemmar i planeringsstadiet. Dessa risker inkluderar saker som resursbegränsningar eller budgetövergångar. Det är denna kategori av risker som är väl dokumenterade och ingår i förvaltningsplanen.
Den andra kategorin ärokända risker. Dessa risker har inte lyfts fram under planeringen av projektet och vanligtvis är endast flera individer medvetna om dem. Du kan använda din förvaltningsplan för att upptäcka dessa för att du ska kunna vara grundligt förberedd för alla eventuella.
Slutligen har du de risker som är okända. Det här är de risker som inte förväntas och inte heller förväntas vara sådana heller.
Utvalda resurser:
Vad är riskhantering?
Riskhantering är en viktig aspekt av projektledning. Riskhantering innebär att man hanterar eventuella risker som kan uppstå eller uppstå under ett projekts livscykel.
Med tanke på effekten att en potentiell risk kan ha på framgången för ett projekt är riskhantering en viktig del av projektledningen och bör inte förbises.
Riskhantering innebär fyra huvudelement. Dessa inkluderar identifiering av riskerna, bedömningen av identifierade risker, minskning av dessa potentiella risker och övervakning av risker.
Riskidentifiering ärFörsta steget i riskhanteringsprocessen. Identifiering av risker görs genom att samla värdefulla data från tidigare projekt eller åsikter från olika experter.
Riskbedömning är prioritering av de identifierade riskerna. Du kommer att vilja överväga sannolikheten för de risker som kan uppstå samt den inverkan de kommer att ha på ditt projekt om de skulle hända. Du kommer då att kategorisera dina risker på dessa två bedömningar.
Riskhantering innebär då att skapa en beredskapsplan för hur du kommer att mildra effektriskerna kan ha på ditt projekt. Du identifierar också vem som är ansvarig för de risker som identifieras när det gäller övervakning och kontroll av dem.
Risker kan inträffa när som helst under ett projekt och därför är det viktigt att övervaka dem för att kunna styra dem ordentligt.
För att lära dig mer i den här bloggen omRiskhanteringsprocessen .
Vad är en riskhanteringsplan?
Förvaltningsplanen för risker är ett dokument som beskriver hur ditt projektteam både kommer att övervaka och svara på risker som har potential att påverka ditt projekt om det är positivt eller negativt.
I förvaltningsplanen kommer du och ditt lag detaljer saker som:
Kategorier Förvaltningsplanen kommer att innehålla är:
Varför skapar en riskhanteringsplan viktigt?
Termen riskerar en mängd olika möjligheter. Risker kan vara avseendeomfattning, kostnad,scheman, eller till och med kvaliteten på projektet.
På grund av den inverkan som eventuell risk kan ha på framgången för ditt projekt är det viktigt att förbereda sig för en sådan förekomst.
Om du överväger ditt liv i allmänhet, distribuerar vi riskhanteringen i olika aspekter. Från bilförsäkring ochkatastrofförsäkringtill brandborrar och evakueringsplaner.
Vi planerar för det värsta eftersom planering av misslyckande är ett sätt att se till att du lyckas.
Ett projekt är inte annorlunda, som är förberedt för det värsta säkerställer att du kommer att vara välutrustad och är beredd att leverera ett framgångsrikt projekt enligt den förväntade kvaliteten, i budgeten, och inom den tidsram som tilldelats.
Hur man skapar en effektiv riskhanteringsplan för ditt nästa projekt?
Nu när du vet vilken riskhantering är och varför skapar en sådan förvaltningsplan är det viktigt att du kan skapa en effektiv plan för ditt nästa projekt.
Det bör noteras att inget här är skrivet i sten. Projektledning är ett flexibelt koncept och förändringar enligt lag och projekt. Använd därför dessa steg som en guide och gör vad som känns rätt för ditt lag och i ljuset av det projekt du jobbar med.
Identiy och notera risker iUDN Task ManagerRiskregister
Det första steget för att skapa din förvaltningsplan är att identifiera alla potentiella risker som är förknippade med det projekt du jobbar med.
Detta är ett steg som inte finns i en tidsram och bör fortsätta under projektets livscykel från början från projektets planeringsfas.
Kom ihåg att du vill försöka inkludera inte bara kända risker utan också okända risker som kan ta lite forskning att upptäcka. Du kan prata med kunder, intressenter och branschexperter för att få insikt i sådana risker.
Efter att ha identifierat de potentiella riskerna, vill du dokumentera och prioritera dem. Du kan använda verktyg som en riskbrytningsstruktur för att identifiera och kategorisera risker och sedan dokumentera dem i ett riskregister.
Du kan använda ett projekthanteringsverktyg som UDN Task Manager För att hålla reda på alla risker som du identifierar och använder plattformen för att dokumentera all information relaterad till dessa risker.
UDN Task ManagerGör det möjligt att identifiera risker i riskmodulen, ditt lag kan enkelt visa detaljer om alla risker som har identifierats alla inom en enda plattform.
