แผนภาพเวิร์กโฟลว์: สัญลักษณ์การใช้งานและตัวอย่าง

สรุป

แผนภาพเวิร์กโฟลว์ให้ภาพรวมกราฟิกของกระบวนการหรือระบบธุรกิจ มันสามารถช่วยป้องกันปัญหาคอขวดโดยแจ้งสมาชิกทีมงานและกำหนดเวลาแบบเรียลไทม์ ค้นหาวิธีสร้างหนึ่งในตัวคุณเอง

เมื่อพูดถึงการจัดการงานการแสดงผลงานและการทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อผ่านที่แตกต่างกันรูปแบบการสื่อสารเป็นกุญแจสำคัญ นั่นคือที่แผนภาพเวิร์กโฟลว์เข้ามา

แผนภาพเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยป้องกันการเบี่ยงเบนโครงการและคอขวดโดยการสื่อสารเป้าหมายและกำหนดเวลาแบบเรียลไทม์ ไม่ว่าคุณจะใช้แผนภาพเวิร์กโฟลว์เมื่อเปิดตัวการจ้างงานใหม่หรือเพื่อปรับปรุงกรณีการใช้งานและข้อความรับรองมันเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการมองเห็นงานและการไหลของข้อมูล

จากการสร้างวิธีการสร้างหนึ่งในของคุณเองเราได้รวบรวมข้อเท็จจริงที่สำคัญที่สุดในการรู้เกี่ยวกับแผนภาพเวิร์กโฟลว์และรวมถึงตัวอย่างที่เป็นประโยชน์

แผนภาพเวิร์กโฟลว์คืออะไร?

แผนภาพเวิร์กโฟลว์ยังเป็นที่รู้จักกันในนามแผนภูมิเวิร์กโฟลว์ให้ภาพรวมกราฟิกของกระบวนการทางธุรกิจหรือระบบ ไดอะแกรมเหล่านี้ใช้ในการมองเห็นโครงการที่ซับซ้อนหลังจากการวิจัยครั้งแรกเสร็จสมบูรณ์ เมื่อคุณสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์คุณจะมีมุมมองรายละเอียดของงานระดับสูงและการพึ่งพาจากภาพรวมโครงการไทม์ไลน์และวัตถุประสงค์

ไดอะแกรมเหล่านี้เกี่ยวข้องอย่างใกล้ชิดกับการทำแผนที่กระบวนการทางธุรกิจซึ่งใช้ในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ ความแตกต่างระหว่างสองคือแผนที่กระบวนการแสดงขั้นตอนในรายละเอียดในขณะที่แผนภาพเวิร์กโฟลว์ให้การแสดงภาพของพวกเขา

วัตถุประสงค์ของแผนภาพเวิร์กโฟลว์คือการช่วยให้สมาชิกในทีมเข้าใจภารกิจวัตถุประสงค์และหน้าที่และความรับผิดชอบภายในโครงการ

เวิร์กโฟลว์เทียบกับผังงาน

เวิร์กโฟลว์และผังงานมักสับสน ในขณะที่คำศัพท์ทั้งสองเสียงคล้ายกันผังงานเป็นวิธีหนึ่งในการมองเห็นเวิร์กโฟลว์ คุณยังสามารถใช้ผังงานเพื่อแสดงให้เห็นถึงกระบวนการอื่น ๆ เช่นแผนภูมิ PERTและเอกสารกระบวนการ .

เมื่อใดที่จะใช้แผนภาพเวิร์กโฟลว์

แผนภาพเวิร์กโฟลว์เป็นตัวแทนภาพของกระบวนการ นี่อาจเป็นกระบวนการใหม่ที่สร้างขึ้นหรือกระบวนการที่มีอยู่ที่มีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น:

กระบวนการที่จะปรับปรุงการเดินทางของลูกค้า

โครงการเพื่อเพิ่มการเก็บรักษาและความพึงพอใจของลูกค้า

กระบวนการในการทำงานด้วยตนเองโดยอัตโนมัติที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลลูกค้า

แผนภาพเวิร์กโฟลว์มาหลังจากแผนที่กระบวนการทางธุรกิจและก่อนหน้านี้กระบวนการอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ. นี่เป็นเพราะแผนที่กระบวนการให้ข้อมูลโดยละเอียดว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการขึ้นหน้าเพื่อเริ่มทำงานในขณะที่แผนภาพเวิร์กโฟลว์เป็นตัวแทนภาพระดับสูงที่สามารถช่วยชี้แจงเป้าหมายที่ครอบคลุมในระหว่างกระบวนการ

ส่วนประกอบของแผนภาพเวิร์กโฟลว์

เพื่อที่จะเข้าใจว่าแผนภาพเวิร์กโฟลว์ทำงานอย่างไรคุณต้องเข้าใจส่วนประกอบที่ประกอบขึ้นเป็นเวิร์กโฟลว์ เหล่านี้รวมถึงอินพุตเอาต์พุตและการแปลงสภาพซึ่งทั้งหมดช่วยในการสื่อสารการส่งมอบในเวลาน้อยที่สุดเท่าที่จะทำได้

เมื่อคุณเข้าใจองค์ประกอบเหล่านี้คุณจะสามารถอ่านแผนภาพเวิร์กโฟลว์อย่างถูกต้องและสร้างหนึ่งในตัวคุณเอง ส่วนประกอบหลักของแผนภาพเวิร์กโฟลว์รวมถึง:

อินพุต:การกระทำที่ส่งผลกระทบต่อขั้นตอนต่อไปนี้

การเปลี่ยนแปลง:การเปลี่ยนแปลงอินพุต

เอาท์พุท:ผลลัพธ์หลังจากการเปลี่ยนแปลง

ส่วนประกอบเหล่านี้มีการมองเห็นด้วยรูปร่างและลูกศรรวมถึง:

วงรี:เป็นตัวแทนของจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของกระบวนการ

สี่เหลี่ยม:แสดงคำแนะนำเกี่ยวกับการกระทำและขั้นตอน

เพชร:แสดงถึงการตัดสินใจที่สำคัญในระหว่างการสร้างกระบวนการ

แวดวง:แสดงถึงการกระโดดในการกระทำและอาจระบุขั้นตอนที่ต้องผ่านในบางสถานการณ์

ลูกศร:ใช้เป็นตัวเชื่อมต่อเพื่อแสดงถึงการพึ่งพาระหว่างรูปร่างและการกระทำทั้งหมด

ร่วมกันส่วนประกอบเหล่านี้ทั้งหมดสั่งให้ผู้อ่านทำตามเส้นทางที่ถูกต้องและบรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ

ประเภทของแผนภาพเวิร์กโฟลว์

เมื่อพูดถึงการมองเห็นกระบวนการมีรูปแบบไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกันที่คุณสามารถเลือกได้ แต่ละคนมีข้อได้เปรียบที่เป็นเอกลักษณ์ที่สามารถช่วยคุณทำแผนที่กระบวนการต่อไปของคุณ ประเภทของแผนภาพที่คุณเลือกจะขึ้นอยู่กับกระบวนการที่คุณกำลังทำอยู่และความต้องการของคุณสำหรับกระบวนการนั้น

จากกระบวนการไหลสู่ Swimlanes ต่อไปนี้เป็นไดอะแกรมเวิร์กโฟลว์สี่ประเภทที่คุณสามารถใช้สำหรับการวิเคราะห์เวิร์กโฟลว์ของคุณ

1. แผนภาพการไหลของกระบวนการ

ให้การไหลของกระบวนการไดอะแกรมคือการออกแบบมาตรฐานสำหรับเวิร์กโฟลว์ ในแผนภาพนี้ส่วนประกอบทั้งหมดถูกแมปตามลำดับเวลาทำให้เป็นตัวแทนภาพพื้นฐานของกระบวนการ

ไดอะแกรมประเภทนี้ให้ภาพรวมทั่วไปของแต่ละงานและวัตถุประสงค์โดยไม่ได้รับรายละเอียดมากเกินไป

ดีที่สุดสำหรับ:ทีมที่ต้องการการแสดงภาพระดับสูงของกระบวนการใหม่ที่เข้าใจได้อย่างรวดเร็วโดยผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหรือแผนกใด ๆ

2. Diagram Swimlane

แผนภาพ Swimlane ยังเป็นหนึ่งในเลย์เอาต์เวิร์กโฟลว์ที่ได้รับความนิยมมากที่สุดแม้ว่า Swimlanes จะแตกต่างกันมากจากแผนภาพการไหลของกระบวนการ ไดอะแกรม Swimlane แบ่งเวิร์กโฟลว์ของคุณออกเป็นกระแสหรือหน่วยที่เล็กลง

