Váš průvodce v roce 2022
Vytvoření bezpapírové kanceláře bylo nejprve teoreticky teorizováno v roce 1975, v týdnučlánekmužem zvaný Vincent E. Giuliano.
Termín "bezpapírová kancelář" stále jde kolem, aleOrganizaceDělat přepínač je stále více a více zřejmé.
Při vyzvednutí papíru k čištění jednoduché poznámky neboPřipomenutí se zdá být triviálnía zřejmé, pozitivní účinky omezení používání papíru v kancelářích nebo odstranění dohromady jsou enormní.
To je důvod, proč jsme vytvořili tento článek, který vám ukázal, co by bylo pro přechod na bezpapírovou kancelář a jak to dokážete.
Co je bezpaperový kancelářský systém?
Než začneme diskutovat, proč byste měli zvážit jít bezpapírové a způsoby, jak můžete převést aktuální kancelář a organizační prostředí do jednoho, který je považován za bezpapírový, je důležité pochopit, co je považováno za bezpapírovou kancelář.
Kancelář bez papíru je koncept nebominimalizacenebo ideální zcela eliminovat použití papíru v kancelářském prostředí.
To je v podstatě dosaženoSnížení závislostiNa papírové dokumentaci a jejich přeměny do digitálního formuláře.
Existuje mnoho výhod pro přijetí této bezpřední kanceláře, z nichž nejzřejmější je pozitivní dopad, který by měl na životní prostředí. To bylo také považováno za zvýšení produktivity, efektivity a ušetřit peníze.
Podrobně se budeme diskutovat o některých výhodách bezdrátové kanceláře níže.
Výhody bezpapírové kanceláře
Pokud se rozhodnete provést přepínač a přechod, aby vaše kancelář bezpapírová, existuje mnoho věcí, které vy, váš tým, vaše organizace a životní prostředí mohou získat z vašeho úsilí.
Existuje několik výhod, aby se zpoplňovaly na vaše podnikání jak interně, tak externě.
Zde jsou některé z nejvíce samostatných výhod přechodů, aby se minimalizovaly závislost vaší organizace na papíře a dělat bezpapírovou kancelář.
Jedním z nejvýznamnějších důvodů, proč organizace chtějí jít bezpapírové, protože je dobré pro životní prostředí.
Je známo, že výroba papírových výrobků má katastrofální účinky na životní prostředí včetněVýroba skleníkových plynů, globální oteplování a způsobující odlesňování.
Zatímco recyklace je způsob, jak bojovat proti některým z těchto účinků poměr výroby a poptávky papíru ve srovnání s tím, jak moc se recykluje sotva poškrábání povrchu toho, co je potřeba pomoci našemu životnímu prostředí.
Ve skutečnosti nejenže je poměr příliš velký, hodně z papíru používaného v kancelářích se vklouzne na skládkách.
Kromě toho nejenže je výroba papírových výrobků, které jsou škodlivé pro životní prostředí.
Inkoust a toner používaný v tiskárnách a dalších takových strojích jsou také poškozující.
Snížením použití papíru a přepnutí na bezpapírové kanceláře mohou být tyto dopady značně sníženy.
Čtení:
S účinky lidské nedbalosti na status Země, ve kterém žijeme, mnozí jednotlivci se nyní snaží být více vědomý, kdo komunikují s a nákupem služeb nebo výrobků od.
Podpora, že děláte svou roli jako organizace, která se stanou bezpapírovou, je skvělý způsob, jak zlepšit loajalitu zákazníků a získat nové zákazníky.
Lidé nyní chtějí koupit od organizací, které jsou etičtější.
Pokud vy a soupeřící společnost nabízejí svým zákazníkům stejný produkt nebo službu, ale vykazujete svým zákazníkům, že podniknete kroky k tomu, abyste udělali správnou věc pro životní prostředí, existuje větší šance na jednotlivce, které vás zvolíte.
Další výhodou pro bezpapírové jsou peníze, které uložíte.
Snížením nebo odstraněním potřeby papíru ve vaší kanceláři nejen ušetříte peníze na nákup nápravy papíru, ale také na jiných výrobcích na bázi papíru, jako jsou tiskárny, inkoust pro ty tiskárny, pera atd.
Kromě přímých nákladů existujíi další nákladyBudete ukládat. Například kancelářské prostory a podávání systémů, které budete muset koupit sdělit dokumenty a dokumenty.
Bezpapírové systémy jsoutaké efektivnější, být schopen zpracovávat větší množství papírování. Existuje také čas zaměstnance, který ušetříte, který zase umožňuje ušetřit peníze.
Krátce jsme se dotkli, ale papír zabírá spoustu místa a bezpapírové vám umožní ušetřit prostor.
Budete potřebovat věci, jako jsou skříňky na podání, a pak kancelářské prostory, které mají být schopny uspořádat ty skříňky a systémy.
Alternativně, bezpapírové prostředkypomocí digitálních souborůa dokumenty, které vám umožní ukládat dokumenty a další informace o serverech nebo na oblaku. To šetří tón fyzického prostoru.
Další výhodou pro jít bezpapírové je čas, kdy můžete uložit, že pak lze použítproduktivnější úkoly .
Podání, skladování, organizování a pakVyhledávání dokumentůZajistěte spoustu cenného času, který by jinak mohl být lépe využíván.
Při jízdě bezpapírové investujete do digitalizačních dokumentů, které nevyžadují fyzickou organizaci. Má také výkonné vyhledávací schopnosti, které vám umožní a váš tým snadno najít dokumenty a informace, které potřebují.
36 Nejlepší časový sledování softwaru pro zlepšení produktivity týmu
Při přenosu papírových dokumentů do digitálních dokumentů zjednodušuje prostředky, kterým můžete přenášet a sdílet informace.
Pokud používáte cloud pro nahrání dat a dokumentů, které lze přistupovat z libovolného místa, kde jednotlivci dostanou povolení. Proto již nemusíte být ve fyzické přítomnosti informací, které hledáte.
Papírové dokumenty jsou vyšším rizikem zranitelnosti. Mohou se dostat špatně, ztratit nebo poškodit a zničit.
Kromě toho může být únavné sledovat, kdo má přístup k papírovým dokumentům nebo informacím a zda je vytištěn nebo zkopírován. To je obzvláště nepříjemné pro citlivé informace.
Vytvoření digitální dokumentace poskytuje přidané zabezpečení vašim informacím a datům.
S většinou systémů můžete obvykle nastavitPřístupová práva a oprávnění. To zase dává přidané zabezpečení citlivým informacím.
A to jsou jen některé z výhod spojených s bezpapírovou kanceláří.
Jít bezpapírový v práci: Jak spustit bezpapírovou kancelář?
Dělat tuto změnu ve vaší organizaci nebude tak snadné, jak se může zdát. Není to jen o rozhodování, aby se změnila, aby se změnila bezpapírová a všechno jen spadne na místo.
Existují však určité kroky, které můžete vzít a tipy, které můžete sledovat, abyste pomohli hladké přechod při dosahování bezpapírové kanceláře.
První věc, kterou je třeba zvážit, když nebude bezpapírový, je učinit postupný přechod tak, aby existovaly větší šance na to lepení.
Dělat spínač zcela snižuje šance, že budete moci udržet změnu velmi dlouho.
Tento pomalý přechod vám umožníimplementovat nové procesyTo minimalizuje použití papíru, ale stále slouží vaší společnosti a jeho pracovníkům.
Mějte na paměti, že nemusíte jít zcela papír nula. A to platí zejména pro přechodné období, kde můžete najítIntegrovaný systémPřijaté na chvíli, kdy některé procesy stále používají papír, zatímco jiné jdou bezpapírové.
Jedním ze způsobů, jak spustit přechod je omezením počtu výtisků dostupných zaměstnancům.
Můžete to udělat tím, že se pohybujete některé z tiskáren v kanceláři, získáte méně papíru, takže lidé netiskne tolik, nebo dokonce přijmout politiky, jako je limit, jak moc každý zaměstnanec může tisknout.
Další věc, kterou chcete zajistit, je, že každý je zapojen a na palubě se změnami, které jsou realizovány.
Tato změna je změna, která bude trvat celou organizaci a není zaměstnáním osobních osob.
Zapojte zaměstnance do rozhodovacích a procesních změn, abyste mohli vytvořit proces, že nejen každý je na palubě s, ale oni, kteří budou také pracovat v souladu s vaší firemní kulturou.
Zapojení zaměstnanců navíc nabídne více řešení problémů, které byste mohli čelit, jak byste jinak nemysleli, nebo zvažovali.
Dávají zaměstnancům některé vlastnictví nad změnou, kterou děláte, takže jsou pravděpodobnějšípracovat na konci cíles tebou.
Můžete umístit značky a připomenutí kolem kanceláře nebo v blízkosti tiskáren a faxových strojů ve svém pokusu o omezení používání papíru, takže zaměstnanci zůstávají zapojeni.
Neexistuje žádný bod, který se snaží udělat přechod do bezpapírového systému, pokud nenabízíte potřebné alternativy nebo procesy, které lze použít místo toho.
Zajistěte, aby procesy, které vytvoříte, jsou snadné, a zároveň dosáhnout toho, co je potřebujete k dosažení a také poskytování dalších výhod, které jsme zmínili výše, je to nákladová efektivita, časově šetřící, méně úsilí atd.
Při přemýšlení o nezbytných nástrojích, které mohou vaše zaměstnanci vyžadovat, zvažují, co používají papír. Některé běžné použití papíru v kancelářích zahrnují:
Jeden nástroj, který můžete zvážit implementaci, které bude dělat pryč s potřebou tisku nebo používání papíru pro výše uvedené jeNástroj pro správu projektůjakoSprávce úloh UDN .
Správce úloh UDN Nabídne zatížení vlastností všechny zapouzdřené v rámci jedné platformy a digitalizované, takže se můžete vyhnout používání papíru, přesto ještě snadno používat a přizpůsobit se vašimi zaměstnanci.
Správce úloh UDNnabídkyNástroje pro správu úloha funkce. Můžete snadno vytvořit úkoly, přiřadit úkoly jednotlivcům, nastavit termíny aPriority úkolů. Můžete dokonce přidat seznamy úkolů, takže již nebudete potřebovat seznam úkolů.
Aplikace je vybavena funkcemi komunikace a spolupráce, takže zaměstnanci mohou diskutovat o věcech na platformě, pokud jde o různé úkoly spíše než na tištěných stránkách nebo v šrotovém papíru.
Můžete nastavit upozornění a připomenutí, aby již nepotřebujete post-ITS na stole, aby sledovaly blížící se termíny.
Správce úloh UDN"S.MODELE SCHÉMY SCHÉMADodává se s možností nastavit schůzky a vytvářet schůzky a zároveň zaznamenávat zápisy ze schůze, která je přístupná na platformě, ale může být také e-mailem pro jednotlivce.
Kromě toho nástroj takéNabídne integraci s různými aplikacemiTakže můžete vytvořit zjednodušený proces, kde můžete snadno vystřihnout použití zbytečného papíru, aby se bezpapírové pracovní postupy pro ty věci, které nejsou na nástroji pro správu projektu, ale mohou být začleněny jako celý systém.
Podívejte se na všechny Správce úloh UDNDostupné funkcetady.
Nevýhody papírového systému
Přesvědčení někoho, kdo by změnil základní prvek toho, jak fungují, je často obtížný. Je to lidská povaha odolávat změně a být pohodlný v tom, co víte.
Diskutovali jsme o tom, že je důležité získat nejen management buy-in, ale také podporu zaměstnanců, aby přechod plynulý, pokud je to možné.
Jedním ze způsobů, jak tuto změnu povzbudit, je zvýraznit problémy, které jsou převládány v typickém dokumentu s kancelářským systémem.
Zvýraznění kapes neproduktivity by mohlo pomoci povzbudit zaměstnance, aby se mohli pohybovat kolem svých komfortních zón a podniknout kroky k překonání těchto otázek, kterým čelí.
ZPŮSOBILO VAŠE ZAMĚSTNANCI VAŠE ZAMĚSTNANCI ČASU ZPRACOVANÉ A PRÁCE postižené tím, že budou muset spravovat a zpracovávat papírování.
Ve skutečnostiIdc White Paper Průzkumzjistil, že existuje ztráta produktivity 21,3% ve vztahu k plýtvání časem spojeným s manipulačním papírem.
Vaši zaměstnanci souhlasí s tím, že tráví cenný čas zachycení, ukládání, organizování a hledání dokumentů nebo dat. Způsob, jak překonat nudné procesy spojené s papírovými dokumenty, pravděpodobně bude mít jako vítaný překvapení.
Další nevýhodou je zřejmá cena spojená s papírovými procesy. Podrobně jsme to diskutovali výše.
Ve skutečnosti,studieUkažte, že tisk zaměstnanců na průměrné náklady kolem 150 dolarů jen včetně inkoustu a toneru. A tato cena by mohly být více v závislosti na tom, který průmysl se podíváte.
Nemluvě o nákladech na dobu zaměstnance v procesech spojených s papírovými dokumenty. Zaměstnanci budou rádi vědí, že jejich cenný čas a úsilí může být lépe vynaloženo na více oceňovaných vstupech.
Závěr
Holit bezpapírový z papíru založeného na obchodu zahrnuje digitální transformaci, jak jsme uvedli výše.
Typicky 5 hlavních kroků, které budou moci digitalizovat váš pracovní prostor. Tyto kroky jsou digitalizace, organizování, automatizace, zefektivnění a transformace.
Doufáme, že naše tipy a triky vám pomohou udělat přechod na bezpapírovou kancelář. Pokud více a více organizací činí přepínač, doufejme, že se začnou vrátit některé z poškození, které jsme udělali na Zemi, takže budoucí generace mají svět stojí za to žít.
