كيفية إنشاء مخطط تنظيمي (مع قوالب مجانية)
ملخص
يحدد المخطط التنظيمي كيف تعمل شركتك في الوقت الفعلي. يوضح هذا المخطط علاقات الإبلاغ بين عناوين العمل والأدوار في مؤسستك. سنشرح الأنواع المختلفة من المخططات التنظيمية وتوفير قوالب مجانية لتخصيصها.
أنت تواجه عشاء عائلي عندما تسحب جدتك شجرة العائلة. إنها لا تعاني من قطعة الورق وتتبع اسمها أسفل الخط. كما تفتح، أراضي إصبعها على اسم. "يرى! هناك هو، بجوار ابن عمك تشارلز! " تشير إلى اسم ابن عمك الثالث، مما يثبت أن هذا الاسم يطابق ذلك من الشاعر الشهير.
مثل أشجار الأسرة، تساعد الرسوم البيانية التنظيمية في تصور حيث تقع أعضاء فريقك فيما يتعلق ببعضهم البعض. المخطط التنظيمي، المعروف أيضا باسم العضوية، هو رسم تخطيطي يحدد هيكل فريقك ويظهر علاقات الإبلاغ بينادوار الفريقوبعد
في هذا الدليل، سنشرح كيفية إنشاء مخطط ORG، وأنواع مختلفة من المخططات التنظيمية، وتوفيرقوالب مجانيةحتى تتمكن من تخصيص وبناء خاص بك.
كيفية جعل الرسم البياني التنظيمي
الرسم البياني التنظيمي هو وسيلة لتصور هيكل شركتك. لإنشاء مخطط ORG، ستحتاج إلى جمع معلومات أعضاء الفريق وتقرر الطريقة التي ترغب في بناء المخطط.
أثناء تفكيرك في علاقات الإبلاغ في مؤسستك، يمكنك تخطيط الرسم البياني الخاص بك من الأعلى إلى الأسفل.
1. تحديد النطاق
يمكنك علاج مخططك التنظيمي مثل أي مشروع جديد آخر تعمل عليه. يمكن أن يساعد تحديد نطاق مخطط ORG الخاص بك في ضمان أنه يمثل بوضوحهيكل الفريقوبعد سيحدد النطاق الغرض العام من المخطط التنظيمي الخاص بك.
النظر في هذه الأسئلة للبدء:
هل سيؤدي مخطط Org الخاص بك كموارد لأعضاء الفريق لمعرفة من الذي من داخل الشركة؟
هل ستشارك المخطط التنظيمي الخاص بك مع أصحاب المصلحة الخارجيين أو الشركاء؟
هل تحتاج إلى مخططات متعددة لمستويات مختلفة من الشركة؟
يمكن أن يساعدك طرح هذه الأسئلة من البداية في جمع المعلومات الصحيحة وقم بخريطة الرسم البياني الخاص بك.
2. جمع المعلومات
تجمع المعلومات هي أهم خطوة لإجراء مخطط تنظيمي لأنه بدون المعلومات الصحيحة، فلن تتمكن من المتابعة. يمكنك جمع المعلومات من خلال مسح أعضاء الفريق الفردي عبر البريد الإلكتروني أو العمل مع قسم الموارد البشرية الخاصة بك.
ستحتاج إلى أحدث المعلومات حول الأشخاص في شركتك، بما في ذلك أحدث ألقاب الوظائف. ستحتاج أيضا إلى فهم علاقات الإبلاغ عبر شركتك. النظر في جمع Headshots من فريقك لمزيد من التخصيص.
3. قرر كيفية بناء الرسم البياني الخاص بك
تقرر كيفية بناء المخطط التنظيمي الخاص بك أمر حاسم لأن أدوات مختلفة يمكن أن تجعل العملية أسهل. رسم مخطط ORG الخاص بك باليد ليس فعالا الوقت وستجعل نتائجك بجد للمشاركة، لذلك النظر في تسخير قوة الأداة لهذه العملية.
استخدام PDF قابل للتحرير يمكن أن يوفر لك الوقت لأن القالب مبني مسبقا مع العناصر النائبة. يمكنك بعد ذلك مشاركة PDF بسهولة مع بقية شركتك.
4. خطة للتحديثات
بعد إنشاء مخطط ORG الخاص بك، استخدم تقويم فريق للتخطيط للحصول على تحديثات منتظمة. بعد كل شيء، من المحتمل أن تقوم شركة شركتكفعاليات الفريقسوف تتغير في كثير من الأحيان.
الأشخاص الذين يتحولون داخل وخارج المواقف وعلاقات الإبلاغ قد تتغير أيضا. مع مخطط ORG الرقمي، من السهل تحديث الهيكل وإعادة توزيعها على أعضاء الفريق.
قوالب المخطط التنظيمي
يمكن أن يكون إنشاء مخطط تنظيمي أسهل عند البناء من قالب. تتبع معظم الشركات هياكل مماثلة، سواء كان الهيكل من أعلى إلى أسفل أو هيكل مصفوفة.
يمكنك استخدام قوالب المخطط التنظيمي أدناه كما النقاط القفز. لإنشاء مخطط ORG المخصص الخاص بك، ابدأ بتنزيل إحدى القوالب أدناه تمثل أفضل هيكل شركتك. ثم، املأ الملصقات لتناسب احتياجات فريقك الفريدة.
أنواع المخططات التنظيمية
هناك أربعة أنواع مخططات ORG المشتركة وتمثل كل منها طريقة مختلفة قد تعمل الشركة. الرسم البياني التنظيمي عبارة عن ترجمة مرئية للهيكل الداخلي لشركتك، لذلك يجب على نوع الرسم البياني الذي تستخدمه مرجعه علاقات مؤسستك وإجراءات صنع القرار.
1. وظيفية من أعلى إلى أسفل
مخطط ORG الوظائف من أعلى إلى أسفل هو الهيكل الأكثر شيوعا، مع عمل الشركة كنطقة هرمية. في الجزء العلوي من هذه الهيكل التنظيمي يوجد عضو في فريق واحد، الذي عادة ما يكون لديه عنوان الرئيس أو الرئيس التنفيذي.
المتفرع من عضو الفريق هو القادة الذين هم المسؤولون المقبلين، مثل نواب الرئيس. يمتد التسلسل الهرمي أبعد من الإدارات والفروع في نهاية المطاف إلى فرق.
2. المخطط التنظيمي المصفوفة
ال تنظيم المصفوفة هو بنية أكثر تعقيدا من التصميم التقليدي من أعلى إلى أسفل. إذا كانت شركتك تستخدم هيكل التقارير هذا، فقم بتقرير أعضاء الفريق إلى مديري المتعددين.
في حين أن الموظفين يحتمل أن يكون لديهم مدير أساسي يقدمونه إلى قسمهم، فقد يقدمون أيضا إلى مدير المشروع وبعد يوجد لدى مديري المشاريع الثانوية أيضا مديري الإدارة تقاريرهم، مما يجعل مخطط مصفوفة ORG تبدو مستطيلة بدلا من الأشجار.
3. هيكل الشعبة
هيكل تنظيمي قسم هو نسخة رفيعة المستوى من هيكل التسلسل الهرمي التقليدي. الهياكل الشعبية معنى للشركات التي لها إدارات تعمل بشكل مستقل عن بعضها البعض.
على سبيل المثال، قد تعمل الشركات ذات خطوط منتجات منفصلة في هياكل الأقسام لأن كل خط إنتاج لديه أقسام تكنولوجيا المعلومات والتسويق والمبيعات.
4. الرسم البياني التنظيمي المسطح
الرسم البياني التنظيمي المسطح فريد لأنه يظهر عدد قليل من الإدارة أو بدون مستويات. قد يكون هذا النوع من الهيكل التنظيمي موجودا في أعمال صغيرة أو أعمال حديثة تجربه بدون سلسلة من القيادة.
مع هذا النوع من الهيكل التنظيمي، تعزز الشركة الإدارة الذاتية لعضو الوزراء واتخاذ القرارات.
كيفية استخدام مخطط ORG
يمكنك الاستفادة من شركتك باستخدام هيكل تنظيمي لأنه يوفر تمثيل مرئي للإدارات المختلفة وألقاب العمل في العمل. يمكن لهذا المخطط أن يساعد أعضاء الفريق على فهم كيفية التعاون مع بعضهم البعض وهم يشعرون بالثقة في دورهم ومسؤولياتهم.
تصور علاقات الإبلاغ
كدير، يمكنك استخدام مخطط ORG لإظهار مسؤوليات العمل والإبلاغ عن العلاقات إلى أعضاء فريق جديد. عند توظيف جديدة، يساعد مخطط ORG في التعرف على أعضاء الفريق على التعرف على زملائهم وزملائهم وما يفعلونه. كما أنه يساعد أعضاء الفريق الجديدين في تذكر من هو من داخل الشركة.
إدارة النمو والتغيير
المخططات التنظيمية يمكن أن تساعد أيضاقيادة يبقى فريق نظمت وإدارة النمو أو التغيير داخل الشركة. على سبيل المثال، إذا لاحظ رئيس قسم أن فريق واحد أصبح أكبر من الفرق الأخرى، فيمكنه تحويل أو استئجار أعضاء فريق جديد لخلق التوازن.