กระแสเหล่านี้เชื่อมต่อระหว่างกัน แต่แยกจากกันเพื่อเน้นการโต้ตอบและความไร้ประสิทธิภาพที่เป็นไปได้ สิ่งนี้สร้างการมองเห็นและให้การดำน้ำลึกลงไปในกระบวนการทำงานโดยรวม

ดีที่สุดสำหรับ:ทีมงานที่ทำงานในกระบวนการที่ซับซ้อนมีหลายชั้นที่มีความสัมพันธ์กัน แต่เป็นอิสระ

3. แผนภาพการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ (BPMN) Diagram

BPMN ใช้สัญลักษณ์ที่สม่ำเสมอที่ทั้งธุรกิจและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางเทคนิคสามารถตีความได้อย่างง่ายดาย เป็นภาษาการสร้างแบบจำลองแบบครบวงจรที่ใช้สัญลักษณ์มาตรฐานเพื่อสื่อสารขั้นตอนที่แตกต่างกัน

ไดอะแกรม BPMN มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่ได้รับภายในและวิธีการตีความข้อมูลนั้น นี่คือเหตุผลที่มันใช้กันมากที่สุดสำหรับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการภายในที่ไม่ส่งผลกระทบต่อลูกค้าภายนอก

ดีที่สุดสำหรับ:ทีมงานที่ดำเนินการปรับปรุงกระบวนการในแผนกต่าง ๆ

4. ผู้ผลิต, อินพุต, กระบวนการ, เอาท์พุท, แผนภาพลูกค้า (SIPOC)

SIPOC เป็นประเภทของไดอะแกรมว่ายน้ำที่เน้นการวิเคราะห์ชิ้นส่วนต่าง ๆ ของเวิร์กโฟลว์หลายชิ้น

ซึ่งแตกต่างจากไดอะแกรมแบบดั้งเดิมที่จัดระเบียบข้อมูลตามลำดับไดอะแกรม SIPOC จัดลำดับความสำคัญที่สร้างและรับข้อมูลกระบวนการ SIPOC มุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่ได้รับภายในรวมถึงภายนอกซึ่งเป็นสาเหตุที่ใช้สำหรับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับประสบการณ์ของลูกค้า

ดีที่สุดสำหรับ:ทีมที่ต้องการมุ่งเน้นไปที่วิธีการรับข้อมูลภายในและภายนอก

วิธีการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์ (ด้วยตัวอย่าง)

ในการสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์เริ่มรวบรวมส่วนประกอบหลักของกระบวนการของคุณ ในการทำเช่นนี้รวบรวมอินพุตเอาต์พุตการเปลี่ยนแปลงและกระบวนการหลักของคุณด้วยกัน

แผนที่ส่วนประกอบเวิร์กโฟลว์ออกไปบนแผนภาพของคุณโดยใช้ลูกศรวงกลมสี่เหลี่ยมวงรีและเพชรเพื่อแสดงจุดข้อมูลแต่ละจุด

1. เลือกประเภทของเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ในการเลือกประเภทเวิร์กโฟลว์ที่ดีที่สุดสำหรับคุณให้พิจารณาฟังก์ชั่นที่จำเป็นสำหรับกระบวนการของคุณ เป็นกระบวนการที่ซับซ้อนที่มีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายกลุ่มที่เหมาะสมที่สุดสำหรับแผนภาพ Swimlane หรือไม่? หรือเป็นกระบวนการที่ค่อนข้างง่ายที่เหมาะที่สุดสำหรับแผนภาพการไหลของกระบวนการที่ง่ายหรือไม่?

ในขณะที่คุณสามารถปรับเวิร์กโฟลว์ตามที่คุณไปได้ง่ายกว่าที่จะตัดสินใจเกี่ยวกับประเภทของเวิร์กโฟลว์ด้านหน้า ด้วยวิธีนี้คุณรู้แน่ชัดว่าเวิร์กโฟลว์ของคุณซับซ้อนหรือง่ายแค่ไหน

2. กำหนดจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของคุณ

ถัดไปกำหนดจุดเริ่มต้นของเวิร์กโฟลว์และจุดสิ้นสุดของคุณ ประเด็นเหล่านี้เป็นตัวแทนของวงรีเมื่อมองเห็นในแผนภาพ

เพื่อกำหนดจุดเหล่านี้ให้พิจารณาเมื่อกระบวนการของคุณเริ่มต้นและเมื่อสิ้นสุด มีการกระทำที่กระตุ้นกระบวนการหรือไม่? ในทำนองเดียวกันมีการกระทำหรือขั้นตอนที่จบกระบวนการหรือไม่? จุดข้อมูลเหล่านี้จะช่วยสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพเมื่อกระบวนการเริ่มต้นและสิ้นสุด

3. รวบรวมข้อมูลที่จำเป็น

ในการรวบรวมข้อมูลเชื่อมต่อกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อทำความเข้าใจแต่ละชิ้นของกระบวนการ ซึ่งอาจรวมถึงการประชุม Kickoffด้วยแผนกและผู้นำที่หลากหลายเพื่อรวบรวมรายละเอียดและการอนุมัติที่จำเป็นในการเริ่มสร้างแผนภาพเวิร์กโฟลว์ของคุณ

เนื่องจากแต่ละกระบวนการแตกต่างกันข้อมูลที่คุณต้องการในการรวบรวมจะแตกต่างกันไป พิจารณาขั้นตอนที่จำเป็นในการดำเนินการให้เสร็จสิ้นผู้มีส่วนได้เสียที่จะมีส่วนร่วมและรายละเอียดที่สำคัญอื่น ๆ ที่จะช่วยให้ผู้อ่านทราบ

4. กำจัดความไร้ประสิทธิภาพ

ขั้นตอนสุดท้ายก่อนที่จะสร้างเวิร์กโฟลว์ภาพของคุณคือการพิจารณาและกำจัดความไร้ประสิทธิภาพที่อาจเกิดขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณวิเคราะห์ความไร้ประสิทธิภาพก่อนที่จะออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณเพื่อให้คุณสามารถป้องกันปัญหาใด ๆ - แทนที่จะจัดการกับพวกเขาแบบเรียลไทม์ ความไร้ประสิทธิภาพที่เฉพาะเจาะจงจะแตกต่างกันไป แต่พวกเขาสามารถรวมถึงการขาดทรัพยากรปัญหาเกี่ยวกับการพัฒนาผลิตภัณฑ์หรืออุปสรรคอื่น ๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างกระบวนการ

บันทึกความไร้ประสิทธิภาพเหล่านี้ในบันทึกการเปลี่ยนแปลงภายใต้ของคุณเปลี่ยนกระบวนการควบคุม. ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถสื่อสารปัญหาเหล่านี้ให้กับผู้มีส่วนได้เสียจัดลำดับความสำคัญของความไร้ประสิทธิภาพและติดตามว่าพวกเขาได้รับการแก้ไขหรือไม่

5. ออกแบบเวิร์กโฟลว์ของคุณ

ในที่สุดเริ่มสร้างเวิร์กโฟลว์ของคุณ รวบรวมข้อมูลหน่วยจุดข้อมูลและประสิทธิภาพและแผนที่บนแผนภาพที่คุณเลือกในขั้นตอนที่หนึ่ง

เนื่องจากแต่ละกระบวนการแตกต่างกันไปและแต่ละไดอะแกรมจะถูกสร้างขึ้นแตกต่างกันของคุณจะมีความโดดเด่นในการออกแบบ นี่เป็นเพียงตัวอย่างหนึ่งของแผนภาพเวิร์กโฟลว์ที่อาจมีลักษณะอย่างไร:

เมื่อเวิร์กโฟลว์ของคุณได้รับการออกแบบให้ตรวจสอบกับผู้มีส่วนได้เสียของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีความถูกต้องและเหมาะสมกับสถานการณ์ นี่เป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการระบุว่ามีการระบุและมีการระบุทรัพยากรทั้งหมดอย่างถูกต้อง

ใช้เวิร์กโฟลว์เพื่อทำแผนที่กระบวนการ

การมองเห็นเวิร์กโฟลว์สามารถช่วยให้คุณสามารถสื่อสารส่งมอบให้กับผู้มีส่วนได้เสียและความเป็นผู้นำได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ยังเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการจัดแนวแผนกต่าง ๆ ในกระบวนการที่กำหนด

หากต้องการใช้เวิร์กโฟลว์ของคุณอีกขั้นหนึ่งลองใช้ซอฟต์แวร์การจัดการเวิร์กโฟลว์ จากการทำงานอัตโนมัติเพื่อการสื่อสารที่คล่องตัวผู้จัดการงาน UDNสามารถช่วย.