10 βασικά στοιχεία για το τέλειο σχέδιο έργου (Infographic)
Ενα καλόέργοΤο σχέδιο είναι ένα από τα πιο ουσιώδη στοιχεία της επιτυχίαςδιαχείριση έργου. Από την πρόληψηΠεδίο σέρνεται, υπερβολικοί προϋπολογισμοί και χάθηκαν προθεσμίες για την ελαχιστοποίηση του άγχους και της απογοήτευσης. Μια ουγγιά πρόληψης στοέργο σχεδίασηαξίζει μια λίβρα θεραπείας. Έτσι, πώς δημιουργείτε ένα καλό σχέδιο έργου και ποια είναι τα βασικά στοιχεία ενός σχεδίου έργου;
Αυτό το άρθρο μοιράζεται 10 συστατικά για να δημιουργήσετε το τέλειο σχέδιο και να διατηρήσετε ομαλά την ομάδα και τα έργα σας. Έχουμε επίσης ένα infographic παρακάτω για να συνοψίσουμε αυτά τα στοιχεία του έργου.
Ποιος δημιουργεί σχέδια έργων;
Η προφανής απάντηση σε αυτό είναι οι διαχειριστές έργων. Αλλά όλοι που πρέπει να διαχειριστούν τα έργα στους ρόλους τους μπορούν να επωφεληθούν από τη δημιουργία σχεδίων έργων πριν ξεκινήσουν ένα νέο έργο, ειδικά σε περιπτώσεις παρόμοιων ή επαναλαμβανόμενων έργων. Ένα σχέδιο έργου σας εξοικονομεί το χρόνο που χρειάζεται για να αναδημιουργήσετε το ίδιο έργο ξανά.
Τα μέλη της ομάδας και τα ενδιαφερόμενα μέρη που συμμετέχουν στο έργο και τα αποτελέσματά τους ενδέχεται να παρέχουν εισροές, εμπειρογνωμοσύνη, το κόστος και άλλες σχετικές πληροφορίες που πρέπει να προστεθούν και να εγκριθούν πριν ο διαχειριστής του έργου θέτει τελειωτικές πινελιές στο σχέδιο του έργου.
Γιατί τα σχέδια έργων είναι σημαντικά;
Τα σχέδια έργων είναι σημαντικά επειδή παρέχουν ένα κοινό όραμα για το τι στοχεύει να επιτευχθεί το έργο. Αυτή η κοινή κατανόηση διατηρεί την ομάδα που συνεργάζεται για να επιτύχει τους στόχους του έργου και να παραδώσει εξαιρετικά αποτελέσματα.
Τα σχέδια του έργου δίνουν σαφήνεια στις αρμοδιότητες κάθε μέλους της ομάδας καιφαίοςστο έργο. Οργανώνουν επίσης το έργο του έργου από την αρχή να τελειώσει και να αποτρέψει τη εξωτερική εργασία από τη συρρίκνωση των κρίσιμων καθηκόντων.
Τα σχέδια έργων μπορούν να γίνουν ένα ισχυρό εργαλείο επικοινωνίας μέσα στην ομάδα σε όλο το έργο. Χρησιμεύουν ως σημαντική γραπτή αναφορά για τον διαχειριστή έργου, τα μέλη της ομάδας και τους εξωτερικούς φορείς. Αυτά τα σχέδια βοηθούν επίσης να μετριάσουνκίνδυνοςκαι να διατηρήσειποιότητασε όλα τα στάδια του έργου - από τον προγραμματισμό έως την ολοκλήρωση.
Στοιχεία ενός σχεδίου έργου που δεν πρέπει να παραβλέπετε
Υπάρχουν ουσιώδη στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε για να δημιουργήσετε ένα καλό σχέδιο έργου. Λάβετε υπόψη ότι η δημιουργία και η συνεργασία με ένα ελάττωμα σχεδίου έργου είναι εξίσου κακό που εργάζεται χωρίς ένα.
Το χρονοδιάγραμμα, το κόστος και τα παραδοτέα πρέπει να αναλύονται με σαφήνειαπεδίο εφαρμογήςτου έργου σας. Στις δέκα τμήματα παρακάτω, θα βρείτε δέκα βασικά στοιχεία ενός σχεδίου έργου που δεν πρέπει να παραβλέπετε.
