10 องค์ประกอบที่สำคัญสำหรับแผนโครงการที่สมบูรณ์แบบ (Infographic)

สิ่งที่ดีโครงการแผนเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของความสำเร็จในการจัดการโครงการ. จากการป้องกันขอบเขตคืบงบประมาณ Overblown และกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับเพื่อลดความเครียดและความยุ่งยาก ออนซ์ของการป้องกันในโครงการ การวางแผนมีค่าหนึ่งปอนด์ของการรักษา ดังนั้นคุณจะสร้างแผนโครงการที่ดีได้อย่างไรและองค์ประกอบที่สำคัญของแผนโครงการคืออะไร?

บทความนี้แบ่งปัน 10 ส่วนผสมเพื่อสร้างแผนสมบูรณ์และทำให้ทีมและโครงการของคุณทำงานได้อย่างราบรื่น นอกจากนี้เรายังมี Infographic ด้านล่างเพื่อสรุปองค์ประกอบโครงการเหล่านี้

ใครสร้างแผนโครงการ

คำตอบที่ชัดเจนเกี่ยวกับเรื่องนี้คือผู้จัดการโครงการ แต่ทุกคนที่ต้องจัดการโครงการในบทบาทของพวกเขาสามารถได้รับประโยชน์จากการสร้างแผนโครงการก่อนเริ่มโครงการใหม่โดยเฉพาะในกรณีที่มีโครงการที่คล้ายกันหรือเกิดขึ้นประจำ แผนโครงการช่วยให้คุณประหยัดเวลาที่ใช้ในการสร้างโครงการเดียวกันซ้ำอีกครั้ง

สมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้เสียที่เกี่ยวข้องในโครงการและผลลัพธ์อาจให้ข้อมูลอินพุตความเชี่ยวชาญค่าใช้จ่ายและข้อมูลอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องเพื่อเพิ่มและอนุมัติก่อนที่ผู้จัดการโครงการจะทำให้สัมผัสการตกแต่งในแผนโครงการ

ทำไมแผนโครงการจึงสำคัญ

แผนโครงการมีความสำคัญเนื่องจากมีวิสัยทัศน์ที่ใช้ร่วมกันในสิ่งที่โครงการมีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุ ความเข้าใจที่ใช้ร่วมกันนี้ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการและส่งผลลัพธ์ที่ยอดเยี่ยม

แผนโครงการให้ความชัดเจนเกี่ยวกับความรับผิดชอบของสมาชิกในทีมแต่ละคนและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการ พวกเขายังจัดระเบียบงานของโครงการตั้งแต่ต้นจนจบและป้องกันการทำงานภายนอกจากการเบียดเสียดงานที่สำคัญ

แผนโครงการสามารถกลายเป็นเครื่องมือสื่อสารที่ทรงพลังภายในทีมตลอดโครงการ พวกเขาทำหน้าที่เป็นเอกสารอ้างอิงที่สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการสมาชิกในทีมและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก แผนเหล่านี้ยังช่วยบรรเทาเสี่ยงและบำรุงรักษาคุณภาพในทุกขั้นตอนของโครงการ - จากการวางแผนที่จะเสร็จสิ้น

องค์ประกอบของแผนโครงการที่คุณไม่ควรมองข้าม

มีองค์ประกอบสำคัญที่คุณต้องรวมไว้เพื่อสร้างแผนโครงการที่ดี โปรดทราบว่าการสร้างและการทำงานกับแผนโครงการที่มีข้อบกพร่องนั้นไม่ดีเท่ากับการทำงานโดยไม่มีใคร

ไทม์ไลน์ค่าใช้จ่ายและการส่งมอบควรมีรายละเอียดอย่างชัดเจนเพื่อแสดงขอบเขตของโครงการของคุณ ในสิบส่วนด้านล่างคุณจะพบองค์ประกอบที่สำคัญสิบประการของแผนโครงการที่คุณไม่ควรมองข้าม

1. โครงร่างของการให้เหตุผลทางธุรกิจและความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

ก่อนเริ่มโครงการของคุณมันเป็นสิ่งสำคัญในการจัดแนวเป้าหมายและความต้องการของโครงการกับทีมและองค์กรของคุณ โครงการนี้มีความสำคัญต่อวัตถุประสงค์ขององค์กรอย่างไร มันผูกกับเป้าหมายสำหรับปีหรือไตรมาสใดบ้าง ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เกี่ยวข้องคาดหวังอะไร

นี่เป็นคำถามสองสามข้อที่คุณสามารถขอให้เค้าร่างและจัดแนวโครงการใหม่ด้วยองค์กรของคุณและผู้มีส่วนได้เสีย

2. รายการความต้องการและวัตถุประสงค์ของโครงการ

แม้ว่าแผนโครงการเป็นชุดของเอกสารที่อยู่อาศัยที่แน่นอนว่าจะเปลี่ยนแปลงในระหว่างโครงการ แต่ก็มีความจำเป็นที่จะต้องกำหนดหลักสูตรโดยเจตนาเพื่อตอบสนองวัตถุประสงค์ของโครงการ .

ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณควรวิเคราะห์ความต้องการของทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องในโครงการและกำหนดข้อกำหนดเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย โครงการใดที่จะต้องประสบความสำเร็จในการประสบความสำเร็จ คุณสมบัติและความสามารถในการส่งมอบควรมีคุณสมบัติอะไรบ้าง?

เมื่อโครงการดำเนินไปอาจมีความจำเป็นในการแก้ไขบางแง่มุมของแผนโครงการของคุณและไม่เป็นไร

3. คำสั่งขอบเขตโครงการ

ที่คำสั่งขอบเขตโครงการเป็นหนึ่งในองค์ประกอบที่สำคัญที่สุดของแผนโครงการ มันเป็นรากฐานสำหรับส่วนที่เหลือของแผนโครงการ

ใน คำสั่งขอบเขตโครงการผู้จัดการโครงการจบลงและบันทึกรายละเอียดโครงการทั้งหมดเพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วมในหน้าเดียวกัน คำสั่งนี้อธิบายถึงโครงการและขั้นตอนและข้อกำหนด โดยปกติจะเป็นการอ้างอิงถึงข้อตกลงและการซื้อจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกที่เกี่ยวข้องในโครงการ

4. รายการส่งมอบและวันที่ครบกำหนดโดยประมาณ

จากการเตรียมโครงการคำสั่งขอบเขตตอนนี้คุณควรมีแนวคิดที่ชัดเจนยิ่งขึ้นเกี่ยวกับการส่งมอบและผลลัพธ์ที่จะส่งมอบให้กับโครงการนี้ให้เสร็จสมบูรณ์ จากนั้นคุณควรแสดงรายการงานและส่งมอบที่สมาชิกในทีมแต่ละคนคาดว่าจะผลิตและเมื่อใด

ให้โครงสร้างการสลายการทำงานโดยทั่วไปแล้วจะเป็นวิธีที่ดีที่สุดในการบรรลุขั้นตอนนี้ คุณสามารถใช้รายการง่าย ๆ แผนภูมิการไหลสเปรดชีตหรือแผนภูมิ Ganttในการทำแผนที่งานโครงการทั้งหมดมอบหมายให้กับเพื่อนร่วมทีมตั้งค่าวันที่ครบกำหนดและทำเครื่องหมายการพึ่งพาใด ๆ

ในการสลายครั้งนี้จำเป็นต้องทราบว่าการส่งมอบหรืองานใดที่จะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอกและให้แน่ใจว่าไม่มีความล่าช้าเนื่องจากงานการพึ่งพาหรือความคิดเห็นและการอนุมัติ

5. กำหนดการโครงการโดยละเอียด

ความเข้าใจผิดทั่วไปเกี่ยวกับแผนโครงการคือแผนโครงการเหมือนกันกับตารางโปรเจ็ค. ตารางโครงการเป็นเพียงองค์ประกอบหนึ่งของแผนโครงการ

