10 viktige elementer for den perfekte prosjektplanen (infografisk)

En godprosjektplanen er en av de mest essensielle elementene i suksess iprosjektledelse. Fra å forhindreScope Creep., Overblown Budgets, og savnet frister for å minimere stress og frustrasjon. En unse forebygging iprosjekt planleggerer verdt et pund av kur. Så, hvordan lager du en god prosjektplan og hva er de viktigste elementene i en prosjektplan?

Denne artikkelen deler 10 ingredienser for å skape den perfekte planen og holde teamet ditt og prosjektene kjører jevnt. Vi har også en infographic nedenfor for å oppsummere disse prosjektelementene.

Hvem skaper prosjektplaner?

Det åpenbare svaret på dette er prosjektledere. Men alle som må håndtere prosjekter i sine roller, kan dra nytte av å skape prosjektplaner før du starter et nytt prosjekt, særlig i tilfelle av lignende eller gjentagende prosjekter. En prosjektplan sparer deg den tiden det tar å gjenskape det samme prosjektet igjen.

Teammedlemmer og interessenter som er involvert i prosjektet, og resultatene kan gi innspill, kompetanse, kostnader og annen relevant informasjon som skal legges til og godkjent før prosjektlederen legger etterbehandling på prosjektplanen.

Hvorfor er prosjektplanene viktige?

Prosjektplanene er viktige fordi de gir en felles visjon for hva prosjektet tar sikte på å oppnå. Denne delte forståelsen holder laget arbeider sammen for å oppnå prosjektets mål og levere gode resultater.

Prosjektplanene gir klarhet på ansvaret for hvert lagmedlem ogStakeholderi prosjektet. De organiserer også prosjektets arbeid fra start til slutt og forhindrer fremmed arbeid fra å krympe kritiske oppgaver.

Prosjektplanene kan bli et kraftig kommunikasjonsverktøy i teamet gjennom hele prosjektet. De tjener som en viktig skriftlig referanse for prosjektleder, lagmedlemmer og eksterne interessenter. Disse planene bidrar også til å redusereFareog vedlikeholdekvalitetPå alle stadier av prosjektet - fra planlegging til ferdigstillelse.

Elementer i en prosjektplan du bør ikke overse

Det er viktige elementer du må inkludere for å skape en god prosjektplan. Husk at å skape og jobbe med en feilaktig prosjektplan er like dårlig som å jobbe uten en.

Tidslinje, kostnader og leveranser skal beskrives tydelig for å viseomfangav prosjektet ditt. I de ti seksjonene nedenfor finner du ti viktige elementer i en prosjektplan du bør ikke overse.

1. Oversikt over forretningsforbedring og interessentbehov

Før du starter prosjektet, er det viktig å justere prosjektets mål og behov med teamet ditt og organisasjonens. Hvor viktig er dette prosjektet til de organisatoriske målene? Hvordan knytter det sammen med målene eller kvartalet? Hva forventer de involverte interessentene?

Dette er noen spørsmål du kan be om å skissere og justere det nye prosjektet med din organisasjon og interessentbehov.

2. Liste over krav og prosjektmål

Selv om en prosjektplan er et levende sett med dokumenter som er sikker på å endre seg under prosjektet, er det nødvendig å sette et bevisst kurs for å møteprosjektmål .

Som prosjektleder bør du analysere behovene til alle parter som er involvert i prosjektet og bestemme kravene til å oppnå dem. Hvilke mål må prosjektet oppnå å lykkes? Hvilke funksjoner og evner skal leveransen ha?

Når prosjektet utvikler seg, kan det være behov for å rette opp noen aspekter av prosjektplanen din, og det er greit.

3. Prosjekt Scope-setning

De Prosjekt Scope-erklæringer en av de mest essensielle elementene i en prosjektplan. Det danner et grunnlag for resten av prosjektplanen.

I denProsjekt Scope-erklæringProsjektlederen fullfører og registrerer alle prosjektdetaljer for å få alle involvert på samme side. Denne erklæringen beskriver prosjektet og dets skritt og krav. Det er vanligvis referansen til å få avtale og innkjøp fra eksterne interessenter involvert i prosjektet.

4. Liste over leveranser og estimerte forfallsdatoer

Fra utarbeidelsen av prosjektetscope uttalelse, Du bør nå ha en klarere ide om leveransen og utfallene som skal leveres for å fullføre dette prosjektet. Derfra bør du liste ut hvilke oppgaver og leveranser hvert lagmedlem som forventes å produsere og når.

EN Arbeidsskifting Strukturer vanligvis den beste måten å oppnå dette trinnet på. Du kan bruke en enkel liste, flytskjema, regneark ellerGantt Chart.For å kartlegge alt prosjektarbeidet, tilordne til lagkamerater, sett på grunn datoer, og merk eventuelle avhengigheter.

I denne sammenbruddet er det også nødvendig å merke seg hvilke leveranser eller oppgaver som skal godkjennes av eksterne interessenter, og sørg for at det ikke er forsinkelser på grunn avoppgaveavhengigheter eller vurderinger og godkjenninger.

5. Detaljert prosjektplan

En vanlig misforståelse om prosjektplaner er at prosjektplanen er den samme somprosjektplan. Prosjektplanen er bare en av mange komponenter i en prosjektplan.