1. Περίγραμμα της επιχειρηματικής αιτιολόγησης και των αναγκών των ενδιαφερομένων
Πριν ξεκινήσετε το έργο σας, είναι απαραίτητο να ευθυγραμμίσετε τους στόχους και τις ανάγκες του έργου με την ομάδα και την οργάνωσή σας. Πόσο σημαντικό είναι αυτό το έργο στους οργανωτικούς στόχους; Πώς συνδέεται με τους στόχους για το έτος ή το τρίμηνο; Τι περιμένουν οι εμπλεκόμενοι φορείς;
Αυτές είναι μερικές ερωτήσεις που μπορείτε να ζητήσετε να περιγράψετε και να ευθυγραμμίσετε το νέο έργο με τις ανάγκες του οργανισμού και των ενδιαφερομένων.
2. Κατάλογος των απαιτήσεων και των στόχων του έργου
Παρόλο που ένα σχέδιο έργου είναι ένα ζωντανό σύνολο εγγράφων που είναι βέβαιο ότι θα αλλάξει κατά τη διάρκεια του έργου, είναι απαραίτητο να ορίσετε ένα σκόπιμο μάθημα για την κάλυψη τουστόχοι του έργου .
Ως διαχειριστής έργου, θα πρέπει να αναλύσετε τις ανάγκες όλων των μερών που εμπλέκονται στο έργο και να καθορίσετε τις απαιτήσεις για να τα επιτύχετε. Ποιοι στόχοι πρέπει να επιτύχει το έργο να επιτύχει; Ποια χαρακτηριστικά και δυνατότητες πρέπει να έχουν τα παραδοτέα;
Καθώς το έργο εξελίσσεται, μπορεί να χρειαστεί να διορθώσετε ορισμένες πτυχές του σχεδίου του έργου σας και αυτό είναι εντάξει.
3. Δήλωση πεδίου εφαρμογής
ο Δήλωση πεδίου εφαρμογήςείναι ένα από τα πιο ουσιώδη στοιχεία ενός σχεδίου έργου. Δημιουργεί ένα θεμέλιο για το υπόλοιπο σχέδιο του έργου.
ΣτοΔήλωση πεδίου εφαρμογής, ο διαχειριστής του έργου ολοκληρώνει και καταγράφει όλα τα στοιχεία του έργου για να συμμετάσχουν σε όλους στην ίδια σελίδα. Αυτή η δήλωση περιγράφει το έργο και τα βήματα και τις απαιτήσεις του. Συνήθως είναι η αναφορά για τη συμφωνία και την αγορά από εξωτερικούς εμπλεκόμενους φορείς που συμμετέχουν στο έργο.
4. Κατάλογος παραδοτέων και εκτιμώμενες ημερομηνίες λήξης
Από την προετοιμασία του έργουΔήλωση πεδίου εφαρμογής, θα πρέπει τώρα να έχετε μια σαφέστερη ιδέα των παραδοτέων και των αποτελεσμάτων που θα παραδοθούν για να ολοκληρώσετε αυτό το έργο. Από εκεί, θα πρέπει να απαριθμήσετε ποια καθήκοντα και παραδοτέα αναμένεται να παράγει κάθε μέλος της ομάδας και πότε.
ΕΝΑαναλυτική δομή εργασιώνείναι συνήθως ο καλύτερος τρόπος για να επιτευχθεί αυτό το βήμα. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια απλή λίστα, διάγραμμα ροής, υπολογιστικό φύλλο, ήGantt διάγραμμαΓια να χαρτογραφήσετε όλες τις εργασίες του έργου, αναθέστε στους συμπαίκτες, να ορίσετε τις ημερομηνίες λήξης και να επισημάνετε τυχόν εξαρτήσεις.
Σε αυτή την κατανομή, είναι επίσης απαραίτητο να σημειωθεί ότι τα παραδοτέα ή τα καθήκοντα θα πρέπει να εγκριθούν από εξωτερικούς ενδιαφερόμενους φορείς και να διασφαλίσουν ότι δεν υπάρχουν καθυστερήσεις λόγωέργοεξαρτήσεις ή αξιολογήσεις και εγκρίσεις.
5. Λεπτομερές πρόγραμμα έργου
Μια κοινή εσφαλμένη αντίληψη σχετικά με τα σχέδια έργων είναι ότι το σχέδιο του έργου είναι το ίδιο με τοπρογραμματισμός έργου. Το πρόγραμμα έργου είναι απλά ένα από τα πολλά στοιχεία ενός σχεδίου έργου.
