एक पेपरलेस ऑफिस बनाना पहली बार 1975 में एक व्यावसायिक सप्ताह में किया गया था
लेख
एक आदमी द्वारा विन्सेंट ई। Giuliano कहा जाता है।
"पेपरलेस ऑफिस" शब्द अभी भी आसपास जा रहा है लेकिन
संगठनों की आवश्यकता
स्विच बनाना अधिक से अधिक स्पष्ट हो रहा है।
एक साधारण नोट या स्क्रिबल करने के लिए कागज का एक टुकड़ा उठाते हुए
अनुस्मारक तुच्छ लगता है
और स्पष्ट, कार्यालयों में कागज के उपयोग को सीमित करने या इसे एक साथ समाप्त करने के सकारात्मक प्रभाव बहुत अधिक हैं।
यही कारण है कि हमने इस लेख को यह दिखाने के लिए बनाया है कि यह पेपरलेस कार्यालय में संक्रमण की तरह क्या होगा और आप इसे कैसे कर सकते हैं।
इससे पहले कि हम चर्चा करने के लिए आगे बढ़ें कि आपको पेपरलेस क्यों जाना चाहिए और जिन तरीकों से आप अपने वर्तमान कार्यालय और संगठनात्मक वातावरण को एक में परिवर्तित कर सकते हैं जिसे पेपरलेस माना जाता है, यह समझना महत्वपूर्ण है कि पेपरलेस कार्यालय क्या माना जाता है।
एक पेपर-फ्री ऑफिस एक अवधारणा है या
कम करने का कार्य
या आदर्श रूप से एक कार्यालय के माहौल में कागज के उपयोग को पूरी तरह से समाप्त कर रहा है।
असल में, यह द्वारा हासिल किया जाता है
निर्भरता को कम करना
कागज दस्तावेजों पर और उन्हें इसके बजाय डिजिटल रूप में परिवर्तित करना।
इस पेपर-फ्री ऑफिस को अपनाने के कई फायदे हैं, जो कि पर्यावरण पर सकारात्मक प्रभाव डालने का सबसे स्पष्ट है। यह उत्पादकता, दक्षता, और पैसे बचाने के लिए भी देखा गया है।
हम नीचे विस्तार से पेपर मुक्त कार्यालय के कुछ लाभों पर चर्चा करेंगे।
यदि आप अपने कार्यालय को पेपरलेस बनाने के लिए स्विच और संक्रमण करने का निर्णय लेते हैं तो आप कई चीजें हैं, आपकी टीम, आपका संगठन और पर्यावरण आपके प्रयासों से लाभ प्राप्त कर सकता है।
आंतरिक और बाहरी दोनों ही आपके व्यवसाय में पेपरलेस जाने के लिए कई लाभ हैं।
पेपर पर आपके संगठन की निर्भरता को कम करने और पेपरलेस कार्यालय बनाने के लिए संक्रमण के कुछ सबसे अधिक स्टैंडआउट फायदे यहां दिए गए हैं।
संगठनों को पेपरलेस क्यों जाना चाहते हैं, यह सबसे प्रमुख कारणों में से एक है क्योंकि यह पर्यावरण के लिए अच्छा है।
पेपर उत्पादों के निर्माण पर्यावरण पर विनाशकारी प्रभाव होने के लिए जाना जाता है
ग्रीनहाउस गैसों का उत्पादन
, ग्लोबल वार्मिंग, और वनों की कटाई के कारण।
जबकि रीसाइक्लिंग इनमें से कुछ प्रभावों का मुकाबला करने का एक तरीका है, विनिर्माण और पेपर की मांग का अनुपात कितना पुनर्नवीनीकरण किया जा रहा है, जो कि हमारे पर्यावरण को ठीक करने में मदद करने के लिए आवश्यक चीज़ों की सतह को कितनी अच्छी तरह से खरोंच करता है।
वास्तव में, न केवल अनुपात बहुत बढ़िया है, कार्यालयों में उपयोग किए जाने वाले अधिकांश पेपर वैसे भी लैंडफिल में हवा में हैं।
इसके अलावा, न केवल यह पेपर उत्पादों का निर्माण है जो पर्यावरण के लिए हानिकारक है।
प्रिंटर और अन्य मशीनों में इस्तेमाल किए गए स्याही और टोनर भी हानिकारक हैं।
कागज के उपयोग को कम करके और पेपरलेस कार्यालयों में स्विच करके, इन प्रभावों को काफी कम किया जा सकता है।
पृथ्वी की स्थिति पर मानव लापरवाही के प्रभावों के साथ हम रहते हैं, कई लोग अब और अधिक जागरूक होने की कोशिश कर रहे हैं कि वे किसके साथ बातचीत कर रहे हैं और सेवाओं या उत्पादों को खरीद रहे हैं।
यह प्रचार करना कि आप एक संगठन के रूप में अपने हिस्से को पेपरलेस बनने के लिए कर रहे हैं, ग्राहक वफादारी को बेहतर बनाने और नए ग्राहकों को हासिल करने का एक शानदार तरीका है।
लोग अब उन संगठनों से खरीदना चाहते हैं जो अधिक नैतिक हैं।
यदि आप और एक प्रतिद्वंद्वी कंपनी अपने ग्राहकों को एक ही उत्पाद या सेवा प्रदान कर रही है, लेकिन आप अपने ग्राहकों को दिखा रहे हैं कि आप पर्यावरण के लिए सही काम करने के लिए कदम उठा रहे हैं, वहां व्यक्तियों का चयन करने का एक बड़ा मौका है।
पेपरलेस जाने का एक और लाभ वह पैसा है जिसे आप बचाएंगे।
अपने कार्यालय में पेपर की आवश्यकता को कम करने या समाप्त करने से आप न केवल कागज के रीम खरीदने के लिए पैसे बचाएंगे बल्कि अन्य पेपर-सिस्टम-आधारित उत्पादों जैसे प्रिंटर, स्याही उन प्रिंटर, पेन इत्यादि पर भी बचाएंगे।
प्रत्यक्ष लागत के अलावा, वहाँ हैं
अन्य लागत भी
आप बचत करेंगे। उदाहरण के लिए, कार्यालय की जगह और फाइलिंग सिस्टम जिन्हें आपको कागजात और दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के लिए खरीदना होगा।
पेपरलेस सिस्टम हैं
इसके अलावा अधिक कुशल
, कागजी कार्य की एक बड़ी मात्रा को संसाधित करने में सक्षम होने के नाते। ऐसा कर्मचारी समय भी है जिसे आप बचाते हैं जो बदले में आपको पैसे बचाने की अनुमति देता है।
हमने इस संक्षेप में स्पर्श किया, लेकिन पेपर बहुत सी जगह लेता है, और पेपरलेस जा रहा है जिससे आप अंतरिक्ष को बचाने की अनुमति देंगे।
आपको फाइलिंग कैबिनेट जैसी चीजों की आवश्यकता होगी, और फिर कार्यालय की जगह उन फाइलिंग अलमारियाँ और प्रणालियों को घर करने में सक्षम होने के लिए होगी।
वैकल्पिक रूप से, पेपरलेस का मतलब है
डिजिटल फाइलों का उपयोग करना
और दस्तावेज जो आपको दस्तावेजों और अन्य जानकारी को ऑन-प्रवर्ज़ सर्वर या क्लाउड पर स्टोर करने की अनुमति देते हैं। यह भौतिक स्थान का एक स्वर बचाता है।
पेपरलेस जाने का एक और लाभ वह समय है जब आप बचा सकते हैं जिसका उपयोग तब किया जा सकता है
अधिक उत्पादक कार्य
।
दाखिल, भंडारण, आयोजन, और फिर
दस्तावेजों की खोज
बहुत मूल्यवान समय लें जो अन्यथा बेहतर उपयोग किया जा सकता है।
पेपरलेस जाने पर आप उन दस्तावेजों को डिजिटल बनाने में निवेश कर रहे हैं जिनके लिए भौतिक संगठन की आवश्यकता नहीं है। इसमें शक्तिशाली खोज क्षमताएं भी हैं जो आपको और आपकी टीम को आसानी से दस्तावेज़ों और जानकारी को ढूंढने की अनुमति देती हैं।
