Din guide til Going Papirløs i 2022

Din guide til Going Papirløs i 2022

Opprette en papirløse kontoret ble først teoretisert i 1975, i en Business Week[1. 3]artikkel

av en mann som heter Vincent E. Giuliano.

Begrepet “papirløse kontor” er fortsatt går rundt, men[1. 3]Behovet for organisasjoner

gjør bryteren blir mer og mer tydelig.

Mens plukke opp et stykke papir for å smøre et enkelt notat eller[1. 3]påminnelse synes triviell

og åpenbare, de positive effektene av å begrense bruken av papir i kontorer eller fjerne det sammen er enorme.

Det er derfor vi har laget denne artikkelen for å vise deg hvordan det ville være å overgang til en papirløs kontor og hvordan du kan gjøre det.

[1. 3]Hva er en papirløs Office System?

Før vi går videre til å diskutere hvorfor du bør vurdere å gå papirløs og på hvilke måter du kan konvertere din nåværende kontor og organisatoriske miljøet til en som regnes som papirløs, er det viktig å forstå hva som regnes som en papirløse kontoret.

En papirløse kontoret er et konsept eller[1. 3]handle om å minimere

eller ideelt helt eliminere bruken av papir i et kontormiljø.

I utgangspunktet er dette oppnådd ved[1. 3]å redusere avhengigheten

på papirdokumenter og konvertere dem til digital form i stedet.

Det er mange fordeler med å vedta denne papirløse kontoret den mest åpenbare som er den positive effekten det vil ha på miljøet. Det har også blitt sett å øke produktivitet, effektivitet og spare penger.

Vi vil diskutere noen av fordelene med et papirfritt kontor i detalj nedenfor.

[1. 3]Fordeler med en papirløse kontoret

Hvis du bestemmer deg for å gjøre overgangen og overgangen til å gjøre kontoret papirløse det er mange ting som du kan laget ditt, din organisasjon, og miljøet får fra din innsats.

Det er flere fordeler ved å gå papirløs til virksomheten både internt og eksternt.

Her er noen av de mest standout fordelene ved overgangen for å minimere organisasjonens avhengighet av papir og lage en papirløse kontoret.

En av de mest fremtredende årsakene til at organisasjoner ønsker å gå papirløs er fordi det er bra for miljøet.

Fremstillingen av papirprodukter er kjent for å ha katastrofale virkninger på miljøet herunder produksjonen av drivhusgasser , Global oppvarming, og forårsaker avskoging.

Mens resirkulering er en måte å bekjempe noen av disse effektene forholdet mellom produksjon og papir etterspørsel i forhold til hvor mye som blir resirkulert knapt riper i overflaten av hva som er nødvendig for å hjelpe miljøet gjenopprette.

Faktisk er ikke bare forholdet for stor, mye av papiret som brukes i kontorer ender opp på søppelfyllinger uansett.

Dessuten er det ikke bare produksjon av papirprodukter som er skadelig for miljøet.

Blekket og toner som benyttes i skrivere og andre slike maskiner er også skadelig.

Ved å redusere bruken av papir og bytte til papirløse kontorer, kan disse virkninger i stor grad bli redusert.

[1. 3]Utvalgte lesing:

Med effekten av menneskelig uaktsomhet om status for den jorden som vi lever i, er mange enkeltpersoner forsøker nå å bli mer bevisst på hvem de er i samspill med og kjøpe tjenester eller produkter fra.

Fremme på at du gjør din del som organisasjon til å bli papirløs er en fin måte å forbedre kundelojalitet og for å få nye kunder.

Folk ønsker nå å kjøpe fra organisasjoner som er mer etisk.

Hvis du og en rivaliserende selskapet er å tilby det samme produktet eller tjenesten til sine kunder, men du viser kundene at du tar skritt for å gjøre det rette for miljøet er det en større sjanse for enkeltpersoner å velge deg.

En annen fordel med å gå papirløs er pengene som du vil spare.

Ved å redusere eller eliminere behovet for papir på kontoret vil du ikke bare spare penger på å måtte kjøpe store mengder papir, men også på andre papir-system-baserte produkter som skrivere, blekk for skrivere, penner, etc.

Bortsett fra direkte kostnader, er det[1. 3]også andre kostnader

du vil spare. For eksempel, kontorlokaler og arkivsystemer som du må kjøpe for å organisere papirer og dokumenter.

Papirløse systemer er[1. 3]også mer effektiv

, Være i stand til å behandle en større mengde papirer. Det er også ansatt gang du lagrer noe som igjen gjør at du kan spare penger.

Vi var innom en kort stund, men papir tar opp mye plass, og går papirløs vil tillate deg å spare plass.

Du trenger ting som arkivskap, og deretter kontorlokaler for å kunne huse de arkivskap og systemer.

Alternativt går papirløs hjelp[1. 3]ved hjelp av digitale filer

og dokumenter som lar deg lagre dokumenter og annen informasjon om på premiss servere eller på skyen. Dette sparer en tone av fysisk plass.

En annen fordel med å gå papirløs er tiden du kan spare som deretter kan brukes på[1. 3]mer produktive oppgaver

.

Filing, lagre, organisere og deretter søker etter dokumenter ta opp mye verdifull tid som kunne ellers bli bedre utnyttet.

Når du går papirløs du investerer i digitalisering dokumenter som ikke krever fysisk organisasjon. Den har også kraftige søkefunksjoner som gjør at du og laget ditt til å enkelt finne dokumenter og informasjon som de trenger.

36 Best tid sporing programvare for å forbedre laget produktiviteten

Når du overfører papirdokumenter til digitale dokumenter det forenkler et middel som du kan overføre og dele informasjon.

Hvis du bruker en sky å laste opp data og dokumenter dette kan nås fra hvor som helst der enkeltpersoner blir gitt tillatelse. Du derfor ikke lenger trenger å være i den fysiske tilstedeværelsen av den informasjonen du søker.

Papirdokumenter er på et høyere risiko for sårbarhet. De kan få misfiled, tapt, eller skadet og ødelagt.

Videre kan det være kjedelig å overvåke hvem som har tilgang til papirdokumenter eller informasjon, og om det skal skrives ut eller kopieres. Dette er spesielt plagsom for sensitiv informasjon.

Opprette digital dokumentasjon gir ekstra sikkerhet til din informasjon og data.

Med de fleste systemer, kan du vanligvis satt opp tilgangsrettigheter og tillatelser . Dette i sin tur gir ekstra sikkerhet til sensitiv informasjon.

Og dette er bare noen av fordelene forbundet med en papirløse kontoret.

[1. 3]Going Papirløs på jobb: Slik kjører du en papirløse kontoret?

Å gjøre denne endringen i organisasjonen vil ikke være så lett som det kan virke. Det er ikke bare om å bestemme seg for å gjøre endringen å gå papirløs og alt bare faller på plass.

Men det er visse skritt du kan ta og tips du kan følge for å hjelpe glatte overgangen i å oppnå en papirløse kontoret.

Det første du må vurdere når du går papirløs er å gjøre overgangen gradvis, slik at det er flere sjanser til det stikker.

Gjør bryteren helt minsker sjansene for at du vil være i stand til å opprettholde endringen på veldig lenge.

Denne langsomme overgangen vil tillate deg å[1. 3]implementere nye prosesser

at minimere bruken av papir, men fortsatt tjener selskapet og dets ansatte.

Husk at du ikke kan gå helt papir null. Og dette gjelder spesielt for overgangsperioden hvor du kan finne en[1. 3]integrert system

blir vedtatt for en stund der visse prosesser fortsatt bruker papir mens andre går papirløs.

En måte å starte overgangen er ved å begrense antall utskrifter tilgjengelig for ansatte.

Du kan gjøre dette ved å flytte noen av skriverne på kontoret, få mindre papir, slik at folk ikke skriver ut så mye, eller til og med vedtar retningslinjer som en grense for hvor mye hver ansatt kan skrive ut.

En annen ting du vil sikre, er at alle er involvert og ombord med endringene som blir implementert.

Denne endringen er en endring som vil ta hele organisasjonen og er ikke en en person jobb.

Involvere ansatte i beslutningsprosessen og prosessendringer, slik at du kan skape en prosess som ikke bare alle er ombord med, men de som også vil arbeide for i samsvar med bedriftskulturen.

Videre vil involverende ansatte tilby flere løsninger på problemer som du kan møte på samme måte som du ellers ikke ville ha tenkt på eller vurdert.

Gi ansatte noen eierskap over endringen du gjør, slik at de er mer sannsynlig[1. 3]Arbeid mot sluttmålet

med deg.

Du kan sette opp tegn og påminnelser rundt kontoret eller i nærheten av skrivere og faksmaskiner i ditt forsøk på å begrense papirbruk, slik at ansatte blir involvert.

Det er ikke noe poeng å prøve å gjøre overgangen til et papirløst system hvis du ikke tilbyr nødvendige alternativer eller prosesser som kan brukes i stedet.

Sørg for at prosessene du lager, er enkle, mens du fortsatt oppnår det du trenger dem til å oppnå, og gir også flere fordeler som vi nevnte ovenfor, det er kostnadseffektivitet, tidsbesparende, mindre innsats etc.