I en prosjektplan estimerer du hvor lang tid det vil ta for å fullføre hver oppgave mens du forlater nok plass til slakk og avhengigheter. Det er en klar kalenderisering av alle nødvendige oppgaver og tidslinjer. Det viser prosjektets varighet, som gjør hva, og når hver oppgave begynner og slutter.

6. Risikovurdering og styringsplan

Det er viktig å vurdere risikoen som er involvert i et prosjekt mens du lager prosjektplanen. Er organisasjonen din stabil på dette tidspunktet? Hva er din risikotoleranse? Hvilke potensielle farer og muligheter kan komme fra å gjennomføre dette prosjektet, og hva er dinredigeringsplan ?

Potensielle hendelser som er identifisert i prosjektrisikoplanen, kan ikke skje, men de kan påvirke et prosjekts resultat betydelig hvis de gjorde det.RisikostyringInkluderer ikke bare å vurdere risikoen selv, men å utvikle risikostyring planlegger å kommunisere hvordan laget skal svare hvis disse hendelsene skjer.

Risikoen er uunngåelig, og derfor inkluderer de beste prosjektplanene forseggjorte risikostyringsseksjoner. Hvis du kan identifisere risikoer tidligere i et prosjekt, kan du kontrollere dem og øke sjansene for suksess.

7. Definerte roller og ansvar

Klargjøre ansvaret for hver person på prosjektgruppen, inkludert de eksterne interessentene. Ulike oppgaver kan omfatte vurderinger og godkjenninger fra spesifikke interessenter, men vanligvis er mange av prosjektets sentrale interessenter ikke involvert i alle aspekter av prosjektet.

EN prosjektsponsormidler prosjektet; De må kanskje vurdere og godkjenne kritiske aspekter av planen. Utpekte bedriftseksperter definerer krav til prosjekter og leveranser; De kan også måtte vurdere og godkjenne deler av prosjektet. Prosjektledere oppretter, utfører, og kontrollerer prosjektplanen. Og prosjektgruppen fullfører oppgavene og bygger sluttproduktet.

Andre bidragsytere til et prosjekt kan omfatte revisorer, kvalitets- og risikoanalytikere, anskaffelsespesialister, etc. De må kanskje godkjenne deler av prosjektplanen som gjelder deres kompetanse, som for eksempel kvalitets- eller anskaffelsesplanen.

8. Ressursallokering

Når det gjelderressurstildelingI prosjektplanlegging bryter du ned og allokere lagets tid, materialer og budsjett. Du bør identifisere alle tilgjengelige ressurser og ressurser for hver oppgave hvis det er kjent. Anslå kostnadene og bidragene.

Ta i betraktningressursbegrensningerhvor mye tid hver ressurs kan realistisk bruke til dette prosjektet, og bestemme de beste kombinasjonene eller variasjonene av ressursene som er tilgjengelige for å oppnå prosjektets mål i god tid - og med best mulig resultat.

9. Kvalitetssikring (QA) plan

I din kvalitetssikringsplan vil du implementere prosesser for å sikre prosjektkrav og leveranser som oppfyller kvalitetsforventningene. Gjennom prosjektets utførelse, sikrer vedlikehold av prosjektkvaliteten at finalenleveranseOppfyller kundespesifikasjonene og merker boksene til konserngruppene, prosjektsponsorer og forretningskompetanse.

Hovedvekten her er på å hindre feil, i stedet for å inspisere den endelige leverbare på slutten av prosjektet. Å skape QA-planen innebærer å sette prosjektstandardene, akseptkriteriene og beregningene som skal brukes gjennom hele prosjektet. Dette blir grunnlaget for alle kvalitetsanmeldelser og inspeksjoner som utføres under prosjektet.

10. Kommunikasjonsplan

EN KommunikasjonsplanSkisserer hvor ofte du vil snakke med og oppdatere eksterne interessenter, prosjekteiere og til og med dine lagmedlemmer. Det beskriver også den typen oppdateringer de forventer, hvilke beslutninger trenger vurderinger og godkjenning, og hvem som er ansvarlig for hver handling.

Din kommunikasjonsplan må svare: Hvem mottar rapportene og som forbereder og leverer disse rapportene. Du kan gå så langt som å inkludere formatet der rapportene opprettes og deles.

En kommunikasjonsplan klargjør også hvilke problemer som skal eskaleres, hvor prosjektinformasjonen er lagret, og hvem kan få tilgang til den. Denne planen dokumenterer alle aspekter av prosjektgruppens kommunikasjonsmetoder gjennom hele prosjektet. Dette inkluderer rutinemessige statusoppdateringer, problemløsning, risikorreduksjon, etc.

Sammendrag av de essensielle elementene i en prosjektplan

Infografien nedenfor oppsummerer de ti ingrediensene i en perfekt prosjektplan som er oppført ovenfor. Er du klar til å lage den perfekte planen for ditt neste prosjekt? Følg vår sjekkliste for å holde prosjektene dine i sjakk.

Du kan også bla gjennom vårProsjektledelse veiledningeller registrer deg for enGratis to ukers prøveå komme i gang med en gang.

Legg inn denne infografiske på ditt eget nettsted med denne innebygde koden: