Su guía para ir sin papel en 2022.
Crear una oficina sin papel fue teorizada por primera vez en 1975, en una semana comercial.artículopor un hombre llamado Vincent E. Giuliano.
El término "oficina sin papel" sigue dando vueltas, pero lanecesidad de organizacionesHacer que el interruptor se vuelva cada vez más obvio.
Mientras recoge un pedazo de papel para garabatear una nota simple oEl recordatorio parece trivialY obvio, los efectos positivos de limitar el uso del papel en las oficinas o eliminarlo juntos son enormes.
Es por eso que hemos creado este artículo para mostrarle cómo sería hacer una transición a una oficina sin papel y cómo puede hacerlo.
¿Qué es un sistema de oficina sin papel?
Antes de continuar con respecto a por qué debería considerar ir sin papel y las formas en que puede convertir su oficina actual y su entorno organizacional en uno que se considera sin papel, es importante entender lo que se considera una oficina sin papel.
Una oficina libre de papel es un concepto o elacto de minimizaro idealmente eliminando completamente el uso del papel en un entorno de oficina.
Básicamente, esto se logra porReduciendo la dependencia.en documentos en papel y convertirlos en forma digital en su lugar.
Hay muchas ventajas de adoptar esta oficina libre de papel, cuya más obvia es el impacto positivo que tendría en el medio ambiente. También se ha visto para impulsar la productividad, la eficiencia y ahorrar dinero.
Discutiremos algunos de los beneficios de una oficina libre de papel en detalle a continuación.
Ventajas de una oficina sin papel.
Si decide hacer el cambio y la transición para que su oficina sea sin papel. Hay muchas cosas que usted, su equipo, su organización y el medio ambiente pueden obtener de sus esfuerzos.
Hay múltiples beneficios para ir sin papel a su negocio tanto interna como externa.
Aquí hay algunas de las ventajas más destacadas de la transición para minimizar la dependencia de su organización en el papel y hacer una oficina sin papel.
Una de las razones más destacadas por las que las organizaciones quieren ir sin papel es porque es bueno para el medio ambiente.
Se sabe que la fabricación de productos de papel tiene efectos desastrosos en el entorno, incluida laProducción de gases de efecto invernadero., calentamiento global y causando la deforestación.
Si bien el reciclaje es una forma de combatir algunos de estos efectos, la proporción de la fabricación y la demanda de papel en comparación con cuánto se recicla apenas se rasca la superficie de lo que se necesita para ayudar a nuestro entorno a recuperarse.
De hecho, no solo la proporción es demasiado grande, gran parte del papel utilizado en las oficinas terminó en los vertederos de todos modos.
Además, no solo es la fabricación de productos de papel que es perjudicial para el medio ambiente.
La tinta y el tóner utilizados en impresoras y otras máquinas de este tipo también son dañinas.
Al reducir el uso de papel y cambiar a oficinas sin papel, estos impactos se pueden reducir enormemente.
Lectura destacada:
Con los efectos de la negligencia humana sobre el estado de la tierra en la que vivimos, muchas personas ahora están tratando de ser más conscientes de las que están interactuando y comprando servicios o productos.
Promover que está haciendo su parte como una organización para convertirse en impulso es una excelente manera de mejorar la lealtad del cliente y obtener nuevos clientes.
Las personas ahora quieren comprar de organizaciones que son más éticas.
Si usted y una empresa rival ofrecen el mismo producto o servicio a sus clientes, pero está mostrando a sus clientes que está tomando medidas para hacer lo correcto para el entorno, existe una mayor probabilidad de que las personas lo elijan.
Otro beneficio de ir sin papel es el dinero que ahorrará.
Al reducir o eliminar la necesidad de papel en su oficina, no solo ahorrará dinero en tener que comprar resmas de papel, sino también en otros productos basados en el sistema de papel, como impresoras, tinta para esas impresoras, bolígrafos, etc.
Aparte de los costos directos, haytambién otros costosEstarás ahorrando. Por ejemplo, espacio de oficina y sistemas de presentación que tendrá que comprar para organizar los documentos y documentos.
Los sistemas sin papel sontambién más eficiente, pudiendo procesar una mayor cantidad de papeleo. También está el momento del empleado que ahorra, lo que a su vez le permite ahorrar dinero.
Tocamos esto brevemente, pero el papel ocupa mucho espacio y, yendo sin papel le permitirá ahorrar espacio.
Necesitará cosas como archivar gabinetes, y luego espacio de oficina para poder alojar esos gabinetes y sistemas de presentación.
Alternativamente, ir sin papel.utilizando archivos digitalesy documentos que le permiten almacenar documentos y otra información sobre los servidores independientes o en la nube. Esto ahorra un tono de espacio físico.
Otro beneficio de ir sin papel es el momento en que podría ahorrar que luego se puede usar enTareas más productivas. .
Presentación, almacenamiento, organización, y luegoBuscando documentosTomar mucho tiempo valioso que de otro modo podría ser mejor utilizado.
Al ir sin papel, usted está invirtiendo en Digitalizando documentos que no requieren organización física. También tiene poderosas capacidades de búsqueda que le permiten a usted y a su equipo encontrar documentos e información fácilmente que necesitan.
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Cuando transfiere documentos de papel a documentos digitales, simplifica los medios por los cuales puede transferir y compartir información.
Si está utilizando una nube para cargar datos y documentos, se puede acceder a esto desde cualquier lugar donde se le den permiso a las personas. Por lo tanto, ya no necesita estar en la presencia física de la información que está buscando.
Los documentos en papel tienen un mayor riesgo de vulnerabilidad. Pueden ser aturdidos, perderse, perderse, dañarse y destruir.
Además, puede ser tedioso monitorear quién tiene acceso a los documentos o información de papel y si está impreso o copiado. Esto es especialmente problemático para la información confidencial.
La creación de documentación digital proporciona seguridad adicional a su información y datos.
Con la mayoría de los sistemas, por lo general puedes configurarDerechos de acceso y permisos.. Esto a su vez proporciona seguridad adicional a la información confidencial.
Y estos son solo algunos de los beneficios asociados con una oficina sin papel.
Ir sin papel en el trabajo: ¿Cómo ejecutar una oficina sin papel?
Hacer que este cambio en su organización no sea tan fácil como parece. No se trata simplemente de decidir hacer que el cambio sea sin papel y todo lo que se está en su lugar.
Sin embargo, hay ciertos pasos que puede tomar y consejos que puede seguir para ayudar a suavizar la transición al alcanzar una oficina sin papel.
Lo primero que se debe considerar cuando se va sin papel es hacer que la transición sea gradual para que haya más posibilidades de que se pegue.
Hacer que el interruptor disminuya por completo las posibilidades de que podrá mantener el cambio durante mucho tiempo.
Esta transición lenta le permitiráImplementar nuevos procesos.Eso minimiza el uso del papel, pero aún sirve a su empresa y sus trabajadores.
Tenga en cuenta que es posible que no vaya completamente en papel cero. Y esto es especialmente cierto para el período de transición donde puede encontrar unsistema Integradosiendo adoptado por un tiempo donde ciertos procesos todavía están usando papel, mientras que otros están sin papel.
Una forma de iniciar la transición es limitando el número de impresiones disponibles para los empleados.
Puede hacer esto moviendo algunas de las impresoras en la oficina, obteniendo menos papel para que las personas no impriman tanto, ni siquiera adoptan políticas, como un límite de cuánto puede imprimir cada empleado.
Otra cosa que desea asegurar es que todos están involucrados y a bordo con los cambios que se están implementando.
Este cambio es un cambio que llevará a toda la organización y no es un trabajo de una persona.
Involucre a los empleados en los cambios de toma de decisiones y procesos para que pueda crear un proceso que no solo todos estén a bordo, sino a los que también funcionarán de acuerdo con la cultura de su empresa.
Además, involucrar a los empleados ofrecerá más soluciones a los problemas que podría enfrentar en el camino que de otro modo no habría pensado o considerado.
Dale a los empleados alguna propiedad sobre el cambio que está haciendo para que tengan más probabilidades detrabajar hacia el objetivo finalcontigo.
Puede poner señales y recordatorios en la oficina o cerca de las impresoras y las máquinas de fax en su intento de limitar el uso del papel para que los empleados se mantengan involucrados.
No tiene sentido tratar de hacer la transición a un sistema sin papel si no ofrece alternativas o procesos necesarios que se pueden usar en su lugar.
Asegúrese de que los procesos que creen sean fáciles, al tiempo que necesita para lograr y también proporcionar beneficios adicionales que mencionamos anteriormente, que es la eficiencia de costos, el ahorro de tiempo, menos esfuerzo, etc.
Al pensar en las herramientas necesarias que pueden ser requeridas por sus empleados, considere a qué usan papel. Algunos usos comunes de papel en las oficinas incluyen:
Una herramienta que puede considerar la implementación que eliminará la necesidad de imprimir o usar papel para que la anterior sea unaHerramienta de gestión de proyectosme gustaGestor de tareas UDN .
Gestor de tareas UDN Ofrece una carga de características todas encapsuladas dentro de una sola plataforma y digitalizada para que pueda evitar el uso de papel y aún así ser fácil de usar y adaptable por sus empleados.
Gestor de tareas UDNofertasHerramientas de gestión de tareasy características. Puede crear fácilmente tareas, asignar tareas a individuos, establecer plazos yPrioridades de tarea. Incluso puede agregar listas de tareas a hacer para que ya no necesite listas de papel para hacer.
La aplicación viene equipada con características de comunicación y colaboración para que los empleados puedan discutir las cosas en la plataforma con respecto a las diferentes tareas en lugar de las páginas impresas o en papel de desecho.
Puede configurar notificaciones y recordatorios para que ya no necesite post-está en escritorios para realizar un seguimiento de los plazos que se aproximan.
Gestor de tareas UDN 's Módulo de gestión de la reuniónViene equipado con la capacidad de establecer reuniones y crear agendas de reuniones, al mismo tiempo que señala las actas de la reunión que es accesible en la plataforma, pero también se puede enviar por correo electrónico a las personas.
Aparte de esto, la herramienta también.Ofrece integraciones con diferentes aplicaciones.Por lo tanto, puede crear un proceso simplificado donde puede recortar fácilmente el uso de papel innecesario para hacer flujos de trabajo sin papel para aquellas cosas que no están en la herramienta de gestión de proyectos, pero se pueden incorporar como un sistema completo.
Echa un vistazo a todos Gestor de tareas UDNCaracterísticas disponiblesaquí.
Desventajas de un sistema de oficina basado en papel
Convence a cualquiera que cambie un elemento fundamental de cómo funcionan a menudo es difícil. Es la naturaleza humana resistir el cambio y estar cómodo en lo que sabes.
Hemos discutido anteriormente de que es importante ganar no solo la compra de la administración, sino también el apoyo de los empleados para que la transición sea suave si es posible.
Una forma de fomentar este cambio es resaltar los problemas que prevalecen en un sistema de oficina típico basado en papel.
Destacar los bolsillos de la improductividad podría ayudar a alentar a los empleados a pasar por más de sus zonas de confort y tomar medidas para superar estos problemas que se enfrentan.
Reitera a sus empleados el tiempo perdido y los flujos de trabajo afectados por tener que manejar y manejar el papeleo.
De hecho, unEncuesta de Libro Blanco IDCEncontró que hay una pérdida de 21.3% de productividad en relación con el tiempo desperdiciado asociado con el papel de manejo.
Sus empleados estarán de acuerdo en que gastan un valioso tiempo de captura, almacenamiento, organización y búsqueda de documentos o datos. Una forma de superar los procesos tediosos asociados con los documentos en papel es probable que ocurra como una sorpresa bienvenida.
Otra desventaja es el costo obvio asociado con los procesos de papel. Hemos discutido esto arriba en detalle.
De hecho,estudiosMuestre que la impresión de empleados en promedio cuesta alrededor de $ 150, simplemente incluyendo tinta y tóner. Y este costo podría ser más dependiendo de qué industria mires.
Sin mencionar el costo del tiempo de los empleados en los procesos involucrados con los documentos en papel. Los empleados estarán encantados de conocer su valioso tiempo y los esfuerzos se pueden gastar mejor en insumos más valorados.
Conclusión
Ir sin papel de un negocio basado en papel incluye una transformación digital como lo hemos indicado anteriormente.
Por lo general, hay 5 pasos principales para poder digitalizar su espacio de trabajo. Estos pasos son digitalizantes, organizando, automatizar, simplificar y transformar.
Esperamos que nuestros consejos y trucos le ayuden a hacer la transición a una oficina sin papel. Si cada vez más organizaciones realizan el interruptor, podemos empezar a comenzar a revertir algunos de los daños que hemos hecho a la Tierra para que las generaciones futuras tengan un mundo que valga la pena vivir.