Når du tenker på nødvendige verktøy som kan kreves av dine ansatte, vurderer dine ansatte hva de bruker papir til. Noen vanlige bruksområder av papir i kontorer inkluderer:

Ett verktøy du kan vurdere å implementere som vil gjøre unna med behovet for utskrift eller bruk av papir for det ovenfor er en Prosjektstyringsverktøy som UDN Task Manager .

[1. 3] [1. 3] UDN Task Manager

Tilbyr en last med funksjoner som alle innkapsles i en enkelt plattform og digitalisert, slik at du kan unngå å bruke papir, men fortsatt å være enkel å bruke og tilpasningsdyktig av dine ansatte.

UDN Task Manager tilbud[1. 3]Oppgavebehandlingsverktøy

og funksjoner. Du kan enkelt lage oppgaver, tildele oppgaver til enkeltpersoner, angi tidsfrister og[1. 3]Oppgaveprioriteter . Du kan til og med legge til i-do lister, slik at du ikke lenger trenger papir til å gjøre lister.

Appen er utstyrt med kommunikasjons- og samarbeidsfunksjoner, slik at ansatte kan diskutere ting på plattformen med hensyn til forskjellige oppgaver i stedet for på utskrevne sider eller på skrappapir.

Du kan angi varsler og påminnelser slik at du ikke lenger trenger post-dets skrivebord for å holde styr på nærmer seg tidsfrister.

UDN Task Manager 'S.[1. 3]Møteforvaltningsmodul

Kommer utstyrt med muligheten til å sette møter og skape møte Agendas samtidig som de noterer seg i løpet av møtet som er tilgjengelig på plattformen, men kan også sendes til enkeltpersoner.

Bortsett fra dette, verktøyet også[1. 3]tilbyr integrasjoner med forskjellige apper

Så du kan lage en strømlinjeformet prosess hvor du enkelt kan kutte ut bruken av unødvendig papir for å lage papirløse arbeidsflyter for de tingene som ikke er på prosjektstyringsverktøyet, men kan inkorporeres som et helt system.

Sjekk ut alle[1. 3] UDN Task Manager Tilgjengelige funksjoner

her.

[1. 3]Ulemper med et papirbasert kontorsystem

Overbevisende noen om å forandre et grunnleggende element i hvordan de fungerer, er ofte vanskelig. Det er menneskelig natur å motstå endring og være komfortabel i det du vet.

Vi har diskutert ovenfor at det er viktig å få ikke bare ledelse innkjøp, men også støtte fra ansatte for å gjøre overgangen jevn hvis det er mulig.

En måte å oppmuntre til denne endringen på er å markere problemene som er utbredt i et typisk papirbasert kontorsystem.

Fremhevingslommer av uproduktivitet kan bidra til å oppmuntre ansatte til å bevege seg forbi deres komfortsoner og ta skritt for å overvinne disse problemene som står overfor.

Gjentar til dine ansatte tiden bortkastet og arbeidsflytene påvirket av å måtte administrere og håndtere papirarbeidet.

Faktisk, en[1. 3]IDC White Paper Survey

Funnet at det er et tap på 21,3% produktivitet i forhold til bortkastet tid forbundet med håndteringspapir.

Dine ansatte vil være enige om at de bruker verdifull tid på å fange, lagre, organisere og søke etter dokumenter eller data. En måte å overvinne de kjedelige prosessene som er knyttet til papirdokumenter, vil trolig komme som en velkommen overraskelse.

En annen ulempe er den åpenbare kostnaden forbundet med papirprosesser. Vi har diskutert dette ovenfor i detalj.

Faktisk,[1. 3]studier

Vis at medarbeiderutskrift i gjennomsnittskostnader rundt $ 150, bare inkludert blekk og toner. Og denne prisen kan være mer avhengig av hvilken bransje du ser på.

For ikke å nevne kostnaden for arbeidstiden i prosessene som er involvert i papirdokumenter. Ansatte vil gjerne vite at deres verdifulle tid og innsats kan bli bedre brukt på mer verdsatte innganger.

[1. 3]Konklusjon

Å gå papirløs fra en papirbasert virksomhet inkluderer en digital transformasjon som vi har angitt ovenfor.

Det er vanligvis 5 hovedtrinn for å kunne digitalisere arbeidsområdet ditt. Disse trinnene digitaliserer, organiserer, automatiserer, strømlinjeforming og transformerer.

Vi håper våre tips og triks vil hjelpe deg med å gjøre overgangen til et papirløst kontor. Hvis flere og flere organisasjoner gjør bryteren, kan vi forhåpentligvis begynne å tilbakestille noen av skadene vi har gjort på jorden, slik at fremtidige generasjoner har en verden som er verdt å leve i.