ในตารางโครงการคุณคาดการณ์ว่าจะใช้เวลานานเท่าใดในการทำงานให้เสร็จสมบูรณ์ในขณะที่ออกจากห้องเพียงพอสำหรับหย่อนและการพึ่งพา เป็นปฏิทินที่ชัดเจนของงานและไทม์ไลน์ที่จำเป็นทั้งหมด มันแสดงให้เห็นถึงระยะเวลาของโครงการซึ่งกำลังทำอะไรและเมื่องานแต่ละงานเริ่มต้นและสิ้นสุด

6. การประเมินความเสี่ยงและแผนการจัดการ

สิ่งสำคัญคือการประเมินความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับโครงการในขณะที่สร้างแผนโครงการ องค์กรของคุณมีเสถียรภาพในเวลานี้หรือไม่? ความอดทนต่อความเสี่ยงของคุณคืออะไร? อันตรายและโอกาสที่อาจเกิดขึ้นได้จากการดำเนินโครงการนี้และคุณคืออะไรวางแผนบรรเทาผลกระทบ ?

เหตุการณ์ที่เป็นไปได้ระบุไว้ในแผนความเสี่ยงโครงการของคุณอาจไม่เกิดขึ้น แต่อาจส่งผลกระทบต่อผลลัพธ์ของโครงการอย่างมีนัยสำคัญหากพวกเขาทำการบริหารความเสี่ยงรวมถึงการไม่เพียงประเมินความเสี่ยงของตัวเอง แต่การพัฒนาแผนการจัดการความเสี่ยงในการสื่อสารว่าทีมควรตอบสนองอย่างไรหากเหตุการณ์เหล่านี้เกิดขึ้น

ความเสี่ยงนั้นหลีกเลี่ยงไม่ได้ซึ่งเป็นสาเหตุที่แผนโครงการที่ดีที่สุดรวมถึงส่วนการจัดการความเสี่ยงที่ซับซ้อน หากคุณสามารถระบุความเสี่ยงก่อนหน้านี้ในโครงการคุณสามารถควบคุมพวกเขาและเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จ

7. บทบาทและความรับผิดชอบที่กำหนดไว้

ชี้แจงความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมโครงการรวมถึงผู้มีส่วนได้เสียภายนอก งานต่าง ๆ อาจรวมถึงความเห็นและการอนุมัติจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่เฉพาะเจาะจงแม้ว่าโดยทั่วไปแล้วผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่สำคัญของโครงการจำนวนมากไม่ได้มีส่วนร่วมในทุกด้านของโครงการ

ให้ผู้สนับสนุนโครงการกองทุนโครงการ; พวกเขาอาจต้องทบทวนและอนุมัติประเด็นสำคัญของแผน ผู้เชี่ยวชาญด้านธุรกิจที่กำหนดกำหนดข้อกำหนดสำหรับโครงการและส่งมอบ; พวกเขาอาจต้องตรวจสอบและอนุมัติบางส่วนของโครงการ ผู้จัดการโครงการสร้างดำเนินการและควบคุมแผนโครงการ และทีมงานโครงการทำภารกิจให้เสร็จสมบูรณ์และสร้างผลิตภัณฑ์สุดท้าย

ผู้มีส่วนร่วมอื่น ๆ ในโครงการอาจรวมถึงผู้สอบบัญชีคุณภาพและนักวิเคราะห์ความเสี่ยงผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ ฯลฯ พวกเขาอาจต้องอนุมัติบางส่วนของแผนโครงการที่เกี่ยวข้องกับความเชี่ยวชาญของพวกเขาเช่นคุณภาพหรือแผนการจัดซื้อจัดจ้าง

8. การจัดสรรทรัพยากร

เมื่อพูดถึงการจัดสรรทรัพยากรในการวางแผนโครงการคุณแบ่งและจัดสรรเวลาวัสดุและงบประมาณของทีมของคุณ คุณควรระบุทรัพยากรและทรัพยากรที่มีอยู่ทั้งหมดสำหรับแต่ละงานหากทราบ ประเมินค่าใช้จ่ายและการมีส่วนร่วมของพวกเขา

