Ihr Leitfaden, um im Jahr 2022 papierlos zu machen
Das Erstellen eines papierlosen Büros wurde 1975 in einer Business Week theoralisiert Artikel von einem Mann namens Vincent E. Giuliano.[fünfzehn]
Der Begriff "papierloses Büro" geht immer noch um, aber das Bedarf an Organisationen. Der Schalter wird immer offensichtlicher.[fünfzehn]
Während ein Stück Papier aufgenommen werden, um eine einfache Notiz zu kritzeln oder Erinnerung erscheint trivial Und offensichtlich, die positiven Auswirkungen der Begrenzung der Verwendung von Papier in Büros oder Beseitigen der Zusammensetzung sind enorm.[fünfzehn]
Deshalb haben wir diesen Artikel geschaffen, um Ihnen zu zeigen, was es wäre, in ein papierloses Büro zu wechseln und wie Sie es tun können.[fünfzehn]
Was ist ein papierloses Bürosystem?
Bevor wir diskutieren, warum Sie in Betracht ziehen sollten, warum Sie papierlos machen sollten, und die Möglichkeiten, dass Sie Ihr aktuelles Büro und das organisatorische Umfeld in einen einwandeln können, das als papierlos ist, ist es wichtig zu verstehen, was als papierloses Büro betrachtet wird.[fünfzehn]
Ein papierfreies Büro ist ein Konzept oder das Akt des Minimierens oder idealerweise vollständig die Verwendung von Papier in einer Büroumgebung beseitigen.[fünfzehn]
Grundsätzlich wird dies erreicht Verringerung der Abhängigkeit. auf Papierdokumente und stattdessen in digitale Form umzuwandeln.[fünfzehn]
Es gibt viele Vorteile, um dieses papierfreie Büro zu übernehmen, das den positivsten Auswirkungen auf der Umwelt auf der Umwelt ist. Es wurde auch gesehen, um Produktivität, Effizienz zu steigern und Geld zu sparen.[fünfzehn]
Wir werden einige der Vorteile eines papierfreien Büros im Detail detailliert diskutieren.[fünfzehn]
Vorteile eines papierlosen Büros
Wenn Sie sich dafür entscheiden, den Switch und den Übergang zu machen, um Ihr Büro papierlos zu machen, gibt es viele Dinge, die Sie, Ihr Team, Ihre Organisation, und die Umwelt von Ihren Bemühungen gewinnen können.[fünfzehn]
Es gibt mehrere Vorteile, um sowohl intern als auch extern in Ihr Geschäft papierlos zu machen.[fünfzehn]
Hier sind einige der ausstehenden Vorteile des Umgangs, um das Vertrauen der Organisation auf Papier zu minimieren und ein papierloses Büro zu erstellen.[fünfzehn]
Eine der wichtigsten Gründe, warum Organisationen papierlos gehen wollen, ist, weil es gut für die Umwelt ist.[fünfzehn]
Es ist bekannt, dass die Herstellung von Papierprodukten katastrophale Auswirkungen auf die Umwelt aufweist, einschließlich der Herstellung von Treibhausgasen , globale Erwärmung und Entwaldung.[fünfzehn]
Während das Recycling ein Weg ist, um einige dieser Auswirkungen zu bekämpfen, um einige der Fertigungs- und Papiernachfrage im Vergleich zu wie viel recycelt, kratzt kaum die Oberfläche dessen, was erforderlich ist, um unseren Umwelt wiederherzustellen.[fünfzehn]
Tatsächlich ist nicht nur das Verhältnis zu groß, ein Großteil des in Büros verwendeten Papiers, das in Deponien aufgewachsen ist.[fünfzehn]
Darüber hinaus ist es nicht nur die Herstellung von Papierprodukten, die der Umwelt schädlich sind.[fünfzehn]
Die in Drucker und andere solcher Maschinen verwendeten Tinte und Toner sind ebenfalls schädlich.[fünfzehn]
Durch die Reduzierung der Verwendung von Papier und Umschalten auf papierlose Büros können diese Auswirkungen stark reduziert werden.[fünfzehn]
Vorgestelltes Lesen: [fünfzehn]
Mit den Auswirkungen menschlicher Fahrlässigkeit auf den Status der Erde, in dem wir leben, versuchen viele Individuen jetzt, bewusster zu sein, wem sie mit den Dienstleistungen oder Produkten interagieren, von denen sie interagieren, und kaufen.[fünfzehn]
Förderung, dass Sie Ihre Rolle als Organisation tun, um papierlose zu werden, ist eine großartige Möglichkeit, die Kundenbindung zu verbessern und neue Kunden zu gewinnen.[fünfzehn]
Die Leute möchten jetzt von Organisationen kaufen, die ethischer sind.[fünfzehn]
Wenn Sie und ein rivalisierendes Unternehmen seinen Kunden das gleiche Produkt oder einen Dienst anbieten, zeigen Sie jedoch Ihren Kunden, dass Sie Schritte unternehmen, um das Richtige für die Umwelt zu tun, es gibt eine größere Chance für Einzelpersonen, die Sie auswählen.[fünfzehn]
Ein weiterer Vorteil, um papierlos zu machen, ist das Geld, das Sie sparen werden.[fünfzehn]
Durch Reduzieren oder Beseitigen der Notwendigkeit eines Papiers in Ihrem Büro sparen Sie nicht nur Geld, um Neigungen von Papier zu kaufen, sondern auch auf anderen papiersystembasierten Produkten wie Drucker, Tinte für die Drucker, Stifte usw. [fünfzehn]
Neben den direkten Kosten gibt es auch andere Kosten Sie werden sparen. Beispielsweise, Büroflächen- und Anmeldesysteme, die Sie kaufen müssen, um die Papiere und Dokumente zu organisieren.[fünfzehn]
Papierlose Systeme sind Auch effizienter ein größeres Papierkram verarbeiten können. Es gibt auch die Mitarbeiterzeit, die Sie sparen, was wiederum das Geld sparen kann.[fünfzehn]
Wir haben das kurz berührt, aber Papier nimmt viel Platz auf und lässt Sie papierlos machen, um Platz zu sparen.[fünfzehn]
Sie benötigen Dinge wie Anmeldeschränke, und dann Büroflächen, um diese Anmeldungsschränke und -systeme auszusitzen zu können.[fünfzehn]
Alternativ können wir papierlose Mittel gehen mit digitalen Dateien verwenden und Dokumente, mit denen Sie Dokumente und andere Informationen zu On-Premise-Servern oder in der Cloud speichern können. Dies spart einen Ton des physischen Raums.[fünfzehn]
Ein weiterer Vorteil, wenn Sie papierlos sind, ist die Zeit, in der Sie speichern können, die dann verwendet werden können produktive Aufgaben . [fünfzehn]
Einreichen, lagern, organisieren und dann Suche nach Dokumenten Nehmen Sie viel wertvolle Zeit auf, die sonst besser genutzt werden könnte.[fünfzehn]
Wenn Sie papierlos machen, investieren Sie in Digitalisierungsdokumente, die keine physische Organisation erfordern. Es verfügt auch über leistungsstarke Suchfunktionen, mit denen Sie und Ihrem Team keine Dokumente und Informationen finden können, die sie benötigen.[fünfzehn]
36 Best Time Tracking-Software zur Verbesserung der Teamproduktivität [fünfzehn]
Wenn Sie Papierdokumente in digitale Dokumente übertragen, vereinfacht er die Mittel, mit denen Sie Informationen übertragen und teilen können.[fünfzehn]
Wenn Sie eine Cloud verwenden, um Daten und Dokumente hochzuladen, kann dies von überallhin erfahren, wo Einzelpersonen Erlaubnis erteilt werden. Sie müssen daher nicht mehr in der physischen Anwesenheit der von Ihnen suchen, die Sie suchen.[fünfzehn]
Papierdokumente sind auf ein höheres Risiko für Anfälligkeitsgefährdung. Sie können sich fehlzwecken, verloren gehen oder beschädigt und zerstört werden.[fünfzehn]
Darüber hinaus kann es langwierig sein, zu überwachen, wer Zugriff auf die Papierdokumente oder Informationen hat und ob er gedruckt oder kopiert wird. Dies ist besonders lästig für sensible Informationen.[fünfzehn]
Die Erstellung der digitalen Dokumentation ergibt Ihre Informationen und Daten hinzu.[fünfzehn]
Mit den meisten Systemen können Sie normalerweise einrichten Zugriffsrechte und Berechtigungen . Dies wiederum gibt eine zusätzliche Sicherheit für sensible Informationen.[fünfzehn]
Und dies sind nur einige der Vorteile, die mit einem papierlosen Büro verbunden sind.[fünfzehn]
Bei der Arbeit papierlos machen: Wie leitet man ein papierloses Büro?