انظر أين يناسب الجميع
يخلق مخطط ORG وضوحا من خلال إظهار الجميع في الشركة التي تناسبها في الهيكل التنظيمي. إذا ينضم عضو جديد إلى الفريق، فيمكنهم إلقاء نظرة على الرسم البياني التنظيمي ويفهمون أن لديهم خمسة أعضاء آخرين في فريقهم، واثنين من المساعدين تحتهم، ومدير مشروع فوقها. يمكنهم أيضا أن يروا أن مدير المشروع الخاص بهم تقارير إلى مدير إدارة.
تحسين الاتصال
إن وجود هيكل تنظيمي محدد لشركتك يمكن أن يحسن التواصل لأنه يجعل العلاقات الإبلاغ عنها واضحة. بدون مخطط تنظيمي في المكان، قد لا يعرف أعضاء الفريق من الذي يذهبون إليه عندما يكون لديهم أسئلة. يجعل مخطط ORG واضحا من يقود ما، لذلك يمكن لأعضاء الفريق أن يشعروا بالتمكين من طرح الأسئلة والتعاون مع الآخرين.
إنشاء دليل البصرية
مخطط ORG هو في الأساس دليل بصري لمؤسستك. يمكنك تحديث المخطط عندما يتم ترقيته أعضاء الفريق أو عندما يغادرون. إبقاء دليل مرئي محدث حتى الآن يبقي الجميع على اطلاع على من يعمل في الشركة وما هو موقعهم الحالي.
حدود استخدام مخطط ORG
في حين أن المخططات التنظيمية يمكن أن تزيد من الاتصالات بين الفرق، هناك قيود استخدامها. يمكن معرفة هذه القيود مساعدتك في العثور على حلول لأي مشكلات محتملة قبل حدوثها.
يمكن أن تكون قديمة بسرعة
يمكن أن تحصل مخططات ORG في عفا عليها الزمن بسرعة كإعادة هيكلة الشركات وأدوار الفريق. يجب أن يكون أعضاء الفريق مدركين والحفاظ على تحديث مخطط ORG بنية الشركة الحالية وأسماء الموظفين.
المحلول:قم بتعيين شخص ما لتحديث المخطط التنظيمي بانتظام وإعادة توزيع المخطط التنظيمي من أجل الحفاظ على هذا المورد القيم.
يوضح فقط العلاقات الرسمية
المخطط التنظيمي هو وثيقة واحدة بعيدة الأبعاد، لذلك لا تقدم الكثير من التفسير خارج هيكل التقارير الذي يوفره. في حين أنه من المفيد في تصور هيكل الشركة الأساسي، إلا أنه يظهر فقط العلاقات الرسمية. تعمل العديد من الشركات وتزدهر على علاقات الإبلاغ غير الرسمية المختلفة التي لن تظهر على مخطط أورغ تقليدي.
المحلول:استخدم مخطط Org كقفز نقطة خارج، ولكن ضع في اعتبارك أنه قد يكون هناك علاقات عمل أخرى لا التقاط مخطط ORG.
لا يعرض أسلوب الإدارة
في حين أن مخطط ORG يظهر المديرين وأعضاء الفريق الذين يقدمون إليهم، فلن يظهر ما يشبه كل مدير. على سبيل المثال، قد يظهر مخطط ORG أن مدير واحد لديه اثنين من أعضاء الفريق ومدير آخر لديه خمسة أعضاء فريق. قد يتم الافتراضات أن المدير مع المزيد من أعضاء الفريق هو قائد أقوى، لكن مخطط ORG لن يظهر أن المدير ذو أعضاء أقل للفريق لديه المزيدأسلوب الإدارةوبعد
المحلول:استخدم مخطط Org الخاص بك كنقطة مرجعية في الناحية الأولى، ولكن كن في اعتبارك أن اتصال وجها لوجه هو أفضل طريقة لفهم علاقات الإبلاغ بين الفرق الداخلية.
تبسيط هيكلك التنظيمي مع مخطط
بينما توجد قيود على المخططات التنظيمية، تقدم هذه الرسوم البيانية طريقة مفيدة لفهم هيكل شركتك. يمكنه أيضا تحسين التواصل مع الإدارة العليا من خلال توضيح الأدوار والمسؤوليات. لبناء مخطط تنظيمي لشركتك، استخدم لديناقوات الدفيهات القابلة للتحريروتخصيصها كما ترى مناسبا.
بحاجة الى مساعدة تبسيط العمل الجماعي؟ اكتشف كيف UDN مدير المهام يساعد الفرق في التواصل بشكل فعال.