Ställ in effekt och sannolikheten för risken
Riskbedömning inkluderar att bedöma sannolikheten för risk eller händelse eller händelse som händer mot den inverkan som händelsen, risken eller förekomsten skulle ha på projektets framgång.
Vanligtvis vill du kartlägga denna bedömning ut på en riskmatris. (För att lära dig mer om riskmatriser Läs den här bloggen påHur man använder riskbedömningsmatris i projektledning .)
Sannolikheten för att en risk förekommer innefattar att kategorisera den identifierade på en poäng från låg sannolikhet till stor sannolikhet.
Du vill också kartlägga, vilket riskerar att risken skulle ha på ditt projekt. Detta görs antingen så lågt, medium eller högt.
Det är poängen för dessa två utvärderingar mot varandra som kommer att indikera för dig och ditt lag hur brådskande svaret på en risk måste vara och vilka risker att ägna extra uppmärksamhet åt.
Du vill då skapa en begränsningsplan. Hur avser ditt lag att minska potentiella risker från att påverka ditt projekt negativt?
Detta är din handlingsplan och kommer att kosta dig en del av din budget eller kan påverka ditt schema. Därför, faktor detta i din förvaltningsplan också.
UDN Task ManagerErbjuder dig möjlighet att skriva din mitigationsplan för varje individuell risk som du identifierar, vilket ger encentraliserat dokumentav alla bedömningar samt att vara tillgängliga för alla som är involverade i projektet.
Tilldela till lagmedlemmar
Därefter vill du tilldela lagmedlemmar som riskägare till individuella risker som har identifierats.
Dessa lagmedlemmar är ansvariga för att övervaka risken och kontrollera det svar som beskrivs i begränsningsplanen om risken inträffar.
Att lyfta fram en individ eller individer som är ansvariga för övervakning och kontroll av särskilda risker säkerställer att om en risk förekommer är begränsningsplanen på väg och undviker någon förvirring som kan leda till onödiga förseningar och kostnader.
Projektrisker är osäkra händelser och därför kan de förändras när projektet fortskrider.
När du väl har skapat begränsningsplaner för risker identifierade och skapade andra nödvändiga dokument för din riskhantering är ditt jobb inte gjort.
Att skapa en beredskapsplan ger mer säkerhet för framgången för ditt projekt. Nya risker kan uppstå, omklassificering av risker som redan identifierats kan behövas, etc. Att skapa en beredskapsplan skyddar mot dessa saker.
Riskmatris iUDN Task Manager
Det viktigaste med att skapa en sådan förvaltningsplan dechiffrerar vad din riskgräns är.
Du vill upptäcka vilka risker som är potentiellt för höga och gör projektet ovärderligt för den tiden, pengar och resurser som ska spenderas.
Om du upptäcker att det finns risker som helt enkelt är för höga, se till att du talar till dem som är relevanta som intressenter och avgör om projektet kan övervägas risk för misslyckande.
Använd din riskmatris till avkärna detta. Risker som har en mycket hög poäng på påverkan och sannolikhet motiv.
HurUDN Task ManagerKan hjälpa till med att skapa ditt projekts riskhanteringsplan?
UDN Task Managerär enProjektledningsverktygDet erbjuder en centraliserad plattform där du har alla verktyg du behöver för att hantera dina flera projekt för dig och ditt lag.
Funktioner tillgängliga iUDN Task Manageromfatta:
Ett av de undernivåverktyg somUDN Task Managererbjudanden är en robustRiskhanteringsmodul .
Modulen låter dig identifiera och analysera alla potentiella risker du kan förvänta dig med respekt för ditt projekt.
Du kan identifiera och analysera risken, skapa en begränsningsplan, bedöma risken som identifieras, tilldela risken för lagmedlemmar och kommunicerar också om risken. Inte bara det här, menUDN Task ManagerSkapar också en riskmatris för dig beroende på din bedömning och analys.
MedUDN Task ManagerS Riskhanteringsmodul Du kan enkelt skapa din förvaltningsplan.
Förvaltningsplanen kommer att ligga inom projektledningsplattformen på ett centralt läge tillsammans med annan viktig information som är lättillgänglig för alla som behöver tillgång till den.
Förenkla din riskhantering och skapa din förvaltningsplan med UDN Task Manager. För att läsa mer om riskhanteringsmodulen i detalj och hur du kan använda den till din fördel, kolla in bloggposten här för att lära dig det senasteRiskmoduluppdatering .
Över till dig
Förberedelser för ditt projekt är ett sätt att se till att du och ditt lag är välutrustade för att leverera ett framgångsrikt projekt när det gäller produktion, kvalitet, budget och tid.
Riskhantering och i förlängning är en riskhanteringsplan en sådan viktig aspekt som säkerställer sannolikheten för detta resultat för ditt projekt.
För att lära dig mer om projektledning och de andra viktiga aspekterna av att köra ett framgångsrikt projekt, kolla in vår blogghär .
