Sơ đồ quy trình làm việc: Biểu tượng, sử dụng và ví dụ

Tóm lược

Sơ đồ quy trình làm việc cung cấp tổng quan đồ họa về quy trình kinh doanh hoặc hệ thống. Nó có thể giúp ngăn ngừa tắc nghẽn bằng cách thông báo cho các thành viên trong nhóm các mục tiêu và thời hạn trong thời gian thực. Tìm hiểu làm thế nào để tạo một trong những của riêng bạn.

Khi nói đến việc quản lý công việc, trực quan hóa các nhiệm vụ và giữ cho các thành viên trong nhóm được kết nối qua các loại khác nhau Kiểu truyền thông là chìa khóa. Đó là nơi một sơ đồ quy trình làm việc đến.

Một sơ đồ quy trình làm việc có thể giúp ngăn chặn độ lệch và tắc nghẽn của dự án bằng cách truyền đạt các mục tiêu và thời hạn trong thời gian thực. Cho dù bạn có sử dụng sơ đồ quy trình làm việc khi có thuê mới hoặc để hợp lý hóa các trường hợp sử dụng và lời chứng thực, đó là một cách tuyệt vời để hình dung các tác vụ và luồng dữ liệu.

Từ những gì nó là cách tạo một trong những thứ của riêng bạn, chúng tôi đã tập hợp một số sự thật quan trọng nhất để biết về sơ đồ quy trình làm việc và bao gồm các ví dụ hữu ích.

Sơ đồ quy trình làm việc là gì?

Sơ đồ quy trình làm việc còn được gọi là biểu đồ quy trình làm việc - cung cấp tổng quan đồ họa về một quy trình hoặc hệ thống kinh doanh. Những sơ đồ này được sử dụng để hình dung các dự án phức tạp sau khi nghiên cứu ban đầu hoàn tất. Khi bạn đã tạo sơ đồ quy trình làm việc, bạn sẽ có chế độ xem chi tiết về các tác vụ và phụ thuộc cấp cao dựa trên tổng số Dòng thời gian dự án và mục tiêu.

Các sơ đồ này có liên quan chặt chẽ với ánh xạ quy trình kinh doanh được sử dụng để hoàn thành một quy trình từ đầu đến cuối. Sự khác biệt giữa hai là bản đồ quy trình phác thảo các bước chi tiết trong khi sơ đồ quy trình làm việc cung cấp một biểu diễn trực quan của chúng.

Mục tiêu của một sơ đồ quy trình làm việc là giúp các thành viên trong nhóm hiểu các nhiệm vụ, mục tiêu và vai trò và trách nhiệm trong dự án.

Quy trình làm việc so với sơ đồ

Quy trình làm việc và sơ đồ thường bị nhầm lẫn. Trong khi hai thuật ngữ âm thanh tương tự, một sơ đồ chỉ là một cách để hình dung một quy trình làm việc. Bạn cũng có thể sử dụng sơ đồ để trực quan hóa các quy trình khác, như Biểu đồ PERT. và Tài liệu quy trình .

Khi nào nên sử dụng sơ đồ quy trình làm việc

Một sơ đồ quy trình làm việc là một biểu diễn trực quan của một quá trình. Đây có thể là một quy trình mới đang được tạo hoặc một quy trình hiện có đang bị thay đổi. Ví dụ:

Một quy trình tự động hóa các tác vụ thủ công liên quan đến dữ liệu của khách hàng.

Một sơ đồ quy trình làm việc xuất hiện sau một bản đồ quy trình kinh doanh và trước đây Tự động hóa quy trình kinh doanh . Điều này là do một bản đồ quy trình cung cấp thông tin chi tiết mà các bên liên quan cần lên phía trước để bắt đầu làm việc, trong khi sơ đồ quy trình làm việc là một biểu diễn trực quan cấp cao có thể giúp làm rõ các mục tiêu bao trùm trong quá trình.

Các thành phần của sơ đồ quy trình làm việc

Để hiểu cách một sơ đồ quy trình làm việc hoạt động, trước tiên bạn cần hiểu các thành phần tạo nên một quy trình làm việc. Chúng bao gồm các đầu vào, đầu ra và chuyển đổi, tất cả đều giúp giao tiếp giao hàng. trong thời gian ít nhất có thể

Khi bạn hiểu các thành phần này, bạn sẽ có thể đọc sơ đồ quy trình làm việc và tạo một trong một trong số của riêng bạn. Các thành phần chính của sơ đồ quy trình làm việc bao gồm:

Các thành phần này được hình dung theo hình dạng và mũi tên, bao gồm:

Hình bầu dục: Đại diện cho các điểm bắt đầu và kết thúc của một quá trình.

Hình chữ nhật: Đại diện cho hướng dẫn về các hành động và các bước.

Kim cương: Đại diện cho các quyết định chính trong quá trình xây dựng.

Vòng tròn: Đại diện cho một bước nhảy trong các hành động và có thể chỉ ra các bước để bỏ qua trong một số tình huống nhất định.

Mũi tên: Sử dụng làm đầu nối để thể hiện sự phụ thuộc giữa tất cả các hình dạng và hành động.

Cùng với nhau, tất cả các thành phần này hướng dẫn người đọc cách đi theo con đường chính xác và đạt được kết quả mong muốn.

Các loại sơ đồ quy trình làm việc

Khi nói đến các quy trình trực quan, có một vài định dạng sơ đồ quy trình làm việc khác nhau mà bạn có thể chọn. Mỗi người cung cấp những lợi thế độc đáo có thể giúp bạn ánh xạ quá trình tiếp theo của mình. Loại sơ đồ bạn chọn sẽ phụ thuộc vào quy trình bạn đang làm việc và nhu cầu của bạn cho quá trình đó.

Từ các luồng quy trình đến LIGLANES, Dưới đây là bốn loại sơ đồ quy trình làm việc khác nhau mà bạn có thể sử dụng để phân tích quy trình làm việc của mình.

1. Sơ đồ dòng quy trình

MỘT quy trình công nghệ Sơ đồ là thiết kế tiêu chuẩn cho quy trình làm việc. Trong sơ đồ này, tất cả các thành phần được ánh xạ theo thời gian, biến nó thành một biểu diễn trực quan cơ bản của một quy trình.

Loại sơ đồ này cung cấp một cái nhìn tổng quan chung về các nhiệm vụ và mục tiêu riêng lẻ mà không cần vào quá nhiều chi tiết.

Tốt nhất cho: Các nhóm muốn biểu diễn trực quan cấp cao về một quy trình mới nhanh chóng được hiểu bởi bất kỳ bên liên quan hoặc bộ phận nào.

2. Sơ đồ bơi lội

Một sơ đồ đồ bơi cũng là một trong những bố cục quy trình làm việc phổ biến nhất, mặc dù bơi lội khác nhau khá đáng kể so với sơ đồ dòng chảy. Sơ đồ bơi lội phá vỡ quy trình làm việc của bạn thành các dòng hoặc đơn vị nhỏ hơn.

Các luồng này được kết nối với nhau nhưng được tách biệt với các tương tác nổi bật và có khả năng không hiệu quả. Điều này tạo ra khả năng hiển thị và cung cấp một bước lặn sâu hơn vào quy trình quy trình chung.

Tốt nhất cho: Các đội làm việc trên các quy trình phức tạp với nhiều lớp có liên quan nhưng độc lập.

3. Sơ đồ mô hình hóa quy trình kinh doanh (BPMN)

BPMN sử dụng các ký hiệu thống nhất mà cả các bên liên quan kỹ thuật và kỹ thuật có thể dễ dàng giải thích. Nó là một loại ngôn ngữ mô hình hóa thống nhất sử dụng các ký hiệu được tiêu chuẩn hóa để truyền đạt các bước khác nhau.

Sơ đồ BPMN tập trung vào thông tin được nhận nội bộ và cách thông tin đó được giải thích. Đây là lý do tại sao nó được sử dụng phổ biến nhất cho những thay đổi quy trình nội bộ không ảnh hưởng đến khách hàng bên ngoài.

Tốt nhất cho: Các đội làm việc về cải tiến quy trình trong các bộ phận khác nhau.

4. Nhà cung cấp, đầu vào, quy trình, đầu ra, khách hàng (sipoc) Sơ đồ

SIPOC là một loại sơ đồ bơi lội tập trung vào việc phân tích nhiều phần khác nhau của quy trình làm việc.

Không giống như một sơ đồ truyền thống sắp xếp dữ liệu theo thứ tự tuần tự, sơ đồ sipoc ưu tiên ai tạo và nhận dữ liệu quy trình. SIPOC tập trung vào cách dữ liệu đang được nhận trong nội bộ cũng như bên ngoài, đó là lý do tại sao nó được sử dụng cho các quy trình liên quan đến trải nghiệm của khách hàng.

Tốt nhất cho: Các đội đang tìm cách tập trung vào cách dữ liệu đang được nhận trong nội bộ và bên ngoài.

Cách tạo sơ đồ quy trình làm việc (ví dụ)

Để tạo sơ đồ quy trình làm việc, hãy bắt đầu tập hợp các thành phần chính của quy trình của bạn. Để thực hiện việc này, hãy cùng nhau cùng nhau đầu vào, đầu ra, biến đổi và quy trình chính của bạn cung cấp.

Bản đồ các thành phần quy trình làm việc trên sơ đồ của bạn bằng cách sử dụng mũi tên, hình tròn, hình chữ nhật, hình bầu dục và kim cương để thể hiện từng điểm dữ liệu.

1. Chọn loại quy trình làm việc của bạn

Để chọn loại quy trình làm việc tốt nhất cho bạn, hãy xem xét các chức năng cần thiết cho quy trình của bạn. Có phải đó là một quá trình phức tạp với nhiều bên liên quan phù hợp nhất với sơ đồ bơi buốt? Hay đó là một quy trình tương đối đơn giản phù hợp nhất với sơ đồ quy trình đơn giản?

Mặc dù bạn có thể điều chỉnh quy trình làm việc của mình khi bạn đi, việc quyết định loại quy trình làm việc ở phía trước dễ dàng hơn. Bằng cách này, bạn biết chính xác cách thức phức tạp hoặc đơn giản quy trình của bạn.

2. Xác định điểm bắt đầu và điểm cuối của bạn

Tiếp theo, xác định điểm bắt đầu và điểm cuối quy trình của bạn. Những điểm này được thể hiện bằng hình bầu dục khi trực quan trên sơ đồ.

Để xác định những điểm này, hãy xem xét khi quá trình của bạn bắt đầu và khi nó kết thúc. Có một hành động kích hoạt quá trình? Tương tự như vậy, có một hành động hoặc bước kết thúc quá trình? Những điểm dữ liệu này sẽ giúp giao tiếp hiệu quả khi quá trình bắt đầu và kết thúc.

3. Thu thập thông tin cần thiết

Để thu thập thông tin, kết nối với các bên liên quan để hiểu từng phần của quy trình. Điều này có thể bao gồm một Cuộc họp khởi động Với nhiều bộ phận và nhà lãnh đạo khác nhau để thu thập các chi tiết và phê duyệt cần thiết để bắt đầu xây dựng sơ đồ quy trình làm việc của bạn.

Vì mỗi quy trình khác nhau, thông tin bạn cần để thu thập cũng sẽ khác nhau. Hãy xem xét các bước cần thiết để hoàn thành quy trình, các bên liên quan sẽ tham gia và bất kỳ chi tiết quan trọng nào khác sẽ giúp thông báo cho độc giả.

4. Loại bỏ sự thiếu hiệu quả

Bước cuối cùng trước khi xây dựng quy trình công việc trực quan của bạn là xem xét và loại bỏ bất kỳ sự thiếu hiệu quả nào có thể phát sinh. Hãy chắc chắn rằng bạn phân tích không hiệu quả trước khi thiết kế quy trình làm việc của mình để bạn có thể ngăn chặn bất kỳ vấn đề nào hơn là đối phó với chúng trong thời gian thực. Sự thiếu hiệu quả cụ thể sẽ khác nhau, nhưng chúng có thể bao gồm thiếu tài nguyên, các vấn đề về phát triển sản phẩm hoặc bất kỳ trở ngại nào khác có thể phát sinh trong quá trình này.

Tài liệu những thiếu hiệu quả này trong một bản ghi thay đổi theo của bạn Thay đổi quy trình kiểm soát . Bằng cách này, bạn sẽ có thể truyền đạt những vấn đề này cho các bên liên quan, ưu tiên không hiệu quả và theo dõi xem họ đã được giải quyết chưa.

5. Thiết kế quy trình làm việc của bạn

Cuối cùng, bắt đầu xây dựng quy trình làm việc của bạn. Thu thập thông tin đơn vị, điểm dữ liệu và hiệu quả và ánh xạ chúng trên sơ đồ bạn đã chọn trong bước một.

Vì mỗi quá trình là khác nhau và mỗi sơ đồ được xây dựng khác nhau, của bạn có thể sẽ là duy nhất trong thiết kế của nó. Đây chỉ là một ví dụ về việc một sơ đồ quy trình làm việc có thể trông như thế nào:

Khi quy trình công việc của bạn được thiết kế, hãy xem lại nó với các bên liên quan của bạn để đảm bảo nó chính xác và phù hợp với tình huống này. Đây là một cách tuyệt vời để đảm bảo tất cả các sự thiếu hiệu quả đã được hạch toán và tài nguyên đã được chỉ định đúng cách.

Sử dụng quy trình làm việc để lập bản đồ các quy trình

Hình dung quy trình công việc có thể giúp bạn giao tiếp hiệu quả các sản phẩm để các bên liên quan và lãnh đạo. Ngoài ra, đó là một cách tuyệt vời để sắp xếp nhiều bộ phận khác nhau trong một quy trình nhất định.

Để đưa công việc của bạn thêm một bước, hãy thử phần mềm quản lý quy trình làm việc. Từ tự động hóa nhiệm vụ đến giao tiếp hợp lý, Quản lý tác vụ UDN có thể giúp đỡ.