Σε ένα πρόγραμμα έργου, εκτιμάτε πόσο καιρό θα χρειαστεί για να ολοκληρώσετε κάθε εργασία, αφήνοντας αρκετό χώρο για χαλάρωση και εξαρτήσεις. Είναι σαφής ημερολόγιο όλων των απαιτούμενων καθηκόντων και των χρονοδιαγραμμάτων. Δείχνει τη διάρκεια του έργου, ο οποίος κάνει ό, τι και όταν ξεκινά και τελειώνει κάθε εργασία.
6. Σχέδιο αξιολόγησης και διαχείρισης κινδύνου
Είναι σημαντικό να αξιολογήσετε τους κινδύνους που σχετίζονται με ένα έργο, δημιουργώντας παράλληλα το σχέδιο του έργου. Είναι σταθερός ο οργανισμός σας αυτή τη στιγμή; Ποια είναι η ανοχή του κινδύνου σας; Ποιες πιθανές κινδύνους και ευκαιρίες θα μπορούσαν να προέρχονται από την εκτέλεση αυτού του έργου και τι είναι το δικό σαςσχέδιο μετριασμού ?
Τα πιθανά γεγονότα που προσδιορίζονται στο σχέδιο κινδύνου του έργου σας ενδέχεται να μην συμβούν, αλλά θα μπορούσαν να επηρεάσουν σημαντικά το αποτέλεσμα ενός έργου, αν το έκαναν.Διαχείριση κινδύνουΠεριλαμβάνει όχι μόνο την αξιολόγηση του ίδιου του κινδύνου, αλλά αναπτύσσει σχέδια διαχείρισης κινδύνου να επικοινωνούν πώς πρέπει να ανταποκριθεί η ομάδα αν συμβαίνουν αυτά τα γεγονότα.
Οι κίνδυνοι είναι αναπόφευκτοι, γι 'αυτό και τα καλύτερα σχέδια έργων περιλαμβάνουν περίπλοκη τμήματα διαχείρισης κινδύνου. Εάν μπορείτε να εντοπίσετε τους κινδύνους νωρίτερα σε ένα έργο, μπορείτε να τα ελέγξετε και να αυξήσετε τις πιθανότητες επιτυχίας σας.
7. Καθορισμένοι ρόλοι και ευθύνες
Διευκρίνιση των αρμοδιοτήτων κάθε ατόμου στην ομάδα του έργου, συμπεριλαμβανομένων των εξωτερικών ενδιαφερομένων. Διάφορα καθήκοντα μπορεί να περιλαμβάνουν επανεξετάσεις και εγκρίσεις από συγκεκριμένους ενδιαφερόμενους φορείς, αν και συνήθως, πολλοί από τους βασικούς ενδιαφερόμενους φορείς του έργου δεν συμμετέχουν σε όλες τις πτυχές του έργου.
ΕΝΑχορηγός προγράμματοςχρηματοδοτεί το έργο · Μπορεί να χρειαστεί να επανεξετάσουν και να εγκρίνουν κρίσιμες πτυχές του σχεδίου. Οι καθορισμένοι εμπειρογνώμονες των επιχειρήσεων ορίζουν τις απαιτήσεις για έργα και παραδοτέα. Μπορεί επίσης να χρειαστεί να επανεξετάσουν και να εγκρίνουν τμήματα του έργου. Οι διαχειριστές έργων δημιουργούν, εκτελέστε και ελέγχουν το σχέδιο του έργου. Και η ομάδα του έργου ολοκληρώνει τα καθήκοντα και χτίζει το τελικό προϊόν.
Άλλοι συνεισφέροντες σε ένα έργο μπορεί να περιλαμβάνουν ελεγκτές, αναλυτές ποιότητας και κινδύνου, ειδικοί προμηθειών κ.λπ. Μπορεί να χρειαστεί να εγκρίνουν τμήματα του σχεδίου έργου που αφορούν την εμπειρογνωμοσύνη τους, όπως το ποιοτικό ή το σχέδιο προμηθειών.
