2022年にペーパーレスに行くためのあなたのガイド
紙のない事務局の創設は、事業週に1975年に最初に理論化されました 記事 ヴィンセントE. Giulianoと呼ばれる男によって。
「ペーパーレスオフィス」という用語はまだ回っていますが組織の必要性スイッチをもっと明白にしています。
簡単なメモを落書きするために一枚の紙を拾う間リマインダーは些細なようですそして明らかな、紙の使用を事業所で制限するか、それを一緒に排除するというプラスの効果は莫大である。
それが、ペーパーレスオフィスに移行するのがどのように移行するのか、そしてそれをすることができることを示すためにこの記事を作成した理由です。
ペーパーレスオフィスシステムとは何ですか？
なぜあなたがペーパーレスとあなたの現在のオフィスや組織環境をペーパーレスと見なされるものに変換する方法を検討する必要があるのかについて議論する前に、ペーパーレスオフィスと見なされるものを理解することが重要です。
紙のないオフィスはコンセプトです。最小化の行為あるいは、オフィス環境での紙の使用を完全に完全に排除します。
基本的に、これは達成されます依存関係を減らす紙の文書に代わりにそれらをデジタル形式に変換する。
この紙のないオフィスを採用することには多くの利点がありますが、最も明白な環境上にあるプラスの影響です。生産性、効率化、およびお金を節約することも見られています。
紙のないオフィスの利点のいくつかを以下に詳しく説明します。
ペーパーレス事務所の利点
あなたがあなたのオフィスを紙のないものにするためにスイッチと移行することにした場合、あなたのチーム、あなたの組織、そして環境はあなたの努力から得ることができる多くのことがあります。
内部的かつ外部からのビジネスにペーパーレスに行くことには複数の利点があります。
これは、組織の紙への依存を最小限に抑え、ペーパーレスオフィスを作るための移行の最も際立った利点のいくつかです。
組織がペーパーレスに行きたい最も顕著な理由の1つは、環境に適しているからです。
紙製品の製造は、それを含む環境に悲惨な影響を与えることが知られています温室効果ガスの生産、地球温暖化、そして森林伐採を引き起こします。
リサイクルは、これらの影響のいくつかを闘うための方法であり、リサイクルされているものと比較して製造と紙の需要の比率は、私たちの環境の回復を助けるために必要なものの表面を傷つけて傷つけます。
実際には、比率が大きすぎるだけでなく、オフィスで使用されている紙の大部分はとにかく埋め立て地に巻き込まれています。
また、環境に有害な紙製品の製造だけでなく、それが紙製品の製造です。
プリンタおよび他のそのような機械に使用されるインクおよびトナーもまた損傷する。
紙の使用を軽減し、ペーパーレスオフィスへの切り替えにより、これらの影響は大幅に削減されます。
おすすめの読書：
私たちが住んでいる地球の地位に及ぼす人間の過失の影響で、多くの個人は現在、彼らが誰が対話しているのか、そして奉仕や製品を購入しているのをより意識的にしようとしています。
ペーパーレスになる組織としてあなたの部分をやっていることを宣伝することは、顧客の忠誠心を改善し、新しい顧客を得るための素晴らしい方法です。
人々は今や倫理的な組織から購入したいです。
あなたとライバル会社がその顧客に同じ製品やサービスを提供しているなら、あなたはあなたが環境のための正しいことをするためのステップを踏んであなたの顧客を見せています。
ペーパーレスに行くもう一つの利点は、あなたが節約するお金です。
あなたのオフィスでの紙の必要性を減らすか排除することによって、あなたは紙のリーマを購入しなければならず、プリンタ、それらのプリンタのためのインクなどの他の紙システムベースの製品にもお金を節約することになるでしょう。
直接費用とは別に、そこにありますその他の費用もあなたは節約するでしょう。たとえば、紙や文書を整理するために購入する必要があるオフィススペースとファイリングシステム。
ペーパーレスシステムですもっと効率的である大量の事務処理を処理することができる。あなたが節約する従業員の時間もまたあなたがあなたがお金を節約することを可能にします。
私たちはこれを簡単に触れましたが、紙は多くのスペースを占め、ペーパーレスに行くとスペースを節約できます。
あなたはキャビネットのファイリングなどのものを必要とし、その後それらのファイリングキャビネットとシステムを収容することができるようにオフィススペースを必要とするでしょう。
あるいは、ペーパーレスなことを意味しますデジタルファイルを使用してそして、施設内のサーバーまたはクラウド上の文書やその他の情報を保存できる文書。これは物理スペースのトーンを節約します。
ペーパーレスに行くことのもう1つの利点は、保存できる時間です。より生産的な仕事 。
ファイリング、保存、組織化、そしてその後文書を検索するそうでなければよりよく利用されるかもしれない多くの貴重な時間をかけてください。
ペーパーレスに行くとき、あなたは物理的な組織を必要としない文書のデジタル化に投資しています。また、あなたのチームが必要な文書や情報を簡単に見つけることができる強力な検索機能もあります。
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用紙文書をデジタル文書に転送すると、情報を転送して共有できる手段が簡略化されます。
クラウドを使用してデータや文書をアップロードしている場合、これは個人が許可されている場所からアクセスできます。したがって、探している情報の身体的な存在にある必要はなくなりました。
紙の文書は脆弱性の高いリスクが高いです。彼らは誤解し、迷子になる、または破損し、破壊されます。
さらに、紙の文書や情報にアクセスできるのか、それが印刷またはコピーされているのかを監視することができます。これは機密情報に特に面倒です。
デジタル文書を作成すると、情報とデータにセキュリティが追加されます。
ほとんどのシステムでは、通常は設定できますアクセス権と権限。これにより、機密情報にセキュリティが追加されます。
そしてこれらはペーパーレスオフィスに関連する利点のほんの一部です。
作業でペーパーレスに行く：ペーパーレスオフィスを実行する方法は？
組織内でこの変更を加えることは、それが見えるかもしれないほど簡単ではありません。ペーパーレスに行くように変更をすることを決定するだけではなく、すべてが場所に落ちることを決心しています。
ただし、ペーパーレスオフィスを実現する際の移行を円滑にするために、取ることができる特定のステップがあります。
ペーパーレスに行くときに考慮すべき最初のことは、それが固執する可能性がより多くあるように移行を緩やかにすることです。
スイッチを完全にすると、あなたが非常に長い間変更を維持できる可能性が少なくなります。
この遅い遷移はあなたを可能にします新しいプロセスを実行しますそれは紙の使用を最小限に抑えるが、それでもあなたの会社とその労働者に役立ちます。
あなたは完全にゼロになることができないかもしれないことに注意してください。そして、これはあなたが見つけるかもしれない遷移期間に特に当てはまります統合システム特定のプロセスがまだ紙を使用している間に採用されている間に採用されている間に採用されている。
移行を開始する1つの方法は、従業員に利用可能なプリント数を制限することです。
あなたは、人々は、このような各従業員は、印刷することができますどのくらいの制限として、多くの、あるいは政策を採用して印刷されませんので、以下の用紙を得ること、オフィスでのプリンタの一部を移動することでこれを行うことができます。
あなたは確実にしたいもう一つは、誰もが実施されている変化に関与し、ボード上にあるということです。
この変更は、組織全体を取ると、一人の仕事ではないだろうな変化です。
意思決定に従業員を参加させると、プロセスは、あなただけではなく、誰もが持つボード上にあるが、あなたの企業文化に従いためのものが、そのうも仕事というプロセスを作成できるように変更します。
また、関係する従業員は、あなたがそう考えるかと考えていないだろうと道に沿って直面する可能性があることの問題に多くのソリューションを提供していきます。
従業員は、彼らが可能性が高いとされているので、あなたが作っていることを変更の上にいくつかの所有権を与えます最終目標に向かって作業あなたと。
従業員が関与とどまるようにするには、リミット紙の使用をお使いの試みで、オフィスや近くプリンタやファックスの周りの兆候やリマインダーを置くことができます。
あなたの代わりに使用することができ、必要な代替案やプロセスを提供していない場合はペーパーレスシステムへの移行をしようとしても意味がありません。
まだあなたがそれらを達成するために必要なものを達成し、また、我々は、上記のことを、追加の利点を提供しながら、作成したプロセスは、コスト効率であること、簡単であることを確認し、時間節約、少ない労力など
あなたの従業員が必要な場合があり、必要なツールのことを考えていたとき、彼らはのための用紙を使用するものを検討してください。オフィスでの紙のいくつかの一般的な用途は次のとおりです。
あなたが印刷したり、上記の用紙を使用する必要性を廃止れる実装を検討することができる一つのツールですプロジェクト管理ツールお気に入りUDNタスクマネージャー 。
UDNタスクマネージャー 申し出の機能の負荷は、すべて単一のプラットフォーム内にカプセル化し、あなたはまだ使用して簡単であることとあなたの従業員による適応はまだ紙の使用を避けることができるようにデジタル化。
UDNタスクマネージャー 併設 タスク管理ツールそして、しています。あなたが簡単にタスク、個人に割り当て、タスク、設定期限を作成することができますし、タスクの優先順位。あなたが不要になった紙ますので、あなたもに-Doリストに-Doリストを追加することができます。
その従業員が異なるタスクに関してではなく、印刷されたページやスクラップ紙にプラットフォーム上で物事を議論することができますので、アプリはコミュニケーションとコラボレーションの機能が装備されています。
あなたのように、あなたは期限に近づいを追跡することはもはや必要ポストのデスク上を通知およびアラームを設定することはできません。
UDNタスクマネージャー s 会議の管理モジュールセット会議への能力を備えており、また、プラットフォーム上でアクセス可能であるだけでなく、個人に電子メールで送信することができ、会議の議事録を下に注目しながら、会議の議題を作成しています。
これとは別に、ツールも別のアプリケーションとの申し出の統合あなたは簡単にプロジェクト管理ツールではありませんが、システム全体として組み込むことができるそれらのもののためのペーパーレスワークフローを作るために、不要な紙の使用を削減することができます合理化プロセスを作成することができるように。
すべてのチェックアウト UDNタスクマネージャー利用可能な機能ここ。
紙ベースのオフィスシステムのデメリット
誰もが、彼らがどのように動作するかの基本的な要素を変更するために説得することは困難であることが多いです。変化に抵抗し、あなたが知っている中で快適に人間の本性です。
我々は、すべての可能であれば移行がスムーズにするだけではない管理における買い手だけでなく、従業員の支持を得ることが重要であることを前述してきました。
この変更を奨励するための一つの方法は、一般的な紙ベースのオフィスシステムで流行している問題を強調することです。
unproductivityのポケットをハイライトすると、彼らの快適ゾーンを越えて移動し、直面しているこれらの問題を克服するための措置をとることを従業員を奨励助けることができます。
あなたの従業員に繰り返す時間が無駄と事務処理を管理し、処理するために持っていることによって影響を受けるワークフロー。
実際には、ANIDCホワイトペーパーの調査紙の取扱いに関連する無駄な時間に関して21.3％の生産性が損失があることがわかった。
あなたの従業員は、彼らが文書やデータの貴重な時間取得、保存、整理、および検索を費やすことに同意します。紙文書に関連する面倒なプロセスを克服する方法は、歓迎の驚きとして来る可能性があります。
他の不利な点は、紙プロセスに関連する明らかなコストである。これを詳細に説明してきました。
実際には、勉強しましたインクやトナーを含めて、平均費用の平均費用を平均して印刷することを示します。そして、この費用はあなたがどの産業に興味を持っているかによって、より多くなるかもしれません。
紙文書に関連するプロセスにおける従業員の時間の費用は言うまでもなく。従業員は、貴重な時間を知っていて、より価値の高い入力で努力を費やすことができます。
結論
紙ベースのビジネスからペーパーレスに行くと、上記のようにデジタル変換が含まれています。
ワークスペースをデジタル化できるようにするには、通常5つの主なステップがあります。これらのステップは、デジタル化、組織化、自動化、合理化、および変換です。
私たちのヒントとトリックがあなたがペーパーレスオフィスへの移行をするのを助けることを願っています。もっと多くの組織がスイッチを作ると、将来の世代が住んでいる価値がある世界が世界を持っているように、私たちが地球に行ったダメージのいくつかを復活させ始めることができます。
