Diagramme de flux de travail: symboles, utilisations et exemples
Sommaire
Un diagramme de flux de travail fournit une vue d'ensemble graphique d'un processus ou d'un système d'entreprise. Cela peut aider à prévenir les goulots d'étranglement en informant les membres de l'équipe d'objectifs et de délais en temps réel. Découvrez comment créer l'un de vos propres.
Lorsqu'il s'agit de gérer le travail, de visualiser des tâches et de maintenir les membres de l'équipe connectés via différents styles de communication C est la clé. C'est là qu'un diagramme de flux de travail entre.
Un diagramme de flux de travail peut aider à prévenir les déviations de projet et les goulots d'étranglement en communiquant des objectifs et des délais en temps réel. Que vous utilisiez un diagramme de flux de travail lorsque vous embartiez de nouvelles embauches ou pour rationaliser les cas d'utilisation et les témoignages, c'est un excellent moyen de visualiser les tâches et les flux de données.
D'après ce que c'est à la façon de créer l'une des vôtres, nous avons mis en place certains des faits les plus importants pour connaître les diagrammes de flux de travail et inclus des exemples utiles.
Qu'est-ce qu'un diagramme de flux de travail?
Un diagramme de flux de travail - également appelé tableau de flux de travail - fournit une vue d'ensemble graphique d'un processus ou d'un système commercial. Ces diagrammes sont utilisés pour visualiser des projets complexes après la fin de la recherche initiale. Une fois que vous avez créé un diagramme de flux de travail, vous aurez une vision détaillée des tâches de haut niveau et des dépendances basées sur l'ensemble Chronologie du projet et objectifs.
Ces diagrammes sont étroitement liés au mappage de processus métier qui est utilisé pour compléter un processus du début à la fin. La différence entre les deux est qu'une carte de processus décrit les étapes en détail tandis qu'un diagramme de flux de travail lui donne une représentation visuelle.
L'objectif d'un diagramme de flux de travail est d'aider les membres de l'équipe à comprendre leurs tâches, leurs objectifs et rôles et responsabilités dans le projet.
Flux de travail vs organigramme
Les flux de travail et les organigrammes sont souvent confus. Tandis que les deux termes sonnent semblables, un organigramme est juste un moyen de visualiser un flux de travail. Vous pouvez également utiliser des organigrammes pour visualiser d'autres processus, comme Cartes PERT et Documentation de processus .
Quand utiliser un diagramme de flux de travail
Un diagramme de flux de travail est une représentation visuelle d'un processus. Cela pourrait être un nouveau processus créé ou un processus existant en cours de modification. Par exemple:
Un processus de rationalisation du voyage client
Un projet d'augmentation de la rétention et de la satisfaction des clients
Un processus d'automatisation des tâches manuelles impliquant des données client.
Un diagramme de flux de travail vient après une carte de processus métier et avant Automatisation des processus métier . En effet, une carte de processus fournit des informations détaillées selon lesquelles les parties prenantes ont besoin d'avance pour commencer à travailler, tandis qu'un diagramme de flux de travail est une représentation visuelle de haut niveau pouvant aider à clarifier les objectifs globaux pendant le processus.
Les composants d'un diagramme de flux de travail
Afin de comprendre comment fonctionne un diagramme de flux de travail, vous devez d'abord comprendre les composants qui composent un flux de travail. Ceux-ci incluent des entrées, des sorties et des transformations, qui aident tous à communiquer livrables en aussi peu de temps que possible.
Une fois que vous avez compris ces composants, vous pourrez lire correctement un diagramme de flux de travail et créer l'une des vôtres. Les principaux composants d'un diagramme de flux de travail comprennent:
Contributions: Une action qui a une incidence sur l'étape suivante
Transformations: Un changement d'entrée
Les sorties: Le résultat après la transformation
Ces composants sont visualisés par des formes et des flèches, notamment:
Ovals: Représentent les points de début et de fin d'un processus.
Rectangles: Représentent des instructions sur les actions et les étapes.
Diamants: Représenter les décisions clés pendant la construction du processus.
Cercles: Représenter un saut en actions et peut indiquer des étapes à contourner dans certaines situations.
Flèches: Utilisez comme connecteurs pour représenter la dépendance entre toutes les formes et actions.
Ensemble, tous ces composants indiquent le lecteur comment suivre le chemin correct et atteindre le résultat souhaité.
Types de diagrammes de flux de travail
Lorsqu'il s'agit de visualiser des processus, il existe quelques formats de diagramme de flux de travail différents que vous pouvez choisir. Chacun offre des avantages uniques pouvant vous aider à cartographier votre prochain processus. Le type de diagramme que vous choisissez dépendra du processus que vous travaillez et de vos besoins pour ce processus.
Des flux de processus aux nagons, voici les quatre types différents de diagrammes de flux de travail que vous pouvez utiliser pour votre analyse de flux de travail.
1. Diagramme de débit de processus
Ce type de diagramme fournit un aperçu général des tâches et des objectifs individuels sans avoir trop de détails.
Meilleur pour: Les équipes qui souhaitent une représentation visuelle de haut niveau d'un nouveau processus rapidement compris par tout intervenant ou département.
2. Diagramme de natation
Un diagramme de natation est également l'une des dispositions de flux de travail les plus populaires, bien que les nauseurs de bain diffèrent de manière assez significative des diagrammes de débit de processus. Un diagramme de natation décompose votre flux de travail en flux ou unités plus petits.
Ces flux sont interconnectés mais séparés pour mettre en évidence les interactions et les inefficacités possibles. Cela crée une visibilité et offre une plongée plus profonde dans le flux de travail de processus global.
Meilleur pour: Les équipes travaillant sur des processus complexes avec de nombreuses couches interdépendantes mais indépendantes.
3. Diagramme de notation de modélisation de processus métier (BPMN)
BPMN utilise des notations uniformes que les parties prenantes d'entreprise et techniques peuvent facilement interpréter. Il s'agit d'un type de langage de modélisation unifié qui utilise des symboles standardisés pour communiquer différentes étapes.
Les diagrammes BPMN se concentrent sur les informations reçues en interne et comment cette information est interprétée. C'est pourquoi il est le plus couramment utilisé pour les changements de processus internes qui n'affectent pas les clients externes.
Meilleur pour: Les équipes travaillant sur des améliorations de processus dans différents départements.
4. Fournisseur, entrée, processus, sortie, schéma des clients (SIPOC)
Sipoc est un type de diagramme de natation qui se concentre sur l'analyse de plusieurs parties différentes d'un flux de travail.
Contrairement à un diagramme traditionnel qui organise des données dans une ordonnance séquentielle, un diagramme SIPOC donne la priorité qui crée et reçoit les données de processus. SIPOC se concentre sur la manière dont les données sont reçues à l'interne ainsi qu'à l'extérieur, c'est pourquoi elle est utilisée pour les processus associés à l'expérience client.
Meilleur pour: Les équipes cherchent à se concentrer sur la manière dont les données sont reçues en interne et en externe.
Comment créer un diagramme de flux de travail (avec exemple)
Pour créer un diagramme de flux de travail, commencez à mettre en place les principaux composants de votre processus. Pour ce faire, rassemblez vos entrées, sorties, transformations et vos produits livrables de processus principaux.
Carte des composants de flux de travail sur votre diagramme en utilisant des flèches, des cercles, des rectangles, des ovales et des diamants pour représenter chaque point de données.
1. Sélectionnez votre type de flux de travail
Pour sélectionner le type de flux de travail qui vous convient le mieux, tenez compte des fonctions nécessaires à votre processus. Est-ce un processus complexe avec plusieurs parties prenantes le mieux adapté à un diagramme de natation? Ou est-ce un processus relativement simple qui convient le mieux à un diagramme de flux de processus simpliste?
Bien que vous puissiez ajuster votre flux de travail à votre guise, il est plus facile de décider du type de flux de travail à l'avant. De cette façon, vous savez exactement à quel point votre flux de travail est complexe ou simple.
2. Déterminez vos points de départ et de fin
Ensuite, déterminez vos points de départ et de fin de votre flux de travail. Ces points sont représentés par des ovales lorsqu'ils sont visualisés sur un diagramme.
Pour déterminer ces points, considérez lorsque votre processus commence et quand il se termine. Y a-t-il une action qui déclenche le processus? De même, y a-t-il une action ou une étape qui met fin au processus? Ces points de données aideront à communiquer efficacement lorsque le processus commence et se termine.
3. Recueillir les informations nécessaires
Pour recueillir des informations, connectez-vous avec les parties prenantes à comprendre chaque morceau du processus. Cela peut inclure un réunion de démarrage Avec divers départements et dirigeants pour rassembler les détails et les approbations nécessaires pour commencer à construire votre diagramme de flux de travail.
Étant donné que chaque processus diffère, les informations que vous devez rassembler seront également variables. Considérez les étapes nécessaires pour compléter le processus, les parties prenantes qui seront impliquées et tout autre détail significatif qui aidera à informer les lecteurs.
4. Éliminer les inefficacités
La dernière étape avant de construire votre flux de travail visuel doit envisager et éliminer les inefficacités pouvant survenir. Assurez-vous d'analyser les inefficacités avant de concevoir votre flux de travail afin que vous puissiez éviter tout problème, plutôt que de les traiter en temps réel. Les inefficacités spécifiques varieront, mais elles peuvent inclure un manque de ressources, des problèmes liés au développement de produits ou tout autre obstacle qui pourrait survenir pendant le processus.
Documenter ces inefficacités dans un journal de changement sous votre Processus de commande de changement[dix]. De cette façon, vous serez en mesure de communiquer ces problèmes aux intervenants, à la priorité à des inefficacités et de suivre s'ils ont été résolus.
5. Concevez votre flux de travail
Enfin, commencez à construire votre flux de travail. Rassemblez les informations de l'unité, les points de données et les gains d'efficacité et cartez-les sur le diagramme que vous avez choisi à l'étape un.
Étant donné que chaque processus est différent et que chaque diagramme est construit différemment, le vôtre sera probablement unique dans sa conception. Voici un exemple de ce qu'un diagramme de flux de travail pourrait ressembler à:
Une fois votre flux de travail conçu, examinez-le avec vos intervenants pour vous assurer qu'il est précis et approprié pour la situation. C'est un excellent moyen de garantir que toutes les inefficiences ont été comptabilisées et des ressources ont été spécifiées correctement.
Utilisez des flux de travail pour cartographier les processus
La visualisation des flux de travail peut vous aider à communiquer efficacement les livrables aux parties prenantes et aux dirigeants. De plus, c'est un excellent moyen d'aligner plusieurs ministères différents sur un processus donné.
Pour prendre vos flux de travail, un pas plus loin, essayez le logiciel de gestion de Workflow. De la tâche automatisation à la communication rationalisée, Gestionnaire de tâches UDN[dix]peut aider.