8. Κατανομή πόρων
Οταν πρόκειται γιακατανομή των πόρωνΣτον προγραμματισμό του έργου, καταρρίνετε και καταθέστε το χρόνο, τα υλικά και τον προϋπολογισμό της ομάδας σας. Θα πρέπει να προσδιορίσετε όλους τους διαθέσιμους πόρους και τους πόρους για κάθε εργασία, εάν είναι γνωστό. Εκτιμούν το κόστος και τις εισφορές τους.
ΣκεφτείτεΠεριορισμοί πόρων, πόσο χρόνο κάθε πόρος μπορεί να αφιερώσει ρεαλιστικά σε αυτό το έργο και να καθορίσει τους καλύτερους συνδυασμούς ή τις παραλλαγές των διαθέσιμων πόρων για την επίτευξη των στόχων του έργου - και με τα καλύτερα δυνατά αποτελέσματα.
9. Σχέδιο διασφάλισης ποιότητας (QA)
Στο σχέδιο διασφάλισης της ποιότητας, θέλετε να εφαρμόσετε διαδικασίες για να διασφαλίσετε τις απαιτήσεις του έργου και τα παραδοτέα να πληρούν τις προσδοκίες ποιότητας. Καθ 'όλη τη διάρκεια της εκτέλεσης του έργου, η διατήρηση της ποιότητας του έργου εξασφαλίζει ότι ο τελικόςπαραδοτέοςΠληρούν τις προδιαγραφές του πελάτη και τσιμπούρια τα πλαίσια των εκτελεστικών ομάδων, χορηγών έργων και εμπειρογνωμόνων επιχειρήσεων.
Η έμφαση δίνεται εδώ στην πρόληψη σφαλμάτων, αντί να επιθεωρεί το τελικό παραδοτέο στο τέλος του έργου. Η δημιουργία του σχεδίου QA περιλαμβάνει τον καθορισμό των προτύπων έργου, τα κριτήρια αποδοχής και τις μετρήσεις που θα χρησιμοποιηθούν σε όλο το έργο. Αυτό γίνεται το Ίδρυμα για όλες τις κριτικές ποιότητας και επιθεωρήσεις που εκτελούνται κατά τη διάρκεια του έργου.
10. Σχέδιο επικοινωνίας
ΕΝΑσχέδιο επικοινωνίαςΠεριγράφει πόσο συχνά θα μιλήσετε και θα ενημερώσετε τους εξωτερικούς φορείς, τους ιδιοκτήτες έργων, ακόμα και τα μέλη της ομάδας σας. Λεπτομέρει ότι το είδος των ενημερώσεων που αναμένουν, οι οποίες αποφάσεις χρειάζονται επανεισφορές και έγκριση και ποιος είναι υπεύθυνος για κάθε δράση.
Το σχέδιο επικοινωνίας σας πρέπει να απαντήσει: Ποιος λαμβάνει τις εκθέσεις και ο οποίος προετοιμάζει και παραδίδει αυτές τις εκθέσεις. Μπορείτε να πάτε στο μέτρο που να συμπεριλάβετε τη μορφή στην οποία δημιουργούνται και μοιράζονται οι αναφορές.
Ένα σχέδιο επικοινωνίας διευκρινίζει επίσης ποια θέματα πρέπει να κλιμακωθούν, όπου αποθηκεύονται οι πληροφορίες του έργου και οι οποίες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε αυτό. Αυτό το σχέδιο εγγράφει κάθε πτυχή των μεθόδων επικοινωνίας της ομάδας του έργου σε όλο το έργο. Αυτό περιλαμβάνει ενημερώσεις κατάστασης ρουτίνας, ανάλυση προβλημάτων, μετριασμό κινδύνου κ.λπ.
Περίληψη των ουσιωδών στοιχείων ενός σχεδίου έργου
Το παρακάτω παρακάτω συνοψίζει τα δέκα συστατικά ενός τέλειου σχεδίου έργου που αναφέρονται παραπάνω. Είστε έτοιμοι να δημιουργήσετε το τέλειο σχέδιο για το επόμενο έργο σας; Ακολουθήστε τη λίστα ελέγχου μας για να διατηρήσετε τα έργα σας σε έλεγχο.
Μπορείτε επίσης να περιηγηθείτε μαςΟδηγός διαχείρισης έργωνή εγγραφείτε για έναΔωρεάν δοκιμή δύο εβδομάδωνγια να ξεκινήσετε αμέσως.
Ενσωματώστε αυτό το infographic στο δικό σας site με αυτόν τον κωδικό ενσωμάτωσης:
