सही परियोजना योजना (इन्फोग्राफिक) के लिए 10 आवश्यक तत्व
एक अच्छा परियोजना योजना सफलता के सबसे आवश्यक तत्वों में से एक है परियोजना प्रबंधन । रोकने से लक्ष्य में बदलाव , ओवरबॉउन बजट, और तनाव और निराशा को कम करने के लिए डेडलाइन मिस्ड। में रोकथाम का एक औंस परियोजना योजना इलाज के एक पाउंड के लायक है। तो, आप एक अच्छी परियोजना योजना कैसे बनाते हैं और एक परियोजना योजना के आवश्यक तत्व क्या हैं?
यह आलेख सही योजना बनाने और आपकी टीम और परियोजनाओं को आसानी से चलाने के लिए 10 अवयवों को साझा करता है। इन परियोजना तत्वों को सारांशित करने के लिए हमारे पास एक इन्फोग्राफिक भी है।
परियोजना योजना कौन बनाता है?
इसका स्पष्ट उत्तर परियोजना प्रबंधकों है। लेकिन जो भी अपनी भूमिकाओं में परियोजनाओं का प्रबंधन करना है, उन्हें एक नई परियोजना शुरू करने से पहले परियोजना योजनाओं को बनाने से लाभ हो सकता है, खासकर समान या पुनरावर्ती परियोजनाओं के मामलों में। एक परियोजना योजना आपको फिर से एक ही परियोजना को फिर से बनाने के लिए समय बचाती है।
परियोजना में शामिल टीम के सदस्यों और हितधारकों और इसके परिणाम परियोजना योजना पर परिष्करण स्पर्श करने से पहले इनपुट, विशेषज्ञता, लागत और अन्य प्रासंगिक जानकारी जोड़ने और अनुमोदित होने के लिए प्रदान कर सकते हैं।
परियोजना की योजना क्यों महत्वपूर्ण हैं?
परियोजना योजनाएं महत्वपूर्ण हैं क्योंकि वे परियोजना को पूरा करने के लिए एक साझा दृष्टि प्रदान करते हैं। यह साझा समझ परियोजना को परियोजना के लक्ष्यों को प्राप्त करने और उत्कृष्ट परिणाम देने के लिए एक साथ काम कर रही है।
परियोजना योजनाएं प्रत्येक टीम के सदस्य की जिम्मेदारियों पर स्पष्टता देती हैं और हितधारक परियोजना में। वे परियोजना के काम को शुरू करने के लिए शुरू करने के लिए भी व्यवस्थित करते हैं और महत्वपूर्ण कार्यों को भीड़ से बाहर निकालने से रोकते हैं।
परियोजना योजनाएं पूरे परियोजना में टीम के भीतर एक शक्तिशाली संचार उपकरण बन सकती हैं। वे परियोजना प्रबंधक, टीम के सदस्यों और बाहरी हितधारकों के लिए एक महत्वपूर्ण लिखित संदर्भ के रूप में कार्य करते हैं। ये योजनाएं भी कम करने में मदद करती हैं जोखिम और रखरखाव करें गुणवत्ता परियोजना के सभी चरणों में - योजना को पूरा करने के लिए।
एक परियोजना योजना के तत्व आपको अनदेखा नहीं करना चाहिए
एक अच्छी परियोजना योजना बनाने के लिए आवश्यक तत्व शामिल हैं जिन्हें आपको शामिल करना होगा। ध्यान रखें कि एक त्रुटिपूर्ण परियोजना योजना के साथ बनाना और काम करना उतना ही बुरा है जितना कि एक के बिना काम कर रहा है।
टाइमलाइन, लागत, और डिलिवरेबल्स को दिखाने के लिए स्पष्ट रूप से विस्तृत किया जाना चाहिए दायरा आपकी परियोजना का। नीचे दिए गए दस खंडों में, आपको एक परियोजना योजना के दस आवश्यक तत्व मिलेंगे जिन्हें आपको अनदेखा नहीं करना चाहिए।
1. व्यापार औचित्य और हितधारक की रूपरेखा की रूपरेखा
अपनी परियोजना शुरू करने से पहले, परियोजना के लक्ष्यों और आपकी टीम और संगठन के साथ आवश्यकताओं को संरेखित करना आवश्यक है। संगठनात्मक उद्देश्यों के लिए यह परियोजना कितनी महत्वपूर्ण है? यह वर्ष या तिमाही के लिए लक्ष्यों के साथ कैसे जुड़ा होता है? इसमें शामिल हितधारकों की क्या उम्मीद है?