Diese Änderung in Ihrer Organisation lässt sich nicht so einfach sein, wie es scheint. Es ist nicht nur darum, sich zu entscheiden, dass die Änderung papierlos ist, und alles, was gerade einrastet.[fünfzehn]
Es gibt jedoch bestimmte Schritte, die Sie annehmen können, und Tipps können Sie folgen, um den Übergang beim Erreichen eines papierlosen Büros zu glätten.[fünfzehn]
Das erste, was Sie in Betracht ziehen, wenn Sie papierlos machen, besteht darin, den Übergang allmählich zu machen, so dass es mehr Chancen aufklebt.[fünfzehn]
Wenn Sie den Switch insgesamt machen, verringert die Chancen, dass Sie die Änderung lang aufrechterhalten können.[fünfzehn]
Dieser langsame Übergang ermöglicht es Ihnen neue Prozesse umsetzen. Das minimieren die Verwendung von Papier, dient jedoch immer noch Ihrem Unternehmen und seine Arbeiter.[fünfzehn]
Denken Sie daran, dass Sie möglicherweise nicht vollständig Papier null werden. Dies gilt insbesondere für den Übergangszeitraum, an dem Sie ein finden können integriertes System Eine Weile angenommen, wo bestimmte Prozesse immer noch Papier verwenden, während andere papierlos werden.[fünfzehn]
Eine Möglichkeit, den Übergang zu starten, ist die Begrenzung der Anzahl der den Angestellten zur Verfügung stehenden Drucke.[fünfzehn]
Sie können dies tun, indem Sie einige der Drucker im Büro bewegen, weniger Papier bekommen, damit die Menschen nicht so viel drucken oder sogar Richtlinien wie ein Limit annehmen, wie viel jeder Mitarbeiter drucken kann.[fünfzehn]
Eine andere Sache, die Sie sicherstellen möchten, ist, dass jeder beteiligt ist und an Bord mit den implementierten Änderungen ist.[fünfzehn]
Diese Änderung ist eine Änderung, die die gesamte Organisation dauert, und ist kein Ein-Personen-Job.[fünfzehn]
Beteiligen Sie sich mit den Mitarbeitern in die Entscheidungsfindung und Prozessänderungen, damit Sie einen Prozess erstellen können, dass nicht nur jeder an Bord ist, sondern auch, die auch in Übereinstimmung mit Ihrer Unternehmenskultur arbeiten werden.[fünfzehn]
Darüber hinaus bieten Mitarbeiter mit den Mitarbeitern mehr Lösungen für Probleme, mit denen Sie sich entlang der Art und Weise sehen könnten, dass Sie sonst nicht gedacht oder berücksichtigt hätten.[fünfzehn]
Geben Sie den Mitarbeitern ein eigenes Eigentum über die Veränderung, die Sie machen, so dass sie wahrscheinlicher sind Arbeiten Sie auf das Endziel mit dir.[fünfzehn]
Sie können Zeichen und Erinnerungen in der Nähe des Büros oder in der Nähe von Druckern und Faxgeräten in Ihrem Versuch aufstellen, den Papierbenutzern zu begrenzen, so dass die Mitarbeiter beteiligt sind.[fünfzehn]
Es gibt keinen Punkt, der versucht, den Übergang in ein papierloses System herzustellen, wenn Sie nicht notwendige Alternativen oder Prozesse anbieten, die stattdessen verwendet werden können.[fünfzehn]
Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen erstellten Prozesse einfach sind, während Sie immer noch erreicht haben, was Sie benötigen, um sie zu erreichen, und bieten zusätzliche Vorteile, die wir oben erwähnt haben, das ist Kosteneffizienz, zeitsparend, weniger Aufwand usw.[fünfzehn]
Beim Nachdenken an notwendige Werkzeuge, die von Ihren Mitarbeitern erforderlich sein können, berücksichtigen Sie, was sie mit Papier verwenden. Einige übliche Verwendungen von Papier in Büros umfassen:[fünfzehn]
Ein Werkzeug, das Sie in Betracht ziehen, um die Umsetzung in Betracht ziehen, wodurch der Bedarf an dem Bedarfsbedarf oder der Verwendung von Papier für das oben genannte ist, ist a Projektmanagement-Tool wie UDN-Task-Manager . [fünfzehn]
UDN-Task-Manager Bietet eine Belastung von Funktionen, die alle in einer einzelnen Plattform eingekapselt und digitalisiert und digitalisiert werden, sodass Sie nicht mit Papier verwenden können, das noch von Ihren Mitarbeitern noch einfach zu bedienen und anpassbar ist.[fünfzehn]
UDN-Task-Manager bietet an Taskmanagement-Tools. und Funktionen. Sie können einfach Aufgaben erstellen, Einzelpersonen Aufgaben zuweisen, Termine einstellen und Task-Prioritäten . Sie können sogar To-Do-Listen hinzufügen, damit Sie keine Papier-To-Do-Listen mehr benötigen.[fünfzehn]
Die App ist mit Kommunikations- und Collaboration-Funktionen ausgestattet, sodass Mitarbeiter die Dinge auf der Plattform in Bezug auf verschiedene Aufgaben und nicht auf gedruckten Seiten oder auf Schrottpapier diskutieren können.[fünfzehn]
Sie können Benachrichtigungen und Erinnerungen festlegen, damit Sie nicht mehr auf den Schreibtischen mehr benötigen, um die Annäherung an Fristen zu verfolgen.[fünfzehn]
UDN-Task-Manager 'S Meeting Management-Modul Kommt mit der Möglichkeit, Meetings einzustellen und Treffpunkte zu erstellen, während auch Minuten der auf der Plattform zugänglichen Treffen zurückzuführen ist, aber auch an Individuen per E-Mail gesendet werden kann.[fünfzehn]
Abgesehen davon ist das Werkzeug auch bietet Integrationen mit verschiedenen Apps an So können Sie einen optimierten Prozess erstellen, in dem Sie die Verwendung von unnötigem Papier leicht ausschneiden können, um papierlose Arbeitsabläufe für diejenigen Dinge herzustellen, die sich nicht auf dem Projektmanagement-Tool befinden, jedoch als Ganzes System eingebaut werden können.[fünfzehn]
Schauen Sie sich alle an UDN-Task-Manager Verfügbare Funktionen Hier.[fünfzehn]
Nachteile eines papierbasierten Bürosystems
Überzeugen Sie jemanden, ein grundlegendes Element zu ändern, wie sie funktionieren, ist oft schwierig. Es ist die menschliche Natur, um sich zu widersetzen, und fühlt sich angenehm in dem, was Sie wissen.[fünfzehn]
Wir haben oben diskutiert, dass es wichtig ist, nicht nur das Management Buy-In zu gewinnen, sondern auch die Unterstützung von Mitarbeitern, um den Übergang, um den Übergang glatt zu machen, wenn überhaupt möglich ist.[fünfzehn]
Eine Möglichkeit, diese Änderung zu fördern, besteht darin, die Probleme aufzuzeigen, die in einem typischen Bürosystem in Papierform verbreitet sind.[fünfzehn]
Die Hervorhebung der Taschen der Unproduktivität könnte dazu beitragen, die Mitarbeiter dazu zu ermutigen, ihre Komfortzonen an ihren Komfortzonen vorbeizusetzen und Schritte unternommen werden, um diese Fragen zu überwinden, die konfrontiert sind.[fünfzehn]
Wiederholen Sie Ihren Mitarbeitern die Zeit, die sich verschwendet und die Workflows betroffen, von denen er betroffen ist, indem sie den Papierkram verwalten und handhaben müssen.[fünfzehn]
Tatsächlich ein IDC White Paper Survey stellte fest, dass es einen Verlust von 21,3% der Produktivität in Bezug auf verschwendeter Zeit in Verbindung mit dem Handling von Papier gibt. [fünfzehn]
Ihre Mitarbeiter werden sich zustimmen, dass sie wertvolle Zeit damit verbringen, nach Dokumenten oder Daten zu erfassen, zu lagern, zu organisieren und zu suchen. Eine Möglichkeit, die langwierigen Prozesse zu überwinden, die mit Papierdokumenten verbunden sind, ist wahrscheinlich als willkommene Überraschung.[fünfzehn]
Ein weiterer Nachteil ist die offensichtlichen Kosten, die mit Papierprozessen verbunden sind. Wir haben das hier oben detailliert diskutiert.[fünfzehn]
In der Tat, Studien Zeigen Sie, dass das Drucken des Mitarbeiters im Durchschnitt etwa 150 US-Dollar kostet, nur Tinte und Toner. Und diese Kosten könnten mehr sein, je nachdem, welche Industrie Sie untersuchen.[fünfzehn]
Ganz zu schweigen von den Kosten der Mitarbeiterzeit in den mit Papierdokumenten verbundenen Prozessen. Die Mitarbeiter wissen gerne, dass ihre wertvolle Zeit und die Bemühungen besser für mehr geschätzte Eingaben ausgegeben werden können.[fünfzehn]
Fazit
Wenn Sie aus einem papierbasierten Geschäft papierlos sind, enthält eine digitale Transformation, wie wir oben angegeben sind.[fünfzehn]
Es gibt typischerweise 5 Hauptschritte, um Ihren Arbeitsbereich digitalisieren zu können. Diese Schritte sind digitalisieren, organisieren, automatisieren, rationalisieren und umwandeln.[fünfzehn]
Wir hoffen, dass unsere Tipps und Tricks Ihnen helfen, den Übergang zu einem papierlosen Büro zu machen. Wenn mehr und mehr Organisationen den Switch machen, können wir hoffentlich anfangen, einen Teil des Schadens wiederherzustellen, den wir der Erde angetan haben, so dass zukünftige Generationen einen weltweiten Welt haben.[fünfzehn]
