ورک فلو ڈایاگرام: علامات، استعمال، اور مثالیں
خلاصہ
ایک ورک فلو ڈایاگرام کاروباری عمل یا نظام کا گرافک جائزہ فراہم کرتا ہے. یہ حقیقی وقت میں اہداف اور آخری وقت کے ٹیم کے ارکان کو مطلع کرکے مشکلات کو روکنے میں مدد مل سکتی ہے. معلوم کریں کہ آپ میں سے ایک کیسے بنانا ہے.
جب یہ کام کا انتظام کرنے کے لئے آتا ہے، کاموں کو نظر انداز کرنا اور مختلف کے ذریعے منسلک ٹیم کے ارکان کو برقرار رکھنامواصلاتی شیلیوںکلید ہے. یہی ہے جہاں ایک کام فلو آریگرام میں آتا ہے.
ایک کام فلو ڈایاگرام اصل وقت میں اہداف اور آخری وقت میں بات چیت کی طرف سے پراجیکٹ و ضوابط اور بوتلوں کو روکنے میں مدد مل سکتی ہے. چاہے آپ نوکریوں پر سوار ہونے یا استعمال کے مقدمات اور تعریفوں کو استعمال کرنے کے لئے جب آپ کام کے فلو ڈایاگرام کا استعمال کرتے ہیں تو، یہ کاموں اور اعداد و شمار کے بہاؤ کو دیکھنے کے لئے یہ بہت اچھا طریقہ ہے.
آپ کے اپنے آپ کو کس طرح بنانے کے لئے یہ کیا ہے، ہم نے کام کے بہاؤ ڈایاگرام کے بارے میں جاننے کے لئے کچھ اہم حقائق کو ایک ساتھ مل کر اور مددگار مثالیں شامل کیے ہیں.
ایک کام فلو آریھ کیا ہے؟
ایک ورک فلو ڈایاگرام - ایک ورک فلو چارٹ کے طور پر بھی جانا جاتا ہے- کاروباری عمل یا نظام کا گرافک جائزہ فراہم کرتا ہے. ابتدائی تحقیق مکمل ہونے کے بعد یہ ڈایاگرام پیچیدہ منصوبوں کو دیکھنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. ایک بار جب آپ نے ایک کام فلو ڈایاگرام بنایا ہے، تو آپ کو مجموعی طور پر مبنی اعلی درجے کے کاموں اور انحصار کی تفصیلی نظر ہوگیپروجیکٹ ٹائم لائناور مقاصد.
یہ ڈایاگرام کاروباری عمل کی نقشہ سازی سے قریب سے متعلق ہیں جو شروع ہونے سے شروع ہونے سے ایک عمل مکمل کرنے کے لئے استعمال کیا جاتا ہے. دونوں کے درمیان فرق یہ ہے کہ ایک عمل کا نقشہ تفصیل میں اقدامات کی وضاحت کرتا ہے جبکہ ایک ورک فلو ڈایاگرام ان کی بصری نمائندگی دیتا ہے.
ایک ورک فلو ڈایاگرام کا مقصد ٹیم کے اراکین کو ان کے کاموں، مقاصد، اور اور سمجھنے میں مدد ملتی ہےکردار اور ذمہ داریاںمنصوبے کے اندر.
ورک فلو بمقابلہ فلوچارٹ
کام کے بہاؤ اور بہاؤچارٹ اکثر الجھن میں ہیں. جبکہ دو شرائط کی آواز اسی طرح کی ہے، اےFlowchart.ایک کام کے بہاؤ کو دیکھنے کے لئے ایک ہی طریقہ ہے. آپ دیگر عملوں کو دیکھنے کے لئے فلوچارٹ بھی استعمال کرسکتے ہیںپی ٹی ٹی چارٹساورعمل دستاویزات .
کام کے بہاؤ کی آریھ کا استعمال کرتے وقت
ایک کام فلو ڈایاگرام ایک عمل کی بصری نمائندگی ہے. یہ ایک نیا عمل ہوسکتا ہے جو پیدا کیا جا رہا ہے یا موجودہ عمل کو تبدیل کیا جا رہا ہے. مثال کے طور پر:
کسٹمر سفر کو بہتر بنانے کے لئے ایک عمل
کسٹمر برقرار رکھنے اور اطمینان کو بڑھانے کے لئے ایک منصوبے
کسٹمر کے اعداد و شمار میں شامل دستی کاموں کو خود کار طریقے سے ایک عمل.
کاروباری عمل کا نقشہ اور اس سے قبل ایک کام کے بہاؤ کی آریگرام آتا ہےکاروباری عمل آٹومیشن. یہی وجہ ہے کہ ایک پروسیسنگ کا نقشہ تفصیلی معلومات فراہم کرتا ہے کہ حصول داروں کو کام کرنے کے لۓ سامنے کی ضرورت ہوتی ہے، جبکہ ایک ورک فلو ڈایاگرام ایک اعلی سطحی بصری نمائندگی ہے جس میں عمل کے دوران زیادہ مقاصد کے مقاصد کو واضح کرنے میں مدد مل سکتی ہے.
ایک کام کے بہاؤ کی آیات کے اجزاء
سمجھنے کے لئے کہ کس طرح کام فلو ڈایاگرام کام کرتا ہے، آپ کو سب سے پہلے اس اجزاء کو سمجھنے کی ضرورت ہے جو کام کے بہاؤ کو بناتے ہیں. ان میں آدانوں، پیداوار، اور تبدیلیوں میں شامل ہیں، جو سب بات کرنے میں مدد کرتی ہیںڈیلیوریممکنہ طور پر کم وقت میں.
ایک بار جب آپ ان اجزاء کو سمجھنے کے بعد، آپ کو ایک ورک فلو ڈایاگرام کو مناسب طریقے سے پڑھنے اور آپ میں سے ایک بنائے گا. ایک ورک فلو ڈایاگرام کے اہم اجزاء میں شامل ہیں:
ان پٹ:ایک ایسا عمل ہے جو مندرجہ ذیل قدم پر اثر انداز کرتا ہے
تبدیلیوں:ایک ان پٹ تبدیلی
آؤٹ پٹ:تبدیلی کے بعد نتیجہ
یہ اجزاء شکلوں اور تیروں کی طرف سے نظر آتے ہیں، بشمول:
اوولز:ایک عمل کے آغاز اور اختتام پوائنٹس کی نمائندگی کرتے ہیں.
آئتاکاراعمال اور اقدامات کے بارے میں ہدایات کی نمائندگی کرتے ہیں.
ہیرے:عمل کی تعمیر کے دوران اہم فیصلے کی نمائندگی کرتے ہیں.
حلقوں:اعمال میں چھلانگ کی نمائندگی کرتے ہیں اور بعض حالات میں بائی پاس ہونے کے اقدامات کی نشاندہی کرسکتے ہیں.
تیر:تمام سائز اور اعمال کے درمیان انحصار کی نمائندگی کرنے کے لئے کنیکٹر کے طور پر استعمال کریں.
ساتھ ساتھ، ان تمام اجزاء قارئین کو ہدایت دیتا ہے کہ کس طرح صحیح راستے کی پیروی کریں اور مطلوبہ نتائج حاصل کریں.
کام کے بہاؤ ڈایاگرام کی اقسام
جب یہ عملوں کو نظر انداز کرنے کے لۓ آتا ہے تو، چند مختلف کام کے بہاؤ آریھ فارمیٹس ہیں جو آپ سے منتخب کرسکتے ہیں. ہر ایک کو منفرد فوائد پیش کرتا ہے جو آپ کی اگلی عمل سے باہر نکلنے میں مدد کرسکتا ہے. آپ کا انتخاب کردہ ڈایاگرام کی قسم اس عمل پر منحصر ہے جو آپ کام کر رہے ہیں اور اس عمل کے لئے آپ کی ضروریات پر منحصر ہے.
عمل سے سواریوں سے بہاؤ، یہاں آپ کے کام کے بہاؤ کے تجزیہ کے لئے استعمال کر سکتے ہیں.
1. عمل بہاؤ آریھم
A. عمل کے بہاؤڈائریگرام کام کے بہاؤ کے لئے معیاری ڈیزائن ہے. اس آریگ میں، تمام اجزاء کلائنٹ سے باہر نکل جاتے ہیں، یہ ایک عمل کی بنیادی بصری نمائندگی کرتے ہیں.
اس قسم کی ڈایاگرام انفرادی کاموں اور مقاصد کے عام جائزہ کو بہت زیادہ تفصیل میں حاصل کرنے کے بغیر فراہم کرتا ہے.
کے لئے بہترین:ٹیمیں جو ایک نئی عمل کی اعلی سطحی بصری نمائندگی چاہتے ہیں جو کسی بھی اسٹیک ہولڈر یا ڈیپارٹمنٹ کی طرف سے فوری طور پر سمجھا جاتا ہے.
2. swimlane آریھ
ایک swimlane ڈایاگرام سب سے زیادہ مقبول کام کے بہاؤ کی ترتیب میں سے ایک ہے، اگرچہ swimlanes عمل بہاؤ ڈایاگرام سے نمایاں طور پر مختلف ہے. ایک swimlane ڈایاگرام آپ کے کام کے بہاؤ کو چھوٹے بہاؤ یا یونٹس میں ٹوٹ جاتا ہے.
یہ بہاؤ منسلک ہوتے ہیں لیکن بات چیت اور ممکنہ ناکامی کو اجاگر کرنے کے لئے الگ الگ ہیں. یہ نمائش پیدا کرتا ہے اور مجموعی طور پر عمل کے کام کے بہاؤ میں ایک گہری ڈوب پیش کرتا ہے.
کے لئے بہترین:بہت سے تہوں کے ساتھ پیچیدہ عمل پر کام کرنے والے ٹیمیں جو متصل ہیں لیکن آزاد ہیں.
3. کاروباری عمل ماڈلنگ کی تشخیص (بی پی ایم این) ڈایاگرام
بی پی ایم این یونیفارم کی اطلاعات کا استعمال کرتا ہے کہ کاروباری اور تکنیکی حصول دونوں آسانی سے تشریح کرسکتے ہیں. یہ متحد ماڈلنگ زبان کی ایک قسم ہے جس میں مختلف اقدامات سے بات چیت کرنے کے لئے معیاری علامات کا استعمال ہوتا ہے.
بی پی ایم این ڈایاگرام ان معلومات پر توجہ مرکوز کرتا ہے جو اندرونی طور پر موصول ہوئی ہے اور یہ معلومات کس طرح تشریح کی جاتی ہے. لہذا یہ عام طور پر اندرونی عمل میں تبدیلیوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے جو بیرونی گاہکوں پر اثر انداز نہیں کرتا.
کے لئے بہترین:مختلف محکموں میں عمل میں بہتری پر کام کرنے والے ٹیمیں.
4. سپلائر، ان پٹ، عمل، آؤٹ پٹ، گاہکوں (SIPOC) ڈایاگرام
SIPOC ایک قسم کے swimlane ڈایاگرام ہے جو کام کے بہاؤ کے ایک سے زیادہ مختلف حصوں کا تجزیہ کرنے پر توجہ مرکوز کرتا ہے.
ایک روایتی ڈایاگرام کے برعکس جو ترتیب میں ترتیب میں اعداد و شمار کو منظم کرتا ہے، ایک SPOC ڈایاگرام کو ترجیح دیتا ہے جو عمل کے اعداد و شمار کو تخلیق اور وصول کرتا ہے. SIPOC اس پر توجہ مرکوز کرتا ہے کہ اعداد و شمار اندرونی طور پر ساتھ ساتھ بیرونی طور پر موصول ہوئی ہے، لہذا یہ کسٹمر کے تجربے سے منسلک عملوں کے لئے استعمال کیا جاتا ہے.
کے لئے بہترین:ٹیموں کو کس طرح ڈیٹا اندرونی اور بیرونی طور پر موصول ہونے پر توجہ مرکوز کرنے کی کوشش کی جاتی ہے.
ایک کام فلو ڈایاگرام کیسے بنائیں (مثال کے ساتھ)
ایک کام فلو ڈایاگرام بنانے کے لئے، آپ کے عمل کے اہم اجزاء کو مل کر شروع کرنا شروع کریں. ایسا کرنے کے لئے، آپ کے آدانوں، پیداوار، تبدیلیوں، اور آپ کے اہم عمل کی ترسیل کے ساتھ مل کر لائیں.
ہر ڈیٹا پوائنٹ کی نمائندگی کرنے کے لئے تیر، حلقوں، آئتاکاروں، اوولز، اور ہیرے کا استعمال کرکے اپنے آریگ پر نقشہ کام کے بہاؤ کے اجزاء.
1. اپنے کام کے بہاؤ کا انتخاب کریں
کام کے فلو کی قسم کو منتخب کرنے کے لئے جو آپ کے لئے بہترین ہے، آپ کے عمل کے لئے ضروری افعال پر غور کریں. کیا یہ ایک پیچیدہ عمل ہے جس میں ایک سے زیادہ حصول داروں کے ساتھ ایک swimlane آریھ کے لئے بہترین فٹ ہے؟ یا کیا یہ ایک نسبتا آسان عمل ہے جو ایک آسان عمل کے بہاؤ آریگرام کے لئے بہترین ہے؟
جب آپ اپنے کام کے بہاؤ کو ایڈجسٹ کر سکتے ہیں، تو آپ کام کے بہاؤ کی قسم پر فیصلہ کرنا آسان ہے. اس طرح، آپ کو معلوم ہے کہ آپ کے کام کا بہاؤ کس طرح پیچیدہ یا سادہ ہے.
2. آپ کے آغاز اور اختتام پوائنٹس کا تعین کریں
اگلا، اپنے کام کے بہاؤ کا آغاز اور اختتام پوائنٹس کا تعین کریں. یہ پوائنٹس ایک آریھ پر نظر انداز کرتے وقت تیل کی طرف سے نمائندگی کی جاتی ہیں.
ان پوائنٹس کا تعین کرنے کے لئے، جب آپ کا عمل شروع ہوتا ہے اور جب یہ ختم ہوجاتا ہے تو غور کریں. کیا ایسی کارروائی ہے جو عمل کو چلاتا ہے؟ اسی طرح، کیا ایک عمل یا قدم ہے جو عمل ختم ہوجاتا ہے؟ جب یہ عمل شروع ہوتا ہے اور ختم ہوتا ہے تو یہ اعداد و شمار پوائنٹس مؤثر طریقے سے بات چیت میں مدد کرے گی.
3. ضروری معلومات جمع
معلومات جمع کرنے کے لئے، عمل کے ہر ٹکڑے کو سمجھنے کے لئے اسٹیک ہولڈرز سے رابطہ قائم کریں. اس میں شامل ہوسکتا ہےکک آف اجلاسمختلف محکموں اور رہنماؤں کے ساتھ آپ کے کام فلو ڈایاگرام کی تعمیر شروع کرنے کے لئے تفصیلات اور منظوریوں کو جمع کرنے کے لئے.
چونکہ ہر عمل کو مختلف ہے، آپ کو جمع کرنے کی معلومات بھی مختلف ہوگی. اس عمل کو مکمل کرنے کے لئے ضروری اقدامات پر غور کریں، اسٹیک ہولڈرز جو ملوث ہو جائیں گے، اور کسی بھی دوسرے اہم تفصیلات جو قارئین کو مطلع کرنے میں مدد ملے گی.
4. ناکافی کو ختم کریں
آپ کے بصری کام کے بہاؤ کی تعمیر کرنے سے قبل حتمی قدم یہ ہے کہ کسی بھی ناکافیوں کو جو ممکن ہو سکے. اس بات کو یقینی بنائیں کہ آپ اپنے کام کے بہاؤ کو ڈیزائن کرنے سے پہلے آپ کی ناکامی کا تجزیہ کریں تاکہ آپ کسی بھی مسئلے کو حقیقی وقت میں نمٹنے کے بجائے روک سکتے ہیں. مخصوص ناکامی میں مختلف ہو جائے گا، لیکن وہ وسائل کی کمی، مصنوعات کی ترقی کے ساتھ مسائل، یا کسی دوسرے رکاوٹ کے ساتھ عمل میں شامل ہوسکتے ہیں.
آپ کے تحت تبدیلی لاگ ان میں ان کی ناکامی کا دستاویزکنٹرول عمل کو تبدیل کریں. اس طرح آپ ان مسائل کو ذیلی ہولڈرز کو بات چیت کرنے کے قابل ہو جائیں گے، ناکافی کو ترجیح دیتے ہیں، اور ٹریک کریں کہ آیا وہ حل کیا گیا ہے.
5. اپنے کام کے بہاؤ کو ڈیزائن کریں
آخر میں، اپنے کام کے بہاؤ کی تعمیر شروع کرو. یونٹ کی معلومات، ڈیٹا پوائنٹس، اور صلاحیتوں کو جمع کریں اور ان کی تصویر پر ان کو نقشہ جمع کریں.
چونکہ ہر عمل مختلف ہے اور ہر ڈایاگرام مختلف طریقے سے تعمیر کی جاتی ہے، آپ کا امکان اس کے ڈیزائن میں منفرد ہوگا. یہاں ایک کام فلو ڈایاگرام کی طرح کیا نظر آتا ہے کا ایک مثال ہے:
ایک بار جب آپ کے کام کے بہاؤ کو ڈیزائن کیا گیا ہے تو، آپ کے حصول داروں کے ساتھ اس کا جائزہ لیں تاکہ اس صورت حال کے لئے درست اور مناسب ہو. یہ یقینی بنانے کے لئے یہ ایک بہت اچھا طریقہ ہے کہ تمام ناکامی کا حساب دیا گیا ہے اور وسائل کو مناسب طریقے سے مخصوص کیا گیا ہے.
عملوں کو نقشہ کرنے کے لئے کام کے بہاؤ کا استعمال کریں
بصیرت کے کام کے بہاؤ آپ کو مؤثر طریقے سے ڈیلیوربلز اور قیادت میں ڈیلیوریبلز سے گفتگو کرنے میں مدد مل سکتی ہے. پلس، یہ ایک مخصوص عمل پر متعدد مختلف محکموں کو سیدھا کرنے کا ایک بڑا طریقہ ہے.
اپنے کام کے بہاؤ کو ایک قدم آگے بڑھانے کے لئے، کام فلو مینجمنٹ سوفٹ ویئر کی کوشش کریں. ٹاسک آٹومیشن سے سنجیدگی سے مواصلات سے،UDN ٹاسک مینیجرمدد کر سکتا.