ये कुछ प्रश्न हैं जिन्हें आप रूपरेखा और आपके संगठन और हितधारक की जरूरतों के साथ नई परियोजना को संरेखित करने के लिए कह सकते हैं।
2. आवश्यकताओं और परियोजना उद्देश्यों की सूची
हालांकि एक परियोजना योजना दस्तावेजों का एक जीवित सेट है जो परियोजना के दौरान बदलना सुनिश्चित है, यह पूरा करने के लिए एक जानबूझकर पाठ्यक्रम निर्धारित करना आवश्यक है परियोजना के उद्देश्यों ।
एक परियोजना प्रबंधक के रूप में, आपको परियोजना में शामिल सभी पार्टियों की आवश्यकताओं का विश्लेषण करना चाहिए और उन्हें प्राप्त करने के लिए आवश्यकताओं का निर्धारण करना चाहिए। परियोजना को सफल होने के लिए क्या उद्देश्यों को प्राप्त करना चाहिए? डिलिवरेबल्स की क्या विशेषताएं और क्षमताओं के पास होना चाहिए?
जैसे ही परियोजना बढ़ती है, आपकी परियोजना योजना के कुछ पहलुओं को सही करने की आवश्यकता हो सकती है और यह ठीक है।
3. प्रोजेक्ट स्कोप स्टेटमेंट
परियोजना दायर बयान एक परियोजना योजना के सबसे आवश्यक तत्वों में से एक है। यह परियोजना योजना के बाकी हिस्सों के लिए एक नींव बनाता है।
में परियोजना दायर बयान , प्रोजेक्ट मैनेजर एक ही पृष्ठ पर शामिल होने के लिए सभी परियोजना विवरणों को अंतिम रूप देता है और रिकॉर्ड करता है। यह कथन परियोजना और इसके चरणों और आवश्यकताओं का वर्णन करता है। यह आमतौर पर परियोजना में शामिल बाहरी हितधारकों से समझौते और खरीद-इन करने का संदर्भ है।
4. डिलिवरेबल्स और अनुमानित देय तिथियों की सूची
परियोजना की तैयारी से स्कोप स्टेटमेंट , अब आपको इस परियोजना को पूरा करने के लिए डिलिवरेबल्स और परिणामों को वितरित करने के लिए एक स्पष्ट विचार होना चाहिए। वहां से, आपको यह पता लगाना चाहिए कि प्रत्येक टीम के सदस्य को किस कार्य और डिलिवरेबल्स का उत्पादन करने की उम्मीद है और कब।
ए कार्य विश्लेषण संरचना आमतौर पर इस कदम को प्राप्त करने का सबसे अच्छा तरीका है। आप एक साधारण सूची, प्रवाह चार्ट, स्प्रेडशीट, या उपयोग कर सकते हैं गैंट चार्ट सभी परियोजना कार्यों को मानचित्रित करने के लिए, टीम के साथी को असाइन करें, देय तिथियां सेट करें, और किसी भी निर्भरता को चिह्नित करें।
इस टूटने में, यह भी आवश्यक है कि कौन से डिलिवरेबल्स या कार्यों को बाहरी हितधारकों द्वारा अनुमोदित करने की आवश्यकता होगी और सुनिश्चित करें कि इसके कारण कोई देरी नहीं है टास्क निर्भरता या समीक्षा और अनुमोदन।
5. विस्तृत परियोजना अनुसूची
परियोजना योजनाओं के बारे में एक आम गलतफहमी यह है कि परियोजना योजना समान है परियोजना अनुसूची । परियोजना कार्यक्रम एक परियोजना योजना के कई घटकों में से एक है।
एक परियोजना कार्यक्रम में, आप अनुमान लगाते हैं कि ढीले और निर्भरताओं के लिए पर्याप्त जगह छोड़ते समय प्रत्येक कार्य को पूरा करने में कितना समय लगेगा। यह सभी आवश्यक कार्यों और समय सीमाओं का एक स्पष्ट कैलेंडरकरण है। यह परियोजना की अवधि दिखाता है, जो क्या कर रहा है, और जब प्रत्येक कार्य शुरू होता है और समाप्त होता है।
6. जोखिम मूल्यांकन और प्रबंधन योजना
परियोजना योजना बनाते समय एक परियोजना से जुड़े जोखिमों का आकलन करना महत्वपूर्ण है। क्या आपका संगठन इस समय स्थिर है? आपका जोखिम सहनशीलता क्या है? इस परियोजना को निष्पादित करने से संभावित खतरे और अवसर क्या आ सकते हैं, और आपका क्या है शमन योजना ?
आपके प्रोजेक्ट जोखिम योजना में पहचाने गए संभावित घटनाएं नहीं हो सकती हैं, लेकिन अगर वे करते हैं तो वे एक परियोजना के नतीजे को काफी प्रभावित कर सकते हैं। जोखिम प्रबंधन इसमें जोखिम का आकलन नहीं किया गया है, लेकिन जोखिम प्रबंधन योजनाओं को विकसित करने के लिए संवाद करने के लिए टीम को कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए यदि ये घटनाएं होने पर टीम को कैसे प्रतिक्रिया देनी चाहिए।
जोखिम अनिवार्य हैं, यही कारण है कि सर्वोत्तम परियोजना योजनाओं में विस्तृत जोखिम प्रबंधन अनुभाग शामिल हैं। यदि आप किसी प्रोजेक्ट में पहले जोखिमों की पहचान कर सकते हैं, तो आप उन्हें नियंत्रित कर सकते हैं और सफलता की संभावनाओं को बढ़ा सकते हैं।