พิจารณาข้อ จำกัด ของทรัพยากรจำนวนทรัพยากรแต่ละรายการสามารถอุทิศให้กับโครงการนี้ได้อย่างแนบเนียนและกำหนดการรวมกันที่ดีที่สุดหรือการเปลี่ยนแปลงของทรัพยากรที่มีอยู่เพื่อให้บรรลุเป้าหมายของโครงการในช่วงเวลาที่ดี - และด้วยผลลัพธ์ที่ดีที่สุด

9. แผนประกันคุณภาพ (QA)

ในแผนประกันคุณภาพของคุณคุณต้องการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อให้แน่ใจว่าข้อกำหนดของโครงการและการส่งมอบตรงตามความคาดหวังคุณภาพ ตลอดการดำเนินการของโครงการการรักษาคุณภาพของโครงการทำให้มั่นใจได้ว่ารอบชิงชนะเลิศส่งมอบได้ตรงตามข้อกำหนดของลูกค้าและทำเครื่องหมายกล่องของทีมผู้บริหารผู้สนับสนุนโครงการและผู้เชี่ยวชาญทางธุรกิจ

การเน้นที่นี่คือการป้องกันข้อผิดพลาดแทนที่จะตรวจสอบการส่งมอบครั้งสุดท้ายในตอนท้ายของโครงการ การสร้างแผน QA เกี่ยวข้องกับการตั้งค่ามาตรฐานโครงการเกณฑ์การยอมรับและตัวชี้วัดที่จะใช้ในโครงการ นี่เป็นรากฐานสำหรับความคิดเห็นและการตรวจสอบที่มีคุณภาพทั้งหมดในระหว่างโครงการ

10. แผนการสื่อสาร

ให้แผนการสื่อสารสรุปความถี่ที่คุณจะพูดกับและอัปเดตผู้มีส่วนได้เสียภายนอกเจ้าของโครงการและแม้แต่สมาชิกในทีมของคุณ นอกจากนี้ยังมีรายละเอียดประเภทของการอัพเดทที่พวกเขาคาดหวังซึ่งการตัดสินใจต้องการความคิดเห็นและการอนุมัติและผู้รับผิดชอบต่อการกระทำแต่ละครั้ง

แผนการสื่อสารของคุณต้องตอบ: ใครจะได้รับรายงานและผู้ที่เตรียมและส่งรายงานเหล่านี้ คุณสามารถไปให้ไกลที่สุดเพื่อรวมรูปแบบที่รายงานถูกสร้างและแชร์

แผนการสื่อสารยังชี้แจงปัญหาที่ควรเพิ่มขึ้นซึ่งมีการจัดเก็บข้อมูลโครงการและใครสามารถเข้าถึงได้ แผนนี้เอกสารนี้ทุกแง่มุมของวิธีการสื่อสารของทีมโครงการตลอดโครงการ ซึ่งรวมถึงการอัปเดตสถานะเป็นประจำการแก้ไขปัญหาการบรรเทาความเสี่ยง ฯลฯ

สรุปองค์ประกอบที่จำเป็นของแผนโครงการ

Infographic ด้านล่างสรุปส่วนผสมสิบส่วนของแผนโครงการที่สมบูรณ์แบบที่ระบุไว้ข้างต้น คุณพร้อมที่จะสร้างแผนสมบูรณ์แบบสำหรับโครงการต่อไปของคุณหรือไม่? ทำตามรายการตรวจสอบของเราเพื่อให้โครงการของคุณเช็ค

คุณสามารถเรียกดูของเราคู่มือการจัดการโครงการหรือลงทะเบียนเพื่อทดลองใช้ฟรีสองสัปดาห์ฟรีเพื่อเริ่มต้นทันที

ฝัง Infographic นี้ในเว็บไซต์ของคุณเองด้วยรหัสฝังนี้: