2022 میں کوئی کاغذ جا رہا کرنے کے لئے گائیڈ
ایک paperless دفتر کی تشکیل سے پہلے ایک کاروباری ہفتے میں، 1975 ء میں نظریہ کیا گیا تھامضمونونسنٹ E. گیولیانو نامی ایک آدمی کی طرف سے.
اصطلاح "paperless دفتر" اب بھی ارد گرد چل رہا ہے لیکنتنظیموں کے لئے ضرورتسوئچ بنانے زیادہ سے زیادہ واضح ہوتا جا رہا ہے.
کاغذ کا ایک ٹکڑا اٹھا ایک سادہ نوٹ Scribble کی جبکہ یایاد دہانی معمولی لگتا ہےاور واضح، ایک دوسرے کے ساتھ دفاتر میں کاغذ کے استعمال کو محدود کرنے یا اسے ختم کرنے کے مثبت اثرات بہت زیادہ ہیں.
اسی وجہ سے ہم اسے ایک paperless دفتر میں منتقلی اور کس طرح آپ یہ کر سکتے ہیں کرنے کی طرح ہو جائے گا آپ کو دکھانے کے لئے اس مضمون کو پیدا کیا ہے.
ایک paperless دفتر سسٹم کیا ہے؟
ہم آپ جا کوئی کاغذ اور آپ کو ایک ہی کوئی کاغذ تصور کیا جاتا ہے جس میں آپ کی موجودہ دفتر اور تنظیمی ماحول تبدیل کر سکتے ہیں جس میں طریقوں کیوں غور کرنا چاہئے پر بات چیت کرنے پر جانے سے پہلے، اس کو سمجھنے کے لئے ایک paperless دفتر سمجھا جاتا ہے کیا ضروری ہے.
ایک کاغذ مفت کے دفتر میں ایک تصور یا ہےگھٹانے کے عملیا مثالی طور پر مکمل طور پر ایک دفتر کے ماحول میں کاغذ کے استعمال کو ختم کرنے کی.
بنیادی طور پر، اس کی طرف سے حاصل کیا جاتا ہےانحصار کو کم کرنےکاغذ کی دستاویزات پر اور اس کی بجائے ڈیجیٹل شکل میں ان کو تبدیل.
جن میں سے سب سے واضح یہ ماحول پر ہوگا مثبت اثر ہے اس اخبار فری دفتر اپنانے کے لئے بہت سے فوائد ہیں. یہ بھی پیداوری، کارکردگی، اور پیسے بچائیں فروغ دینے کے لئے دیکھا گیا ہے.
ہم ذیل میں تفصیل سے ایک کاغذ فری دفتر کے فوائد میں سے کچھ بات چیت کریں گے.
ایک paperless دفتر کے فوائد
آپ کو آپ کے دفتر کے کوئی کاغذ بنانے کے لئے سوئچ اور منتقلی بنانے کے لئے فیصلہ کرتے ہیں تو بہت سی چیزیں آپ کو، آپ کی ٹیم آپ کی تنظیم، اور ماحول آپ کی کوششوں سے حاصل کر سکتے ہیں ہیں.
اندرونی اور بیرونی دونوں آپ کے کاروبار سے کوئی کاغذ جا کرنے کے لئے ایک سے زیادہ فوائد ہیں.
یہاں کاغذ اور ایک paperless دفتر بنانے پر اپنی تنظیم کے انحصار کو کم سے کم کرنے کی منتقلی کے سب سے زیادہ standout کی فوائد میں سے کچھ یہ ہیں.
تنظیمیں جو ماحول کے لیے اچھا ہے کیونکہ کوئی کاغذ ہے جانے کے لئے چاہتے ہیں کیوں سب سے اہم وجوہات میں سے ایک.
کاغذ کی مصنوعات کی مینوفیکچرنگ سمیت ماحول پر تباہ کن اثرات کے لئے جانا جاتا ہےگرین ہاؤس گیسوں کی پیداوار، گلوبل وارمنگ، اور جس کے نتیجے میں جنگلات کی کٹائی.
ری سائیکلنگ ہمارے ماحول کی وصولی میں مدد کرنے کے لئے ان کے اثرات میں سے کچھ بمشکل کیا ضرورت ہے کی سطح خروںچ کتنا ہے ری سائیکل کیا جا رہا ہے کے مقابلے میں مینوفیکچرنگ اور کاغذ کی طلب کے تناسب کا مقابلہ کرنے کا ایک طریقہ ہے جبکہ.
اصل میں، نہ صرف دفاتر میں استعمال کاغذ ویسے بھی landfills میں ہوا زیادہ کی بھی عظیم تناسب ہے.
اس کے علاوہ، نہ صرف یہ کاغذ کی مصنوعات کی مینوفیکچرنگ کے ماحول کے لئے نقصان دہ ہے.
روشنائی اور ٹونر پرنٹرز اور دیگر اس طرح کی مشینوں میں استعمال بھی نقصان پہنچا رہے ہیں.
کاغذ کے استعمال کو کم کرنے اور کوئی کاغذ دفاتر پر سوئچ کر کے، ان اثرات بہت کم ہو سکتا ہے.
نمایاں پڑھنا:
زمین میں ہم رہتے ہیں کہ کی حیثیت پر انسانی غفلت کے اثرات کے ساتھ، بہت سے افراد اب وہ سے اور خرید کو خدمات یا مصنوعات کے ساتھ بات چیت کر رہے ہیں جو کے طور پر زیادہ ہوش بننے کی کوشش کر رہے ہیں.
کو فروغ دینے کے آپ کو کوئی کاغذ بننے کے لئے ایک تنظیم کے طور پر آپ کی طرف سے کر رہے ہیں کہ کسٹمر کی وفاداری کو بہتر بنانے کے لئے اور نئے گاہکوں کو حاصل کرنے کے لئے ایک عظیم طریقہ ہے.
لوگ اب اس سے زیادہ اخلاقی ہیں کہ تنظیموں سے خریدنے کے لئے چاہتے ہیں.
آپ اور ایک حریف کمپنی اپنے گاہکوں کو ایک ہی مصنوعات یا خدمات کی پیشکش کر رہے ہیں لیکن آپ کو کہ آپ کو ماحول کے لیے صحیح کام کرنے اقدامات اٹھا رہے ہیں کہ آپ کے گاہک دکھا رہے ہیں تو افراد کا ایک بڑا موقع آپ کو منتخب کرنے کے ہے.
کوئی کاغذ جا کا ایک اور فائدہ پیسہ ہے کہ آپ کو بچانے گا ہے.
آپ کے دفتر میں کاغذ کی ضرورت کو کم کرنے یا ختم کرنے سے آپ کو کاغذ کے ریم خریدنے کے لۓ نہ صرف پیسہ بچانے کے لئے بلکہ دیگر کاغذ کے نظام پر مبنی مصنوعات جیسے پرنٹرز، ان پرنٹرز، قلم وغیرہ وغیرہ کے لئے سیاہی بھی شامل نہیں ہوگی.
براہ راست اخراجات کے علاوہ، وہاں موجود ہیںدیگر اخراجات بھیآپ بچت گے. مثال کے طور پر، دفتری جگہ اور فائلنگ کے نظام کو جو آپ کو کاغذات اور دستاویزات کو منظم کرنے کے لئے خریدنا پڑے گا.
کاغذی نظام ہیںاس کے علاوہ زیادہ موثر، ایک بڑی تعداد میں کاغذی کام کرنے کے قابل ہو. ملازم کا وقت بھی ہے جو آپ کو بچاتا ہے جس میں آپ کو پیسہ بچانے کی اجازت دیتا ہے.
ہم نے اس مختصر طور پر چھو لیا، لیکن کاغذ بہت زیادہ جگہ لیتا ہے، اور کاغذات کی جگہ آپ کو خلا کو بچانے کی اجازت دے گی.
آپ کو چیزوں کی ضرورت ہوتی ہے جیسے فائلوں کو دائرہ کار، اور پھر آفس کی جگہ ان فائلوں کی الماریوں اور نظاموں کو گھر جانے کے قابل ہو.
متبادل طور پر، کاغذات کا مطلب ہےڈیجیٹل فائلوں کا استعمال کرتے ہوئےاور دستاویزات جو آپ کو دستاویزات اور دیگر معلومات کو آن پریمی سرورز یا بادل پر ذخیرہ کرنے کی اجازت دیتا ہے. یہ جسمانی جگہ کا ایک سر بچاتا ہے.
کاغذ پر جانے کا ایک اور فائدہ یہ ہے کہ جب آپ اس کو محفوظ کرسکتے ہیں تو اس کے بعد استعمال کیا جا سکتا ہےمزید پیداواری کام .
دائرہ، ذخیرہ، منظم، اور پھردستاویزات کے لئے تلاشبہت سے قیمتی وقت لے لو جو دوسری صورت میں بہتر استعمال کیا جا سکتا ہے.
جب کاغذات آپ کو ڈیجیٹلائزیشن دستاویزات میں سرمایہ کاری کررہے ہیں جو جسمانی تنظیم کی ضرورت نہیں ہے. اس میں طاقتور تلاش کی صلاحیتیں بھی ہیں جو آپ اور آپ کی ٹیم کو آسانی سے دستاویزات اور معلومات کو تلاش کرنے کی اجازت دیتا ہے جو انہیں ضرورت ہے.
ٹیم کی پیداوری کو بہتر بنانے کے لئے 36 بہترین ٹائم ٹریکنگ سافٹ ویئر
جب آپ ڈیجیٹل دستاویزات میں کاغذ دستاویزات کو منتقلی کرتے ہیں تو اس کا مطلب یہ ہے کہ آپ معلومات کو منتقلی اور اشتراک کرسکتے ہیں.
اگر آپ ڈیٹا اور دستاویزات کو اپ لوڈ کرنے کے لئے بادل کا استعمال کر رہے ہیں تو یہ کہیں بھی رسائی حاصل کی جاسکتی ہے جہاں افراد کو اجازت دی جاتی ہے. لہذا آپ کو اس معلومات کی جسمانی موجودگی میں اب ضرورت نہیں ہے جو آپ چاہتے ہیں.
کاغذ دستاویزات خطرے کی زیادہ خطرے میں ہیں. وہ غلط ہو سکتے ہیں، کھوئے ہوئے، یا نقصان پہنچا اور تباہ کر سکتے ہیں.
مزید برآں، یہ نگرانی کرنے کے لئے مشکل ہوسکتا ہے کہ کاغذ دستاویزات یا معلومات تک رسائی حاصل ہے اور کیا یہ پرنٹ یا کاپی کیا جاتا ہے. یہ حساس معلومات کے لئے خاص طور پر مصیبت ہے.
ڈیجیٹل دستاویزات تخلیق آپ کی معلومات اور اعداد و شمار میں اضافی سیکورٹی فراہم کرتا ہے.
زیادہ تر نظام کے ساتھ، آپ عام طور پر قائم کر سکتے ہیںرسائی کے حقوق اور اجازت. اس کے نتیجے میں حساس معلومات کو اضافی سیکورٹی فراہم کرتا ہے.
اور یہ صرف ایک کاغذی دفتر کے ساتھ منسلک فوائد میں سے کچھ ہیں.
کام پر کاغذی نہیں جا رہا ہے: کاغذی دفتر کو کیسے چلانا؟
آپ کی تنظیم میں یہ تبدیلی بنانا آسان نہیں ہوگا جیسا کہ یہ لگ سکتا ہے. یہ صرف کاغذی اور سب کچھ صرف جگہ میں گرنے کے لئے تبدیل کرنے کا فیصلہ کرنے کے بارے میں یہ فیصلہ کرنے کے بارے میں ہے.
تاہم، کچھ ایسے اقدامات ہیں جو آپ لے سکتے ہیں اور آپ کو ایک کاغذی دفتر حاصل کرنے میں منتقلی کو ہموار کرنے میں مدد کرنے کے لئے پیروی کر سکتے ہیں.
پر غور کرنے کی پہلی بات یہ ہے کہ کاغذی وقت کی منتقلی کو آہستہ آہستہ بنانے کے لئے ہے تاکہ اس کے زیادہ امکانات رہیں.
سوئچ کو مکمل طور پر اس امکانات کو کم کر دیتا ہے جو آپ بہت طویل عرصے تک تبدیلی کو برقرار رکھنے کے قابل ہو گی.
یہ سست منتقلی آپ کو اجازت دے گینئے عمل کو لاگو کریںیہ کاغذ کے استعمال کو کم سے کم ہے لیکن اب بھی آپ کی کمپنی اور اس کے کارکنوں کی خدمت کرتی ہے.
ذہن میں رکھو کہ آپ مکمل طور پر کاغذ صفر نہیں جا رہے ہیں. اور یہ خاص طور پر منتقلی کی مدت کے لئے سچ ہے جہاں آپ کو تلاش کر سکتے ہیںانٹیگریٹڈ سسٹمتھوڑی دیر کے لئے اپنایا جا رہا ہے جہاں بعض عمل ابھی بھی کاغذ کا استعمال کرتے ہیں جبکہ دوسروں کو کاغذات نہیں جاتے ہیں.
منتقلی شروع کرنے کا ایک طریقہ ملازمین کو دستیاب پرنٹس کی تعداد کو محدود کرکے ہے.
آپ اسے دفتر میں کچھ پرنٹرز منتقل کرکے کر سکتے ہیں، کم کاغذ حاصل کرتے ہیں لہذا لوگ زیادہ سے زیادہ پرنٹ نہیں کرتے ہیں، یا یہاں تک کہ پالیسیوں کو بھی پسند کرتے ہیں جیسے ہر ایک ملازم پرنٹ کرسکتے ہیں.
ایک اور چیز جسے آپ اس بات کو یقینی بنانا چاہتے ہیں کہ ہر ایک میں شامل ہونے والے تمام تبدیلیوں کے ساتھ بورڈ پر اور بورڈ پر لاگو کیا جا رہا ہے.
یہ تبدیلی ایک تبدیلی ہے جو پوری تنظیم لے جائے گی اور ایک شخص کام نہیں ہے.
فیصلہ سازی اور عمل میں تبدیلیوں میں ملازمین کو شامل کریں تاکہ آپ کسی عمل کو تشکیل دے سکیں جو نہ صرف ہر کسی کے ساتھ بورڈ پر ہے بلکہ وہ آپ کی کمپنی کی ثقافت کے مطابق بھی کام کریں گے.
اس کے علاوہ، ملازمین میں شامل ہونے والے مسائل کو مزید حل پیش کرے گی جس طرح آپ اس طرح کے ساتھ سامنا کرسکتے ہیں جو آپ کو دوسری صورت میں سوچنے یا سمجھا نہیں ہے.
ملازمین کو اس تبدیلی پر کچھ ملکیت دیں جو آپ کر رہے ہیں تاکہ وہ زیادہ امکان ہوآخر مقصد کی طرف کامآپ کے ساتھ.
آپ کاغذ کے استعمال کو محدود کرنے کی کوشش میں دفتر یا قریب پرنٹرز اور فیکس مشینوں کے ارد گرد علامات اور یاد دہانیوں کو ڈال سکتے ہیں تاکہ ملازمین میں ملوث رہیں.
اگر آپ لازمی متبادل یا عمل کی پیشکش نہیں کرتے ہیں تو اس کے بجائے ایک کاغذی نظام میں منتقلی کرنے کی کوئی بات نہیں ہے.
اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ تخلیق کردہ عمل آسان ہیں جبکہ اب بھی آپ کو حاصل کرنے کے لئے ان کو حاصل کرنے اور اضافی فوائد فراہم کرنے کے لئے بھی حاصل کرنے کے لئے آسان ہے، جو ہم نے اوپر ذکر کیا ہے، یہ لاگت کی کارکردگی، وقت کی بچت، کم کوشش، وغیرہ ہے.
جب آپ کے ملازمین کی طرف سے ضروری اوزار کی ضرورت ہو تو اس پر غور کیا جاسکتا ہے کہ وہ کاغذ کا استعمال کرتے ہیں. دفاتر میں کاغذ کے کچھ عام استعمال میں شامل ہیں:
ایک آلہ جسے آپ لاگو کرنے پر غور کر سکتے ہیں جو اوپر کے لئے کاغذ پرنٹنگ یا کاغذ کا استعمال کرنے کی ضرورت سے دور کریں گےپراجیکٹ مینجمنٹ کا آلہکی طرحUDN ٹاسک مینیجر .
UDN ٹاسک مینیجر ایک ہی پلیٹ فارم کے اندر اندر تمام پوشیدہ خصوصیات اور ڈیجیٹل کی خصوصیات کی ایک لوڈ پیش کرتا ہے لہذا آپ کاغذ کا استعمال کرتے ہوئے ابھی تک استعمال کرنے سے بچنے کے لۓ ابھی تک آپ کے ملازمین کی طرف سے استعمال کرنے اور قابل اطلاق آسان بنا سکتے ہیں.
UDN ٹاسک مینیجرپیشکشٹاسک مینجمنٹ ٹولزاور خصوصیات. آپ آسانی سے کاموں کو تشکیل دے سکتے ہیں، افراد کو کاموں کو تفویض کریں، مقررہ مقرر کریں اورٹاسک کی ترجیحات. آپ کو بھی فہرست میں شامل کر سکتے ہیں لہذا آپ کو مزید فہرستوں کی فہرست کی ضرورت نہیں ہوگی.
اے پی پی مواصلات اور تعاون کی خصوصیات سے لیس ہے تاکہ ملازمین پرنٹ صفحات پر یا سکریپ کاغذ پر مختلف کاموں کے بارے میں پلیٹ فارم پر چیزوں پر تبادلہ خیال کرسکتے ہیں.
آپ اطلاعات اور یاد دہانیوں کو مقرر کر سکتے ہیں تاکہ آپ کو اب تک اس کی میزوں پر پوسٹ کرنے کی ضرورت نہیں ہے.
UDN ٹاسک مینیجرایساجلاس مینجمنٹ ماڈیولاجلاسوں کو قائم کرنے اور اجلاس کے اجزاء کو تخلیق کرنے کی صلاحیت سے لیس آتا ہے جبکہ پلیٹ فارم پر قابل رسائی ہے جس میں میٹنگ کے منٹ کے نیچے بھی اس بات کا یقین ہے لیکن افراد کو بھی ای میل کیا جا سکتا ہے.
اس کے علاوہ، آلے بھیمختلف اطلاقات کے ساتھ انضمام پیش کرتا ہےلہذا آپ ایک سنجیدہ عمل کو تشکیل دے سکتے ہیں جہاں آپ ان چیزوں کے لئے کاغذاتی کام کے بہاؤ بنانے کے لئے غیر ضروری کاغذ کے استعمال کو آسانی سے کاٹ سکتے ہیں جو پراجیکٹ مینجمنٹ کے آلے پر نہیں ہیں لیکن پورے نظام کے طور پر شامل کیا جا سکتا ہے.
سب کو چیک کریں UDN ٹاسک مینیجردستیاب خصوصیاتیہاں.
کاغذ پر مبنی دفتری نظام کے نقصانات
کسی کو اس بات کا یقین کرنے کے لئے کہ وہ کس طرح کام کرتے ہیں اس کا بنیادی عنصر تبدیل کریں. تبدیلی کا مقابلہ کرنے کے لئے یہ انسانی فطرت ہے اور جو کچھ آپ جانتے ہو اس میں آرام دہ اور پرسکون رہیں.
ہم نے اس سے اوپر بحث کی ہے کہ یہ صرف مینجمنٹ خریدنے میں نہیں بلکہ ملازمین کی حمایت بھی حاصل کرنے کے لئے ضروری ہے.
اس تبدیلی کو فروغ دینے کا ایک طریقہ یہ ہے کہ اس مسئلے کو نمایاں کریں جو عام کاغذ پر مبنی دفتر کے نظام میں موجود ہیں.
غیر فعالیت کی جیبوں کو نمایاں کرنے میں ملازمین کو ان کے آرام کے زونوں سے پہلے منتقل کرنے اور ان مسائل پر قابو پانے کے لۓ اقدامات کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
اپنے ملازمین کو دوبارہ پیش کرتے وقت وقت ضائع اور کام کرنے والے کاموں کو منظم کرنے اور ہینڈل کرنے کے لۓ متاثرہ کام کرتے ہیں.
حقیقت میں، اےآئی ڈی سی وائٹ کاغذ سروےپتہ چلا کہ کاغذ ہینڈلنگ کاغذ کے ساتھ منسلک وقت ضائع ہونے کے سلسلے میں 21.3٪ پیداوری کا نقصان ہے.
آپ کے ملازمین اس بات سے اتفاق کرتے ہیں کہ وہ قیمتی وقت پر قبضہ کرنے، ذخیرہ کرنے، منظم کرنے، اور دستاویزات یا اعداد و شمار کے لئے تلاش کرتے ہیں. کاغذ دستاویزات کے ساتھ منسلک سخت عمل پر قابو پانے کا ایک طریقہ ایک خوش آمدید تعجب کے طور پر آنے کا امکان ہے.
ایک اور نقصان کاغذ کے عمل سے منسلک واضح قیمت ہے. ہم نے اس سے اوپر تفصیل سے بات چیت کی ہے.
حقیقت میں،مطالعہظاہر کریں کہ انک اور ٹونر سمیت تقریبا $ 150 کے ارد گرد اوسط لاگت پر ملازم پرنٹنگ. اور اس کی قیمت زیادہ ہوسکتی ہے جس پر آپ کونسی صنعت میں نظر آتے ہیں.
کاغذ دستاویزات کے ساتھ ملوث عملوں میں ملازم کے وقت کی لاگت کا ذکر نہیں کرنا. ملازمین کو ان کے قیمتی وقت جاننے کے لئے خوش ہوں گے اور کوششوں کو زیادہ قابل قدر آدانوں پر بہتر خرچ کیا جا سکتا ہے.
نتیجہ
کاغذ پر مبنی کاروبار سے کاغذات جانے والی ڈیجیٹل تبدیلی بھی شامل ہے جیسے ہم نے اوپر اشارہ کیا ہے.
آپ کے کام کی جگہ کو ڈیجیٹل کرنے کے قابل ہونے کے لئے عام طور پر 5 اہم اقدامات ہیں. یہ اقدامات ڈیجیٹلنگ، منظم کرنے، خود کار طریقے سے، سٹرلنگ، اور تبدیل کر رہے ہیں.
ہمیں امید ہے کہ ہماری تجاویز اور چالیں آپ کو ایک کاغذی دفتر میں منتقلی کرنے میں مدد ملے گی. اگر زیادہ سے زیادہ تنظیموں کو سوئچ بنائے تو ہم امید کر سکتے ہیں کہ ہم نے زمین پر کیا کچھ نقصان پہنچایا ہے تاکہ مستقبل میں نسلیں زندگی میں رہنے کے قابل ہو.
