10 اجتماعات جدول أعمال و أمبير؛ قوالب مجانية

Udn Webber

استراتيجي المحتوى

دعونا نكون صادقين.

لقد كنا جميعا جزءا من اجتماعات الفريق حيث يكون معظم المشاركين غرضا من الغرض من الاجتماع، وتوجيه المتحدثون المناقشة خارج المسار.

ما يلي هو كارثة حقيقية.

كنت تجد فريقك في العديد من ساعات غير منتجة بسبب "الاجتماع المذكور" دون تحقيق أي هدف.

أخبار جيدة!

يمكن أن يساعدك جدول أعمال الاجتماع في تجنب ذلك وكن الجواب على جميع مشاكلك. ✌.

أجندة اجتماع فعالة هي خطة تشاركها مع المشاركين في اجتماعك. سيساعد فريقك على تحديد توقعات واضحة لما يحتاج إلى حدوثه قبل الاجتماع، وبعد الاجتماع.

في هذه المقالة، سنناقش ماهية جدول أعمال الاجتماع وتعلم الخطوات الرئيسية الخمسة المشاركة في كتابة واحدة. سننظر أيضا إلى 10 خيارات قالب جدول أعمال جدول أعمال واستكشاف الأسباب التي تجعل فريقك بأكمله يحتاج إلى جدول أعمال اجتماع.

هيا بنا نبدأ.

لماذا تحتاج إلى جدول أعمال لكل اجتماع

UDN مدير المهام يحول عملك مع ميزات الرائدة في الصناعة

في الجلوس من خلال اجتماع لا يملك جدول أعمال يشبه إلى حد كبير وضعه في مطاردة الكنز دون خريطة.

هل يمكننا جميعا أن نتفق على مدى ثني غير منتج؟ 😐.

يسمح جدول أعمال الاجتماع لفريقك بالتحضير لموضوع الاجتماع، وضمان أن الجميع في نفس الصفحة، واحفظهم على المسار الصحيح لضرب أهدافهم.

جدول أعمال الاجتماعات:

يتكون من قائمة بالموضوعات، خطوات العمل والأنشطة التي تريد مناقشتها خلال الاجتماع.

أ جدول أعمال اجتماع بسيط يمكن أن تكون قائمة بعلامات قصيرة. تشمل جداول أعمال أكثر تفصيلا وصفا لكل عنصر من جدول الأعمال والمواد المرجعية والنتائج المتوقعة لكل موضوع مناقشة.

جداول الأعمال الرسمية تشمل أيضا توقيت ومعلومات مقدمية لكل عنصر من جدول الأعمال.

يمكن أن يكون مثال جدول أعمال رسمي أجندة في مجلس المدينة المستخدمة في اجتماع مجلس مدينة الدولة. يمكن أن يكون لهذه الأرجح قسم منتدى مفتوح يجعل الوقت للتعليق العام.

لكن جداول أعمال الاجتماعات الرسمية لا تقتصر على الحكومة.

يمكنك استخدامها في اجتماعات شركتك أيضا. عليك فقط اختيار جدول الأعمال الذي يناسب فريقك الأفضل وبعد

الآن بعد أن تعرف ما هو جدول أعمال الاجتماع، دعنا ننظر إلى كيفية كتابة واحدة. ✍.

كيفية كتابة جدول أعمال الاجتماع؟ 5 خطوات رئيسية

فيما يلي الخطوات الخمس السهلة التي يمكنك اتباعها لإنشاء جدول أعمال الاجتماع المناسب لفريقك:

1. إنشاء نوع الاجتماع

لا تبلغ فريقك عن نوع الاجتماع الذي سيحضرون أن يسبب الكثير من الارتباك.

تخيل أعضاء فريق يحضر اجتماعا منتظما فقط لمعرفة أنه مراجعة أداءها.

الرعب! 😱.

لتجنب اصطياد الناس خارج الحرس، تأكد من أنك تعرف كل شيء ما هو عليه الاجتماع.

يمكن أن تكون الاجتماعات من عدة أنواع مختلفة، بما في ذلك:

2. اذكر الهدف من الاجتماع

ما هي أهم الأسباب التي تواجهها لقاء مع فريقك؟

هل تريد تحديثها عن مشروع؟ هل تريد رؤىهم على شيء ما؟

أو ربما تريد فقط الاسترخاء ونناقش لعبة الليلة الماضية على كوب مبرد من البيرة. 🍻.

توضح بوضوح هدف الاجتماع يمنح فريقك رؤساء على ما يقضي طريقهم. على الأقل، سوف يعرفون ما إذا كانوا سيحضرون تقرير مشروع أو بيرة إلى الاجتماع. 😜.

3. تحديد موضوعات اجتماعات محددة

بمجرد أن يكون لديك هدف اجتماع واضح، قم بإجراء قائمة من مواضيع المناقشة التي تريد تغطية فريقك.

سوف نسمح لك في سرنا بإجراء اجتماعاتك أكثر إشراكا. 🤫.

تأكد من اختيار موضوعات المناقشة التي تؤثر كل واحد في الاجتماع.

بهذه الطريقة، سيكون لديك جميع أعضاء فريقك على استعداد للمشاركة في الخطاب.

4. تخصيص وقت لمناقشة كل موضوع

يرجى الانتباه.

اسفنجة البحر المفضل لديك لديه ما تقوله.

هذا صحيح.

الاجتماعات مكلفة ويمكن أن يكون من الصعب تنظيمها. إنهم فقط منتجون فقط عندما يستطيعون الاستفادة من الوقت بفعالية.

لهذا السبب من المهم تخصيص كمية معينة من الوقت لمناقشة كل موضوع اجتماع. ولن تنتهي من الضالة وقضاء جميع الوقت المتاح لديك في موضوع واحد.

استخدام جدول أعمال الموافقة هو خدعة أخرى لتوفير الوقت لاجتماعاتك. تقوم مجموعات جدول أعمال الموافقة على مواضيع المناقشة المتكررة في عنصر واحد من جدول الأعمال يمكنك إجراؤها بسهولة.

ستتأكد من أن هذه التدابير تتأكد من أن اجتماعاتك لا تصبح تمتص وقت ويقلب تقويم. 👀.

5. قم بتضمين قائمة بالوثائق اللازمة

دعنا نقول أنك عقد اجتماع مع أصحاب المصلحة في المشروع وبعد

إحدى الطرق لجعل الاجتماع أكثر إنتاجية هو مشاركة جميع وثائق المشروع من خلال جداول أعمال اجتماع فريقك قبل الاجتماع.

فكر في ذلك باعتباره أحد أنشطة القراءة قبل أن يطلب منك معلمك القيام به في المدرسة. 🤓 تضع هذه الممارسة السياق الصحيح لكل مشارك في الاجتماع ويموزهم للمساهمة في الخطاب.

الآن بعد أن تعرف ما يجب القيام به، دعونا نلقي نظرة على بعض أمثلة جدول أعمال الاجتماع لمساعدتك في رؤية ما تبدو هذه الخطوات في العمل.