जब आप डिजिटल दस्तावेज़ों में पेपर दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करते हैं तो यह उन साधनों को सरल बनाता है जिसके द्वारा आप जानकारी को स्थानांतरित और साझा कर सकते हैं।
यदि आप डेटा और दस्तावेज़ अपलोड करने के लिए क्लाउड का उपयोग कर रहे हैं तो इसे कहीं से भी एक्सेस किया जा सकता है जहां व्यक्तियों को अनुमति दी जाती है। इसलिए आपको अब जो जानकारी चाहते हैं उसकी भौतिक उपस्थिति में होने की आवश्यकता नहीं है।
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यूडीएन कार्य प्रबंधक
उद्योग-अग्रणी सुविधाओं के साथ आपके काम को बदल देता है
पेपर दस्तावेज भेद्यता के उच्च जोखिम पर हैं। वे गलत हो सकते हैं, खो जाते हैं, या क्षतिग्रस्त हो जाते हैं और नष्ट हो जाते हैं।
इसके अलावा, यह निगरानी करने के लिए थकाऊ हो सकता है जिनके पास पेपर दस्तावेजों या जानकारी तक पहुंच है और यह मुद्रित या कॉपी किया गया है। संवेदनशील जानकारी के लिए यह विशेष रूप से परेशानी है।
डिजिटल दस्तावेज़ीकरण बनाना आपकी जानकारी और डेटा में अतिरिक्त सुरक्षा देता है।
अधिकांश प्रणालियों के साथ, आप आमतौर पर स्थापित कर सकते हैं
अभिगम अधिकार और अनुमतियाँ
। यह बदले में संवेदनशील जानकारी के लिए अतिरिक्त सुरक्षा देता है।
और ये पेपरलेस कार्यालय से जुड़े कुछ लाभ हैं।
काम पर पेपरलेस जा रहे हैं: पेपरलेस ऑफिस कैसे चलाएं?
इस परिवर्तन को अपने संगठन में बनाना उतना आसान नहीं होगा जितना लग सकता है। यह केवल पेपरलेस जाने के लिए बदलाव करने का निर्णय लेने के बारे में नहीं है और सब कुछ सिर्फ जगह में गिर रहा है।
हालांकि, कुछ कदम हैं जो आप ले सकते हैं और टिप्स आप पेपरलेस कार्यालय प्राप्त करने में संक्रमण को सुगम बनाने में मदद करने के लिए अनुसरण कर सकते हैं।
पेपरलेस जाने पर विचार करने वाली पहली बात यह है कि संक्रमण को धीरे-धीरे बनाना है ताकि इसमें चिपकने की संभावनाएं हों।
स्विच को पूरी तरह से कम कर देता है कि आप बहुत लंबे समय तक परिवर्तन को बनाए रखने में सक्षम होंगे।
यह धीमा संक्रमण आपको अनुमति देगा
नई प्रक्रियाओं को लागू करें
यह कागज के उपयोग को कम करता है लेकिन फिर भी आपकी कंपनी और उसके कर्मचारियों की सेवा करता है।
ध्यान रखें कि आप पूरी तरह से पेपर शून्य नहीं जा रहे हैं। और यह विशेष रूप से संक्रमण अवधि के लिए सच है जहां आप एक पा सकते हैं
एकीकृत प्रणाली
थोड़ी देर के लिए अपनाया जा रहा है जहां कुछ प्रक्रियाएं अभी भी कागज का उपयोग कर रही हैं जबकि अन्य पेपरलेस जाते हैं।
संक्रमण शुरू करने का एक तरीका कर्मचारियों के लिए उपलब्ध प्रिंटों की संख्या को सीमित करना है।
आप कार्यालय में कुछ प्रिंटर को ले जाकर इसे कम पेपर लेकर कर सकते हैं ताकि लोग उतना प्रिंट न करें, या यहां तक कि नीतियां भी अपनाने के लिए कि प्रत्येक कर्मचारी कितना प्रिंट कर सकता है।
एक और चीज जिसे आप यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि हर कोई शामिल है और लागू किए जा रहे परिवर्तनों के साथ बोर्ड पर।
यह परिवर्तन एक बदलाव है जो पूरे संगठन को ले जाएगा और एक व्यक्ति की नौकरी नहीं है।
कर्मचारियों को निर्णय लेने और प्रक्रिया में परिवर्तन शामिल करना ताकि आप एक ऐसी प्रक्रिया बना सकें जो न केवल हर किसी के साथ बोर्ड पर है बल्कि जो आपकी कंपनी संस्कृति के अनुसार भी काम करेंगे।
इसके अलावा, कर्मचारियों को शामिल करने से उन समस्याओं के लिए अधिक समाधान प्रदान किए जाएंगे जिनके साथ आप सामना कर सकते हैं जिस तरह से आप अन्यथा विचार नहीं करेंगे या विचार नहीं करेंगे।
कर्मचारियों को उस परिवर्तन पर कुछ स्वामित्व दें जो आप बना रहे हैं, इसलिए वे अधिक संभावना रखते हैं
अंतिम लक्ष्य की ओर काम करें
अपने साथ।
आप पेपर उपयोग को सीमित करने के अपने प्रयास में कार्यालय या प्रिंटर और फ़ैक्स मशीनों के आसपास संकेत और अनुस्मारक डाल सकते हैं ताकि कर्मचारी शामिल रहें।
यदि आप आवश्यक विकल्प या प्रक्रियाओं की पेशकश नहीं करते हैं, जिसके बजाय आप आवश्यक विकल्प या प्रक्रियाओं की पेशकश नहीं करते हैं, तो कोई पेपरलेस सिस्टम में संक्रमण करने की कोशिश नहीं कर रहा है।
सुनिश्चित करें कि आपके द्वारा बनाई जाने वाली प्रक्रियाएं अभी भी प्राप्त करने के लिए आसान हैं जो आपको प्राप्त करने के लिए आवश्यक अतिरिक्त लाभ प्रदान करने और प्रदान करने के लिए आवश्यक हैं, जो लागत दक्षता, समय की बचत, कम प्रयास इत्यादि है।
आपके कर्मचारियों द्वारा आवश्यक उपकरणों की आवश्यकता होने पर विचार किया जा सकता है कि वे किसके लिए पेपर का उपयोग करते हैं। कार्यालयों में पेपर के कुछ सामान्य उपयोगों में शामिल हैं:
एक उपकरण जिसे आप कार्यान्वित करने पर विचार कर सकते हैं जो उपरोक्त के लिए प्रिंटिंग या पेपर का उपयोग करने की आवश्यकता को दूर करेगा[2 9 4]परियोजना प्रबंधन उपकरण
यूडीएन कार्य प्रबंधक
एक प्लेटफ़ॉर्म और डिजिटलीकृत के भीतर सभी सुविधाओं का एक भार प्रदान करता है ताकि आप पेपर का उपयोग करके अभी भी अपने कर्मचारियों द्वारा उपयोग में आसान और अनुकूलित हो सकें।
यूडीएन कार्य प्रबंधक
प्रस्तावों
कार्य प्रबंधन उपकरण
और विशेषताएं। आप आसानी से कार्य बना सकते हैं, व्यक्तियों को कार्य सौंप सकते हैं, समय सीमा निर्धारित कर सकते हैं और
कार्य प्राथमिकताएं
। आप यहां तक कि सूचियां भी जोड़ सकते हैं ताकि आपको पेपर टू-डू सूचियों की आवश्यकता नहीं होगी।
ऐप संचार और सहयोग सुविधाओं से लैस है ताकि कर्मचारी मुद्रित पृष्ठों या स्क्रैप पेपर पर विभिन्न कार्यों के संबंध में मंच पर चीजों पर चर्चा कर सकें।
आप अधिसूचनाएं और अनुस्मारक सेट कर सकते हैं ताकि आपको समय सीमा के करीब आने का ट्रैक रखने के लिए डेस्क पर पोस्ट की आवश्यकता न हो।
यूडीएन कार्य प्रबंधक
'एस
बैठक प्रबंधन मॉड्यूल
मीटिंग्स सेट करने और मीटिंग एजेंडा बनाने की क्षमता से सुसज्जित है, जबकि मंच पर सुलभ बैठक के कुछ मिनटों को भी ध्यान में रखते हुए, लेकिन व्यक्तियों को भी ईमेल किया जा सकता है।
इसके अलावा, उपकरण भी
विभिन्न ऐप्स के साथ एकीकरण प्रदान करता है
तो आप एक सुव्यवस्थित प्रक्रिया बना सकते हैं जहां आप उन चीजों के लिए पेपरलेस वर्कफ़्लो बनाने के लिए अनावश्यक पेपर के उपयोग को आसानी से काट सकते हैं जो परियोजना प्रबंधन उपकरण पर नहीं हैं लेकिन पूरी प्रणाली के रूप में शामिल किया जा सकता है।
किसी को भी एक मौलिक तत्व बदलने के लिए आश्वस्त करना कि वे कैसे काम करते हैं अक्सर कठिन होता है। यह परिवर्तन का विरोध करने के लिए मानव प्रकृति है और जो आप जानते हैं उसमें सहज रहें।
हमने उपरोक्त पर चर्चा की है कि केवल प्रबंधन खरीद-इन हासिल करना बल्कि कर्मचारियों का समर्थन भी संभवतः संक्रमण को चिकनी बनाने के लिए महत्वपूर्ण है।
इस परिवर्तन को प्रोत्साहित करने का एक तरीका एक सामान्य पेपर-आधारित कार्यालय प्रणाली में प्रचलित मुद्दों को हाइलाइट करना है।
अनुचितता के हाइलाइटिंग जेब कर्मचारियों को अपने आराम क्षेत्र से पहले स्थानांतरित करने और सामना करने वाले इन मुद्दों को दूर करने के लिए कदम उठाने के लिए प्रोत्साहित करने में मदद कर सकते हैं।
पेपरवर्क को प्रबंधित और संभालने से प्रभावित समय बर्बाद और वर्कफ़्लोज़ को दोहराएं।
वास्तव में, एक
आईडीसी व्हाइट पेपर सर्वेक्षण
पाया गया कि हैंडलिंग पेपर से जुड़े बर्बाद समय के संबंध में 21.3% उत्पादकता का नुकसान है।
आपके कर्मचारी इस बात से सहमत होंगे कि वे दस्तावेजों या डेटा के लिए मूल्यवान समय कैप्चरिंग, स्टोरिंग, आयोजन और खोज करते हैं। पेपर दस्तावेजों से जुड़ी कठिन प्रक्रियाओं को दूर करने का एक तरीका एक स्वागत आश्चर्य के रूप में आने की संभावना है।
एक और नुकसान कागज प्रक्रियाओं से जुड़ी स्पष्ट लागत है। हमने विस्तार से इस पर चर्चा की है।
वास्तव में,
अध्ययन करते हैं
दिखाएं कि इंक और टोनर सहित $ 150 की औसत लागत पर कर्मचारी मुद्रण। और यह लागत इस आधार पर अधिक हो सकती है कि आप किस उद्योग में देखते हैं।
कागज दस्तावेजों के साथ शामिल प्रक्रियाओं में कर्मचारी समय की लागत का उल्लेख नहीं करना। कर्मचारियों को उनके मूल्यवान समय को जानकर खुशी होगी और अधिक मूल्यवान इनपुट पर प्रयासों को बेहतर तरीके से खर्च किया जा सकता है।
पेपर-आधारित व्यवसाय से पेपरलेस जाकर एक डिजिटल परिवर्तन शामिल है जैसा हमने ऊपर बताया है।
आमतौर पर आपके कार्यक्षेत्र को डिजिटाइज करने में सक्षम होने के लिए 5 मुख्य कदम होते हैं। ये कदम डिजिटलीकरण, आयोजन, स्वचालित, सुव्यवस्थित और रूपांतरण कर रहे हैं।
हमें आशा है कि हमारी युक्तियां और चालें आपको पेपरलेस ऑफिस में संक्रमण करने में मदद करेंगी। यदि अधिक से अधिक संगठन स्विच करते हैं तो हम उम्मीद कर सकते हैं कि हमने पृथ्वी पर किए गए कुछ नुकसान को वापस करना शुरू कर दिया है ताकि भविष्य की पीढ़ियों में दुनिया में रहने लायक हो।
